TIDOMAT Portal. Systembeskrivning

Transkript

1 Systembeskrivning

2 Upphovsrätt. Med ensamrätt. Ingen del av detta dokument får återges, lagras i dokumentsökningssystem eller vidaresändas i någon form utan ett skriftligt godkännande av Tidomat AB. Olovlig kopiering och manipulering av detta dokument samt produkten som beskrivs utgör upphovsrättsintrång. Innehållet i detta dokument såväl som produkten som beskrivs kan komma att ändras utan föregående meddelande från Tidomat AB. Detta dokument får ej betraktas som en avtalsförbindelse med Tidomat AB och Tidomat AB ansvarar ej för skador som uppkommit när detta dokument eller den aktuella produkten använts. TIDOMAT och TIDOMAT-logotypen är av Tidomat AB registrerade varumärken. Övriga produkter som omnämns i detta dokument är antingen registrerade varumärken eller produktnamn för vilka respektive ägare ansvarar för. info@tidomat.se dok.nr VERSION 1.1 2

3 Om är ett moduluppbyggt tidredovisningssystem som administreras via webbläsare. Det innebär att systemet kan anpassas efter nuvarande behov och därefter utökas i den takt som själv önskas. Systemet är uppbyggt kring ett arbetsflöde som börjar med att den anställde registrerar sin tid och slutar med underlag för till exempel lön. De tre olika rollerna, anställd, chef och administratör har olika uppgifter i systemet och således även olika behörigheter. Anställd Den anställde registrerar sin tid i en registreringsterminal eller via en webbläsare. Olika behörighetsnivåer kan sättas för den anställde. En anställd kan begränsas till att enbart registrera tid i realtid till att själv kunna planera och redigera sin tid. Vid redigering av tider sparas alla förändringar och visas på tidrapporten. Vid periodens slut godkänns tidrapporten elektroniskt av den anställde. Ett godkännande av en tidrapport kan inte utföras om något fel finns under perioden, till exempel saknad registrering eller okodad frånvaro. Chef Chefen utgår alltid från en personlista som visar all personal som vederbörande har behörighet till. Listan presenterar information i realtid och visar löpande signaler om händelser som avviker mot det planerade schemat. Enbart de händelser som behöver tillsyn markeras som fel eller avvikelse, vilket underlättar arbetet. Efter att eventuella avvikelser är behandlade godkänner chefen den anställdes tidrapport. Administratör Administratören underhåller personregister, scheman och övriga systemfunktioner. Vid periodens slut kontrolleras att alla anställdas tidrapporter är attesterade. Om någon chef inte utfört attest av sin personals tidrapporter, till exempel under semestertider, kan administratören delegera attestuppgiften till lämplig person för chefsattest. Önskade uppgifter från systemet kan sedan överföras till lönesystemet som underlag för lön. är ett egenutvecklat system, vilket innebär att vi har kontroll över hela processen i en obruten kedja. Det gäller all mjuk- och hårdvara samt kommunikationsgränssnittet. VERSION 1.1 3

4 Anställd En anställd kan registrera sin tid på två sätt. Att använda en registreringsterminal är ett enkelt sätt att utan dator registrera sin tid, kontrollera flexsaldo och tidigare registreringar. Registreringsterminalen ansluts till det befintliga nätverket och kan användas tillsammans med beröringsfria kort och taggar. Den anställde kan även registrera sin tid via sin webbläsare där möjligheter till korrigeringar finns. För att kunna registrera tid via webbläsaren behövs modulen för anställd i. I modulen kan varje ansluten anställd efter given behörighet, registrera och redigera sin egen tid. Behörigheten kan anpassas ned till individnivå. Lägsta behörighet är registrering i realtid med möjlighet att se de egna tiderna. En korrigerad registrering är alltid kopplad till originalet, vilket gör det lätt för till exempel den anställdes chef att följa flödet och all information kring korrigeringen. Tillvalet snabbregistrera använder en webbsida med ett enkelt och avskalat gränssnitt. Modulen lämpar sig för registrering via tex smartphone, läsplatta eller en inloggnings-pc. Tillvalet Ledighetsansökan gör det möjligt för den anställde, att på ett enkelt sätt ansöka om ledighet. En chef eller systemadministratör kan sedan behandla ansökan genom att till exempel bevilja eller neka ledighet. Den anställde kan även få tillbaka en fråga. En beviljad ansökan kommer automatiskt in som en framtida frånvaro och visas i schema- och bemanningsöversikten. Vid periodens slut kontrollerar och godkänner den anställde sin tidrapport, varefter den anställdes chef eller administratören tar vid. Efter godkännande kan enbart person med högre behörighet korrigera tidrapporten. Exempelbild, för den anställde. VERSION 1.1 4

5 Chef I finns en modul för chefen eller arbetsledaren. Här administreras de anställdas arbetstider och frånvaro. Vid inloggning i får chefen enbart tillgång till de medarbetare som behörigheten tillåter. Chefen utgår från en personlista där översiktsinformation visas, till exempel närvarostatus, dagens arbetstid, avvikelser och atteststatus. Listan kan anpassas per inloggning och fält döljas/expanderas beroende på användarens behov av information. För att underlätta administrationen av personalens registreringar kan personlistan grupperas efter medarbetarnas åtgärdsstatus; felaktiga, avvikelser, inga avvikelser och klar. Det gör det lätt för chefen att ta ställning till om korrigeringar måste göras innan medarbetarens tidrapport attesteras. Vad som skall visas som avvikelser är valbart och konfigureras enligt önskemål. Från personlistan kan personraden expanderas för att visa periodens samlade information och för att skriva ut rapporter, planera frånvaro och korrigera registreringar. Exempelbild, för chef. VERSION 1.1 5

6 Administratör Administratören har det övergripande ansvaret för tidsystemet och dess drift och använder sig av modulen för administratör. Här ligger vanligtvis ansvaret för att lägga in ny personal, skapa scheman och tilldela behörigheter. I finns tre attestnivåer där administratören har den högsta behörigheten och har alltid möjlighet att korrigera en tidrapport. genererar underlag för lön och med fördel överförs underlaget till ett lönesystem. Standardlönekopplingar finns till i princip alla lönesystem på den svenska marknaden. I lönekopplingen anges till exempel vilken löneart och i vilket format som underlaget från skall överföras i. Exempelbild, för administratör. Som tillval kan XML-baserad personimport från PA-/lönesystem nyttjas. Vilka personfält som skall importeras och i vilket tidsintervall definieras i TIDOMAT Personimport Webservice. VERSION 1.1 6

7 Informationstablå Den webbaserade informationstablån ger en grafisk presentation över personalens status. Vilka är inne? Vilka är ute? Vad är orsaken till frånvaron? Det går att gruppera personalen i olika tablåer vilket ger en bra överblick. Vidare går det även att sortera personalen på vilken avdelning de tillhör. Informationstablån kan även visa om avdelningsbyte skett eller vilken arbetsuppgift den anställde utför just nu. Exempelbild, för Informatiostablå. VERSION 1.1 7