Organisationsbeskrivning för Temainstitutionen

Transkript

1 Institutionen för Tema Dnr Tema 67/04-20 Beslut IS Senast reviderad BESLUT Beskrivningar för ledningsfunktioner och organisation vid Tema Temainstitutionen är indelad i teman och ämnesområden. Vid institutionen finns temana: Barn, Genus, Mat, Teknik och social förändring, Vatten i natur och samhälle, samt ämnena: Geografi, Miljövetenskap, Tematisk Naturvetenskap och Genusvetenskap. Ett antal Bologna-masterprogram har sin hemvist på Tema. Tema får också uppdrag från ett antal grundutbildningsprogram, exempelvis Socionomprogrammet, Lärarprogrammet och Miljövetarprogrammet. Tre centrumbildningar är anknutna till Tema: Centrum för människa, teknik och samhälle (CMTS), Centrum för klimatpolitisk forskning (CSPR) och Forum för genusvetenskap och jämställdhet. Centrumbildningarna har egna styrelser. Varje ovan nämnd del är ett eget kostnadsställe. Institutionen leds av en prefektur (1 prefekt och 2 proprefekter) och en Institutionsstyrelse. Styrelsen utser kommittéer som bereder ärenden för styrelsen och fattar på delegation beslut i för kommittén relevanta ärenden. Prefektens och styrelsens ansvar och befogenheter beskrivs i Lokala föreskrifter avseende institutionerna inom Linköpings universitet (Dnr LiU 60/98-10, se En del av dessa befogenheter och ansvar kan delegeras vidare via funktionsbeskrivningar och formella delegationer. Vid Tema fördelas sådant ansvar i Fördelning av arbetsuppgifter Tema (Dnr Tema 79/06-70). För några av nedan beskrivna funktioner finns beslut från rektor, universitetsstyrelse och/eller fakultetsstyrelse (motsv.) som beskriver de ansvar och befogenheter som dessa centrala beslutsfattare delegerat till funktionen. Dessa beslut är överordnade Temas Institutionsstyrelses beslut, och det ankommer på prefekten och respektive funktionsinnehavare att beakta förändringar i dessa instruktioner som kan medföra behov av ändringar i Temainstitutionens funktionsbeskrivningar. Funktions- och organisationsbeskrivningen är fastställd av Institutionsstyrelsen som fattar beslut om revideringar. Organisationsbeskrivning för Temainstitutionen Prefekturen Prefekturen utgörs av prefekten med en eller två proprefekter. Proprefekterna är ställföreträdare för prefekten enligt en första och andra ordning (1:e proprefekt osv.). Institutionsstyrelsen beslutar om vilka ledningsuppdrag respektive prefekt och proprefekt ska sköta (t.ex. ordförande i Institutionsstyrelsens kommittéer). Prefekturen

2 2(8) Kansli/administrativt stöd Kansli och administration är samlad i en temagemensam så kallad TA-personal grupp. TApersonalen är direkt underställd prefekturen. TA-personalen består av personalintendent, ekonomiintendent, intendenter, studieadministratörer, ekonomi- och löneadministratörer, tekniker, vaktmästare, IT-support och IT-ansvarig/chef. IT-stöd/datorsupport IT-personalen är samlad i en egen enhet som leds av en IT-ansvarig/chef. Enheten samordnar datorinköp, sköter support och underhåll av utrustning enligt institutionens policy för IT-stöd och datorsupport (Dnr Tema 179/04-14). Teman Teman leds av en temaansvarig som har ett delegerat ansvar från prefekten för personal, ekonomi och administrativa frågor. Varje tema ska ledas av en temanämnd med temaansvarig som ordförande. Temaansvarig ansvarar för att temats uppdrag inom forskning, forskarutbildning och grundutbildning kan genomföras. Forskningsmiljöns verksamhet ska uppnå en balanserad budget. Centrumbildning Centrumbildning leds av centrumföreståndare med en egen styrelse. Centrumets verksamhet ska uppnå en balanserad budget. ansvaret åligger ytterst Temainstitutionen. I rollen som centrumföreståndare är prefekten närmaste chef. Grundutbildningsämnen och program Grundutbildningsämnen leds av en ämnesstudierektor eller ämnesansvarig som är anknuten till någon forskningsmiljö/tema och dess Temanämnd. Ämnesstudierektor utses på institutionen. Master/magisterprogram är anknutna till någon forskningsmiljö/tema och dess Temanämnd. Programansvarig utses av fakultet. Funktionsbeskrivningar för ledningsfunktioner vid Tema Funktionsbeskrivning för Temaansvarig Varje forskningsmiljö leds av en temaansvarig som utses av prefekten på förslag av lärarkollegiet. För samtliga temaansvariga vid Tema gäller följande: Ansvara för forskning, forskarutbildning och strategiskt arbete med att utveckla forskningsmiljön och dess anknytning till grundutbildning, inklusive avancerad nivå. Ansvara för högre seminarier och planering inför dessa. Ansvara för utvärderingsarbeten inom forskningsmiljön. Företräda forskningsmiljön gentemot prefekten, Institutionsstyrelsen, Fakultetsnämnder, Fakultetsorgan och Universitetsstyrelsen. Ansvara för regelbundna Temanämnder. Vara ordförande i Temanämnden. Vara ordförande för lärarkollegiet. Lärarkollegiet består av samtliga lärare i temat och till temat anknutna ämnen. Ansvara för och aktivt delta i verksamhetsplanering och meddela väsentliga planerade eller uppkomna förändringar i verksamheten till prefekten. Aktivt delta i institutionsgemensam planering i Temas Ledningsråd. Ansvara för och upprätta temabudget & bokslut och att ekonomisk uppföljning sker löpande samt att budgetbalans för hela temats verksamhet uppnås. Budget och bokslutsarbetet sker i samarbete med intendent. Vid förlustsituationer upprätta och lämna in plan för budgetbalans till prefekten.

3 3(8) Ansvara för att projektredovisning och uppföljning av externfinansierad verksamhet sker enligt institutionens rutiner. Ansvara för att temat följer gällande attest-, beställnings-, inköps- och övriga rutiner inom det ekonomiadministrativa området. Ansvara för att det upprättas bemanningsplan och rekryteringsplan för kommande år i samband med budgetarbete. Arbeta med kompetensförsörjning i enlighet med gällande personaladministrativa rutiner och i samarbete med prefekten samt samordna personalens kompetensutveckling. Ta initiativ till kompetensförändring inom temat via rekrytering, kompetensutveckling och personalförändring vid förändrad forskningsinriktning. Skriva anställningsprofiler i samband med nyrekrytering av post doc, forskarassistenter och doktorander som lämnas till personalintendenten. Ge förslag till sakkunniga som lämnas till prefekten. Tillsammans eller i samråd med prefekten genomföra anställningsintervjuer för doktorander. Ge förslag på nya löner till prefekten vid lönerevision och nyanställningar. Erbjuda de anställda på temat lönesamtal före och efter lönerevision. Ansvara för att nyanställd personal introduceras enligt institutionens rutiner. Ansvara för, uppmärksamma behov av och medverka i rehabiliteringsarbete i samarbete med personalintendenten. Ansvara för att medarbetarsamtal med samtliga anställda inom temat genomförs en gång per år. Arrangera arbetsplatsträffar i enlighet med vad som anges i Temas Arbetsmiljöplan (Dnr Tema 83/06-37). Ansvara för att ämnesstudierektorer med nära anknytning till temat bjuds in till arbetsplatsträffarna. Temaansvarig svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt Aktivt arbeta för att skapa och upprätthålla ett gott arbetsklimat i temats miljö. Övrigt Ansvara för att extern och intern informationsspridning fungerar samt att temats hemsidor uppdateras. Ansvara för lokalfrågor för temat. Ansvara för att institutionens studieadministrativa rutiner följs såväl inom grundutbildning som inom forskarutbildning. Ansvara för regelbundna lärarkollegier för information och diskussion om verksamhetens innehåll, strategisk planering och utveckling och andra väsentliga frågor för temat. Funktionsbeskrivning för Temanämnd Temanämnd är rådgivande organ till hjälp för temaansvarig. Temanämnd leds av temaansvarig som är ordförande. Nämnden består av minst 2 lärare och 2 forskarstuderande samt minst 1 representant för TA-personal. När labbpersonal finns ska den vara representerad i temanämnden. En intendent är sekreterare i nämnden. Varje medlem i nämnden har en personlig suppleant. Medlemmarna i nämnden utses genom valkorporationer (varje personalgrupp utser sina representanter).

4 4(8) I nämnden behandlas personalfrågor, ekonomifrågor, doktorandfrågor, policyfrågor och övriga frågor av vikt för enhetens verksamhet. Nämnden fungerar som ett forum för information och för diskussion om alternativa handlingsmöjligheter. Nämndens möten protokollförs. Funktionsbeskrivning för Ämnesstudierektor Ämnesstudierektor utses av rektor och följer rektors instruktion för studierektorer inom filosofisk och teknisk fakultet enligt beslut Dnr LiU 1559/ I beslutet anges att studierektorsfunktionen är en chefsbefattning med stort ansvar och att studierektor fullgör sådana uppgifter i fråga om den grundläggande utbildningen, vilka eljest ankommer på prefekten. Beskrivningen gäller i tillämpliga delar för ämnesstudierektorsfunktioner som bemannats inom Tema. Förutom dessa uppgifter, ska ämnesstudierektorer vid Tema: Upprätta budget i samarbete med temaansvarig och intendent. Aktivt delta i verksamhetsplanering och meddela väsentliga planerade eller uppkomna förändringar i verksamheten till temaansvarig respektive prefekt. Aktivt delta i institutionsgemensam planering i Temas Ledningsråd och i Grundutbildningskommittén. Upprätta bemanningsplan och rekryteringsplan i samverkan med berörda studierektorer för kommande år i samarbete med budgetarbete. Skriva anställningsprofiler i samband med nyrekrytering av lektorer och adjunkter inom studierektorsområdet som lämnas till personalintendenten. Ge förslag på nya löner vid lönerevision. Introducera nyanställd personal enligt institutionens rutiner. Medverka till att det årligen genomförs medarbetarsamtal. Uppmärksamma behov av och medverka i rehabiliteringsarbete i samarbete med personalintendenten. Ämnesstudierektor svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt Funktionsbeskrivning för Centrumföreståndare Centrumföreståndare för centrumbildningar som är anknutna till Tema följer LiU:s instruktioner avseende centrumbildningar enligt beslut Dnr LiU 1487/98-10 och respektive centruminstruktion. Vidare ska centrumföreståndare följa det anknytningsavtal som definierar närmare innehåll i det administrativa stöd som Tema erbjuder centralt samt de villkor som gäller för detta stöd. För Centrumföreståndare gäller: Upprätta budget som godkänns av centrumbildningens styrelse. Meddela väsentliga planerade eller uppkomna förändringar i verksamheten till temaansvarig respektive prefekt. Upprätta bemanningsplan och rekryteringsplan för kommande år i samarbete med budgetarbete.

5 5(8) Skriva anställningsprofiler i samband med nyrekrytering av post dok, forskarassistenter och lektorer som lämnas till personalintendenten. Ge förslag på nya löner vid lönerevision och vid nyanställningar. Introducera nyanställd personal enligt institutionens rutiner. Medverka till att det årligen genomförs medarbetarsamtal. Uppmärksamma behov av och medverka i rehabiliteringsarbete i samarbete med personalintendenten. Centrumföreståndaren svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt Funktionsbeskrivning för Forskarskoleföreståndare Föreståndare för särskilda forskarskolor (avtal med extern part) på Tema följer LiU:s instruktioner avseende forskarskolor enligt beslut Dnr LiU 113/01-50 och den tilläggsinstruktion för forskarskolan som bl.a. reglerar styrelsens sammansättning. Förutom att följa det avtal med extern part som träffats avseende forskarskolan, ska föreståndare vid Tema följa nedanstående instruktioner: Upprätta budget i samarbete med temaansvarig och intendent. Ansvara för ekonomisk uppföljning och budgetbalans för hela forskarskolans verksamhet. Aktivt delta i verksamhetsplanering och meddela väsentliga planerade eller uppkomna förändringar i verksamheten till temaansvarig. Lämna de rapporter, underlag och andra redovisningar som följer av överenskommelsen med Tema. Ta initiativ till kompetensförändring inom forskarskolan och föreslå anställningar, kompetensutveckling och personalförändring vid förändrad forskningsinriktning. Introducera nyanställd personal enligt institutionens rutiner. Uppmärksamma behov av och medverka i rehabiliteringsarbete i samarbete med personalintendenten. Forskarskoleföreståndare svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt Funktionsbeskrivning för handledare med avseende på administrativa uppgifter och arbetsmiljö Handledare på Tema följer rektors instruktioner avseende forskarutbildning och handledning enligt beslut Forskarutbildning (Dnr LiU 877/98-10) och filosofiska fakultetsstyrelsens instruktioner Riktlinjer för prövning av rätt till handledning och andra resurser för forskarstuderande (Dnr 1230/03-50). Ytterligare beskrivning av handledares normala uppgifter

6 6(8) finns i Högskoleverkets doktorandhandbok samt i fakultetsstyrelsens egen doktorandhandbok. Handledare vid Tema har särskilt att beakta vad som anges i Handledningspolicy för Temainstitutionen (Dnr Tema 187/06-50, publicerad på Temas hemsida) samt i Temas Arbetsmiljöplan (Dnr Tema 83/06-37). Därutöver ska handledare på Tema följa nedanstående instruktioner: Upprätta budget för doktorandens finansiering och ansvara för ekonomisk uppföljning av att denna finansiering håller för hela perioden. Om finansieringen av doktoranden inte följer budgeten, ska handledaren omedelbart meddela ekonomiintendenten (motsv.) samt lämna in plan för alternativ finansiering till temaansvarig respektive prefekten. Ansvara för att doktorandens medverkan i externa och interna forskningsprojekt följer gällande attest-, beställnings-, inköps- och övriga rutiner inom det ekonomiadministrativa området. Kontrollera att fakultetsstyrelsen försett doktoranden med den information om utbildningen som behövs och om så inte skett, vidta åtgärder för att doktoranden ska få tillgång till nödvändig information. Om flera handledare finns, ska huvudhandledaren samordna handledarnas insatser och se till att information om doktorandens framsteg och behov finns tillgänglig för samtliga inblandade handledare. Handledaren ansvarar för att personalintendenten kopplas in på ett tidigt stadium för råd om vilka åtgärder som bör vidtas om doktorandens framsteg inte följer studieplanen och/eller det finns risk för sjukskrivning. Medverka i sådana åtgärder som kan förebygga att doktoranden blir sjukskriven eller om doktorandens framsteg riskerar att inte följa studieplanen när initiativet till åtgärder rests av doktoranden via personalintendenten eller forskarutbildningskommittén. Handledare svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Tema (Dnr Tema 79/06-70). I delegeringen ingår att: Aktivt arbeta för att skapa och upprätthålla ett gott arbetsklimat i forskningsmiljön. Funktionsbeskrivning för Program- eller kursansvarig Programansvarig i grund- eller forskarutbildning utses av fakultet. Kursansvarig utses av programansvarig eller ämnesstudierektor för att praktiskt och pedagogiskt genomföra en viss kurs. För Programansvariga gäller att aktivt delta i planering i Temas Grundutbildningskommitté. Att vara program- eller kursansvarig vid Tema innebär: Ta reda på vilken budget som gäller för kurs/program. Ta reda på kostnader för ev. inhyrd personal innan avtal om inhyrning träffas. Ta reda på kostnader för lokalhyra innan avtal om lokal träffas. Beräkna kostnader för arbetstid och se till att de totala kostnaderna för utfört arbete inte överskrider kursens/programmets budget. Kontakta ekonomiintendenten (motsv.) innan avtal med annan institution eller extern part träffas och kontrollera att villkoren för det tänkta avtalet följer gällande följer gällande attest-, beställnings-, inköps- och övriga rutiner inom det ekonomiadministrativa området.

7 7(8) Om kursen ser ut att gå med förlust, kontakta ekonomiintendent (motsv.) för råd om vilka åtgärder som bör vidtas för att budgetbalans ska kunna uppnås. Informera temaansvarig och prefekt. Upprätta schema och lista på lärarresurser för kursens/programmets genomförande. Instruera ny och/eller inhyrd personal i institutionens rutiner och de särskilda rutiner/uppgifter som gäller för kursen/programmet. Fördela arbetsuppgifterna mellan de lärare/annan personal som arbetar med kursen/programmet och tydligt ange vem som ansvarar för vad. Kursansvarig svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Tema (Dnr Tema 79/06-70). I delegeringen ingår att: Arbeta med rutiner för kvalitetssäkring av handledning och undervisning på kursen. Genomföra kursvärderingar och rapportera studieresultat till studierektor och studieadministratör. Funktionsbeskrivning för Projektledare Projektledare för uppdrags- eller bidragsforskning, uppdragsutbildning eller annan externfinansierad verksamhet ska följa de anvisningar och ev. särskilda befogenheter och åligganden som föreskrivs i avtalet med extern part. Förutom det som anges i avtalet ska projektledare vid Tema följa nedanstående instruktioner: Upprätta förkalkyl inklusive beräkning av nödvändig bemanning i projektet i samband med ansökan om bidrag alternativt inför ingående av avtal om uppdragsforskning/utbildning. Vid beviljad ansökan där beviljat belopp väsentligen understiger ansökt belopp, kontakta temaansvarig och prefekt med en plan för hur arbetet anpassas till givna ekonomiska ramar. Upprätta projektbudget och ansvara för ekonomisk uppföljning och budgetbalans för projektet. Ansvara för att projektredovisning och uppföljning av projektet sker enligt institutionens rutiner. Ansvara för att förvaltningen inom projektet följer gällande attest-, beställnings-, inköps- och övriga rutiner inom det ekonomiadministrativa området. Vid förlustsituationer upprätta och lämna in plan för budgetbalans till temaansvarig och informera prefekten. Leda och fördela arbetet inom projektet. Samråda med temaansvarig och prefekt i händelse av att tillgänglig bemanning inom institutionen inte förmår/hinner utföra de arbetsuppgifter som ingår i projektet. Medverka till att en lösning på problemet genomförs. Projektledare svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Tema (Dnr Tema 79/06-70). I delegeringen ingår att: Aktivt arbeta för att skapa och upprätthålla ett gott arbetsklimat i forskningsmiljön.

8 8(8) Funktionsbeskrivning för Laboratorieföreståndare Aktivt delta i budgetarbete och ekonomisk uppföljning av verksamheten inom laboratoriet. Aktivt delta i verksamhetsplanering och meddela väsentliga planerade eller uppkomna förändringar i verksamheten till temaansvarig. Tillsammans med temaansvarig och prefekt leda och fördela arbetet inom laboratoriet. Samråda med temaansvarig och prefekt i händelse av att tillgänglig bemanning inom institutionen inte förmår/hinner utföra de arbetsuppgifter som krävs. Medverka till att en lösning på problemet genomförs. Introducera nyanställd personal enligt institutionens rutiner. Laboratorieföreståndare svarar för beslut i arbetsmiljöfrågor som delegeras från prefekten enligt