Institutionsledningen

Transkript

1 Rollbeskrivning Institutionsledningen (prefekter/viceprefekter) 1 (9)

2 Inledande kommentar Nedanstående beskrivningar utgör ramar som måste preciseras inom varje institution. Institutionsledningen kan välja att ansvarsområden finns på olika nivåer, t. ex. viceprefekt eller studierektor. Delegationsordningen måste dock vara mycket tydlig. Det ska finnas en tydlig linjeorganisation från universitets- och fakultetsnivå till institutionsnivå. Viceprefekternas roller måste följaktligen vara distinkta och spegla den struktur som finns på fakultetsnivå. Prodekanen för forskarutbildningen ska således kunna vända sig till viceprefekterna för forskarutbildningen, utbildningsledaren till viceprefekterna för grundutbildningen, osv. Prefekten har alltid det yttersta ansvaret för verksamheten och för att delegationsordningen är transparant för samtliga involverade samt att den är ändamålsenlig för verksamhetens mål. Prefekten är också ansvarig för att den interna organisationen uppfyller kraven på kompletta miljöer, dvs. att det finns ett tydligt samband inom institutionens ämnen mellan utbildningen på grund-, avancerad och forskarnivå samt mellan utbildning och forskning. Prefekten har vidare det yttersta ansvaret för att lärarnas kompetens tillvaratas på bästa möjliga sätt för verksamhetens bästa. Omorganisationens primära syfte är att effektivisera och professionalisera ledningen och administrationen för att frigöra resurser för undervisning och forskning, dvs. universitetets kärnverksamhet. Den interna organisationen ska således främja lärarnas och forskarnas arbete och förbättra studiemiljön och studieförutsättningarna för studenterna på de tre olika nivåerna. 2 (9)

3 Prefekten ska ha en god vetenskaplig skolning och en gedigen erfarenhet av ledarskap och utveckling. Det är viktigt att varje institutionsledning har en gedigen vetenskaplig skolning. Prefekten ska vara en disputerad universitetslektor eller professor med lång erfarenhet av och fallenhet för ledning. Förutom det övergripande ansvaret kan prefekten välja att ansvara för ett eller flera områden och delegera övriga ansvarsområden till viceprefekter. Så länge prefekten inte delegerar ansvarsområden till viceprefekter vilar ansvaret på prefekten. Prefektens arbetsuppgifter: - har det övergripande ansvaret för verksamheten vid institutionen: personal- (inkl. tjänstgöringsplaner), ekonomi-, arbetsmiljö-, förvaltnings-, verksamhetsansvar samt övrigt ansvar enligt gällande lagstiftning, - har ett entydigt mandat att vara ledare för hela institutionen oberoende av ämnesidentitet, - har det övergripande ansvaret för att delegationsordningen fungerar väl och att man skapar en ledningsstruktur som är till gagn för samtliga ämnen inom institutionen, härvidlag vilar ett särskilt ansvar för att den demokratiska processen fungerar väl och att lärarkollegierna får tydliga mandat och ansvarsområden, - disponerar personal och resurser effektivt och ändamålsenligt, - utvecklar en god anda och kreativ miljö samt verka för att forskning och utbildning av hög kvalitet bedrivs inom givna ramar, att främja studentinflytande och samverkan med omgivande samhället, - inhämtar kontinuerligt en god nationell och internationell överblick över utbildnings och forskningsstrategiska frågor inom institutionens kompetensområde, alternativt tillser att denna kompetens tillgodoses genom att delegera särskilda uppdrag, - har ansvar för att genomföra medarbetar- (se dock delegation till viceprefekter nedan) och lönesamtal samt löneförhandlingar, - är ordförande i IS och ledningsgruppen. Stf. prefekt Utses av dekanus (efter samråd med rekryteringsgruppen och respektive prefekt). Stf. prefekt kommer även att ha en roll som viceprefekt. Ersätter prefekten vid frånvaro och tar då över samtliga prefektens ansvarsområden. 3 (9)

4 Viceprefekten för grundutbildning och avancerad nivå ska vara universitetslektor (eller professor) med gedigen erfarenhet av grundutbildningen (inkl. ledningsansvar). Prefekten kan dela upp uppdraget bland flera viceprefekter (t. ex. kan grundutbildning och avancerad nivå skiljas åt, lärarutbildning, uppdragsutbildning, distansutbildning, osv delas ut till särskilda viceprefekter). Arbetsuppgifter: - har övergripande utbildningsplaneringsansvar (inklusive internationalisering av utbildningen), - ger förslag till bemanning samt vid behov ta beslut om förordnande för timanställda, vikariat och arvodesanställda samt ansökningar om tjänstledighet (i samråd med prefekten), - ansvarar för att bygga upp en tydlig delegationsordning till studierektorer, studiekoordinatorer, studievägledare och studieadministratörer så att kursadministrationen fungerar effektivt och optimalt, - föreslår i samråd med studierektorerna ändringar i kursutbud, kursplaner, antalet studieplatser per kurs, etc. till IS/HFN, - har ledningsansvar över studierektorernas och studiekoordinatorernas arbete (intern delegationsordning ska upprättas), - genomför medarbetarsamtal för lärare (lektorer, adjunkter) och samråda med prefekten vid löneförhandlingar för dessa anställningskategorier, - ansvarar för uppföljning, utvärdering och återkoppling inom utbildning, - tillser att universitetets regelverk för grundutbildning följs, - tillser utbildningens kvalitetssäkring, - ansvarar för att pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp kontinuerligt, - är ordförande i beredningsgruppen för utbildning på grund- och avancerad nivå samt i lärarkollegierna (kan delegeras till studierektorer). 4 (9)

5 Viceprefekten för utbildning på forskarnivå Ska företrädesvis vara professor och minst docent. Arbetsuppgifter: - leder handledarkollegiet och följa upp samtliga doktoranders ISP, - ansvarar för planering, samordning av seminarier och kurser på fou-nivå tillsammans med handledarkollegiet, - bereder förslag om institutions- och fakultetsgemensamma kurser i forskarutbildningen, - bereder ärenden om antagning till forskarutbildningen i beredningsgruppen för forskning och forskarutbildning, - fördelar handledartid och bereder ärenden där doktorand begär handledarbyte, - ansvarar för planering och samordning av doktorandseminarier (fördelning av ordförandeskap på institutionens seminarieutbud), samt tillsammans med prefekten skriva in uppdragen i respektive tjänstgöringsplan, - föreslår fakulteten fakultetsopponent, betygsnämnd och ordförande vid disputation (doktors- licentiatexamen) efter samråd med huvudhandledaren, - sammankallar till handledarkollegier (minst en gång per termin), - tillser att rätt aktivitetsgrad inrapporteras i Ladok (tillsammans med administratör för forskningsfrågor, doktoranden och dess huvudhandledare), - bereder ärenden som rör doktoranders tjänstledigheter, uppskov, förlängningar, etc (tillsammans med administratör för forskningsfrågor och huvudhandledare), - håller utvecklingssamtal med doktorander, - tillser att information relevant för fou och doktorander (stipendier, konferenser m.m.) finns tillgängliga för institutionens doktorander (tillsammans med webb- och informatöransvarig), - undertecknar stipendieansökningar (doktorander), - är kontaktperson gällande fou-frågor inom fakulteten, universitetet, nationellt och internationellt, - är föredragande i beredningsgruppen för forskning och forskarutbildning i frågor som berör forskarutbildningen. 5 (9)

6 Viceprefekt för forskning Ska företrädesvis vara professor med lång erfarenhet av forskningsledning. Arbetsuppgifter: - har övergripande ansvar över institutionens forskning och forskningsstrategier (samt att dessa förhåller sig till universitetets och fakultetens strategier), - ansvarar för institutionens forskningsmiljö (inklusive att bygga upp en infrastruktur som underlättar för ansökningar om forskningsprojekt), - främjar kontakter med forskningsfinansiärer, - tillser att etik och redlighetsfrågor inom forskning följs upp, - tillser kvalitetssäkring inom forskning, - behandlar remisser som rör forskning, - tillser att institutionens samlade resurser för forskning nyttjas optimalt, - skapar en god seminariemiljö (bl.a. genom gästforskare för kortare och längre vistelser), - fördelar seminarieledaruppgifter i samråd med viceprefekten för utbildning på forskarnivå - bereder ansökningar om forskningsprojekt samt beviljade forskningsanslag för prefekten, - ansvarar för att det finns arbetsmiljö och resurser för att genomföra de sökta projekten inom institutionens tillgängliga lokaler (i samråd med prefekten), - utför medarbetarsamtal med forskande personal (professorer, forskare, forskarassistenter, biträdande lektorer), - lämnar förslag om lönesättning för forskande personal (enligt ovan) till prefekten, - föreslår sakkunniga för ansökningar om docentur och för befordran till professor samt sakkunniga vid annat lärosäte, - beslutar i ärenden som rör bisysslor med anknytning till forskningen, - är ordförande i beredningsgruppen för forskning och forskarutbildning. 6 (9)

7 Samtliga prefekter/viceprefekter ska ha följande personliga egenskaper: Hög social kompetens och mycket god förmåga att leda och fördela arbetsuppgifter God förmåga att prioritera och se till verksamhetens bästa, God förmåga att delegera så att arbetsuppgifterna görs av de mest kompetenta för uppgiften ifråga, God samarbetsförmåga och förmåga att uppmuntra personal samt att skapa en god arbetsmiljö, Förmåga att hantera konflikter och lösa dessa med verksamhetens bästa som huvudsakliga ledstjärna, Kreativitet och förmåga att finna lösningar och tillvarata institutionens lärande och forskande personals potential på bästa möjliga sätt, God stresstålighet, Förmåga att lyssna och vara lyhörd för både administrativ, lärande och forskande personal, för deras problem och synpunkter. Som en följd av ovanstående ligger det i uppdraget att skaffa sig en god kännedom om de kompetenser och förmågor som finns på den nya institutionen och hur de bäst kan nyttjas för verksamhetens mål 7 (9)

8 ÖVRIGA ORGAN Arbetsgruppen har fått i uppdrag att se över ramarna för ledningsstrukturen och administrationen inom de nya institutionerna. Vad som här följer är mycket grova skisser över andra funktioner som måste utvecklas inom respektive institution och ska ses som en utgångspunkt för det arbetet som måste genomföras under hösten 2008 vid varje institution inför sammanslagningarna den 1 januari Ledningsgrupp Daglig operativ drift på institutionen, arbetslednings och arbetsfördelningsfrågor, arbeta fram underlag för berednings- och beslutsorganen. Består av prefekterna och administrativ chef (samt stf.), varav en förutsätts vara ekonomiadministratör. Om så inte är fallet bör även denna ingå i gruppen. Kollegier Syftet med lärar- och handledarkollegierna är att det ska finnas ett organ nära (respektive ämnes) verksamhet samt se till att samtliga lärare, forskare får möjlighet att delta och påverka verksamheten. Hur kollegierna ska utses och organiseras beslutas inom respektive institution. De har en beredande och rådgivande funktion och bereder således frågor för IS. För att vara effektiva och förankrade i verksamheten bör det ingå mellan 10 och 25 lärare/kollegium. Studierektorer Kursplaneringen, antagningstal, kursplaner, pedagogisk utveckling på grundnivå. Studierektorer utses av prefekten (alt. viceprefekten för grundutbildningen) för grupp av ämnen (alt. i 1 stort ämne) för grund- och avancerad nivå. Även här ska effektiviserings- och professionaliseringsmålen enligt ovan vara gällande. Max bör det således finnas 2-3 studierektorer under viceprefekten för grundutbildning. Studiekoordinatorer Bistår studierektorer inom specifika utbildningsområden, exempelvis lärarutbildningen och distansutbildning. Utses av viceprefekten för grundutbildningen i samråd med prefekten. 8 (9)

9 Kursansvariga Enskilda lärare/grupp av lärare ansvarar för utveckling och uppläggning av kurser inom respektive ämne. Ämnessamordnare Där så är påkallat kan prefekten i samråd med viceprefekterna och efter beslut i institutionsstyrelsen utse ämnessamordnare (se särskilt dokument från arbetsgruppen i ärendet). I beslutet ska ingå nedsättning och tydlig arbetsbeskrivning för uppdraget. Tydliga delegationsordningar för studierektorer, studiekoordinatorer, kursansvariga och enskilda lärare ska utarbetas vid varje institution. Prefekten/viceprefekterna ansvarar för detta. Fakulteten saknar idag personal med den kompetens som nu ställs på prefekter m.fl. Det är därför utomordentligt viktigt att universitetsstyrelsen prioriterar kompetensutveckling för humanistiska fakultetens nya ledningsfunktioner under ht 08 och vt (9)