HANDLINGSPLAN. Åtgärder med anledning av ledningsgruppens interna organisationsutvärdering

Transkript

1 HANDLINGSPLAN Åtgärder med anledning av ledningsgruppens interna organisationsutvärdering Dubbelt identifierade problem, problem som redan är lösta, och problem som inte kan hanteras på institutionsnivå har uteslutits

2 (1) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Ansvarig person Prioritet Delegationsordningen brister mellan viceprefekt för grundutbildningen, studierektorer, studievägledare och studieadministratör, vem ska göra vad? Delegationsordning Arbetsbeskrivningarna är inte tillräckligt tydliga. Förbättra arbetsbeskrivningar Viceprefekt för grundutbildning 1 Viceprefekten för grundutbildningen sammanträder med studierektorerna och studieadministratören för att klarlägga i vad problemen sitter, och förtydligar sedan arbetsbeskrivningarna skriftligt i samråd med alla berörda. till ledningsgrupp senast:

3 (2) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Ansvarig person Prioritet Krisplan vid sjukdom av lärare Delegationsordning Man vet inte vem som ska göra vad så antingen blir det man ska göra inte gjort eller så gör flera personer samma sak. Tillägg till arbetsbeskrivningar där kris finns med Viceprefekt för grundutbildningen 2 Viceprefekten för grundutbildning sammanträder med studierektorerna och upprättar en skriftlig krisplan som informerar om vad som ska/kan göras vid sjukdom av lärare och vem som har ansvar för att detta genomförs, och säkerställer att denna krisplan görs känd för alla berörda lärare och studieadministratörer, samt publiceras på institutionens hemsida under Internt. till ledningsgrupp senast:

4 (3) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Ansvarig person Prioritet Ansvar för handledarbyte (forskarutbildningen) Delegationsordning Skrivning i delegationsordning; att handledartid, ekonomi och tjänstgöringsplaner hänger ihop Tydligare skrivning i delegationsordning Prefekt och viceprefekt forskarutbildning 1 Viceprefekten för forskarutbildning (1) inhämtar uppgifter om vad som formellt gäller vid byte av handledare inom forskarutbildningen samt undersöker hur rutinerna ser ut vid andra institutioner inom Humanistiska fakulteten. (2) sammanträder sedan med viceprefekten för forskarutbildningen och upprättar skriftliga rutiner för vad som gäller vid byte av handledare inom forskarutbildningen vid institutionen. Viceprefekten för forskarutbildning (3) säkerställer att dessa rutiner görs kända för doktorander och handledare, samt finnas lätt tillgängliga på institutionens hemsida under Internt. till ledningsgrupp senast:

5 (4) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Ansvarig person Prioritet Viceprefekten har ej samlat in och utfört kursvärderingar av forskarutbildningskurser Effektivitet Viceprefekt för forskarutbildning 1 Har inte tagit reda på vilka foutb. kurser som eventuellt finns Gör inventering av vilka kurser som hållits under hösten och om det finsn kursvärderingar. Lägg in som rutin inför nästa termin Viceprefekten för forskarutbildning (1) inventerar vilka relevanta forskarutbildningskurser som finns inom GU, (2) undersöker om det finns kursutvärderingar kopplade till dessa, (3) upprättar som rutin att göra (1) och (2) minst en gång per termin, samt (4) upprättar rutiner för att på lämpligt sätt vidarebefordra denna information till doktorander och handledare vid institutionen. till ledningsgrupp senast:

6 (5) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Ansvarig person Prioritet Arbetet med språkteknologi är försenat (forskning) Effektivitet och ändamålsenlighet Tidsbrist + oklar delegation Tydligare rollfördelning mellan prefekt och viceprefekt Prefekt och viceprefekt forskning 1 Viceprefekten för forskning (1) sammanträder med forskarkollegiet inom området språkteknologi och inhämtar information om behoven inom området. (2) sammanträder med viceprefekten för forskning och förtydligar arbetsbeskrivningarna mellan prefekt och viceprefekt för forskning. till ledningsgrupp senast:

7 (6) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Förslag till ansvarig person Prioritet Svårt att planera arbetstiden som viceprefekt för forskning Effektivitet Prefekt och viceprefekt forskning 2 samt Svårt att dra gränsen mellan roller: senior forskare/ledare - administrativ ledare inom forskning Många ärenden som kräver mkt tid kommer med kort framförhållning under terminerna Tidsbuffert som ger en marginal i arbetstidsplaneringen Viceprefekten för forskning (1) identifierar, förtydligar och sammanställer sina behov och önskemål, och tillsänder prefekten. (2) undersöker behoven och kallar sedan viceprefekten för forskning till möte för att diskutera arbetstidsplanering, förtydliga arbetsbeskrivningen, samt undersöka eventuella möjligheter till kompetensutveckling. till ledningsgrupp senast:

8 (7) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Ansvarig person Prioritet Studievägledning tar för stor del av studierektorernas arbetstid Effektivitet och ändamålsenlighet Viceprefekt för grundutbildning 1 Viceprefekten för grundutbildning (1) sammanträder med studierektorerna och kartlägger deras arbetsuppgifter och tidsåtgång, och (2) utreder möjligheterna till att genom förändringar i arbetsuppgifter och/eller extern information till studenter, samt kompetensutveckling effektivisera studierektorernas arbete med avseende på studievägledning, och (3) kontaktar vid behov prefekten för diskussion om eventuella större ändringar av arbetsbeskrivningar, förordnanden och/eller extra resurser. till ledningsgrupp senast: Ständigt och okontrollerbart inflöde av studenters frågor Åtskiljande av studievägledning och studierektorsskap

9 (8) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Förslag till ansvarig person Prioritet Brist på pedagogiskt nytänkande inom ekonomistyrningsmodellen Effektivitet och ändamålsenlighet Prefekt och viceprefekt för grundutbildning 2 Upplevelse av brist på tid, okunskap, rutiniserat beteende, rigiditet Pedagogiskt workshop, med inbjudna inspiratörer: juridikum etc Prefekt, viceprefekten för grundutbildning och studierektorer (1) sammanträder för diskussion om ekonomistyrningsmodellens målsättningar och pedagogiska konsekvenser, (2) utarbetar sedan en handlingsplan med konkreta åtgärder för att uppmuntra lärarlagen att ta till vara de pedagogiska utvecklingsmöjligheterna, (3) genomför de föreslagna åtgärderna, och (4) utvärderar effekterna mot slutet av till ledningsgrupp senast:

10 (9) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Förslag till ansvarig person Prioritet Osäkert om den löpande kommunikationen/informationen mellan ledning och övriga anställda sker tillfredställande en viktig punkt i riskanalysen. Hur mycket info vill folk ha, hur vill de ha den, när vill de ha den? Effektivitet och ändamålsenlighet Huruvida problemet existerar och i vilken omfattning har inte utretts Utred saken genom kommande enkätundersökning Prefekt 1 (1) utarbetar i enlighet med institutionsstyrelsens beslut en enkät till personalen avseende institutionens organization och inkluderar I denna specifika frågor rörande informationsbehov och spridning, och (2) återupptar arbetet med den sedan tidigare utformade kommunikationsplanen och utreder bland annat möjligheterna till effektivare informationsspridning med hjälp av GUL, och (3) justerar alla vidtagna åtgärder utifrån de önskemål personalen uttrycker i sina enkäter. ledningsgrupp senast:

11 (10) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Förslag till ansvarig person Prioritet Ny och gammal personal förefaller osäkra på hur institutionen är organiserad i ledning och administration Struktur Otydlig information Förtydliga ORGANISATION och ADMINISTRATION på institutionens hemsida för hänvisning vid oklarheter Prefekt 1 (1) utarbetar och/eller vidareutvecklar existerande skriftlig information som förklarar och förtydligar institutionens organisation, och (2) utarbetar och/eller vidareutvecklar existerande skriftlig information som förklarar och förtydligar institutionens administration, i samarbete med administrativ chef, och (3) publicerar denna information lätt tillgänglig på institutionens hemsida under Internt, samt delger personalen informationen. ledningsgrupp senast:

12 (11) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Förslag till ansvarig person Prioritet Nyanställd personal vid institutionen får otillräcklig information om rutiner vid arbetsplatsen Effektivitet Rutinerna förmedlas inte Utarbeta ett dokument/checklista med information om vad nyanställda behöver veta och göra Prefekt 1 (1) kartlägger nyanställdas behov av information om arbetsplatsen och dess rutiner (2) utarbetar en checklista med specifika rutiner som olika anställda skall vidta vid nyanställningar, och (3) utarbetar ett dokument med allmän information att publicera på institutionens hemsida och delas ut till nyanställda, samt (4) delger personalen utarbetad information och checklista. ledningsgrupp senast:

13 (12) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Förslag till ansvarig person Prioritet Oklart om viceprefekter, studierektorer, studievägledare och administrativ chef har tydliga arbetsbeskrivningar Delegationsordning Prefekt, viceprefekt för grundutbildningen, studierektorer 1 Huruvida problemet existerar och i vilken omfattning har inte utretts Prefekt går igenom samtliga för viceprefekterna och admin chef, viceprefekten för grundutbildning går igenom samtliga för studierektorerna. Studierektorerna granskar arbetsbeskrivning för studievägledare. går igenom och diskuterar arbetsbeskrivningarna med var och en av viceprefekterna samt administrativ chef, och åtgärdar eventuella problem i form av tillägg, förtydliganden och justeringar i arbetsbeskrivningarna. Viceprefekten för grundutbildning går igenom och diskuterar arbetsbeskrivningarna med var och en av studierektorerna, och åtgärdar eventuella problem i form av tillägg, förtydliganden och justeringar i arbetsbeskrivningarna. Studierektorerna granskar arbetsbeskrivningarna för studievägledarna och meddelar viceprefekten för grundutbildning eventuella förslag på förändringar (se även punkt 7 i handlingsplanen). ledningsgrupp senast:

14 (13) Identifierat problem Utvärderingsområde Förslag till orsak Förslag till åtgärd Förslag till ansvarig person Prioritet Ostrukturerade ledningsgruppsmöten som alltid tar längre tid än planerat Effektivtet s kompetens på området Strukturera mötena med agendor och effektivare mötesteknik Prefekt 2 (1) söker reda på och genomgår relevant kompetensutveckling för ändamålet, och (2) utreder hur ledningsgruppsmötena kan effektiviseras. ledningsgrupp senast: