Institutionernas behov av administrativ kompetensutveckling (L5.8)

Transkript

1 Institutionernas behov av administrativ kompetensutveckling (L5.8) Bilagor som medföljer denna rapport: 1. Institutionernas administrativa arbetsområden 1

2 BAKGRUND Arbetsgruppen Personal har mot bakgrund av omorganisationens primära syfte: att effektivisera och professionalisera administrationen presenterat ett förslag rörande den administrativa grundstrukturen för de nya institutionerna från och med 1 januari För detta förslag se rapporten Institutionernas administrativa organisation (L5.2). Arbetsgruppen föreslår att varje institution på det administrativa planet organiseras utifrån sju administrativa arbetsområden besående av: Personal, Resehandläggning, Ekonomi, Inköp, Information och webb, Utbildningsadministration, samt Studievägledning. Vad gäller studievägledningens placering under den administrativa chefen bör dock noteras att denna placering behöver utredas vidare. De administratörer som skall bemanna dessa arbetsområden skall kunna tillämpliga förordningar, regelverk, och policies. Ansvariga administratörer behöver dessutom ha kunskap om de administrativa system som används inom området och i förekommande fall kan kompetensutveckling på dessa system bli aktuell. De ska också på ett pedagogiskt sätt kunna förmedla kunskapen till berörda anställda och fungera som supportperson för respektive system. Vidare behöver institutionsledningen och den administrativa chefen få kompetensutveckling mot bakgrund av de olika ledningsuppdragen i form av ledarskapsutbildning etc. INSTITUTIONSLEDNINGENS BEHOV AV KOMPETENSUTVECKLING Institutionsledningen, prefekt och viceprefekter ska kunna tillämpliga förordningar och regelverk t ex vad gäller universitetsförordningar, försäkringssystem och arbetsrätt samt ha insikter i de olika administrativa systemens grundläggande funktioner. I prefektens fall krävs även kunskap om de system som är relevanta för fullföljandet av prefektrollen. Vidare krävs kompetensutveckling mot bakgrund av de olika ledningsuppdragen i form av ledarskapsutbildning i konflikthantering, gruppdynamik, coaching, utvecklingssamtalsteknik, lönesamtalsteknik, teambuilding DEN ADMINISTRATIVA CHEFENS BEHOV AV KOMPETENSUTVECKLING Den administrativa chefen ska kunna tillämpliga förordningar och regelverk t ex vad gäller universitetsförodningar, försäkringssystem och arbetsrätt samt ha kunskap om de olika administrativa systemen och hur de fungerar. Vidare krävs kompetensutveckling i form av ledarskapsutbildning i konflikthantering, gruppdynamik, coaching, utvecklingssamtalsteknik etc. 2

3 DE ADMINISTRATIVA ARBETSOMRÅDENAS BEHOV AV KOMPETENSUTVECKLING De sju administrativa arbetsområdena kräver olika kompetenser med avseende på handhavandet av administrativa system. Behovet av de olika arbetsområdenas kompetenser listas nedan. Då de sju administrativa arbetsområdena leds och samordnas av institutionens administrativa chef är det viktigt att denne tillsammans med ledningsgruppen tillser att den administrativa personal som bemannar de olika arbetsområdena har fått eller erbjuds kompetensutveckling i de system som är nödvändiga för att klara arbetsuppgiften samt att det finns kunskap om systemen även hos andra personer i den administrativa personalgruppen. Förutom den nedan uppräknade specifika systemen kan behov finnas av utbildning i t ex Excel, Word, PowerPoint och webbdesign. Nedanstående listning av kompetensbehov för de olika administrativa arbetsområdena kan således användas av den administrativa chefen och institutionsledningen vid ledning och samordning av de administrativa arbetsområdena. Personal Aktuella system Egenrapporteringen Datalagret PA LADOK (doktorandhandläggning) KataGu GUPAIDA ha övergripande arbetsrättsliga kunskaper kunna tillämpliga delar i Högskoleförordningen ha övergripande kunskaper om socialförsäkringssystemet 3

4 Resor Aktuella system Egenrapporteringen Palasso RES Agresso (leverans- och konteringsattest) Time Edit (lokalbokningar för konferenser och disputationer) Ekonomi Aktuella system Agresso EFH Perspektiv EKO Datalagret Inköp Aktuella system Agresso EFH kunna de system som används 4

5 Information och webb Aktuella system GU CMS Kursportal GUPAIDA (för berörighetsadministration) GUP kunna de system som används kunna de regelverk och policies som gäller inom området Utbildningsadministration Aktuella system Datalagret studentadministration GUBAS Kursportalen LADOK TimeEdit nya ha övergripande kunskap om institutionens samtliga kurser kunskap om vilka rättigheter och skyldigheter studenter och doktorander har ha kunskap om bonusavtal rörande kopiering Studievägledning Aktuella system Kursportalen/GUL 5

6 LADOK GUBAS nya (tittfunktion) Alumndatabasen Valwebben Kompetenskrav ha högskoleutbildning med minst Kandidatexamen/motsv. ha engagemang i och kompetens för studie- och karriärvägledning ha ämneskunskaper och relevant kunskap om arbetsmarknaden utöver ovanstående rekommenderas att GU:s introduktionskurs för studievägledare samt kurs i väglednings- och samtalsmetodik genomförts 6