Arbets- och delegationsordning gällande från

Transkript

1 Arbets- och delegationsordning gällande från Föreliggande dokument utgör arbets- och delegationsordning för Institutionen för svenska språket. Den baseras på GU:s arbets- och delegationsordning från , samt på institutionens tidigare styrdokument rörande organisation och delegation. Dokumentet innehåller en beskrivning av institutionens organisations- och mötesstruktur samt arbetsuppgifter, rollfördelning och beslutsmandat. Göteborg den 18 december 2012 Lena Rogström Prefekt

2 Organisations- och mötesstruktur på Institutionsrådet Institutionsrådet (IR) träffas minst fem gånger per år. Ett av mötena ska vara i samband med budgeten för nästkommande budgetår. Kursplanegruppen En av de uppgifter som IR ska behandla kursplaner delegeras till en beredningsgrupp kallad Kursplanegruppen (KPG). Denna grupp har i uppgift att bereda beslut om kursplaner på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Gruppen utgörs av följande funktioner: Prefekt (fattar beslut i samband med mötet) Viceprefekter för grundnivå, avancerad nivå samt forskarnivå Studierektorer för grundutbildning och lärarutbildning Studievägledare Kursplaneadministratör Student Kursplanegruppen ska hålla möten på i förväg bestämda datum så att kursplanerna hinner bli fastställda till den 1 april respektive 1 oktober varje år inför ansökningstillfällena. Kallelse med handlingar ska utgå i god tid (minst fem arbetsdagar före mötet). Pedagogiska kommittén och forskarkommittén Utbildningskommittén (UK) (bestående av VP Grund samt studierektorer) och Forskarkommittén (FOK), bestående av representanter för institutionens lärare/forskare, diskuterar strategiska frågor rörande utbildning och forskning. Sammankallande i UK är VP grund, och sammankallande i FOK är VP forskning och/eller forskningskoordinator. Strategiska frågor som diskuteras i IR kan med fördel behandlas i UK och FOK först. Handledarkollegiet Handledarkollegiet består av alla handledare vid institutionen och leds av VP Fou. Handledarkollegiet träffas i normalfallet två gånger per termin. På ett av vårmötena behandlas normalt antagning till forskarutbildningen (med doktorandrepresentant närvarande) och på ett av höstmötena diskuteras allmän planering av forskarutbildningen samt doktorandernas progression. Operativ ledningsgrupp Den operativa ledningsgruppen har till uppgift att hantera frågor av betydelse för den dagliga verksamheten. Operativa ledningsgruppen (OL) utgörs av en kärna av följande funktioner: Prefekt Proprefekt Administrativ chef Ekonom Till mötena är även andra personer i ledningsfunktion (viceprefekter, föreståndare) välkomna att närvara om man har ärenden att ta upp. OL träffas varje vecka, men kallelse skickas inte ut, och dagordning upprättas på mötet.

3 Strategisk ledningsgrupp Den strategiska ledningsgruppen (SL) har till uppgift att behandla frågor av strategisk art, bl.a. sådana som diskuterats i IR och som ledningsgruppen har i uppgift att genomföra. SL träffas varje månad. Den strategiska ledningsgruppen består av följande funktioner: Prefekt Proprefekt Viceprefekter (grund, avancerad och forskarnivå, forskning) Föreståndare (Språkbanken, LI, ISA) Administrativ chef Ekonom Till mötena skickas kallelse och dagordning. Beslutsstruktur Prefekten är beslutsfattande i alla ärenden som delegerats till institutionsnivå. Detta betyder att IR endast är rådgivande och att prefekten ensam fattar beslut i frågor som diskuterats i IR. Studenter har rätt att närvara vid beslutsmöten som rör utbildnings- och studentfrågor. Av denna anledning förläggs ett beslutsmöte i direkt anslutning till varje IR. Vid IR ska en extern ledamot (webbredaktör/kommunikatör) skriva minnesanteckningar och lägga ut dem på webben. Vid prefektens beslutsmöte fungerar minnesanteckningarna som beslutsunderlag, och administrativa chefen skriver protokoll över besluten som fattas. Dessa diarieförs. I normalfallet används den mall för ändamålet som utarbetats av fakulteten. Vid Kursplanegruppens möten förs protokoll, och prefekten beslutar i ärendena. Ev. övriga beslutsmöten som prefekten håller sker i samband med ledningsgruppsmötena. Om dessa beslut omfattar studentärenden ska student kallas till mötet. Mötestider Alla möten som har återkommande mötestider finns listade på institutionens möteslista på webben.

4 Arbets- och rollfördelning vid Prefekt och uppgifter Prefekten är institutionens chef och företräder institutionen internt och externt. Prefekten är ordförande i institutionsråd, ledningsgrupp och kursplanegrupp. Prefekten är underställd och rapporterar till dekanen. Prefekten leder det dagliga arbetet och ansvarar för institutionens verksamhet såsom personal-, ekonomi-, arbetsmiljö-, förvaltningsansvar samt övrigt ansvar enligt gällande lagstiftning. Prefekten har ansvar för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys följs inom institutionen. Prefekten har sin delegation från rektor (se Delegationsordning vid GU). Prefektens ansvar kan inte delegeras till andra inom institutionen. Även om arbetsuppgifter är delegerade så behåller prefekten det yttersta ansvaret i dessa uppgifter. Beslutsmandat Organisation Institutionens och institutionsledningens organisation och arbetsformer i övrigt Lokaldisposition och övrig infrastruktur Ekonomi Ingår avtal för universitetets räkning för institutionens verksamhet Mottager gåvor och bidrag enligt donationsförordningen Mottager externa forskningsbidrag Ingår avtal om utbildnings- och forskningsuppdrag Budget, bokslut och resultat Personal Anställningar, förutom professor Initierande av rekrytering av professor Lärares tjänstgöring och tjänstgöringsplaner Medarbetarsamtal med tillsvidareanställda lärare Lönesättning Studieadministration Utbildningsplanering och bemanning av kurser och program (delegerat till viceprefekter (VP) för utbildning på grund- och avancerad nivå) Kursplaner, utbildningsplaner och kurslitteratur (delegerat till VP för utbildning på grund- och avancerad nivå) Antagning och reservantagning till kurser och program (delegerat till VP på grund- och avancerad nivå)

5 Utseende av examinator på kurser och program (delegerat till VP på grund- och avancerad nivå) Antagning av ev. reserver på kurser och program samt eventuell efterantagning (delegerat till VP på grund- och avancerad nivå) Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på på kurser och program (delegerat till VP på grund- och avancerad nivå) Tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (delegerat till VP för grund- och avancerad nivå) Tillgodoräkna kurs och del av kurs på kurser och program (delegerat till VP på grund- och avancerad nivå) Tillgodoräkna kurs och del av kurs på forskarnivå (delegerat till VP för forskarutbildning) Antagning av doktorander (efter beredning i IR och beredningsgrupp) Utseende av handledare för antagen doktorand, minst två per doktorand (beredes av VP för forskarutbildning) Individuell studieplan för doktorand efter samråd med doktoranden och dennes handledare samt årlig revidering av denna samt revidering när det annars är påkallat (delegerat till VP för forskarutbildning) Utseende av granskare av licentiatuppsats (delegerat till VP för forskarutbildning) Fastställande av kursplaner. För kurser som ingår i institutionsövergripande utbildningsprogram ska kursplaner fastställas efter samråd med fakultetsstyrelsen. Proprefekt och uppgifter Proprefekten inträder i prefektens ställe vid dennes frånvaro (sjukdom, semester, tjänsteresa m.m.). Proprefekten övertar då samma delegation och ansvar som ovan. Dessutom kan prefekten till proprefekten delegera särskilda uppdrag och utredningar.

6 Viceprefekt för utbildning på grundnivå Beslutsmandat på delegation från prefekten ar för utveckling, planering, administration och uppföljning av grund-, lärar- samt uppdragsutbildningen vid institutionen. Utbildningsplanering och bemanning av kurser och program (i samråd med VP för avancerad nivå, studierektorer och programkoordinatorer) Kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor (i samråd med VP för avancerad nivå, studierektorer och programkoordinatorer) Antagning och reservantagning till kurser och program (delegerat till studierektorer och programkoordinatorer) Utseende av examinator på kurser och program (delegerat till studierektorer och programkoordinatorer) Antagning av ev. reserver på kurser och program samt ev. efterantagning (delegerat till studierektorer och programkoordinatorer) Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på kurser och program (delegerat till studierektorer och programkoordinatorer) Tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (delegerat till studierektorer och programkoordinatorer) Tillgodoräkna kurs och del av kurs på kurser och program (delegerat till studierektorer och programkoordinatorer) Ex. på arbetsuppgifter Delegationsordning (studierektorer, programkoordinatorer, kursansvariga) Ingår i den strategiska ledningsgruppen Är sammankallande i kursplanegruppen Är ordförande i utbildningskommittén Är kontaktperson rörande utbildningsfrågor på grundnivå inom fakulteten och universitetet Deltar i samordnande möten rörande ansvarsområdet på fakultetsnivå Bereder ärenden inom sitt ansvarsområde för IR Tillser att universitetets regelverk för grundutbildning följs ar för utbildningens kvalitetssäkring

7 ar för kursbudget och uppföljning av uppdrag (i samråd med prefekt) Föreslår förändringar i kursutbud till prefekt ar för att pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp och utvecklas ar för utveckling av pedagogiska arbetsformer i utbildningen Tillsammans med studierektorer och uppdragskoordinator utveckla och ansvara för institutionens uppdragsutbildningar Granskar kursplaner i Gubas Se till att institutionens samlade resurser för utbildning utnyttjas optimalt Viceprefekt för utbildning på avancerad nivå och forskarnivå Beslutsmandat på delegation från prefekten ar för planering, administration och uppföljning av utbildning på avancerad nivå samt forskarnivå. Viceprefekten är också huvudexaminator för utbildning på avancerad nivå. Utbildningsplanering och bemanning av kurser och program (i samråd med VP för grundnivå, studierektorer och programkoordinatorer) Kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor (i samråd med VP för grundnivå, studierektorer och

8 programkoordinatorer) Antagning och reservantagning till kurser och program (för program delegerat till programkoordinatorer) Utseende av examinator på kurser och program (för program delegerat till programkoordinatorer) Antagning av ev. reserver på kurser och program samt ev. efterantagning (för program delegerat till programkoordinatorer) Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på kurser och program (för program delegerat till programkoordinatorer) Tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (för program delegerat till programkoordinatorer) Tillgodoräkna kurs och del av kurs på kurser och program (för program delegerat till programkoordinatorer) Tillgodoräkna kurs och del av kurs på forskarnivå Individuell studieplan för doktorand i samråd med doktoranden och dennes handledare, samt årlig revidering av denna samt revidering när det annars är påkallat Utseende av granskare av licentiatuppsats Ex. på arbetsuppgifter Ingår i den strategiska ledningsgruppen Är föredragande i frågor till institutionsrådet som rör utbildning på forskarnivå och avancerad nivå Leder handledarkollegiets sammanträden och kallar till möten minst en gång per termin Fördelar handledartid och bereder ärenden där doktorand begär handledarbyte Följer upp doktorandernas ISP samt ser till att rätt aktivitetsgrad inrapporteras i Ladok (tillsammans med administratör för forskningsfrågor, doktoranden och dess huvudhandledare) Bereder ärenden om antagning till forskarutbildningen, inklusive förslag till handledare ar för och planerar kursutbudet på forskarutbildningen Har tillsammans med viceprefekt för utbildning på grundnivå överblick över bemanningsarbetet Har övergripande ansvar för samordning av seminarier Håller utvecklingssamtal med doktorander Tillser att relevant information för forskarutbildningen och doktorander (stipendier, konferenser) finns tillgängliga (delegeras till webbredaktör och adm. chef) Behandlar remisser som rör avancerad nivå och forskarutbildningen Bereder ärenden som berör avancerad nivå ar för och planerar kursutbudet på avancerad nivå tillsammans med programsamordnaren för masterutbildningen i svenska som andraspråk

9 Bereder ärenden som rör doktoranders tjänstledigheter, uppskov, förlängningar, etc (tillsammans med administratör för forskningsfrågor och huvudhandledare), Undertecknar stipendieansökningar (för doktorander, tillsammans med huvudhandledare) Är kontaktperson rörande forskarutbildningsfrågor och frågor rörande avancerad nivå inom fakulteten, universitetet, nationellt och internationellt Deltar i samordnande möten rörande ansvarsområdet på fakultetsnivå Viceprefekt för forskning ar för övergripande organisation, information, planering och genomförande av institutionens forskningsverksamhet Arbetsuppgifter Ingår i den strategiska ledningsgruppen Har övergripande ansvar för institutionens forskning och forskningsstrategier Är ordförande och sammankallande i forskarkollegiet Tillser att etik och redlighetsfrågor inom forskning följs upp Har ansvar för kvalitetssäkring inom forskning Behandlar remisser som rör forskning Tillser att institutionens samlade resurser för forskning nyttjas optimalt Tillsammans med viceprefekten för forskarutbildning skapa en god seminariemiljö Stödja och diskutera ansökningar om forskningsprojekt a för att det finns god arbetsmiljö och resurser för att genomföra de sökta projekten inom institutionens tillgängliga lokaler (i samråd med prefekten) Vid behov utföra medarbetarsamtal med forskande personal (på delegation från prefekten) Vara kontaktperson i frågor rörande forskning inom fakulteten och universitetet, nationellt och internationellt.

10 Studierektor Beslutsmandat på delegation från viceprefekt för utbildning på grundnivå (i samråd med Vp för utbildning på grund- och avancerad nivå) ar för planering, administration och uppföljning av det tilldelade ansvarsområdets utbildning på grund- och avancerad nivå Studierektor är också huvudexaminator för utbildning på grundnivå. Antagning och reservantagning till kurser (i samråd med studieadministration och studievägledare) Utseende av examinator på grundnivå Antagning av ev. reserver på kurser samt ev. efterantagning (i samråd med studieadm. och studievägledare) Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens (i samråd med studievägledare) Tillgodoräknande av reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (i samråd med studievägledare) Tillgodoräknande av kurs och del av kurs (i samråd med studievägledare) Ge förslag till bemanning av kurser efter ekonomiska ramar från prefekten och viceprefekten för grundutbildning Utse kursansvariga Utveckla kursplaner och litteraturlistor Övervakning av tilldelad kursbudget Bokning av tentamina Utveckling av tentamensformer Uppföljnings-, utvärderings- och kvalitetsarbete, bl.a. i samarbete med kursansvariga lärare Pedagogisk utveckling och lärares övergripande fortbildning Tillse att kursdata finns tillgänglig i Ladok, Gubas och Gul (i samråd med studievägledning och studieadministration) Hålla sig uppdaterad om gällande policies, regler, rutiner och blanketter rörande undervisning Vara institutionens kontaktperson, samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom det område man ansvarar för Ex. på arbetsuppgifter Tillsammans med VP grund planera utbildningen Bereda kursplaner på skissnivå och preliminär nivå Hålla i lärarmöten, bl.a. i samarbete med kursansvariga lärare Förmedla aktuella beslut och föreskrifter till lärare Genomföra ändringar i kursutbud Rapportera antagningstal etc.

11 a för att institutionen följer gällande upphovsrätt Planera och genomföra introduktionsmöten (tillsammans/i samråd med studievägledare och likabehandlingsombud) Hantera studiesociala konflikter Utfärda intyg och betyg för lärare Inleda utredningar vid misstanke om fusk för vidare rapport till viceprefekt Samla in och sammanställa kursutvärderingar Studievägledare Studievägledare ansvarar för vägledning och rådgivning till studenter vad gäller utbildning och arbetsmarknad Säkerställer vägledningens kvalitet genom fortlöpande kompetensutveckling Medverkar till att studenten blir medveten om egna anlag, intressen och värderingar och deras betydelse för ett självständigt studie- och karriärval Medverkar till att studenten själv kan fatta välgrundade beslut i fråga rörande studier och karriär Ger studenten stöd i studiesituationen och stimulans att fullfölja sina studier Håller sig uppdaterad om gällande regler, förordningar, rutiner och policies inom arbetsområdet studie- och vägledning Ex. på arbetsuppgifter Vara institutionens/fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och vägledning Ge enskilda vägledningssamtal Ge gruppvägledning, t.ex. introduktion, information om utlandsstudier eller studieval Ge ämnesspecifik information och vägledning Vara kontaktperson för student med funktionshinder Bereda ärenden om tillgodoräkning, på uppdrag av studierektor Utveckla rutiner för uppföljning av och stöd till studenter som möter svårigheter i sina studier Sköta samverkan med annat studentstöd inom GU Sköta samverkan med Karriärcentrum Ha fasta telefon- och mottagningstider Delta i arbetet med uppföljning av kursvärdering Medverka med sin kunskap och erfarenhet i pedagogiskt utvecklings- och utvärderingsarbete på alla nivåer Upprätthålla samarbete med övriga studievägledare vid

12 fakulteten Samverka med studentorganisationer Vara institutionens internationaliseringskontakt Uppdragskoordinator Uppdragskoordinatorns (UK) uppgift är att vara den sammanhållande funktionen för uppdragsutbildning. Ex. på arbetsuppgifter Ha överblick över institutionens samlade utbud av uppdrags- och kompetensutvecklingskurser Aktivt arbeta för att öka våra uppdrag a för upprättande av offerter och anbud I samråd med ekonom och adm. chef beräkna kostnader för uppdrag Förmedla uppdrag till studierektorer för bemanning Följa upp tidigare uppdrag och hålla kontakt med uppdragsköpare Aktivt samarbeta med andra studierektorer/koordinatorer på andra institutioner i syfte att stärka den samlade verksamheten för uppdrag och kompetensutveckling vid fakulteten Forskningskoordinator Tillsammans med VP för forskning inventera institutionens behov och förutsättningar för att förstärka forskningen samt vara en administrativ resurs i arbetet med att förbättra och samordna institutionens forskningsresurser. Arbetsuppgifter Vara kontaktperson gentemot profilområdena, och arbeta för att samverkanseffekter tas tillvara mellan dessa På uppdrag av VP för forskning anordna forskarkollegier Ge generellt stöd åt forskare i arbetet med forskningsansöknngar, t.ex. genom seminarier och möten. Programkoordinator Samordna programutbildningar med avseende på kursupplägg, kursernas genomförande, kontakt med lärare och studenter. Arbetet sker i nära samråd med studierektorer vad gäller budget och bemanningsfrågor. Ex. på arbetsuppgifter Inlämna önskemål till studierektor inför bemanning av kurser

13 Utveckling och uppföljning av kurser och kursplaner Kontaktperson för studenterna på programmet (i samråd med studentadministratör) a för att schemaläggning, tentasalsbokning och lokalbokning sker i god tid, i samarbete med studierektorer och kursansvariga Vara kontaktperson för lärare på programmet Vara kontaktperson för praktikplatser Programordförande a för den övergripande planeringen av programmets inriktning och genomförande. Ex. på arbetsuppgifter Vara ordförande i programrådet Planera det strategiska arbetet med programmet vad gäller genomförande och innehåll a för kvalitetsuppföljning Administrativ chef Övergripande ansvar för personal-, ekonomi- och utbildningsadministration Ex. på arbetsuppgifter Ingår i ledningsgrupperna Leda och fördela arbetet för den administrativa personalen Medarbetarsamtal med den administrativa personalen Vara föredragande i ledningsgruppen i frågor som rör administration Bistå prefekten vid personalhanteringsärenden, t.ex. psykosociala problem, arbetsrättsliga frågor Medverka vid tjänstetillsättningar av administrativ personal Ha ansvar för lokalernas disposition Planera för kompetensutveckling av den administrativa personalen Medverka till att institutionens samlade resurser för administration utnyttjas optimalt Genomföra betalningar i ekonomisystemet (Agresso) Attestera inköp i inköpssystemet (Elias)