HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING AV ÄRENDEN INOM UTBILDNING, GRUNDNIVÅ OCH AVANCERAD NIVÅ

Transkript

1 STYRDOKUMENT A 2016/17 HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING AV ÄRENDEN INOM UTBILDNING, GRUNDNIVÅ OCH AVANCERAD NIVÅ Publicerad Beslutsfattare Handläggare Hans Carlsten Annika Göök Beslutsdatum Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Denna handläggningsordning anger rutiner för diarieföring och arkivering av utbildnings- och studentärenden, grundnivå och avancerad nivå. Rutinerna berör inte bara GUDOK-samordnare, utan även samtliga utbildningsadministratörer, kurs- och programansvariga lärare, examinatorer, studierektor och verksamhetschefer. Institutionen för medicin 1 (5) Medicinaregatan 3, Box 428, Göteborg

2 Handläggningsordning för diarieföring och arkivering av ärenden inom utbildning, grundnivå och avancerad nivå Göteborgs universitet omfattas av lagar och förordningar som reglerar bland annat medborgares rätt att ta del av allmänna handlingar, regler om registrering och arkivering av handlingar samt myndigheternas serviceskyldighet. För vidare läsning se Tryckfrihetsförordningen (1949:105), Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), Arkivlag (1990:782) och Förvaltningslag (1986:223) på Vid universitetet finns ett antal olika system för att hålla ordning och registrera allmänna handlingar, tex. Ladok, Gubas, Agresso och Palasso. Sedan 2013 använder institutionen även Gudok för ärendehantering/diarieföring, främst för inkommande och utgående handlingar och interna beslut. Syftet med ett gemensamt system för GU är att öka rättssäkerheten, transperensen och överblicken över myndighetens handlingar. Vid GU finns det centralt placerade registratorer. Och vid verksamhetens institutioner/avdelningar finns ett antal Gudok-samordnare vars uppgift är att registrera handlingar i Gudok och skicka handlingar till det centrala registraturet för arkivering. Gudok-samordnare utses av respektive avdelningschef. Gemensamt för alla handlingar gäller att de ska dateras, med ankomstdatum och/eller beslutsdatum. Observera! Denna handläggningsordning omfattar endast utbildnings- och studentärenden, grundnivå och avancerad nivå. Det finns motsvarande lathundar för ekonomi, personal och forskarutbildning. Det finns i allmänhet tre kategorier av ärenden/handlingar: A. Handlingar som ska diarieföras i Gudok och arkiveras centralt Ärenden/handlingar som ska hanteras i Gudok är främst sådana som genererar beslut. För utbildning se bilaga 1. Tänk på att skilja på digitala handlingar och pappershandlingar: 1. Digitala handlingar registreras i Gudok och behöver inte bevaras på papper. 2. Om en handling inkommer till avdelningen på papper alternativt måste skrivas ut på papper för underskrift så ska handlingen skannas in och läggas in i Gudok. Originalhandlingen ska skickas till avdelningens Gudok-samordnare för arkivering, eftersom original i pappersform måste bevaras. B. Handlingar som ska registreras i andra system Om handlingar registreras i andra system på GU (Gubas, Palasso, Agressso, Ladok etc.) så ska de normalt sett inte registreras i Gudok. C. Handlingar som inte registreras i något system ska hållas ordnade på institutionen/avdelningen Av bilaga 1 framgår vilka handlingar som ska arkiveras och hållas ordnade på avdelningsnivå (dvs. inte registreras i något system). Handlingar som kan räknas som av tillfällig och ringa betydelse för verksamheten (t.ex. huvuddelen av all e- post, undantag finns) behöver inte registreras i något system. 2 (5)

3 Handläggningsordning för A. Handlingar som ska diarieföras i Gudok 1. Ärendet inkommer Du tar emot, eller skapar själv, ett ärende som ska diarieföras. Det kan t.ex. vara tillgodoräknande av kurs/del av kurs, klagomål från student eller en lista över lokalt antagna studenter. Se bilaga Begär diarienummer Du skickar en e-post till registator@gu.se (GUs centrala registratur) och ber om ett nytt diarienummer. Ange vad ärendet gäller + studentens namn och personnummer samt namn på ärendets Gudok-samordnare. 3. Diarienummer tilldelas Registaturet e-postar ett diarienummer som du ska skriva på alla handlingar i detta ärende (samt ibland ange i Ladok). Om det kommer in nya handlingar i ärendet, eller du skriver ett svar/beslut ska du använda samma diarienummer. 4. Administration och beslut Ärendet handläggs enligt institutionens handläggningsrutiner och ett beslut fattas enligt delegationsordning. Ange tilldelat diarienummer. Expediera beslutet. 5. Original till GUDOK-samordnaren När du är klar med ärendet (beslutat) ska du skicka alla handlingar i original (scannat som en pdf + pappersoriginalen) till avdelningens Gudok-samordnare. Meddela om ärendet kan avslutas i Gudok, eller om du tror att det kan komma fler handlingar inom samma diarienummer. 6. GUDOK-samordnaren diarieför Gudok-samordnaren tar emot papperoriginal och en pdf-fil via e-post. Handlingar i ärendet diarieförs därefter av GUDOK-samordnaren. 7. GUDOK-samordnaren arkiverar Slutligen postar Gudok-samordnaren alla pappersoriginal till GUs centrala registratur för arkivering. Om du har frågor om diarieföring, arkivering och Gudok, kontakta i första hand avdelningens Gudoksamordnare och i andra hand registraturet. 3 (5)

4 Bilaga 1 Utbildnings- och studentärenden A. Handlingar/ärenden som ska diarieföras i Gudok (arkiveras i Vasaparken): Lokal antagning: dokumentation över sökande samt antagna Tillgodoräknande (ansökan, underlag samt beslut) Ansökan och beslut gällande undantag från förkunskapskraven (dispenser) Klagomål från student (allvarligare klagomål som föranleder åtgärd/utredning) Disciplinärende Anmälan om diskriminering Individuell studiegång (fastställd plan) Överklagande av avslag av ansökan om antagning avslag antagning till senare del (inkl. byte av studieort/inriktning) tillgodoräknande avslag av att ta upp studierna efter studieuppehåll eller anstånd Vid överklagande skall även ansökan och beslut som överklagats diarieföras. Beslut om examinator Ansökan och beslut om byte av examinator Anhållan och beslut om juridisk person i undervisningen Anhållan och beslut om inrättande och inställande av kurs Beslut om fastställande och revidering av kursplan, utbildningsplan och lokal examensbeskrivning Övergripande avtal och beslut om praktikplats (för VFU, ej individnivå) Avtal Stipendier, dokumentation av sökande och beviljade bidrag ska diarieföras. Internt utlysta medel (student och anställd): dokumentation av vilka som sökt och vilka som beviljats bidrag ska diarieföras. Remisser och remissvar Styrdokument som gäller utbildningsärenden 4 (5)

5 Beslut och avtal om uppdragsutbildning (om ej reg. i EKO) Kvalitetsarbete och utvärderingar Nominering av ledamöter i beslutande organ Beslut av prefekt/motsvarande C. Handlingar som ska hållas ordnade (på institutionen/avdelningen): Antagning till senare del av program (inkl. byte av studieort/inriktning), gallringsfrist 2 år Studieuppehåll, gallringsfrist 1 år Studieavbrott, gallringsfrist 1 år Examinationsuppgifter (inkl. handledarrapporter och praktikrapporter inom VFU) kan återlämnas till studenten efter betygssättning under förutsättning att resultat förts in i Ladok, provsvar som inte återlämnats får gallras 2 år efter betygssättning. Provformulär hålls systematiskt ordnade och bevaras. Rutinmässig korrenspondens med student, gallras vid inaktualitet Protokoll och minnesanteckningar Kursdokumentation som ska hållas ordnad och bevarad (d.v.s. får inte gallras): Examensarbeten/uppsatser för 60 hp som har särskilt värde eller utgör högsta examinationsnivå ska bevaras. Övriga uppsatser för 60 hp eller motsvarande nivå får gallras 5 år efter betygsdatum, under förutsättning att betyg registrerats i Ladok. Examensarbeten/uppsatser på kandidat- och masternivå bevaras. Studenternas kursvärderingar får gallras efter 2 år. Sammanställningen bevaras. Undertecknad arkivlista för resultat på prov bevaras. Undertecknad arkivlista för resultat på hel kurs bevaras. Undertecknad arkivlista för tillgodoräknande av prov/moment och hel kurs bevaras. Deltagarförteckning, schema, tentamensformulär och examinationsuppgifter bevaras. Kompendier, egenproducerat material som inte kan hittas i andra skrifter, samt annat unikt kursmaterial bevaras. 5 (5)