Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Transkript

1 Institutionen för stad och land Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter Registrering av allmänna handlingar vid en myndighet styrs av offentlighetsprincipen vilket kortfattat är rätten att ta del av allmänna handlingar upprättade vid en myndighet. Vem som helst har rätt att begära ut en allmän handling, vilket även inkluderar de handlingar som inte är registrerade. En handling blir automatiskt allmän när den upprättas på eller inkommer till myndigheten. Även handlingar som kommer in via e-post räknas som allmänna handlingar. Den som begär ut handlingar har rätt att vara anonym och behöver inte uppge syfte med begäran. Utlämningsprocessen görs inte per automatik utan man går igenom varje begäran var för sig. Vid avslag hänvisas alltid till sekretesslagen eller sekretessförordningen. Sekretess Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ska sekretessbelagda handlingar alltid registreras. Även om allmänheten inte får ta del av de sekretessbelagda uppgifterna, så måste man ändå registrera att handlingen existerar. Handlingarna får dock inte lämnas ut utan särskild prövning. I sekretesslagen finns regler om vilka allmänna handlingar som är sekretessbelagda och inte får lämnas ut (t.ex. uppgifter rörande anbud, enskilds personliga förhållanden, uppgifter om resultat av undersökningar av naturvetenskaplig eller teknisk art, använda metoder och tekniker, uppdragsforskning). För mer information om sekretess besök Medarbetarwebben/Stöd och service/avtal och juridik/offentlighet och sekretess. Vad är ett diarium? För att följa offentlighetsprincipen och därigenom ge service till allmänheten måste vi dokumentera handlingarnas existens, vilket görs via ett diarium. Ett diarium är ett register där inkommande, upprättade och utgående handlingar registreras. Huvudregeln enligt offentlighets- och sekretesslagen är att inkomna och upprättade handlingar utan dröjsmål ska registreras i diariet. Ansvaret att lämna en handling till diariet ligger hos personen som skickat eller mottagit den. En mottagen handling, oavsett på vilket sätt, t.ex. e-post, fax, brev ska diarieföras i original, av en sänd handling diarieförs en kopia. När en handling registreras så upprättas ett ärende där alla handlingarna tillhörande samma ärende förvaras tillsammans, detta oavsett om ärende avslutas direkt eller pågår i flera år. Vid SLU används systemet Public 360 för diarieföring. Institutionen för stad och land Org.nr Postadress: Box 7012, Uppsala Tel: Besöks-/leveransadress: Ulls väg 28 A-B, Uppsala Fax: E-post: sol@slu.se

2 Handlingar som ska registreras i Public 360 Generellt kan man säga att det som fordrar åtgärd ska registreras, till exempel: Bidragsansökningar Beslut av betydelse, yttranden och förslag Upphandlingsärenden Avtal och kontrakt Utredningar Policydokument och beslutade rutiner Projekthandlingar Framställningar från fackliga organisationer Övriga handlingar av betydelse för att kunna bevisa att de har kommit in eller skickats ut från universitetet Personadresserat brev med tjänsteärende Obligatoriska uppgifter för handlingar i ett ärende Datum (när handlingen kom in eller upprättades) SLU-id (eller annan diariebeteckning) Till/från (vem skickar vi handlingen till eller från vem vi har fått den) Ärendemening (kort vad handlingen rör) Handlingar som inte ska registreras Det som kräver en enkel hantering eller ingår i andra rutiner ska inte registreras t.ex. Enkla förfrågningar om information Fotokopior Skrivelser för kännedom Handlingar som ingår i andra rutiner som ekonomiadministration Påminnelser och rekvisitioner Reklam, kallelser och kursinbjudningar Utkast, koncept och minnesanteckningar Bibliotekshandlingar Handlingar som redan från början har en naturlig sorteringsordning som protokoll eller fakturor Felsända handlingar Lathund för informationshantering SOL (6)

3 Forskningshandlingar Exempel på projekthandlingar - forskningsprojekt Handlingar inom ett forskningsprojekt som ska lämnas för registrering: Ansökan Beslut (både beviljade och eventuellt avslag) Kontrakt Korrespondens Ekonomisk slutredovisning Slutrapport, artikel, avhandlingar, publikation Förtydligande kring hantering av ansökan vid SOL Forskare som vill ansöka om medel hos extern finansiär kontaktar alltid avdelningschefen först och redogör för syftet med ansökan/anbudet. Avdelningschefen beslutar om den sökande får gå vidare med ansökan/anbudet utifrån avdelningens strategi för vilka typer av ansökningar/ämnesområden man vill satsa på. Om forskaren får JA fylls blanketten SOLanmälan externfinansiering i och mejlas till projektekonomen och avdelningschefen. Forskaren får i denna blankett en checklista över vilka moment som ingår i ansöknings- och kontraktförfarandet. Dessutom måste forskaren se över om ansökan omfattas av Grant Offices speciella rutiner. Om så är fallet ska forskaren i god tid kontakta Grants Office för en speciell granskning. Till ansökan bifogas en fullkostnadskalkyl som forskaren tagit fram tillsammans med projektekonomen och som signerats av forskaren själv, ekonom, avdelningschef och prefekt. Forskaren ansvarar för att göra en kopia av ansökan/offerten och lämna denna tillsammans med fullkostnadskalkylen i original till projektekonomen, som ser till att ansökan/offerten registreras i Public 360. Därefter skickar forskaren in originalet till den externa finansiären eller registrerar den elektroniskt enligt finansiärens anvisningar. Viktigt att notera är att vissa externa finansiärer kräver att institutionen undertecknar en avsiktsförklaring där det styrks att institutionen är villig att ta emot sökta medel om dessa beviljas. Detta dokument ska normalt signeras av prefekten (firmatecknare) och forskaren. Glöm inte ta en kopia som lämnas till projektekonom för registrering i Public 360 innan originalet återsänds finansiären enligt dennes villkor. Förtydligande kring hantering av kontrakt vid SOL När ett kontrakt kommer till institutionen skrivs det under av den ansvarige projektledaren och prefekten. Därefter lämnas ett exemplar i original till institutionens administration för handläggning. Om kontraktet avser beslutade ekonomiska belopp där fordran ska registreras, skickas originalet efter handläggning vid institutionen vidare till SLU:s ekonomiavdelning för registrering i Agresso och en kopia registreras på institutionen. För övriga kontrakt är det originalet som registreras vid institutionen. Hantering av forskningsmaterial Handlingar som uppstår i samband med forskning styrs också av offentlighetsprincipen, oavsett om forskningen är finansierad genom bidrag eller uppdrag. Forskningsmaterial är allmänna handlingar från uppkomstdatum och kan begäras ut, även under ett pågående projekt. Handlingar kan däremot inte lämnas ut om den berörs av sekretess enligt Lathund för informationshantering SOL (6)

4 Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) eller räknas som arbetsmaterial. Forskaren är upphovmannen till materialet, men materialet tillhör SLU och ska stanna vid universitetet om anställningen upphör. Forskaren kan ta med sig kopior, men forskningshandlingarna ska arkiveras vid SLU. Forskningsmaterial ska bevaras dels för att följa lagar och förordningar, men också för att möta externa finansiärers krav på bevarande av forskningsmaterialet. En annan anledning är av forskningsetiska skäl, då materialet ska bevaras för att forskningsresultatet ska valideras. Dessutom kan materialet ha ett vidare värde för andra forskare. SLU har därmed satt minimigränsen 10 år efter avslutat projekt för gallring av forskningsdata. Under ett projekt kan forskningshandlingar och material delas in i fyra delar: Administrativa handlingar Primärmaterial Bearbetningsmaterial och arbetsmaterial Redovisningsmaterial Begrepp Bevara innebär att materialet sparas 10 år eller mer. Gallra innebär att tidigare arkiverat materialet förstörs enligt fastställda regler och rutiner. Rensa innebär att material avlägsnas och förstörs utan att arkiveras. Dessa handlingar räknas inte som allmänna och kan därför förstöras utan beslut. Rensning görs av forskaren i samband med arkivering vid projektets slut. Hur länge ska handlingarna bevaras? Efter avslutat projekt/uppdrag ska handlingarna bevaras i minst 10 år. Efter 10 år kan handlingarna gallras efter bedömning. Forskningsmaterialet kan gallras efter 10 år OM det saknas ett fortsatt inomvetenskapligt värde, värde för annat forskningsområde; vetenskapligt eller kulturellt värde samt personhistoriskt värde. Annars ska handlingarna bevaras permanent. Som hjälp i bedömningen av hur länge materialet ska bevaras finns dokumentet Checklista forskningsdata vad ska bevaras? som ligger på intranätet under rubriken Arkivering och registrering. Lathund för informationshantering SOL (6)

5 Nedan följer tabeller som ger exempel på vilka handlingar som faller inom respektive kategori samt hur de ska bevaras respektive gallras. 1. ADMINISTRATIVA HANDLINGAR Registreras och bevaras permanent Projektbeskrivningar/-planer Metodbeskrivning Projektplaner Anslagsansökningar Kontrakt/beslut om medel alternativt avslag Korrespondens med finansiärer Avtal Protokoll eller annan dokumentation från styrgrupps- eller referensgruppsmöten eller dylikt Ansökan och beslut om tillstånd från t.ex. etiska kommittéer Ekonomiska slutrapporter 2. PRIMÄRMATERIAL Gallras efter 10 år (eller bevaras) Laboratorieböcker Mätdata/testresultat Enkäter Övrigt primärmaterial 3. BEARBETNINGSMATERIAL Rensas Datafiler som osjälvständiga led i pågående bearbetning av rådata Beräkningar Rapportutkast och koncept Andra bearbetningar 4. REDOVISNINGSMATERIAL Registreras och bevaras permanent Artiklar Konferensrapporter Delrapporter Avhandlingar Slutrapporter Lathund för informationshantering SOL (6)

6 Generella tips gällande arkivering och hantering av forskningsmaterial Digitala forskningshandlingar sparas lämpligen i en projektmapp på användarkontot på servern. Ge filerna logiska namn och gör en lista med använda förkortningar. I projektmappen sparar du även kopior på publikationer från projektet, redovisningar, ansökan mm. En god ordning ger en god tillgänglighet eftersom det underlättar återsökning av handlingarna vilket är en förutsättning om handlingen begärs ut. Efter avslutat projekt rensas projektmappen från utkast, skisser och övrigt tillfälligt arbetsmaterial förutsatt att det inte räknas vara en viktig del av forskningsprocessen. Annars ska det också arkiveras tillsammans med övriga handlingar. Handlingar som ska arkiveras skrivs ut på papper om det är smidigt att göra det. Mycket av den digitala informationen är väldigt omfattande och kanske också förlorar information vid utskrift. I sådana fall sparas materialet digitalt på servern. Materialets format måste då redovisas och förtecknas. Kontakta administrationen för mer information om hur det går till. E-arkivering Är du intresserad av att lagra dina filer i SLU:s e-arkiv, kontakta den centrala dokumentationsfunktionen på SLU för mer information. Lathund för informationshantering SOL (6)