Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 4 Forska Processgrupp 4.4 Version: 1.4 Dnr: 1411/2016 Fastställd: Giltig fr. o.m Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur. Detta dokument tillsammans med arkivhandboken ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna och Hanteringsanvisningarna.

2 Verksamhetsområde 4 Forska Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges en gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Med bevaras menas för alltid. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Handlingar som ska diarieföras 4.4 Begäran om utplåning av uppgifter Bevaras Avser även tillbakadragande av samtycken. 4.4 Biobanksavtal, se Bevaras Vid utlämning av prover så anmärkning diarieförs avtalen via KI Biobank. 4.4 Biträdesavtal Bevaras 4.4 DTAavtal Bevaras Data Transfer Agreement 4.4 Etisk prövning Ansökan, se Bevaras Avser såväl djuretiska som Beslut anmärkning. humanetiska ansökningar och tillstånd. För djuretiska beslut ska första sidan scannas in i W3D Forskningsfinansiering Beviljad ansökan Kontrakt Ändring av kontrakt Delrapporter Slutrapporter (ekonomiska och vetenskapliga) Ej beviljat beslut Bevaras/Gallras Ansökningar via Prisma måste skrivas ut och lämnas till registrator för diarieföring. Ej beviljad ansökan och beslut kan gallras 2 år avslag. RAFS 1999:1, 4.4 Klinisk prövning av medicinskteknisk apparatur Ansökan Beslut Bevaras 4.4 Konsortieavtal Bevaras 4.4 Läkemedelsprövning Ansökan med bilagor Bevaras Beslut

4 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 MTAavtal, se anmärkning Bevaras Material Transfer Agreement MTA för human/biobanksprover som tillhör KI diarieförs via KI Biobank. 4.4 Register innehållande personuppgifter Anmälan UF Bevaras UF:s arkiv Anmäls till KI:s personuppgiftsombudsman 4.4 Inköp av registerdata Ansökan Bevaras Avtal 4.4 Tillstånd Ansökan/Anmälan, se Bevaras/Gallras Strålskyddsmyndigheten Beviljat beslut anmärkning Arbetsmiljöverket Jordbruksverket Anmälan och tillstånd till/från Ej beviljat beslut Arbetsmiljöverket gällande smittförande mikroorganismer diarieförs vid UF. Ej beviljade ansökan med beslut kan gallras 2 år. 4.4 Tredjepartsavtal Bevaras 4.4 Uppdragsforskning Kontrakt Bevaras Forskningsrapporter 4.4 Bearbetningsmaterial Gallras 10 år RAFS 1999:1, Forskningsdata som kan gallras Generell anmärkning: Gallringsanvisningarna för denna process är inte tvingande. Om en handling som ska gallras bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller ett värde för annat forskningsområde och bedöms vara av stort vetenskapligt, kulturhistoriskt, eller personhistoriskt värde, eller bedöms vara av stort allmänt intresse, får handlingen i fråga undantas från gallring och i stället bevaras. Denna bedömning ska göras av ansvarig forskare. Förvara handlingarna projektvis fram till gallring. 4.4 Biobanksuppgifter Förteckningar på använda prover Gallras 10 år RAFS 1999:1, Förteckningarna ska vara så detaljerade att originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras. RAFS 1999:1,

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 Enkätsvar Gallras 10 år, se anmärkning Originalenkäter oavsett format RAFS 1999:1, (digitala, papper) sparas minst 10 år. Enkätkopior (inskannade, papperskopior) gallras vid inaktualitet förutsatt att originalenkäterna sparas i 10 år. Enkäter av mycket stort värde för framtida forskning bör bevaras. 4.4 Fotografier, utskrifter från mätapparatur Gallras 10 år 4.4 Kod och variabellistor Gallras 10 år RAFS 1999:1, I de fall registerdata bevaras måste även kod och variabellistorna bevaras. RAFS 1999:1, 4.4 Kvalitetskontroller Gallras 10 år 4.4 Läkemedelsprövning Forskningsdata Gallras tidigast 10 år avslut, se anmärkning 4.4 Patientjournalsförteckning Förteckningar över använda journaler Gallras 10 år Respektive institution RAFS 1999:1, För handlingar som berörs av Läkemedelsverkets föreskrifter eller till av dem hänvisade direktiv gäller de regler som anges där om de är längre än KI:s gallringsfrister. Förteckningarna ska vara så detaljerade att originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras. 4.4 Patientjournalsuppgifter Gallras 10 år 4.4 Primärdata Korrigeringar Gallras 10 år Patientjournaler bevaras av sjukvårdshuvudmannen. RAFS 1999:1, RAFS 1999:1,

6 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 Primärdata/rådata Gallras 10 år 4.4 Registerdata Gallras 10 år Avser övrig primärdata/rådata som inte är upptagna som enskilda handlingstyper. Registerdata som är svåra att återskapa och som bedöms vara av värde för framtida forskning bör bevaras. 4.4 Samtycken/Medgivande Får endast gallras under förutsättning att tillhörande identifierbart enkätmaterial/sammanställninga r också gallras. Om dessa bevaras måste även samtyckena bevaras. RAFS 1999:1, RAFS 1999:1, RAFS 1999:1, Personarkivet Med personarkiv avses forskargruppsledarens samlade forskningshandlingar som inte diarieförs och som ska bevaras. att skapa personarkiv kan även handlingar som inte är upptagna i dokumenthanteringsplanen, men som rör forskarens verksamhet bevaras. 4.4 Artiklar, vetenskapliga publikationer Bevaras, i 4.4 Datainsamlingsformulär Bevaras, i 4.4 Enkätmall Bevaras, i 4.4 Konferenser (handlingar rörande) som syftar till att tillgängliggöra det vetenskapliga resultatet Egen prsentation Bevaras, i 4.4 Korrespondens av vikt Bevaras, i Om enkäten är digital (webbenkät) ska den skrivas ut och bevaras. För

7 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 Loggbok Bevaras Elektroniskt i ELN, alternativt på papper i. 4.4 Projektplaner/projektbeskrivningar 4.4 Publikationsförteckning för specifikt forskningsprojekt 4.4 Webbsida för specifikt forskningsprojekt Bevaras, i Bevaras, Bevaras, Handlingar som arkiveras i egen serie 4.4 Trycksaker Bevaras, i egen serie Pappersloggbok förvaras i alternativt i en egen serie. Avser laboratorie eller annan projektdagbok. Protokoll förda över försök. Om annan än den som ingår i ansökan om finansiering. Webbsidan ska arkiveras av KI bara om KI är huvudman för projektet. I första hand ska webbsidan arkiveras digitalt, om möjlighet att göra det saknas ska skärmdumpar bevaras med dokumentation om webbsidans funktionalitet tillsammans med övriga handlingar i forskningsprojektet. 4.4 Publikationsförteckning för institutionen Bevaras, i egen serie. Avser förteckning över institutionens samtliga publikationer. Lista går att skriva ut från KIB:s hemsida.