Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Transkript

1 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan 24, Hisings Backa. Sammanfattning Fordonsprovarna i Väst saknar delar av arkivredovisning. Den behöver kompletteras med arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur och processbeskrivningar samt redovisning av förvaringsenheter. Fordonsprovarna i Väst saknar tillgång till arkivlokaler som skyddar arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst på den nivå Riksarkivets föreskrifter kräver. Inledning Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att tryckfrihetsförordningens bestämmelser om handlingsoffentlighet hos myndigheter i tillämpliga delar ska gälla också hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Enligt bilagan gäller handlingsoffentlighet hos besiktningsorgan enlig fordonslagen (2002:574) i verksamhet avseende fordonskontroll enligt samma lag. Enligt arkivlagen (1990:782) 2 gäller denna även för arkiv hos sådana organ till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan. Riksarkivet inspekterade därför besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB. Inspektionen är dokumenterad i denna rapport. Inspektion 1. Ansvar och organisation Fordonsprovarna i Väst AB utför främst kontroll- och lyftbesiktning, enskilt godkännande, registreringsbesiktning samt ADR (kontroll av fordon för miljöfarlig transport). Även lämplighetsbesiktning och mopedbesiktning kan utföras. Fordonsprovarna har 6 personer anställda och har hela sin verksamhet på Importgatan 24 på Hisingen i Göteborg. Verksamheten är inriktad på fordonskontroller på tunga fordon, även om annan besiktning också kan förekomma.

2 2 (5) Styrelsen för bolaget är arkivansvarig och det praktiska arbetet med arkivet leds och utförs av NN (ägare och styrelseordförande) och NN (ägare och VD). Även revisor i bolaget arbetar till viss del praktiskt med arkivet. 2. Styrdokument Arkivvården styrs av en kvalitetsmanual och riktlinjer i resultatdokumentationen. Dessutom finns avtal med extern part om lagringsplats och säkerhetsåtgärder för elektronisk information såsom webbplats, intranät och elektroniska protokoll och intyg. Fordonsprovarna i Väst AB är ackrediterade av SWEDAC vars policydokument för arkivering därför också är tillämpligt. 3. Arkivbildning AB Svensk Bilprovnings monopol på kontrollbesiktning av motorfordon upphörde Arkivbildningen hos Fordonsprovarna i Väst startar i december Arkivbildningen består främst av resultatdokumentation inom de olika besiktningstyper man utför inklusive bromsprotokoll, samt viss del av styrande och stödjande dokumentation såsom verksamhetsberättelser och årsredovisning. 4. Framställning och hantering av handlingar Handlingar på papper som upprättas och ska bevaras är verksamhetsberättelser och årsredovisning. Det är viktigt att handlingar som ska bevaras framställs på ett sätt som gör att de tål att åldras. Därför ska åldersbeständig papper (SS-EN ISO 9706) användas och utskrifter som görs ska vara enkelsidiga. Handlingarna ska förvaras i godkända arkivboxar enligt SS-ISO och aktomslag ska användas i boxarna. Underlag till besiktningsprotokollen arkiveras i pappersform under gallringsfristen. Resultaten registreras i Transportstyrelsens system men lagras också digitalt hos Fordonsprovarna i Väst ihop med elektronisk kopia på kundens protokoll/intyg. Arbetsprotokollen arkiveras ihop med underlaget i pappersform. Handlingarna förvaras under ca ett år i pärmar i kontorsmiljö och läggs sedan i förvaringskartonger som inte är godkända för arkiv. Även handlingar som kommer att gallras ska ha en godkänd förvaringsmiljö under den tid de ska bevaras. Elektronisk information förvaras på server hos extern leverantör som ombesörjer säkerhetskopiering och andra relevanta säkerhetsåtgärder enligt avtal. Dessutom finns all elektronisk dokumentation speglad på tre USB-minnen som förvaras på olika platser. Inga elektroniska handlingar är avsedda att bevaras fram till leverans till arkivmyndighet i framtiden utan speglar Fordonsprovarna i Västs behov av tillgång till information för effektivitet och kundnöjdhet.

3 3 (5) 5. Gallring Bevarande och gallring hos besiktningsorgan enligt Fordonslagen (2002:574) regleras i Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrift RA-MS 2014:40. Föreskriften definierar vad som är allmän handling hos besiktningsorganet och medför att det inte finns behov av tillämpningsbeslut för Riksarkivets generella gallringsföreskrifter. I föreskriften nämns 16 olika handlingstyper, både papper och elektroniska. Sju av dessa ska bevaras för framtiden: verksamhetsberättelser, årsredovisningar och statistiska sammanställningar inom den del av verksamheten som är att likställa med myndighetsutövning, typbesiktningar, tekniska handböcker samt automatiserad förteckning över handböcker samt liggare över identifieringsmärken för moped mm. Fordonsprovarna i Väst utför inte typbesiktning och skapar inte heller egna tekniska handböcker eller register över tekniska handböcker (istället används Transportstyrelsens föreskrifter direkt). Liggare för identifieringsmärken finns förberedd men ingen post har hittills förts in. Enligt uppgift är denna handlingstyp en kvarleva från en tidigare hantering som inte förekommer längre. Fordonsprovarna i Väst gör heller inga egna statistiska sammanställningar. Övriga nio handlingstyper ska gallras med olika frister, t.ex. kontollbesiktning protokoll efter tre år, registreringsbesiktning protokoll med underlag efter åtta år. Verksamheten har snart funnits i tre år. Ingen gallring har hittills utförts. När gallring verkställs ska detta ske under kontrollerade former. 6. Arkivredovisning Den arkivredovisning som Fordonsprovarna i Väst har upprättat benämns Resultatdokumentation och innehåller koppling mellan handlingsslag och handlingstyper samt hanteringsanvisningar för dessa. Arkivredovisningen behöver kompletteras för att uppfylla gällande regler. Arkivredovisningen ska enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2008:4) bestå av uppgifter som kan presenteras som en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och en arkivförteckning. Arkivbeskrivningen ska innehålla följande uppgifter:

4 4 (5) arkivbildarens namn, tidpunkt för arkivbildarens tillkomst (och upphörande), arkivbildarens verksamhet, arkivbildarens organisation, sökmedel till arkivet, inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring, överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild (i förekommande fall), överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet, (i förekommande fall), och arkivverksamhetens organisation (ansvar, roller, arbetsfördelning) Många av dessa uppgifter finns enligt uppgift i den kvalitetsmanual som Fordonsprovarna i Väst upprättat, och kan i så fall återanvändas i arkivbeskrivningen. Arkivbeskrivningens syfte är att vara en introduktion till arkivbildningen och arkivet både nu och i framtiden, ett offentligt sökmedel som enkelt kan lämnas ut på begäran. Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar innebär en lista över verksamhetens processer och en beskrivning på ett övergripande plan av arbetsflödet i processen (vad som initierar och avslutar processen samt de processaktivteter som vanligen ingår). Beskrivningen kan vara antingen grafisk eller i text. Ett besiktningsorgan har allmänna handlingar som skapas inom främst kärnprocesser i form av olika typer av besiktning, men även inom styrande eller stödjande processer, nämligen verksamhetsberättelser, årsredovisningar och statistiska sammanställningar inom den del av verksamheten som är att likställa med myndighetsutövning. Processerna ska numreras enligt punktnotation som genom detta skapar en klassificeringsstruktur. Arkivförteckningen utgörs av en redogörelse för vilka handlingar som ingår i respektive process, och hur dessa hanteras avseende gallring och eventuellt förekommande sekretess. I denna del motsvarar den resultatdokumentation som Fordonsprovarna i Väst upprättat, med några kompletteringar, stora delar av vad som krävs. Utöver detta krävs en redovisning av förvaringsenheterna. Detta kan för handlingar som ska gallras ske på ett övergripande sätt där information om förvaringsplats kan ingå i hanteringsanvisningarna. För de arkivboxar med handlingar på papper som ska bevaras krävs dock en lista med volymer med en unik beteckning som återfinns både i arkivförteckningen och på arkivboxen. 7. Arkivlokaler

5 5 (5) Enligt 6 arkivlagen är en myndighet och vissa andra organ skyldiga att skydda sitt arkiv mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Kraven på utformningen av arkivlokaler regleras närmare i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4. Fordonsprovarna i Väst har inte tillgång till arkivlokal eller arkivskåp som motsvarar kraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2013:4 om arkivlokaler). Besiktningshandlingarna förvaras i pärmar i kontorsmiljö under ca 1 år. Därefter läggs handlingar som ska gallras i framtiden i kartonger som märks med ärendetyp och år och placeras på ett loft ovanför besiktningshallen. Handlingar som ska bevaras (verksamhetsberättelser och årsredovisningar) står kvar i kontorsmiljön. Fordonsprovarna i Väst är medvetna om att förvaringen inte uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och planerar att åtgärda detta. Om Fordonsprovarna i Väst avser att bygga en arkivlokal så bör samråd med Riksarkivet ske rörande byggplanerna. Riksarkivets handläggare för arkivlokalsärenden bör då kontaktas. Riksarkivet framhåller att arkivskåp som motsvarar kraven i RA-FS 2013:4 avseende brandskydd 2 h också är en möjlig lösning. Sofia Särdquist Arkivarie Tillsynsavdelningen