Inspektion av arkivvården vid Swedfund International AB

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivvården vid Swedfund International AB 1. Sammanfattning Enligt arkivförordningen (1991:446) 3 ska handlingarna i ett ärende arkiveras när ärendet slutbehandlats. I fråga om diarier och andra register som förs fortlöpande anses varje anteckning arkiverad i och med att den har gjorts. Det är ännu inte många ärenden som avslutats hos Swedfund (Swedpartnership). Dessa ska dock redan från början samlas i riktiga förvaringsmedel och förvars i en godtagbar lokal. Även diariet omfattas alltså av arkivregelverket i dess helhet. Därför måste det långsiktiga bevarandet planeras med utgångspunkt i reglerna för detta. Det finns även vissa olösta frågor rörande avgränsningen av de allmänna handlingarna hos Swedfund, dels avseende styrdokument för Swedpartnership (se 3.2 nedan), dels avseende dokumenten i Swedpartnerships CRM-system (se nedan), vilka Swedfund har att ta ställning till. 2. Förelägganden 2.1 Swedfund ska försäkra sig om att skrivmedel och papper motsvarar Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav, RA-FS 2006:4, genom att upphandla certifierade produkter, alternativt begära leverantörsförsäkran om överensstämmelse med de tekniska kraven. 2.2 Arkiverade pappershandlingar ska samlas i aktomslag som placeras i arkivboxar. Aktomslag och boxar ska, enligt RA-FS 2006:4, 4 kap. 6-8, uppfylla kraven i svensk standard SS , utg Arkivet ska förvaras i en arkivlokal eller i dokumentskåp som motsvarar Riksarkivets föreskrifter om arkivlokaler, RA-FS 1994:6 (ä. och omtr. 1997:3). 2.4 Avseende diariet och eventuella andra elektroniska handlingar som ska bevaras, ska det upprättas en strategi för bevarande enligt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap. Riksarkivet emotser skriftlig redogörelse för åtgärder som vidtas med anledning av föreläggandena senast den 30 mars Anmärkningar Riksarkivet får dessutom göra följande anmärkningar: - Swedfund bör närmare utreda avgränsningen av arkivet (jfr. RA-FS 1991:1, 1 kap.) avseende styrdokument och CRM-stöd för Swedpartnership.

2 2(5) - Plastfickor och gem ska rensas från handlingarna senast när de arkiveras (jfr. RA- FS 2006:1, 6 kap.). - Swedfund bör förbereda en arkivförteckning enligt föreskrifter och allmänna råd i RA-FS 1991:1 (ä. 2008:4). Även avseende dessa anmärkningar ska åtgärder vidtas. 3. Inspektionen 3.1 Inledning Riksarkivet (RA) har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt arkivförordningen 5 regelbundet inspektera arkivvården. Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, också i tillämpliga delar ska gälla handlingar hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Vid tillämpningen av lagen så jämställs dessa organ med myndigheter. Detta medför även att arkivlagen med följdförfattningar omfattar organen och således har Riksarkivet skyldighet att utöva tillsyn över dem. RA genomförde den 30 september 2011 en inspektion hos Swedfund avseende arkivvården i den verksamhet som tas upp i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, det vill säga prövning av frågor om statligt stöd till små och medelstora svenska företags investeringar i Swedfunds samarbetsländer. Närvarande vid inspektionen var, från Swedfund, Senior Loan Manager och Team Leader, och Senior Loan Manager; från RA, Elisabeth Celander, 1:e arkivarie, och Ian Fallenius, 1:e arkivarie. 3.2 Arkivets avgränsning Swedfund International AB är ett statligt riskkapitalbolag som erbjuder etableringsstöd för investeringar på tillväxtmarknader i Afrika, Asien, Latinamerika och Östeuropa. Swedfund bildades 1979 och rapporterar till UD:s enhet för styrning och metoder i utvecklingssamarbetet. Swedfund övertog 2009 ansvaret för de biståndsfinansierade s.k. startprogrammen från Sida, NUTEK och Almi Väst i Borås. Inga handlingar eller öppna ärenden togs dock över i den nya verksamheten. Genom förordningen (2008:1272) om Swedfund International AB:s stöd till små och medelstora svenska företags investeringar i Swedfunds samarbetsländer 5 har regeringen till Swedfund överlämnat förvaltningsuppgiften att besluta om stöd i form av avskrivningslån. Av förordningen

3 3(5) framgår vidare att förvaltningslagen (1986:223) 4-8, samt 20 och 21 ska tillämpas i dessa ärenden. Verksamheten bedrivs under namnet Swedpartnership som ett myndighetsutövande skilt från Swedfunds affärsdrivande verksamhet. Tre personer arbetar på heltid med Swedpartnership, varav en är Team Leader. Var och en av dessa tjänstemän har beslutanderätt, dock enbart i ärenden som inte föredras av denne. Medel för utbetalning av stöd och administration rekvireras från Kammarkollegiet. Swedpartnerships projekt ska bygga på ett långsiktigt kommersiellt samarbete mellan ett svenskt företag och ett företag i ett av Swedfunds investeringsländer. Svenska små och medelstora aktiebolag erbjuds etableringsstöd i form av ett avskrivningslån för investeringar fr.a. avseende kompetensöverföring till ett företag i landet där projektet ska genomföras. Fr.o.m. den 1 april 2009 och till dato har 89 ansökningar registrerats. Swedfund tolkar det så, att myndighetsutövningen börjar när ansökan inkommer, och består i själva prövningen av respektive ansökan. Styr- och stödprocesser för Swedpartnerships verksamhet anses alltså inte omfattas av handlingsoffentlighet. Detta väcker dock vissa frågor kring avgränsningen av de allmänna handlingarna, t.ex. huruvida inte även arbetsordningen (se 3.3 nedan) och andra styrdokument borde omfattas av handlingsoffentlighet. Riksarkivets aviseringsskrivelse angående inspektionen hade t.ex. inte diarieförts, då diarieföringen (se 3.4 nedan) hittills endast omfattat handlingar i de ärenden som initieras av ansökningar. 3.3 Ansvar och organisation Swedpartnership hör till Swedfunds avdelning för strategisk utveckling. Team Leader för Swedpartnership är enligt arkivbeskrivningen arkivansvarig. För Swedpartnership finns en arbetsordning daterad , vilken man nu avser uppdatera. Av denna framgår bl.a. att all verksamhet avseende Swedpartnership ska hanteras i ett separat IT-system (1.6), att pappershandlingar ska förvaras i låsta aktskåp (1.7), att i varje nytt ärende ska en akt upprättas där samtliga handlingar samlas (2.6.1), att ett arkiv ska inrättas (4.1) och att arkivbeskrivning och systematisk arkivförteckning ska upprättas (4.2). Vidare finns i arbetsordningen bestämmelser om tjänsteanteckning (2.6.4) samt om registrering (2.6.3) och utlämnande (2.6.5) av allmänna handlingar. 3.4 Arkivbildning Swedpartnerships handlingar registreras ett digitalt diarium. Ärenden klassas enligt världsdel: 1 Afrika, 2 Asien, 3 Latinamerika, 4 Östeuropa. Processen kan i typfallet beskrivas som att - ansökan inkommer, - beslutsunderlag tas fram, - beslut fattas, - hälften av medlen betalas ut,

4 4(5) - lägesrapport inkommer, - slutrapport inkommer, - resten av medlen betalas ut, - Swedfund besöker projektet, - Swedfund skriver en rapport från platsbesöket, varefter - lånet skrivs av. 3.5 Framställning och hantering av handlingar Pappershandlingar Det finns ingen styrning avseende användning av papper och skrivmateriel som motsvarar Riksarkivets tekniska krav (RA-FS 2006:4). Alla ärenden ligger för närvarande i hängmappsystem i plåtskåp. Ärendena ställs av årsvis i löpnummerordning. Ärendena rensas inte före arkivering. Aktomslag används inte, i stället förvaras handlingar i plastfickor och kuvert. Kuverten har sparats p.g.a. att de ankomststämplas; detta borde i stället göras direkt på handlingarna Elektroniskt upprättade handlingar Swedpartnerships diarium är en applikation framtagen av Gunnar Andersson Data AB. Systemet togs i drift under Inga handlingar går direkt in i systemet. E-post skrivs ut och registreras och läggs till akten. För Swedpartnership finns även ett windowsbaserat CRM-system (Customer relationship management), Kontakt från Lundalogik, Detta används dels i marknadsföringssyfte, dels för att hantera digitala kopior av handlingarna i respektive ärende. Swedfund begär nämligen av ingivaren att få in ansökningshandlingarna både på papper och digitalt. Dock är det oklart om kompletteringar till ansökan alltid inkommer både på papper och digitalt. Man vill bevara alla handlingar på papper och betraktar pappersakten som original. Det är inte helt klarlagt om dokumenten i CRM-systemet alls ska anses utgöra allmänna handlingar. CRM-systemet saknar koppling till diariet. CRM-systemet är nyligen taget i drift, och det dröjer ännu någon månad innan man fullt kan ut utnyttja systemets alla möjligheter. Både diariet och CRM-systemet driftas lokalt på Swedepartnerships egen server, som ingår i Swedfunds IT-miljö men har egna avgränsningar och behörigheter. Man har rutiner för back-up, men inte någon särskild modell för informationssäkerhet. Swedfund har ännu inte upprättat någon särskild strategi eller planering för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1.

5 5(5) 3.6 Arkivredovisning En arkivbeskrivning finns upprättad, daterad Denna får anses godtagbar med hänsyn till det begränsade handlingsbeståndet. Möjligen kunde avsnittet om samband mellan verksamhet och handlingar utökas med några konkreta exempel på handlingar som ingår i ärendena. Av arkivbeskrivningen framgår också att sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen 31 kap. 24 kan behöva tillämpas vid utlämnande av allmän handling. Någon systematisk arkivförteckning enligt RA-FS 1991:1 (ä. 2008:4) 6 kap har ännu inte upprättats. 3.7 Arkivlokaler Akterna förvaras i ett särskilt aktrum i direkt anslutning till kontorslokalerna på plan 3. Dörren till rummet hålls stängd. Dörren är märkt brandteknisk klass EI 60; rummet har dock fönster och ventilationen saknar förmodligen brandspjäll. Handlingarna förvaras i hängmappar i två skåp utan skyddsklass. 3.8 Gallring Swedfund har inte beslutat något tillämpningsbeslut till RA:s föreskrifter om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; RA-FS 1991:6 (omtr. 1997:6). Swedfund behöver naturligtvis inte göra det heller, om man inte anser att några handlingar bör gallras. I Riksarkivet den 18 oktober 2011, Ian Fallenius 1:e arkivarie