Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket

Transkript

1 Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket Riksarkivet (RA) inspekterade den 7 oktober 2008 arkivvården vid Naturvårdsverket. Närvarande: Från Naturvårdsverket: arkivarie, enheten för kvalitetssäkring arkivarie, enheten för kvalitetssäkring. enhetschef, enheten för kvalitetssäkring avdelningschef, avdelningen för verksamhetsstöd (del av tid) enhetssekreterare, enheten för Produkter och Avfall (del av tid) IT-konsult (del av tid) IT-utredare, Verksstaben (del av tid) Systemutvecklare, enheten för IT (del av tid) IT-ansvarig Miljörättsavdelningen (del av tid) enhetschef, enheten för IT (del av tid) Från RA: Henrik Siipo, utredare Maria Nordström Jarnryd, arkivarie SAMMANFATTNING Riksarkivet (RA) har besökt Naturvårdsverket för att inspektera arkivvården. Naturvårdsverket inspekterades senast den 25 april 2003, dnr RA /1520. FÖRELÄGGANDEN RA konstaterar att arkivredovisningen vid myndigheten inte är helt tillfredsställande. Följande åtgärder skall vidtagas och redovisas till RA senast den 31 augusti Uppdatera arkivförteckningen enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 ändr. 1997:4. - Plan för långtidslagring av ADB ska upprättas i enlighet med RA-FS 2003:2. - Upprätta tillämpningsbeslut för EU-handlingar enligt RA-FS 2000:1. - Upprätta tillämpningsbeslut för RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration. - Det förslag på tillämpningsbeslut för räkenskapshandlingar i enlighet med RA-FS 2004:3 som finns ska fastställas.

2 Inspektionsrapport 2(5) 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom Naturvårdsverket finns kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Hela personalen har fått gå en kurs i ämnet. Chefen för Enheten för kvalitetssäkring är arkivansvarig. Hon har budget- och personalansvar. Ansvaret är fastställt i arbetsordningen och i beslutsordningen. Det praktiska arbetet utförs av arkivarierna samt ett tiotal arkivsamordnare. Arkivfunktionen är placerad inom Enheten för kvalitetssäkring. IT-enheten har arkivansvar för den digitala informationen. En person i staben sköter frågor om informationssäkerhet. Idag drivs ett ärendehanteringsprojekt (Modena) inom Naturvårdsverket. När ärendehanteringssystemet är infört kommer förvaltningen av systemet att ligga på biblioteket. Plan för långtidslagring av ADB i enlighet med RA-FS 2003:2, 5 kap., 1 2, finns inte. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningen och arkivbeskrivningen görs av arkivarierna. Arkivsamordnarna på enheterna ordnar handlingarna och skickar dem till arkivet med ca 2-3 års mellanrum. Arkivarierna och registratorerna känner till arkivredovisningen, vet var den finns och kan presentera den. En skriftlig inköpsrutin gällande kontorsmaterial (rutin S109/08) finns på myndigheten. Naturvårdsverket använder enbart HP-skrivare och de produkter som är certifierade är HP 72 (black) och HP 91 (färg). Dessa två produkter passar inte till myndighetens skrivare. Naturvårdsverket köper mestadels in HP 56 och 57. Vid nästa inköp av skrivare måste hänsyn tas till om den är certifierad eller ej. De arkivboxar som köps in är A4 Svenskt Arkiv med SIS nr från AGE. Aktomslagen som används kommer från leverantören Allgrafiska AB och beställs via Svanströms. Papperet är 120 gram grönt papper. Kulspetspennor som används inom verket är certifierade och Naturvårdsverket har en leverantörsförsäkran gällande åldringsbeständigt papper. Större förändringar som väntas inom myndigheten som kommer att påverka arkivverksamhen inom Naturvårdsverket är att myndigheten ska byta sitt diarium mot ett ärendehanteringssystem (Modena-projektet), avslutande av pappersarkivet, start av digital arkivering, införandet av det nya sättet att förteckna arkiv samt ny förvaltningsorganisation på myndigheten. För närvarande pågår en utredning om att eventuellt flytta vissa verksamheter inom Naturvårdsverket till egna institut. 2 STYRDOKUMENT Naturvårdsverket har en delegationsordning där arkivvården ingår. Befattningsbeskrivningar finns och där ingår arkivverksamheten. Verksamhetsplan för arkivfunktionen finns. D/D-plan används vid myndigheten. Dokumenthanteringsplan är under utveckling. Rutiner för hantering av e-post och personadresserad post finns. Dessa dokument är fastställda genom avdelningsövergripande protokoll. Dokumenten uppdateras löpande och kvalitetsgranskas. Handbok för registrering och handbok för arkivering finns digitalt som alla anställda kommer åt. Vid Naturvårdsverket anser man att dessa dokument är ändamålsenliga men målet är att bli bättre och bättre. Jurister granskar alla dokument. Rutiner etc. bereds i en grupp i myndighetens ledning.

3 Inspektionsrapport 3(5) 3 ARKIVBILDNING På Naturvårdsverket sker diarieföringen enligt fastställda rutiner i det ADB-baserade diarieföringssystemet ÄHS som infördes 1989/90. Forskningsansökningar har eget register men diarieförs även i ÄHS. Tjänsteansökningar och forskningsansökningar inkommer i elektronisk form. Myndigheten praktiserar central diarieföring. Vid enheterna i Östersund och Kiruna har sekreterarna registreringsbehörighet i diariet. E-post bevaras på papper. Akterna arkiveras helt på papper. Ärendena rensas innan arkivering. Detta ska göras av handläggaren och särskilda rutiner finns för detta. Tillämpningsbeslut för Riksarkivets föreskrifter gällande gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt 1997:6) finns. Gallringen utförs av handläggarna. Upphandlingsärenden ska gallras av arkivsamordnarna. Diarieförda handlingar arkiveras på dossiénummer och år. Personaldossiéerna avställs var femte år, årsvis på födelsedatum. Handlingar gällande Nationalparker arkiveras i objektdossiéer. Sekretessbelagda handlingar gällande utsläpp av kväve och tillsyn av kväveutsläpp utgör egna serier i arkivförteckningen och har annan avställningsperiod. Andra ADB-baserade system vid myndigheten är ekonomisystemet Agresso (även för löner), forskningsregistret och Ripan som är ett register för jaktlicenser och jägarexamen. 4. FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR En förteckning över ADB-register enligt 15 kap 11 i sekretesslagen finns som är komplett. Myndigheten delar system med länsstyrelserna. Naturvårdsverket äger systemet och har arkivansvaret. System har även utvecklats av Naturvårdsverket för Länsstyrelsernas räkning. Dessa system har Länsstyrelserna helt tagit över. Ett ramverk för en systemförvaltningsmodell finns och en övergripande rutin ska tas fram enligt IT-personalen. I dagsläget samlas uppgifter in gällande systemavveckling och långtidslagring som ska tillföras systemförvaltningsmodellen. Uppgifter om rutiner ska också tillföras i enlighet med RA-FS 1997:4, kap. 4. Rutiner för back-up finns enligt myndighetens IT-policy. Månads-back-uper gallras efter ett år. Sparas även utanför Naturvårdsverkets lokaler enligt särskilt avtal. Arbete pågår med en modell för IT-säkerhet enligt RA-FS 2003:2. Hemsidan finns på CD-rom och DVD. Rutiner för bevarande av hemsidan är under utarbetande av arkivkonsult. I arkivförteckningen finns flera B-serier som utgör publicerat material. På Naturvårdsverket anser man att hantering, förvaring och vård av arkivhandlingar fungerar bra. Inga handlingar binds in.

4 Inspektionsrapport 4(5) Aktomslag används. Arkivboxar är väl fyllda. Boxarna är märkta med myndighetens namn och volymsignum. Myndigheten använder sig av självhäftande etiketter. De sitter oftast kvar. Ljud- och bildupptagningar finns inte på myndigheten. Fotografier finns som är kopplade till ärenden. Det finns en K-serie i arkivförteckningen. K-serien ska gås igenom, gallring ska prövas och byte av media ska övervägas. En låda microfiche har hittats vid arkivinventering. Kartor och ritningar som är kopplade till ärenden finns det ganska gott om. 5. GALLRING Flera tillämpningsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6) finns. Denna information även finns i dokumenthanteringsplanen. Forskningshandlingar finns inte på myndigheten. Tillämpningsbeslut för EU-handlingar enligt RA-FS 2000:1 ska upprättas. Naturvårdsverket har precis haft en upphandling av tjänsten från en arkivkonsult. RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst tillämpas. Tillämpningsbeslut för handlingar gällande upphandling, RA-FS 2004:2, finns. För RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration finns inte något tillämpningsbeslut men det är på gång med upphandlingen av tjänsten av en konsult. Ett tillämpningsbeslut för räkenskapshandlingar i enlighet med RA-FS 2004:3 finns ännu bara som förslag. Gallringsfristen Vid inaktualitet förekommer. Vid Naturvårdsverket har man för avsikt att försöka specificera fristen i dokumenthanteringsplanen. Gallringen verkställs i enlighet med föreskrifterna. Arkivarierna går igenom närarkiven en gång per år och ställer då frågan varför gallring inte har utförts om det ej skett. Myndigheten provar förutsättningen för gallring vid behov. 6. ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning Naturvårdsverket har upprättat en arkivbeskrivning. Den uppdaterades i juni Sambandet mellan myndighetens uppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag klargörs. Sökingångar till myndighetens arkiv finns. Arkivförteckning Allmänna arkivschemat tillämpas. Det finns en arkivförteckning för hela myndigheten. Den är uppdaterad t.o.m. år Idag har förteckning ca 420 serier. Tidigare hade den över 800 serier. Arkivarierna räknar med att arkivet är förtecknat t.o.m. år 2006 under sommaren Alla arkivhandlingar redovisas oavsett typ av media men detta arbete är inte klart. Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering arkiveras. En förteckning över gallringsbeslut är bilagd arkivförteckningen. 7. ARKIVLOKALER Naturvårdsverket har arkivlokaler i Stockholm och i Östersund. Dessa arkivlokaler fick medgivande av RA för att tas i bruk när Naturvårdsverket flyttade till nya lokaler, se diarienummer RA /714. Arkivlokalerna ligger inom myndighetens skalskydd. Tillträde till arkivlokalen har arkivarierna, arkivkonsulter och lokalvårdare. Till närarkiven har även arkivsamordnare och ärendesamordnare tillträde. Dörren till centralarkivet är låst när ingen vistas där. Till vissa närarkiv är dörren öppen på dagtid. Handlingarna förvaras 2-3 år i

5 Inspektionsrapport 5(5) närarkiv innan de flyttas till centralarkivet. I Östersund förvaras handlingarna i 6-7 år innan de skickas till centralarkivet i Stockholm. Inga handlingar förvaras direkt på golvet i centralarkivet. Naturvårdsverket använder arkivskåp som uppfyller kraven på området. Stockholm den 3 december 2008 Maria Nordström Jarnryd Arkivarie