Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps)

Transkript

1 Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps) Datum: Närvarande: från Sieps forskningssamordnare administrativ samordnare från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie SAMMANFATTNING Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps) startade sin verksamhet den 1 juli 2002 och är en liten myndighet med 12 anställda. Myndigheten har i uppdrag att bedriva och främja forskning, utvärdering, analys och studier i Europapolitiska frågor. Riksarkivet har hösten 2005 inspekterat arkivredovisningen vid Sieps (Dnr RA /2876). Inspektionen genomfördes först brevledes men kompletterades senare med ett besök. Vid besöket konstaterades att arkivredovisningen inte var helt tillfredställande och myndigheten förelades att upprätta en arkivbeskrivning och en arkivförteckning enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 ändr. 1997:4. Den nu genomförda inspektionen var en sk. systeminspektion dvs. alla delar av arkivverksamheten inspekterades översiktligt men fanns ändå möjlighet till fördjupad diskussion om speciella frågor. Inför inspektionen skickades checklista med frågor som togs upp vid inspektionen till Sieps samt begärde Riksarkivet arkivbeskrivning och förteckningsplan. Dessa har kommit in till Riksarkivet den 12 juni Därmed ser Riksarkivet det tidigare föreläggandet från 2005 som åtgärdat. Riksarkivet kan dock konstatera att arkivvården hos Sieps är fortfarande inte helt tillfredställande. Problemen finns framförallt i arkivets avgränsning enligt 3 kap. RA-FS 1991:1, ändr. 1997:4. Myndighetens huvuduppgift är att bedriva och främja forskning men handlingar som speglar den delen av verksamheten är bristfälliga i arkivet. Endast slutrapporterna i tryckt form som bevaras samt information från seminarier. Underlag till forskningsrapporterna bevaras inte. Sieps ska därför genomföra en inventering av myndighetens samtliga handlingstyper och definiera vilka handlingar som är allmänna och därmed utgör en del av myndighetens arkiv och vilka handlingar som inte är det. I synnerhet ska handlingar knutna till forskningsuppdrag granskas. Medvetenhet om arkivfrågor och dess betydelse samt rutiner för hantering av allmänna handlingar inom

2 Inspektionsrapport 2(5) organisationen måste skapas genom information. Vidare skall myndigheten skapa rutiner för diarieföring av e-post som är av betydelse och komplettera sitt diarium med uppgifter om huruvida ett ärende är avslutat eller ej för att uppnå en ändamålsenlig arkivhantering enligt arkivlagen (SFS 1990:782). Hantering av digital information berördes endast översiktligt vid inspektionen. Inspektionen avslutades med att tf kanslichef och tillträdande kanslichef informerades om det som kom fram under inspektionen. FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet kan konstatera att arkivvården hos Sieps är inte helt tillfredställande, varför följande åtgärder ska vidtas. Dessa ska skriftligt redovisas till Riksarkivet senast den 30 november Avgränsa arkivet och definiera vilka allmänna handlingar som utgör myndighetens arkiv enligt 3 kap. Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 ändr. 1997:4. - Upprätta rutiner för registrering av inkommande och utgående e-post som är av betydelse. ANMÄRKNINGAR Utöver det som står under förelägganden bör Sieps åtgärda följande. - För att uppnå en mer ändamålsenlig arkivhantering bör Sieps upprätta en kanslihandbok som innehåller administrativa rutiner, anvisningar för dokumenthantering, bestämmelser för gallring m.m. och som uppdateras vid behov. Kanslihandboken bör även innehålla rutiner kring registrering och e-posthantering. - Uppgifter om ärendestatus (öppet/avslutat) bör läggas till Diarium2. - Sieps bör försäkra sig om att endast certifierade produkter används vid framställning av handlingar. Vid behov skall leverantörsförsäkran begäras enligt RA-FS 2006:4. - Rutiner bör skapas för bevarande av myndighetens hemsida, avställning bör ske regelbundet (exempelvis årsvis, och vid större förändringar). Filerna bör förslagsvis förvaras under B11 Sieps hemsida. - Ljudupptagningarna bör avlägsnas från akterna och förvaras förslagsvis under en egen serie med hänvisning till akten (diarienumret) de hör till. En översyn av dessa ljudband bör göras och möjlighet till migrering till annan lagringsenhet bör undersökas under förutsättning att ingen informationsförlust uppstår. - Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6 (ändr. och omtr. RA-FS 1997:6) förslagsvis i form av en dokumenthanteringsplan i kanslihandboken.

3 Inspektionsrapport 3(5) INSPEKTION 1. Ansvar och organisation Enligt de närvarande finns kunskap om arkivlagstiftningen och om hantering av allmänna handlingar inom Sieps. Forskningssamordnaren och den administrativa samordnaren har deltagit Riksarkivets grundkurs i arkivvård Arkivfunktionen är placerad på administrativa enheten och arkivansvaret finns hos kanslichefen som även har budget- och personalansvar. Den administrativa samordnaren ansvarar för diarieföring samt arbetar praktiskt med arkivfrågor tillsammans med forskningssamordnaren. Kanslifunktionen ansvarar formellt även för bevarande av digital information. I praktiken har Sieps inga elektroniska handlingar. All ärendehandläggning sker på papper. Genom avtal köper Sieps administrativa tjänster från Kammarkollegiet, bl.a. förvaltning av systemen Agresso, Palasso, Hermes och Contempus. Kansliet ansvarar även för inköp av kopiatorer, skrivare och annan skrivmateriel även om i praktiken kan beställningen skötas av vem som helst inom myndigheten. Översyn av Sieps verksamhet har gjorts under 2007 (SOU 2007:109) och kan innebära vissa organisationsförändringar framöver. En ny hemsida kommer att lanseras inom kort. 2. Styrdokument Delegationsordning och befattningsbeskrivningar avseende arkivvården har nyligen upprättats. Någon särskild verksamhetsplan för arkivfunktionen finns inte. Diarie- och dossierplan används inte av myndigheten. Ingen dokumenthanteringsplan eller kanslihandbok finns. 3. Arkivbildning Allmänna handlingar registreras i ett egenutvecklat datorbaserat diarium, Diarium2, som togs i drift Uppgifterna från det tidigare manuella diariet matades in i systemet. Inga inkomna eller upprättade handlingar finns i systemet i elektronisk form. Viktigare e-post skrivs ut ibland på papper och bevaras i akten men registreras inte och Sieps saknar rutiner överhuvudtaget för hantering av myndighetens e-post. Aktrensning kan utföras av alla inom myndigheten. Gallring har hittills inte verkställts. Diarieförda handlingar arkiveras kronologiskt i diarienummerordning. Uppgifter om ärendestatus (öppet/avslutat) saknas i diariet vilket gör att avslutade och pågående ärenden inte kan skiljas från varandra. För utskick av nyhetsbrev används programmet Mail List King som bygger på en databas som innehåller adressuppgifter. Sieps anlitar Kammarkollegiet som sköter deras databaser för ekonomi- och personaladministration. Systemen som används är Agresso, Palasso och Hermes samt Contempus för e-fakturor. Originalfakturor skickas till Kammarkollegiet och skannas in sedan Sieps bevarar kopior av alla fakturor. De närvarande från Sieps var osäkra om vad händer med alla originalfakturor efter att de skickats iväg till Kammarkollegiet. Riksarkivet informerade att om problem uppstår vid digitalt bevarande och myndigheten tvingas skriva

4 Inspektionsrapport 4(5) ut inkomna eller utgående digitala fakturor, måste Riksarkivet underrättas om detta eftersom hanteringen innebär gallring. Vid nuvarande inspektionen behandlades myndighetens databaser endast översiktligt. En fördjupad inspektion av dessa kan behövas framöver. Riksarkivet vill dock poängtera att Sieps inte kan frånsäga sitt arkivansvar för uppgifterna i sina databaser även om Kammarkollegiet som förvaltar systemen. Vidare diskuterades problemet med de handlingar som uppkommer i Sieps forskningsverksamhet. Slutrapporterna arkiveras men underlaget kan finnas utspritt på olika håll, dels hos forskarna själva dels hos olika institutioner. Sieps måste därför reda ut vilka handlingar i myndighetens verksamhet som är allmänna handlingar och som ska följaktligen arkiveras och bevaras och vilka handlingar som inte är det. (se Förelägganden ovan). 4. Framställning och hantering av handlingar Sieps förvaltar Diarium2 själva. En extern IT-konsult utför backup en gång i veckan. Inga loggfiler och uppgifter om ändringar i systemet sparas enligt kanslipersonalen. Systemdokumentation och plan för långtidslagring av systemet enligt RA-FS 2003:2 finns inte. Viss beskrivning av Diarium2 finns dock på CD. Forskningsresultaten presenteras vid seminarier och publiceras på Sieps hemsida Filerna från en äldre version av hemsidan finns på CD-skivor. Sieps kommer inom kort att lansera en ny hemsida och i samband med detta kommer den nuvarande att ställas av och sparas på motsvarande sätt. Kännedom om certifierade skrivmedel och om kraven i RA-FS 2006:4 finns i viss mån hos myndigheten. Myndigheten binder inte in handlingar. Gråa aktomslag i papper används samt arkivboxar. Enligt uppgift båda är certifierade. På omslaget skrivs ärendeuppgifter ut. Boxarna är märkta med tusch på ryggen. Ljudupptagningar kan finnas bland akterna. 5. Gallring Riksarkivet har ännu inte utfärdat några myndighetsspecifika föreskrifter för Sieps. Inga lokala gallringsbeslut har heller tagits fram av Sieps. Däremot kan misstänkas att myndigheten tillämpar i praktiken ändå flera av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter. Vid inspektionen framgick bl.a. att Sieps gallrar mindre viktiga e-post, kopior, spam m.m. vars gallring regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6 ändr. och omtr. RA-FS 1997:6). 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättades hos Sieps våren Behov av några mindre korrigeringar och förtydliganden fanns och framfördes vid inspektionstillfället. Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering bevaras under B. Enligt den

5 Inspektionsrapport 5(5) administrativa samordnaren går det problemfritt att söka fram ärende via diariet. Riksarkivet informerade de närvarande om att nya föreskrifter kommer inom kort ang. övergång till en processorienterad arkivredovisning och att de gamla förteckningarna måste så småningom avslutas. För Sieps var denna kommande regeländring helt obekant. 7. Arkivlokaler Sieps har vid årskiftet 2007/08 flyttat till nya lokaler inom universitetsområdet Frescati. Myndighetens arkiv förvaras i 3 stora brandsäkra arkivskåp som är placerade i ett förråd med kontorsmaterial. Vissa handlingar som avtal och projekthandlingar förvaras i pärmar i tjänsterum. Stockholm den 19 juni 2008 Nora Liljeholm Arkivarie