HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ BRÄNNKYRKA GYMNASIUM

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /08 SID 1 (7) SSA 2008:13 Brännkyrka gymnasium Tellusborgsvägen Hägersten Att: Anders Lundevi Kopia Utbildningsförvaltningen Att: Caroline Swensson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ BRÄNNKYRKA GYMNASIUM Närvarande från skolan: Anders Lundevi Rektor Gürgün Görken Administrativ chef Margaretha Östlund Skolassistent Feray Clason IT-ansvarig, nätverkstekniker Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare Mattias Hammarlund Protokollförare Deltog gjorde även Caroline Swenson, arkivarie på Utbildningsförvaltningen. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Inspektionen avsåg Brännkyrka gymnasiums allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Brännkyrka gymnasium inspekterades senast Skolan har i huvudsak rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. I flera fall behöver dock rutinerna dokumenteras och styrande dokument upprättas eller uppdateras. Kunskapen om hanteringen av allmänna handlingar behöver också spridas mer i verksamheten, t.ex. beträffande diarieföring och hanteringen av e- post. Den långsiktiga hanteringen av fotografier, digitalt ljud och bild samt webbsidor behöver också ses över. Förslagsvis ges Utbildningsförvaltningen möjlighet att utbilda personalen i hanteringen av allmänna handlingar. Hanteringen och förvaringen av arkivhandlingar är god. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av den anledningen är rapporttexten kortfattad. Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Brännkyrka gymnasium att: - Uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/arbetsställen. - Med stöd från Utbildningsförvaltningen, fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande av ljud- och bildupptagningar enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Upprätta arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Rätta till brister enligt följande: De handlingar som förvaras i det icke godkända dokumentskåpet på expeditionen ska ges en godkänd förvaring. Brännkyrka gymnasium ska senast den skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Brännkyrka gymnasium att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna/dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar.

3 SID 3 (7) - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras, t.ex. e-post om elevårdsärenden etc. - Registrera e-post (och fax) i högre grad. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har delvis fastställts Skolan har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion. Den behöver uppdateras med arkivombud vid Bernadottegymnasiet. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Arkivinstruktionen behöver uppdateras så att det framgår vilka arbetsuppgifter som ingår i varje roll. - Uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR På den centrala administrationen är kunskapen hur allmänna handlingar ska hanteras god, men ute i verksamheten är man inte fullt ut medveten om vad lagstiftningen säger och för med sig i det dagliga arbetet. Bara administrativ personal har fått utbildning i hanteringen av allmänna handlingar. Stadsarkivet föreslår att skolan med stöd av Utbildningsförvaltningen genomför utbildningar. Skolan har inte rutiner för att informera nyanställda om hur allmänna handlingar ska hanteras, men detta har man planerat att åtgärda. Skolan kan till exempel komplettera det befintliga materialet med avsnitt om sekretess och utlämnande av allmänna handlingar. Detta kan sedan läggas ut på skolans webbplats. Rekommendationer - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket.

4 SID 4 (7) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns delvis Brännkyrka gymnasium har decentraliserad postöppning, den anställde ska själv se till att posten diarieförs. Skolan har inte upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post och man har inte rutiner för att läsa kollegors post vid deras frånvaro. Skolan diarieför bara de mest centrala inkommande- och utgående handlingarna. Egna upprättade handlingar diarieförs endast till liten del. Man tillämpar skolornas diarieplan. Skolan diarieför bara vissa handlingar som omfattas av sekretess. Stadsarkivet upplyste om att kuratorns handlingar ska registreras i diariet med hänvisning till elevvårdsprogrammet. Stadsarkivet föreslår central postöppning och diarieföring, samt att skolan använder diariet för att styra och därmed enkelt kunna återsöka verksamhetens handlingar. Stadsarkivet upplyste om att e-post ska hanteras i enlighet med stadens e-postregler. Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar För skolorna finns en dokumenthanteringsplan som håller på att uppdateras. Den är bara känd och tillämpad av den administrativa personalen och har inte spridits t.ex. via intranätet. Förutom Utbildningsförvaltningens arkivredovisningspärm finns inga andra anvisningar. - Med stöd från Utbildningsförvaltningen, fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. Rekommendationer - Kontrollera att hanteringsanvisningarna/dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras, t.ex. e-post om elevårdsärenden etc. - Registrera e-post (och fax) i högre grad.

5 SID 5 (7) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR År 2008 införlivades Bernadottegymnasiets arkiv och den arkivbildningen ska brytas sista juni Detta diskuterades som förslag under inspektionen. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Skolan har inte myndighetsspecifikt gallringsbeslut. Den administrativa personalen som arbetar med gallring är medveten om gallringsbesluten. För skolorna finns en dokumenthanteringsplan och man följer även de generella anvisningar som finns för staden. Utbildningsförvaltningens arkivredovisningspärm behöver dock uppdateras med de nya gallringsbeslut som har fattats av Stadsarkivet under 2007 och Gallringsbeslut tillämpas Skolan gallrar enligt befintliga gallringsbeslut. Det finns inte behov av nytt gallringbeslut Skolan har inte haft anledning att göra någon gallringsutredning. Däremot kan man komma att behöva göra en sådan för skolans digitala bilder. Gallring ska genomföras under kontrollerade former Skolan gallrar under kontrollerade former, dvs. med tuggning och låsta behållare. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis Skolan använder bara de centrala system för vilka Utbildningsförvaltningen har arkivansvar, skolan behöver således ingen strategi för att bevara materialet i dessa. Rutiner för att bevara bild och ljud finns inte Mycket lite ljud- och bild finns i analog form. Däremot finns det en hel del ljud och bild i digital form bl.a. från elevprojekt. Stadsarkivet understryker vikten av att man försöker att ta vara på och bevara åtminstone ett urval av material från projekt och andra stora arbeten från skolans verksamhet. Skolan bör samarbeta med Utbildningsförvaltningen kring en instruktion om urval av ljud och bild för digitalt bevarande.

6 SID 6 (7) Skolan använder arkivbeständiga produkter I arkivpärmen finns instruktioner vad gäller godkända arkivmaterial och skolan följer dessa instruktioner vid upphandling av skrivmateriel. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande av ljud- och bildupptagningar enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning saknas Skolan håller på att ta fram en arkivbeskrivning. Uppgifter om skolans föregångare ska tydligt framgå av arkivbeskrivningen. En fullständig arkivförteckning finns Skolan har en arkivförteckning som är strukturerad i enlighet med Utbildningsförvaltningens grundplan enligt allmänna arkivschemat. Arkivförteckningen är uppdaterad tom år Skolan har en rutin för att hålla arkivförteckningen uppdaterad. "Brännkyrka gymnasium med föregångare" är den benämning som ska användas för att man tydligt ska kunna se att arkivet innehåller flera arkivbildares material. Den digitala informationen finns upptagen men som egen serie. Det är informationen i sig som ska vara sökbar i arkivförteckningen och inte att den är digitalt lagrad och återsöks via systemen. Detta beror dock på att Utbildningsförvaltningens instruktion haft brister. I förteckningen finns bilder upptagna samt webbplatsen. Arkivmaterialet från skolans föregångare ingår också i arkivförteckningen, förutom det material som redan levererats till Stadsarkivet. Handlingarnas proveniens måste förtydligas i arkivbeskrivningen. Gallringsbara handlingar redovisas delvis Skolan har ännu ingen komplett dokumenthanteringsplan att lägga till arkivredovisningen. Arkivinstruktionen redogör för att gallring enbart får ske i enlighet med Stadsarkivets beslut. I Utbildningsförvaltningens arkivpärm finns en lista över den information som är gallringsbar. Den behöver dock uppdateras. - Upprätta arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik.

7 SID 7 (7) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Förvaltningen har två arkivlokaler. En äldre i rektorns arbetsrum som inte används, samt den arkivlokal som används idag och som godkändes av Stadsarkivet Dokumentskåp används Handlingar förvaras i dokumentskåp som är godkända. Det framkom dock under inspektionen att man på expeditionen använde ett icke godkänt skåp för förvaring av handlingar. - Rätta till brister enligt följande: De handlingar som förvaras i det icke godkända dokumentskåpet på expeditionen ska ges en godkänd förvaring. Stockholms stadsarkiv Karin Arvidsson Inspektionsförrättare