HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KUNGSHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) DNR /11 SSA 2011:10 Kungsholmens stadsdelsförvaltning Att: Christin Bjuggren Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KUNGSHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING Närvarande från Kungsholmens stadsdelsförvaltning: Christin Bjuggren Avdelningschef/arkivansvarig Anne Andsten Registrator Margareta Olsson Arkivassistent Taimi Helander Arkivassistent Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström Inspektionsförrättare Martin Ståhl Protokollförare Närvarade gjorde också Christina Moberg från Stockholms stadsarkiv samt Anne- Lie von Wowern, stadsdelsarkivarie (Södermalms stadsdelsförvaltning). SAMMANFATTNING Kungsholmens stadsdelsförvaltning inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 7 november Inspektionen avsåg stadsdelsförvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Kungsholmens stadsdelsförvaltning inspekterades senast den 13 december Stadsarkivet bedömer att Kungsholmens stadsdelsförvaltning överlag har goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Det kunde emellertid konstateras att vissa förbättringsåtgärder behöver genomföras på vissa områden, t.ex. betr. arkivredovisningen och förvaringen av allmänna handlingar. En annan slutsats som kunde dras är att det ofta på den centrala förvaltningen finns goda rutiner på olika områden, men att situationen ser delvis annorlunda ut på utförarenheterna. Här finns en stor förbättringspotential. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Kungsholmens stadsdelsförvaltning att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Bevaka vilka konsekvenser som den nya förskolelagen kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Försäkra sig om att bilder bevaras. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.för digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens IT-säkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Kungsholmens stadsdelsförvaltning ska senast den 30 september 2012 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna tidpunkt förväntas arbetet vara slutfört. Rekommendationer Kungsholmens stadsdelsförvaltning rekommenderas att: - Fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras.

3 SID 3 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Kungsholmens stadsdelsförvaltning har formellt fastställt ansvarsfördelningen i en arkivinstruktion, som utgår från den mall som har tagits fram av stadsdelsarkivarierna. I förvaltningens instruktion framgår rollerna och uppgifterna tydligt. Arkivansvarig är Christin Bjuggren, administrativ chef. Vidare ingår såväl arkivhandläggare och ett antal arkivredogörare i arkivorganisationen på förvaltningen. Organisationen upplevs fungera bra. Stadsarkivet efterlyser dock, redan i arkivinstruktionen, att fler aktörer, med ett utpekat arkivansvar, ute på utförarenheterna knyts till arkivorganisationen. Detta för att få till bättre insamlingsrutiner av dokumentation från utförarenheterna. Rekommendationer Kungsholmens stadsdelsförvaltning bör fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen anses vara god och det finns fungerande arbetsrutiner. Informationsträffar på olika nivåer anordnas regelbundet. Kungsholmens stadsdelsförvaltning har också bra rutiner för att informera nyanställda om regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Kungsholmens stadsdelsförvaltning använder de hanteringsanvisningar ( Aktuella gallringsföreskrifter för stadsdelsförvaltningarna ; en ny version har just kommit ut) som är utarbetad av stadsdelsarkivarierna och som gäller för alla stadsdelsförvaltningar. Vid inspektionen framkom att hanteringsanvisningarna delvis behöver uppdateras, för att helt stämma överens med arbetssättet på Kungsholmens stadsdelsförvaltning. Bl.a. rör det sig om en närmare utredning av vad som ska bevaras från förskolornas verksamhet. Nyhetsbrev nämndes som exempel. Insamlingsrutinerna för t.ex. bildmaterial (men även ev. andra handlingstyper) från dessa verksamheter behöver bli bättre. Stadsdelsförvaltningen uppmanas att se till att hanteringsanvisningarna tillämpas mer konsekvent i praktiken.

4 SID 4 (7) Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns delvis Kungsholmens stadsdelsförvaltning har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Posten öppnas centralt och ett fullmaktssystem finns. Rutinerna för att öppna och ta om hand e-posten förefaller vara goda. Registraturet, som är ständigt bemannat, sköter diarieföringen av handlingarna och det som ska diarieföras diarieförs också till stor del. Det fanns dock tecken på att fler handlingar behöver diarieföras. Registreringen sker nu enligt den nya klassificeringsstruktur som gäller för stadsdelsförvaltningarna. Rutiner för att rensa ut handlingar finns Kungsholmens stadsdelsförvaltning har rutiner för att rensa ut handlingar ur akter innan de arkiveras. Kungsholmens stadsdelsförvaltning ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Stadsdelsförvaltningen bör kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. Förvaltningen bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Kungsholmens stadsdelsförvaltning står inför flera större förändringar på förskoleområdet. Förändringarna berör såväl organisation och struktur som det pedagogiska arbetet. Den nya skollagen och den reviderade förskoleplanen medför t.ex. nya dokumentationskrav. Stadsdelsförvaltningen måste beakta hur dessa förändringar påverkar hanteringen av allmänna handlingar och vad som i övrigt framgår i denna rapport om insamling etc. av förskoledokumentation. Stadsdelsförvaltningen har inget leveransbehov. Kungsholmens stadsdelsförvaltning ska bevaka vilka konsekvenser som den nya förskolelagen kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna.

5 SID 5 (7) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns och tillämpas Kungsholmens stadsdelsförvaltning omfattas av ett flertal gallringsbeslut, generella såväl som specifika (för stadsdelsförvaltningarna). Förvaltningen uppger att den ligger i fas med gallringen. Gallringen genomförs under kontrollerade former. Inget ytterligare gallringsbehov föreligger för tillfället. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbeständiga produkter Kungsholmens stadsdelsförvaltning uppgav att arkivbeständiga produkter används överlag. Det var dock oklart om detta även gällde för utförarenheternas del. Detta måste stadsdelsförvaltningen kontrollera. Bilder Stadsdelsförvaltningen har inga egna system, utan använder de system för vilka arkivansvaret finns någon annanstans. Dock finns det bildmaterial (på utförarenheterna) som måste tas om hand för arkivering. Som ovan nämnts måste stadsdelsförvaltningen påbörja ett insamlingsarbete av dokumentation (företrädesvis bildmaterial) från olika enheter inom förvaltningen. Speciellt har det här varit förskolorna som har varit på tal, men behovet är säkert detsamma för andra utförarenheter. Kungsholmens stadsdelsförvaltning ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Stadsdelsförvaltningen ska försäkra sig om att bilder bevaras. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Kungsholmens stadsdelsförvaltning har en arkivbeskrivning, som utgår från den gemensamma mallen för stadsdelsförvaltningarna. På vissa ställen behöver den uppdateras (t.ex. med information om nya gallringsbeslut). Synpunkterna gavs muntligen vid inspektionen.

6 SID 6 (7) Arkivförteckningen behöver uppdateras Stadsdelsförvaltningens arkivförteckning, som ännu utgår från det äldre sättet att redovisa, är bra överlag, men behöver likväl ses över och kompletteras på vissa ställen. Vissa serier behöver fyllas på, medan andra saknas. Även här gavs muntliga synpunkter vid inspektionstillfället. Kungsholmens stadsdelsförvaltning ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Förvaltningen ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Dokumentskåp En del av de dokumentskåp som Kungsholmens stadsdelsförvaltning använder granskades vid inspektionen. Dessa lever upp till de krav på brandklass som ställs i regelverket. Förvaltningen uppgav att samtliga skåp som används på utförarenheterna uppfyller rätt brandklass. Detta kan komma att granskas närmare i en uppföljande inspektion vid ett senare tillfälle. Arkivlokaler Kungsholmens stadsdelsförvaltning förvarar sina handlingar i tre arkivlokaler, två närarkiv samt ett slutarkiv, vilka alla granskades vid inspektionstillfället. I arkivlokalerna uppstod några frågetecken, t.ex. betr. eluttag och belysningsarmatur, men även kring brandklass. Kungsholmens stadsdelsförvaltning har visserligen ett beslut (SSA 2006:9) om dispens för förvaring i lägre brandklass, dvs. i EI60, men förvaltningen måste se till att alla lokaler verkligen lever upp till detta krav och att inget sänker brandklassnivån. I en av lokalerna uppmärksammades t.ex. ett schakt, där det var oklart om brandspjäll fanns påmonterat. Stadsdelsförvaltningen måste i övrigt se till att de arkivlokaler som används är förenliga med de krav som ställs i Riksarkivets tekniska föreskrifter för utförande av arkivlokaler (se RA-FS 1997:3). Stadsdelsförvaltningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist

7 SID 7 (7) eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. För digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens ITsäkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv Matilda Ekström