Hantering av allmänna handlingar hos Björkhagens skola

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2017:04 DNR /2017 Sida 1 (9) Hantering av allmänna handlingar hos Björkhagens skola Närvarande från skolan: Ingela Fondin Ronnie Bengtsson rektor skolsekreterare Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarie Thorbjörn Lindhe. SAMMANFATTNING Björkhagens skola inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar hos skolan är över lag god. Skolans ledning har en god kunskap om hur allmänna handlingar ska hanteras och är medveten om de brister i hanteringen som förekommer. De frågor som skolan framförallt behöver arbeta med är arkivredovisningen samt att säkerställa att allmänna handlingar som ska bevaras förvaras på ett betryggande sätt. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Björkhagens skola att: - Förtydliga en ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Upprätta arkivbeskrivning för perioden (allmänna arkivschemat) enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta arkivbeskrivning för perioden 2014 och framåt (PIR) enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en bevarandeförteckning (för år 2014 och framåt, PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (för åren ). Björkhagens skola ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (9) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Björkhagens skola att: - Upprätta rutiner för att informera personalen om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (inklusive att upprätta fullmakt för postöppning analog och e- post). - Registrera allmänna handlingar i diariet samma dag som de inkommer/upprättas (t ex sekretessbelagda handlingar i elevakter). - Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar.

4 Sida 4 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom nämndens verksamhet och där ansvarsfördelningen mellan Utbildningsförvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. I arkivinstruktionen framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har för roll och ansvar. Rektor Ingela Fondin har verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar och skolsekreterare Ronnie Bengtsson är arkivhandläggare. Skolan har alltså utsett personer som ska ingå i arkivorganisationen, men organisationen behöver fastställas och tydligare dokumenteras med aktuella namn. Detta kan förslagsvis ske med hjälp av en bilaga till arkivinstruktionen. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Rektor Ingela Fondin meddelade att inga verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen väntas. Förelägganden Förtydliga ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Rektor uppger att ledningspersonalen på skolan har en god uppfattning om hur allmänna handlingar ska hanteras. Även lärare besitter bra kunskaper. Däremot kan kunskapsnivån vara lite lägre hos barnoch fritidspersonal samt kökspersonalen. All personal vet att de ska vända sig till ledningen eller expeditionen vid förfrågan om att lämna ut allmän handling. Ny personal får en introduktion om sekretess som tar upp vad man får prata om och inte när det gäller elever. Informationen gäller dock bara muntliga samtal och inte sekretessuppgifter för olika handlingstyper. Stadsarkivet rekommenderar att skolan inför en årlig rutin att informera all personal om hur allmänna handlingar ska hanteras och vid detta tillfälle flaggar för skolans hanteringsanvisningar (se nästa avsnitt). Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera personalen om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket.

5 Sida 5 (9) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföringsrutiner Björkhagens skola uppger att de tar emot en liten mängd analog post. Det som kommer öppnas, stämplas, diarieförs och delas ut av skolsekreteraren. Eftersom diarieföringssystemet Diabas (Ciceron) upplevs som mycket långsamt sker diarieföringen i regel inte samma dag som posten kommer in. All inkommen post som ska diarieföras samlas i en mapp i väntan på diarieföring och denna kan bli liggande i flera dagar. Stadsarkivet påpekade att handlingar ska diarieföras samma dag som de inkommer eller upprättas. När skolsekreteraren inte är på plats sköter skolans intendent postöppning så att ingen post blir liggande oöppnad. Intendenten diarieför inte. Skolan har inte upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post, men anser att detta inte utgör ett problem då den mesta posten som kommer utgörs av reklam. Inkommen post till skolhälsovården öppnas av behörig person och registreras i systemstödet PMO, som är ett centralt system inom staden. Skolan har inte som rutin att kollegor ger varandra tillgång till den personliga e-postlådan. Vid semester använder personalen automatiska frånvaromeddelande som hänvisar till en funktionsbrevlåda på expeditionen som alltid bevakas. Stadsarkivet informerade om att detta inte är en tillräcklig åtgärd för att tillgodose lagstiftningens krav och stadens e-postregler. I stället kan man se till att e-posten automatiskt vidarebefordras till en kollega i tjänst eller till expeditionens funktionsbrevlåda. Avslutande och arkivläggning av diarieförda akter Det som hanteras i diariet är främst sekretessbelagda handlingar till elevakter. I elevakterna samlas alla diarieförda elevärenden och skolpliktsärenden. Dessa förvaras i personnummerordning i låsta arkivskåp på expeditionen. Efter årskurs nio arkiveras akterna, efter det att gallringsbart material har rensats ut. Hanteringsanvisningar Skolan använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier och som gäller för samtliga grundskolor inom staden. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. I anvisningarna hänvisar man till ett gallringsbeslut som numera är upphävt och ersatt med ett nytt beslut, varför en uppdatering av anvisningarna behöver göras. Hanteringsanvisningarna är väl kända av skolledningens personal.

6 Sida 6 (9) Föreläggande Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post (inklusive att upprätta fullmakt för postöppning analog och e-post). Registrera allmänna handlingar i diariet samma dag som de inkommer/upprättas (t ex sekretessbelagda handlingar i elevakter). TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av skolan. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Skolan tillämpar också det myndighetsspecifika gallringsbeslutet SSA 2015:02 som gäller för information inom skolverksamheten. Inget behov av nytt gallringsbeslut finns i dagsläget. Gallringsbeslut tillämpas Skolan genomför gallring i enlighet med gallringsbesluten. Gallringen sker under kontroll och sekretesstunnor används för sekretessklassad information. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal Björkhagens skola har en arkivlokal i anslutning till expeditionen där arkivet förvaras. Skolan behöver försäkra sig om att lokalen lever upp till kraven om förvaring som ställs i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2013:4. Vid inspektionen framgick inte om dörren har brandklass EI 120 och detta måste kontrolleras och vid behov åtgärdas. Dock framgick att dörren inte är tät samt att belysningen inte är godkänd och detta måste åtgärdas.

7 Sida 7 (9) Handlingarna förvaras i arkivgodkända kartonger. Innan leverans till Stadsarkivet kan ske behöver kartongerna förses med etiketter med komplett information om innehållet. Dokumentskåp används Enligt gällande föreskrifter och regler ska skolans allmänna handlingar som ska bevaras eller har en gallringsfrist på mer än två år förvaras skyddat. Detta innebär till exempel att dokumentskåp ska ha brandklass på minst EI 120, det vill säga två timmars brandskydd. Under inspektionen kontrollerades följande skåp: 3 lådskåp på expeditionen där elevakter förvaras. Dessa har en brandklass på EI 120 och är därmed godkända. Nyckelskåp på expeditionen där handlingar som ska diarieföras förvaras. Brandklass på skåpet framgick inte vid inspektionen och måste kontrolleras av skolan. 3 lådskåp med skolhälsovårdsjournaler. Dessa skåp uppfyller inte kraven på brandklass EI skåp hos skolkurator. Brandklass framgick inte vid inspektionen. 1 skåp hos skolpsykolog. Detta uppfyller inte kraven på brandklass EI 120. De skåp som inte uppfyller kraven på brandskydd måste bytas ut och de skåp där brandklassen inte framgick vid inspektionen måste kontrolleras och bytas ut i de fall det visar sig att de inte uppfyller kraven. Alla skåpen är alltid låsta vilket är bra. Förelägganden Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Björkhagens skola använder sig enbart av centrala IT-system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret. Skolans webbplats levereras till e-arkiv Stockholm inom ramen för ett arkiveringsprojekt som Stadsarkivet driver i samarbete med Utbildningsförvaltningen.

8 Sida 8 (9) Under inspektionen framgick att en del bevarandehandlingar lagras på filserver eller ligger kvar i e-postsystemet Outlook. Dessa ska skrivas ut på papper och arkiveras. Skolan skickar ut rekorsbrev två gånger per termin samt veckobrev i digital form. Dessa ska enligt hanteringsanvisningarna skrivas ut på papper och bevaras. Även matsedlar ska skrivas ut och bevaras. Digitala fotografier och filmer som framställs i pedagogiskt syfte raderas av sekretesskäl när de inte längre behövs för skolarbetet. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Skrivare och kopiatorer är centralt upphandlade. Rekommendationer Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningar behöver upprättas Björkhagens skola saknar idag en arkivbeskrivning för skolans arkivhandlingar. Arkivbeskrivningen ska ge en översiktlig beskrivning av verksamheten och arkivbildningen från 1991 och fram till i dag. Då metoden för att redovisa arkivet byttes vid årsskiftet 2013/2014 när man gick över till processorienterad redovisning (PIR), behöver skolan upprätta två olika arkivbeskrivningar för de olika arkivperioderna, en för perioden och en från år 2014 och framåt. Arkivförteckningen behöver avslutas och en bevarandeförteckning upprättas Det finns en arkivförteckning i enlighet med allmänna arkivschemat som sträcker sig från som behöver slutförtecknas och avslutas. I förteckningen redovisas även vissa handlingar som har tillkommit före Dessa hör egentligen till en äldre arkivbildning som tidigare har levererats till Stadsarkivet. De äldre handlingarna före år 1975 ska brytas ut ur förteckningen och skickas som en tilläggsleverans till Stadsarkivet.

9 Sida 9 (9) En bevarandeförteckning behöver upprättas för den information som har tillkommit från 2014 och framåt. Denna förteckning ska byggas upp utifrån processerna i klassificeringsstrukturen. Förelägganden Upprätta arkivbeskrivning för perioden (allmänna arkivschemat) enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta arkivbeskrivning för perioden 2014 och framåt (PIR) enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en bevarandeförteckning (för år 2014 och framåt, PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (för åren ) Christina Moberg Inspektionsförrättare