Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /14 Sida 1 (7) SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa Lindberg Martin Adamsson Registrator och arkivansvarig Administrativ chef IT-chef Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Harald Löfgren Protokollförare SAMMANFATTNING AB Stokab inspekterades den 23 september Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast Stokab bildades 1994 med uppdrag att tillhandahålla en konkurrensneutral IT-infrastruktur i Stockholmsregionen. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är god, men det finns en del förbättringsområden, främst vad gäller bolagets arkivredovisning. Stadsarkivet konstaterade att bolaget kontinuerligt arbetar med arkivfrågor och att bolaget överlag har goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger AB Stokab att: - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. AB Stokab ska senast den 31 mars 2015 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar AB Stokab att: - Registrera e-post i högre grad.

3 Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts VD för Stokab har utsett registrator som arkivansvarig för bolaget den 29 maj Utöver arkivansvarig finns en arkivredogörare på varje avdelning inom bolaget. Den arkivansvarige upplever att bolagets arkivorganisation fungerar på ett bra sätt och att det finns god förståelse hos ledning för vikten av arkivfrågor. Det finns också en organisatorisk närhet till VD och till den budgetansvariga på bolaget, vilket upplevs som positivt av den arkivansvariga. ANTAGANDE AV ARKIVREGLER Stokab har antagit stadens arkivregler vid ett styrelsemöte KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som god inom bolaget, om än lite varierande. Den arkivansvariga upplever att intresse finns för arkivfrågor och kring att hantera handlingar på rätt sätt. Registratorn får regelbundet frågor kring hantering av handlingar. Personalen informeras av den arkivansvariga förhållandevis regelbundet, oftast i form av besök på bolagets avdelningar. Personalomsättningen är relativt låg på bolaget. Den arkivansvariga informerar de nyanställda om bolagets rutiner och skyldigheter vad gäller hantering av allmänna handlingar i samband med ett möte i början av anställningen. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Bolagets post öppnas centralt av receptionen, därefter sköter registratorn själva diarieföringen. Bolaget har även gemensamma e-postbrevlådor. Back-up finns för både postöppning, bevakning av gemensamma e-postbrevlådor samt för diarieföring. I dagsläget använder bolaget Acta för diarieföring av allmänna ärenden inom bolaget. Diariet är pappersbaserat, men det förekommer även digitala akter i Acta. Projektakter och säljakter inom bolagets kärnverksamhet hanteras i IT-systemet CRM. Registrator diarieför i Acta medan handläggarna diarieför i CRM. Bolaget upplever att pappersposten minskat avsevärt de senaste åren, merparten av inkommande och utgående kommunikation sker som oftast elektroniskt. Bolaget upplever att merparten av

4 Sida 4 (7) handlingar som inkommer till och upprättas av bolaget diarieförs, även om det råder en viss osäkerhet kring huruvida e-post diarieförs i den utsträckning den borde göras. Det upplevs också svårare att hålla samma centrala kontroll över elektronisk information som över centralt hanterad papperspost. Bolaget har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post. Merparten av bolagets anställda har undertecknat fullmakten. Vid semester eller annan längre form av frånvaro bevakas e-posten i huvudsak på två sätt, dels så förekommer det att en anställd ger en kollega behörighet till den personliga e-brevlådan alternativt så bevakar den anställde själv sin e-post under ledigheten. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Bolaget har en äldre dokumenthanteringsplan som täcker bolagets verksamhetsområden. Dokumenthaneringsplanen har brister i sitt innehåll, bl a saknas information om eventuell sekretess. Bolagets registrator arbetar emellertid med att ta fram hanteringsanvisningar som täcker både analog och digital information inom bolaget. Förelägganden Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och de ska även innehålla gallringsbara handlingar. Rekommendationer Registrera e-post i högre grad. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Bolaget har ett flertal myndighetsspecifika gallringsbeslut (SSA1996:8, SSA 2005:16 samt SSA 2010:10) samt flertalet lokalt upprättade gallringsbeslut. Digital information tas inte upp i de befintliga besluten. Bolaget är medvetet om de generella gallringsbeslut som finns för staden. Hänvisningar till gallringsbesluten ska göras i de hanteringsanvisningar som bolaget arbetar med att ta fram. Det finns ofta en hel del information inom verksamheten som kan gallras i enlighet med det generella gallringsbeslutet SSA 2007:12, rörande gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Tillämpningen av detta beslut ska dokumenteras i de hanteringsanvisningar bolaget håller på att ta fram.

5 Sida 5 (7) Det finns behov av gallringsbeslut Det finns ett behov av att slå samman de befintliga gallringsbesluten till ett övergripande beslut som täcker hela bolaget. Bolagets registrator arbetar med en gallringsutredning och denna kommer även att omfatta digital information. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget anser att de ligger i fas med den gallring som ska genomföras. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Stokab använder ett flertal system för sin hantering av digital information. Bolagets två mest centrala system är CRM och DP/com. Systemen hanterar bevarandeinformation som tillhör bolagets kärnverksamhet (säljärenden, projektärenden och fiberdragning) och bolaget ska därför planera för en framtida arkivering av informationen. Back-up görs av systemen dagligen. Systemen innehåller sekretessinformation som bl a rör rikets säkerhet. Bolaget använder i dagsläget Acta för diarieföring av bolagets allmänna ärenden. Merparten av de diarieförda ärendena är pappersakter, men helt digitala ärenden förekommer. Bolaget behöver planera för hur man ska bevara den digitala informationen i Acta. Utöver de två egna systemen och det allmänna diariet använder bolaget det stadsgemensamma systemet Agresso för hantering av ekonomi- och löneinformation. Bolaget har skannade ritningar som i dagsläget förvaras på en serveryta. Vid inspektionen framgick att bolaget avser att bevara det skannade materialet och gallra pappersversionerna. Stadsarkivets synpunkt är att bolaget måste vara medveten om att ritningarna är bevarandematerial och att de därför måste ha detta i åtanke i sin planering av bolagets dokumenthantering. Skrivmateriel Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är arkivgodkända.

6 Sida 6 (7) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Bolaget har en arkivbeskrivning. Denna uppdateras regelbundet av den arkivansvariga (senast uppdaterad ). Arkivbeskrivningen saknar dock uppgifter om gällande gallringsbeslut och behöver kompletteras med information om de generella gallringsbeslut som bolaget tillämpar samt med information om de myndighetsspecifika gällande besluten. Arkivförteckning behöver uppdateras Bolaget har en arkivförteckning enligt det allmänna arkivschemat, men den behöver uppdateras. Bolaget behöver komma i kapp med arkivförtecknandet, men också tillföra mer beskrivande information till serierna. Flera kolumner i förteckningen saknar innehåll, eller har ett felaktigt innehåll, ex. anmärkningskolumnen, platskolumnen och volymkolumnen. Det är av vikt att arkivförteckningen har ett tydligt och konsekvent innehåll så att den går att använda som en sökingång både för verksamheten och externa intressenter. En förutsättning för att utomstående ska kunna läsa och förstå förteckningens innehåll är att den har ett tydligt och väl beskrivet innehåll. Förelägganden Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Bolaget meddelade att inga verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen väntades. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Stokab har en arkivlokal som står emot brand 120 minuter. Arkivlokalen är inte godkänd av Stadsarkivet. Vid inspektionen var det oklart om ventilationen till arkivlokalen var försedd med brandspjäll. Bolaget återkopplade i efterhand att lokalen har de brandspjäll som krävs. Stadsarkivet kan då fatta beslut om att

7 Sida 7 (7) godkänna arkivlokalen under förutsättning att skyltar monteras som visar att brandspjäll finns. Dokumentskåp används Bolaget använder dokumentskåp som står emot brand i 120 minuter för förvaring av bolagets handlingar med undantag av det dokumentskåp där bolagets personalakter förvaras. Bolaget har efter inspektionen meddelat att man har bytt ut detta skåp till ett med brandklass EI 120, så att samtliga skåp nu lever upp till Riksarkivets krav. Allmänna handlingar förvaras delvis oskyddade Bolaget förvarar handlingar delvis oskyddade i registratorns arbetsrum tillika närarkiv. Allmänna handlingar ska förvaras skyddade, i praktiken innebär detta att bolaget måste skaffa fler dokumentskåp, göra plats i befintliga skåp eller flytta handlingar till bolagets arkivlokal. Efter genomförd inspektion har bolaget flyttat över handlingarna till arkivlokalen Christina Moberg Inspektionsförrättare