Hantering av allmänna handlingar hos Eriksdalsskolan

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Gunilla Isacson Inspektionsrapport DNR /2015 Sida 1 (8) SSA 2016:01 Hantering av allmänna handlingar hos Eriksdalsskolan Närvarande från skolan: Happy Hilmarsdottir Marie Görling Karl Pettersson Tomas Rundqvist Närvarande från Stadsarkivet: Gunilla Isacson Christina Moberg rektor skolsekreterare/verksamhetsansvarig arkivarie IT-samordnare inspektionsförrättare protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarier Camilla Asp och Gabriella Rossetti som ersatte arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen på delegation. SAMMANFATTNING Eriksdalsskolan inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar på skolan är generellt god. Det finns till stor del uppdaterade styrdokument och fungerande rutiner för arkiv- och informationshanteringen. Utbildningsförvaltningen fungerar som stöd för skolorna och tar fram mallar och styrdokument som finns på stadens intranät. Under inspektionen kunde dock konstateras vissa brister gällande främst informationsredovisningen och arkivförvaringen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Eriksdalsskolan att: - Uppdatera och förtydliga roller och ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Verkställa gallring. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen för perioden före övergången till processorienterad informationsredovisning ( ). - Upprätta en arkivbeskrivning för perioden år 2014 och framåt, enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Slutförteckna arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat (perioden ). - Uppdatera bevarandeförteckningen för perioden år 2014 och framåt, så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Åtgärda brister i arkivlokalen - Byta ut dokumentskåp med brandklass understigande EI Flytta arkivhandlingar till godkänd lokal Eriksdalsskolan ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivorganisationen är fastställd men behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare inom Utbildningsnämnden, dvs. även alla skolor. Vid Stadsarkivets inspektioner har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom förvaltningen och där ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. I arkivinstruktionen framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Eriksdalsskolans arkivorganisation redovisas i arkivbeskrivningen. Verksamhetsansvaret för skolans hantering av allmänna handlingar har delegerats från rektor Happy Hilmarsdottir till skolsekreterare Marie Görling. Skolsekreteraren innehar även funktionerna arkivhandläggare och registrator, tillsammans med kollegor på rektorsexpeditionen, men detta framgår inte skriftligt. Skolan behöver förtydliga vilka arbetsuppgifter som ingår i de olika rollerna samt komplettera arkivorganisationen med rollbeskrivning för arkivhandläggare och registrator. Skolan kan här med fördel utgå ifrån rollbeskrivningen i Utbildningsförvaltningens mall för arkivinstruktion och sammanfatta den i arkivbeskrivningen. Uppdatera och förtydliga roller och ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Rektor Happy Hilmarsdottir uppger att kunskapsnivån är högre idag än för 1,5 år sedan, då hon tillträdde. Man har sedan dess arbetat målmedvetet med att förbättra skolans rutiner och har haft informationstillfällen för personalen, bl a i hantering av elevvårdsärenden. I samband med höstterminsstarten informerar man nyanställda vid skolan i arkiv- och hanteringsfrågor. Stadsarkivet betonar vikten av regelbundna insatser och informationstillfällen, för att försäkra att kunskapen hålls vid liv. Skolsekreterare Marie Görling har god kunskap avseende hanteringen av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning. För att förbättra sin kunskap i arkivfrågor ska Marie Görling gå två kurser i arkivhantering och diarieföring under våren.

4 Sida 4 (8) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för diarieföring och postöppning finns Eriksdalsskolan har goda rutiner vad gäller postöppning och diarieföring. Inkommen post som rör skolverksamheten öppnas och stämplas av personal på expeditionen som även sorterar posten och sköter diarieföring. Back-up finns. Skolan har en gemensam e- postlåda som bevakas av flera personer. Rutin för att läsa e-post vid frånvaro finns. Man uppger att all inkommen post tas omhand och att det inte förekommer att post blir liggande. Fullmakter för öppning av den analoga posten har inte upprättats, då man inte ser något behov av det. Två stycken skolsekreterare sköter diarieföringen och man upplever att det kommer in handlingar till diariet enligt fastställda anvisningar. Sekretessbelagda handlingar, såsom elevvårdsärenden hanteras i diariet. Skolhälsan och skolpsykologen hanterar sina ärenden i ett separat systemstöd, PMO. När ärenden avslutas, t ex när elever slutar årskurs 9, rensas elevakterna innan arkivering sker. Registrator gör regelbundna kontroller för att stänga öppna ärenden i diariet. Hanteringsanvisningarna är uppdaterade Skolan använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier och som gäller för samtliga grundskolor. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Personalen på skolan har god kännedom om hanteringsanvisningarna och använder dem frekvent. Vid ändringar uppdateras hanteringsanvisningarna av Utbildningsförvaltningens arkivarier. Senaste uppdatering skedde Hanteringsanvisningarna finns publicerade på intranätet. Skolan har i nuläget inga andra skriftliga rutinbeskrivningar eller instruktioner, men har för avsikt att ta fram det vid behov. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av skolan. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse.

5 Sida 5 (8) Skolan tillämpar det myndighetsspecifika gallringsbeslutet SSA 2015:02 som gäller för information inom skolverksamheten. I dagsläget finns inget behov av nytt gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas delvis Eriksdalsskolan har under många år saknat rutiner för att verkställa gallring enligt befintliga beslut, men har nu kommit ikapp och är i fas med gallringen till största del. Sedan i oktober 2015 har skolan haft en visstidsanställd arkivarie som arbetat med att gallra ut äldre gallringsbara handlingar i arkivet. Visst arbete återstår vad gäller att sortera ut gallringsbara nationella prov i t ex matematik, som idag förvaras tillsammans med nationella prov som ska bevaras, och därefter gallra dessa. Gallring av sekretessbelagda handlingar sker under kontroll i särskilda behållare. Verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder Eriksdalsskolan centrala system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret. Arkiveringen av bevarandeinformation ur dessa system kommer att genomföras centralt i staden. Skolan har hittat en CD-skiva i arkivet, vars innehåll har kopierats över till ett USB-minne. Likaså har man hittat äldre videoband i VHS-format. Eftersom dessa format inte har särskilt lång livslängd behöver informationen konverteras till arkivbeständiga digitala format. Skolan behöver försäkra sig om att informationen kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns inte Skolan uppger att man i stor utsträckning använder digitala plattor i undervisningen, bl a till elevarbeten och dokumentation av verksamheten i form av bilder och filmer. Man saknar dock en rutin för att ta hand om den digitala information som skapas. Enligt skolornas hanteringsanvisningar ska elevarbeten bevaras i urval. Digital arkivering sker genom leverans till stadens gemensamma e- arkiv. Stadsarkivet påpekade vikten av att redan nu förbereda för denna framtida leverans, genom att göra ett årligt urval av de elevarbeten

6 Sida 6 (8) som ska bevaras, förvara dessa på ett strukturerat sätt på en filserver samt upprätta ett sökregister med relevant grundläggande metadata. Här har Utbildningsförvaltningen ett övergripande ansvar för att ta fram riktlinjer för hur detta ska gå till, så att det sker på ett enhetligt sätt på alla skolor. Riktlinjerna bör även resonera kring hur skolorna ska göra en bedömning i sitt urval för bevarande. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig manuell utrustning kommer från Volvo IT som försäkrar att de endast levererar godkända produkter. En skrivare ligger utanför Volvo-avtalet och denna är enligt uppgift certifierad. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Eriksdalsskolan har upprättat en arkivbeskrivning för sitt arkiv som täcker perioden Arkivbeskrivningen beskriver verksamheten och dess arkivhandlingar på ett bra och övergripande sätt, men den behöver kompletteras med viss information under följande avsnitt: historik, gallring, sekretess, arkivorganisation, hänvisning till annan förteckning (elevakter, personalakter, SHVjournaler). Stadsarkivet rekommenderar att skolan utgår ifrån Utbildningsförvaltningens mall för arkivbeskrivning. Ny arkivbeskrivning behöver upprättas Skolan ska även upprätta en arkivbeskrivning för perioden från 2014, då man gick över till att redovisa arkiv enligt PIR-modellen (processorienterad arkivredovisning). Arkivförteckning behöver justeras och avslutas Arkivet för perioden följer allmänna arkivschemat och är i det närmaste färdigförtecknat. Vissa korrigeringar behöver dock göras, t ex har vissa serier (klassfoton, nationella prov bl a) inte volymerna i kronologisk ordning och serier som redovisar digital bevarandeinformation saknas i förteckningen. Serierna under Ö (undantaget Ö1) bör ses över för att säkerställa att det är handlingar som ska inkluderas i arkivet. Arkivförteckningen bör även stämmas av med Utbildningsförvaltningen innan arkivet ska levereras till Stadsarkivet.

7 Sida 7 (8) En del gallringsbara handlingar (ekonomihandlingar, nationella prov bl a) har förtecknats, vilket är felaktigt, eftersom förteckningen endast ska innehålla bevarandehandlingar. Bevarandeförteckning behöver kompletteras Från 2014 har man en bevarandeförteckning enligt PIR-modellen. Denna är just påbörjad och behöver kompletteras. För att vara i fas ska man ha förtecknat t.o.m. föregående år. Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen för perioden före övergången till processorienterad informationsredovisning ( ). Upprätta en arkivbeskrivning för perioden år 2014 och framåt, enligt anvisningarna i riktlinjerna. Slutförteckna arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat (perioden ). Uppdatera bevarandeförteckningen för perioden år 2014 och framåt, så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal med brister Eriksdalsskolan har en arkivlokal i källarplan, rumsbeteckning A9019. Lokalen uppvisar en hel del brister som behöver åtgärdas: - kontrollera att brandspjäll finns i anslutning till ventilationslucka - lokalens inre dörr mot det bakre ventilationsutrymmet innehar endast brandklass EI 60 - kontrollera brandklass på lokalens bakre vägg mot ventilationsutrymmet, ska vara EI kontrollera kapslingsklass på takarmaturen, ska vara lägst IP 43 - stryp eller avlägsna elluttag på vägg vid lokalens dörr - genomdragna elsladdar i tak behöver kapslas in eller på annat sätt säkras - genomgående rör med spillvatten behöver strypas, avlägsnas eller på annat sätt säkras upp så inget läckage kan drabba arkivhandlingarna Riksarkivet har utfärdat föreskrifter avseende tekniska och funktionella krav som ställs på arkivlokaler, RA-FS 2013:04.

8 Sida 8 (8) Stadsarkivet rekommenderar skolan att kontakta fastighetsägaren SISAB för att kontrollera vilka åtgärder som behöver vidtas, för att arkivlokalen ska vara godkänd enligt föreskrifterna. Vissa dokumentskåp måste bytas ut Skolan använder flera dokumentskåp som uppvisar brandklass EI 120, dvs. två timmars brandskydd, och är därmed godkända enligt kraven i RA-FS 2013:04. Detta gäller för närarkivets och skolpsykologens skåp. Utöver det finns ett antal skåp som har lägre eller ingen brandklass. Det gäller kurators skåp (EI 60) samt tre av skolsköterskornas skåp (helt oklassade). Dessa måste bytas ut mot skåp med klass EI 120. Allmänna handlingar förvaras oskyddade Eriksdalsskolan förvarar en stor mängd handlingar oskyddade, det handlar framför allt om nationella prov som står i källarplanet i en helt oskyddad lokal. Dessa handlingar måste flyttas till arkivlokalen. Leverans till Stadsarkivet Skolan önskar så snart som möjligt leverera sitt arkiv för perioden till Stadsarkivet för slutförvaring. Kontakt har tagits med Stadsarkivets leveransenhet och en planering har påbörjats. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Åtgärda brister i arkivlokalen - Byta ut dokumentskåp med brandklass understigande EI Flytta arkivhandlingar till godkänd lokal Inspektionsförrättare Gunilla Isacson