Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadshus AB

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport Dnr /2015 Sida 1 (7) SSA 2015:07 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadshus AB Närvarande från bolaget: Sara Feinberg Jennie Landegren Arkivansvarig/adm direktör Administrativ sekreterare Närvarande från Stadsarkivet: Harald Löfgren Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadshus AB inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är mycket god och man arbetar målinriktat med att upprätthålla en enkel och effektiv informationshantering för de anställda. En stor del av bolagets kärnverksamhet hanteras och dokumenteras digitalt. De få brister som Stadsarkivet fann i bolagets hantering rör arkivförvaringen och redovisningen i bevarandeförteckningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Stockholms stadshus AB att: - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. Stockholms stadshus AB ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (7) ANTAGANDE AV ARKIVREGLER Bolaget har antagit stadens arkivregler genom ett beslut i styrelsen FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Stadshus AB har fastställt arkivansvaret genom ett beslut i styrelsen. Arkivorganisation och arbetsfördelning framgår av bolagets arkivbeskrivning. Administrativ direktör Sara Feinberg är arkivansvarig och administrativ sekreterare/registrator Jennie Landegren är arkivhandläggare. Fördelningen av ansvar och arbete är väl förankrad och upplevs fungera bra. Då bolaget har få anställda, endast sex stycken, har man inte sett någon anledning att fördela ansvaret ytterligare i organisationen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget uppger att kunskapsnivån hos de anställda generellt sett är hög, framför allt inom juridiska frågor om offentlighet, sekretess och utlämnande av allmän handling. I rollen som moderbolag och koncernledning har man en stödjande funktion gentemot stadens bolag och rådfrågas ofta kring denna hantering. Bolagets verksamhet föranleder också en relativt stor mediabevakning och blir ofta kontaktade av journalister som efterfrågar information. Detta har lett till att man lägger stor vikt vid att ha ordning och reda på sina handlingar för att kunna möta denna efterfrågan. Bolaget arbetar löpande med information och utbildning om hantering av allmänna handlingar, särskild rörande det som skickas via den enskilda e-posten. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns Posten öppnas och diarieförs av registrator, som backas upp av arkivansvarig vid frånvaro. Bolaget uppger att närapå all inkommande post kommer via e-postbrevlådorna.

4 Sida 4 (7) De flesta ärendeanknutna handlingarna går direkt till och från handläggarnas e-postbrevlådor, men skickas vidare till registrator för diarieföring. Bolaget använder sig av ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360 och här hanteras nästan all information inom verksamheten eftersom den till största del består av ärenden. Bolaget upprättar ca 100 ärenden om året. Man har en nästan helt igenom digital hanteringskedja och har en koppling mellan Public 360, Microsoft Office och Outlook som möjliggör en drag-and-drop funktion mellan e-posten och ärendehanteringssystemet. Vissa handlingstyper, t ex avtal, förvaras även i pappersakter. Under sommaren och andra ledigheter/frånvaro bevakar de anställda själva sin e-post. Den analoga posten bevakas då med hjälp olika funktioner inom Stadsledningskontoret, bl. a. juridiska avdelningen. Fastställda hanteringsanvisningar finns Bolagets hanteringsanvisningar är upprättade av Bra Arkivkonsult och ger en mycket god bild av verksamhetens information och hur den ska hanteras. Hanteringsanvisningarna uppdateras kontinuerligt och upplevs som ett bra stöd i det dagliga arbetet. Anvisningarna är inte kommunicerade till samtliga anställda, men man uppger att det fungerar bra ändå. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns och tillämpas Stadsarkivet fattar generella gallringsbeslut som gäller för alla stadens verksamheter. Det rör sig främst om information inom stödprocesserna ekonomi, personaladministration och upphandling. Utöver det fattar Stadsarkivet också myndighetsspecifika gallringsbeslut som rör en eller några verksamheter. Gallring verkställs utifrån de generella gallringsbesluten och utförs på årlig basis. Bolaget tar hjälp av en arkivkonsult för detta arbete. Stadshus AB har inga egna gallringsbeslut och anser sig inte heller ha något behov av det. Man uppger sig fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring, men eftersom nästan all information ingår i ärendehanteringen finns inget behov av ytterligare gallringsbeslut.

5 Sida 5 (7) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns Stadshus AB har en utbredd digital hantering och använder sig av ett flertal verksamhetssystem för sin information. De viktigaste för kärnverksamheten är ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360. Systemet står uppsatt på Stadsarkivets anslutningsplan till e-arkiv Stockholm och leverans planeras inom de närmaste åren. Då tas även digital information som idag förvaras utanför systemet på en serveryta, men som har en ärendekoppling. Inom den stödjande verksamheten används Agresso för ekonomihantering i en egen installation, men man kommer inom kort att integreras med stadens centrala databas för Agresso. För bolagets och koncernens budgetinformation används idag Cognos, där arkivansvaret ligger hos Stadsledningskontoret och en leverans till e-arkivet är under arbete. Inom personal- och löneadministration används Agresso Lön, men där sker inget digitalt bevarande utan allt skrivs ut på papper. Godkända skrivmateriel används Bolaget uppger att man använder sig av godkända skrivmateriel vad gäller papper och pennor samt godkända förvaringsmedel, såsom arkivkartonger och aktomslag. Bolaget använder kopiatorer och skrivare från Volvo IT, som försäkrar att deras produkter är arkivbeständiga. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Uppdaterad arkivbeskrivning finns Bolaget har en arkivbeskrivning som på ett föredömligt sätt beskriver arkivet, dess handlingar och sökingångar och uppdaterades senast våren Arkivbeskrivningen behöver dock kompletteras med information om vilka IT-stöd som används i verksamheten. Bevarandeförteckningen behöver kompletteras Bolaget har en bevarandeförteckning från år 2010 som följer den processorienterade klassificeringsstrukturen. Förteckningen behöver dock förtydligas avseende volymangivelser, omfång (årtal) och sökingångar i de olika processerna. All information som ska bevaras ska redovisas i bevarandeförteckningen, inklusive den digitala informationen. Bolaget behöver också ta fram en rutin för att göra

6 Sida 6 (7) kontinuerliga avställningar till arkivet och föra in dem i bevarandeförteckningen. Arkivet för perioden är färdigförtecknat enligt allmänna arkivschemat. Bolaget har upprättat en jämförelsetabell mellan serierna enligt det nya och det gamla sättet att förteckna, för att öka förståelsen av hur man söker i arkivet. Stadsarkivet uppmanade bolaget att ange arkivbildarens namn samt tidsperiod för arkivbildningen på de båda förteckningarna, för att tydliggöra sökingången. Förelägganden Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Bolaget uppger att man planerar att övergå till stadens centrala installation för ekonomihantering (Agresso) ca år 2016 samt även till stadens kommande gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem, edok. I övrigt väntar sig bolaget inga verksamhetsförändringar som kan komma att påverka arkivfrågorna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Stadshus AB hyr in sig i Stadsledningskontorets arkivlokal Valvet i Stadshuset. Man upplever att denna lösning fungerar bra och ser inga ytterligare behov av arkivlokaler för närvarande. Dokumentskåp används Bolaget använder två stycken dokumentskåp som står emot brand i 90 minuter och planerar att köpa in ett till. Skåpen står utplacerade i kontorslokalen och innehåller bevarandehandlingar, såsom avtal och personalakter. Eftersom regelverket för arkivförvaring ställer krav på brandskydd i 120 minuter (brandklass EI 120), behöver bolaget begära dispens hos Stadsarkivet för den lägre brandklassen. Dispensansökan ska ange kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd.

7 Sida 7 (7) Förelägganden Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen Harald Löfgren Inspektionsförrättare