Hantering av allmänna handlingar hos AB Familjebostäder

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR /14 Sida 1 (7) SSA 2015:01 Hantering av allmänna handlingar hos AB Familjebostäder Närvarande från bolaget: Stefan Nordin Susanne Tiderman Ingmarie Berg Susanne Kilgren Arkivansvarig Administrativ chef Arkivarie IT-chef Närvarande från Stadsarkivet: Harald Löfgren Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare SAMMANFATTNING AB Familjebostäder inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är generellt mycket god och man arbetar målinriktat med att ständigt förenkla och förbättra informationshanteringen för de anställda. En stor del av bolagets kärnverksamhet hanteras och dokumenteras digitalt. Arkivområdet har dock vissa brister, det gäller framför allt inom informationsvärderingen och förtecknande av arkivhandlingar. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger AB Familjebostäder att: - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Verkställa gallring. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. Bolaget ska avsluta arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat och upprätta en ny bevarandeförteckning som utgår från verksamhetens processer. - Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. AB Familjebostäder ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar AB Familjebostäder att: - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/områdeskontor.

3 Sida 3 (7) ANTAGANDE AV ARKIVREGLER Bolaget har antagit stadens arkivregler genom ett beslut i styrelsen FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Familjebostäder har fastställt arkivansvaret genom ett beslut av verkställande direktör. Arkivansvarig är Stefan Nordin, chef för upphandlingsenheten. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Funktionen för arkiv och registratur hör organisatoriskt sett till upphandlingsenheten vid den administrativa avdelningen. En arkivarie/registrator och en registrator ansvarar för den praktiska handläggningen av arkivet och registraturet vid det centrala kontoret i Hammarby sjöstad. Däremot har man inte utsett några arkivombud på bolagets områdeskontor i Rinkeby och Högdalen. Eftersom en stor del av bolagets hantering av bostads- och lokaluthyrning samt kontakter med hyresgäster sker vid dessa kontor, är det angeläget att utse lokala arkivombud som tar ansvar för arkiv- och dokumenthanteringen där. Rekommendationer Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/områdeskontor. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Familjebostäder uppger att man de senaste två åren har arbetat mer aktivt än tidigare med att öka kunskapen kring hanteringen av allmänna handlingar i bolaget. Ett antal utbildningsinsatser har genomförts, bl a i samband med genomgång av ärende- och dokumenthanteringssystemet för nya handläggare. Man har också en introduktionsdag för nyanställda, där hanteringsfrågor tas upp. Utöver detta informerar man om hur informationen ska hanteras via bolagets intranät, där skriftliga rutiner och styrdokument finns publicerade.

4 Sida 4 (7) Kunskapsnivån anses dock kunna förbättras på en del håll i organisationen, då det inte är en självklarhet för alla att man arbetar i en offentlig verksamhet. Arkivfunktionen är också medveten om vikten av att hålla informationsträffar mer regelbundet. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns Posten öppnas centralt och diarieföringen utförs av de två registratorerna, som backar upp varandra vid frånvaro. Dessa bevakar också bolagets centrala e-postbrevlåda. Fullmakt för postöppning finns, liksom rutiner för att ta hand om inkommande personlig e-post vid den anställdes frånvaro. Det kan förekomma att viss post skickas direkt till områdeskontoren. Det mesta diarieförs centralt, men vissa handläggare sköter sin egen diarieföring i ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360. Diarieärenden fördelas via en bevakningsfunktion på intranätet. Sedan år 2013 skannas alla diarieförda handlingar i pdf/a, men man har ännu så länge kvar pappersakterna vid sidan av de digitala. Fastställda och välkända anvisningar finns Bolagets hanteringsanvisningar ger en mycket god bild av verksamhetens information och hur den ska hanteras. Hanteringsanvisningarna uppdateras kontinuerligt och publiceras på intranätet. De finns också tillgängliga på förstasidan i Public 360. Familjebostäder arbetar målinriktat med att förenkla hanteringen för handläggarna och utöka de digitala arbetssätten. Man har integrerat systemet för e-post (Outlook) med Public 360 och handlingarna förs över till diariet genom en drag-and-drop funktion. På samma sätt har man integrerat verktyget för projektstyrning (Antura Projects) med Public 360. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet fattar generella gallringsbeslut som gäller för alla stadens verksamheter. Det rör sig främst om information inom stödprocesserna ekonomi, personaladministration och upphandling. Utöver det fattar Stadsarkivet också myndighetsspecifika gallringsbeslut.

5 Sida 5 (7) Familjebostäder har ett antal myndighetsspecifika gallringsbeslut för sin verksamhet; SSA 2003:14, SSA 2005:15 och SSA 2008:08. Det finns behov av nya gallringsbeslut Det är viktigt att man fortlöpande prövar behovet av gallring och värderar sin information utifrån ett bevarande- och gallringsperspektiv, eftersom förutsättningar och handlingar kan komma att ändras över tid. Detta gäller både den analoga och den digitala informationen. Bolagets myndighetsspecifika gallringsbeslut har nu funnits i flera år och behöver därför omprövas i en gallringsutredning. I utredningen ska bolaget även värdera nytillkommen information som inte omfattas av de befintliga besluten, t ex oförtecknade handlingar i arkivet (ritningar, fotografier, m.m.). Gallringsbeslut tillämpas inte helt Familjebostäder uppger att man inte har utfört någon gallring i Public 360 enligt gällande gallringsbeslut pga funktionella hinder i systemet. Enligt uppgift kommer dock möjligheterna till att gallra förbättras med hjälp av en uppgradering av systemet under året. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns Familjebostäder har en relativt utbredd digital hantering och använder sig av ett flertal verksamhetssystem för sin information. De viktigaste för kärnverksamheten är fastighetssystemet Fasad, ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360, Hyperdoc för hantering och förvaring av digitala ritningar samt verktyget Antura Projects för projektdokumentation. Fasad levererar bevarandeinformation till stadens e-arkiv sedan några år tillbaka. Anslutningsplanen till e-arkivet som Stadsarkivet har tagit fram är känd hos bolagets systemförvaltare och planering för kommande anslutningar av t ex diarieärenden, personal- och ekonomihandlingar och ritningar bevakas av verksamheten.

6 Sida 6 (7) Godkända skrivmateriel används Bolaget uppger att man använder sig av godkända skrivmateriel vad gäller papper och pennor samt godkända förvaringsmedel, såsom arkivkartonger och aktomslag. Bolaget använder kopiatorer och skrivare från Volvo IT, som försäkrar att deras produkter är arkivbeständiga. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Uppdaterad arkivbeskrivning finns Bolaget har en arkivbeskrivning som på ett föredömligt sätt beskriver arkivet, dess handlingar och sökingångar. Arkivbeskrivningen ses över kontinuerligt och uppdaterades senast december Arkivförteckning behöver kompletteras Bolaget har en arkivförteckning som följer allmänna arkivschemat och täcker perioden Dock behöver förteckningen ses över gällande samtliga serier för att försäkra sig om att den täcker hela arkivet under denna period. Dessutom saknas vissa handlingsslag som inte ännu har ordnats och förtecknats, t ex analoga ritningar, fotografier och ombildningsärenden. En ny bevarandeförteckning fr.o.m ska tas fram under våren Denna redovisar arkivet enligt verksamhetens processer och följer bolagets klassificeringsstruktur. Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. Bolaget ska avsluta arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat och upprätta en ny bevarandeförteckning som utgår från verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR De kommande åren ska Familjebostäder upphandla nya systemstöd för ekonomi och fastighetsförvaltning. Detta kan komma att innebära konsekvenser för informationshanteringen. Bolaget säger sig ha en väl förankrad beredskap för detta, bl a med hjälp av ett inrättat IT-råd, där bolagets ledning bevakar större förändringar inom IT-området. Man kommer på sikt även att gå över till stadens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem.

7 Sida 7 (7) I övrigt väntar sig bolaget inga verksamhetsförändringar som kan komma att påverka arkivfrågorna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen I samband med att Familjebostäder flyttade till sina nuvarande kontorslokaler i Hammarby sjöstad år 2010, inredde man ett centralarkiv som är beläget i husets källarplan. Stadsarkivet har godkänt arkivlokalen enligt beslut SSA 2010:1. Dokumentskåp används Bolaget använder dokumentskåp som står emot brand i 60 minuter. Dessa står utplacerade på varje våningsplan och innehåller bevarandehandlingar, såsom diarieärenden, fastighetsakter och personalakter. Eftersom regelverket för arkivförvaring ställer krav på brandskydd i 120 minuter (brandklass EI 120), behöver bolaget begära dispens hos Stadsarkivet för den lägre brandklassen. Dispensansökan ska ange kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd. Det finns även dokumentskåp på de två områdeskontoren i Rinkeby och Högdalen. Stadsarkivet hade inte möjlighet att inspektera dessa skåp vid inspektionstillfället och uppmanade därför bolaget att kontrollera att de har rätt brandklass. Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen Harald Löfgren Inspektionsförrättare