HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS FAMILJEBOSTÄDER

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (10) DNR /08 SSA 2008:5 AB Familjebostäder Att: Thomas Stadig HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS FAMILJEBOSTÄDER Närvarande från Familjebostäder: Thomas Stadig Björn Jacobsson Claes Norrman Administrativ chef/arkivansvarig Utredare, VD-staben Controller/chef för kontorsservice Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Martin Ståhl Inspektionsförrättare Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Familjebostäder. Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Familjebostäder inspekterades senast den 24 oktober Stadsarkivet bedömer att Familjebostäder överlag har goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Inom bolaget finns en stor förståelse för att allmänna handlingar ska bevaras och hanteras i enlighet med regelverket. Bolaget har också utarbetat bra styrdokument för dokumenthanteringen. Familjebostäder har alltsedan år 1995, då offentlighetslagstiftningen började gälla för bolaget, aktivt arbetat med arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Inspektionen resulterade ändå i en del förelägganden och rekommendationer. Familjebostäder måste bl.a. se över sin förvaring av allmänna handlingar utanför arkivlokalen och förbättra sina diarieföringsrutiner. Från Familjebostäders sida är man väl medveten om vissa av dessa brister och förbättringsåtgärder är redan inplanerade. Bl.a. står bolaget inför att ta ett nytt ärendehanterings- och diarieföringssystem i bruk, vilket förhoppningsvis kommer att resultera i avsevärt bättre registreringsrutiner. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Familjebostäder att: - Uppdatera sitt beslut att anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handlingar. - Fortsätta att bevaka vilka konsekvenser som olika förändringar av verksamheten kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. - Utreda möjligheterna att gallra digitala handlingar och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Omedelbart upphöra med oreglerad gallring. - Verkställa beslutad gallring. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. - Revidera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information som ska bevaras (både analog och digital) vid Familjebostäder. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. För digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens IT-säkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Familjebostäder ska senast den 1 april 2009 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats.

3 REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar Familjebostäder att: - Ge hela organisationen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: sekretess hur handlingarna ska lagras under olika faser - Hanteringsanvisningarna bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården: registrera så att gallring underlättas och så att ev. verkställd gallring framgår vid behov. registrera så att det går att hitta handlingarna också på lång sikt undvika förkortningar registrera på ärendenivå (alla handlingar i ett ärende eller motsvarande diarieförs på samma diarienummer) använda diarieplan eller motsvarande förteckning över ärendetyper. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Använda informationsredovisningens klassificeringsstruktur för registrering av allmänna handlingar. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp.

4 ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Familjebostäder har fastställt ansvaret för bolagets hantering av allmänna handlingar. Arkivansvarig är sedan förra året Thomas Stadig, administrativ direktör, dvs. chef för administrativa avdelningen. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats För det praktiska arbetet ansvarar åtta arkivombud som finns fördelade på bolagets avdelningar och lokalkontor. Enligt uppgift fungerar arkivorganisationen bra i praktiken. Organisationen redovisas på intranätet. Där finns även andra policyoch informationsdokument som berör hanteringen av allmänna handlingar publicerade. Familjebostäder hade på 1990-talet en arkivarie anställd, men övergick sedan till att köpa in tjänster från Bra Arkivkonsult, dels då tillfälliga behov föreligger (gallring, leveranser m.m.) men även för olika utvecklingsprojekt. Bolaget bedömer att vissa av dessa arbetsuppgifter kommer att övertas av den registrator som tillträder i oktober. Beslut är fattat om att inrätta centraliserad diarieföring samt ett nytt ärendehanterings- och diarieföringssystem. ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD Kommunfullmäktige antog i september 2007 nya arkivregler för Stockholms stad. Reglerna började gälla 1 januari Familjebostäder har antagit stadens arkivregler vid bolagsstämman Beslutet är taget med hänvisning till det dåvarande kfs-numret. Eftersom detta är upphävt måste bolaget ta om beslutet. För att slippa göra detta varje gång det antas nya arkivregler bör beslutet formuleras: Bolaget ska följa Stockholms stads arkivregler och de riktlinjer som utfärdats med stöd av reglerna. Bolaget ska uppdatera sitt beslut att anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Familjebostäder uppger själva att kunskapsnivån i organisationen är bristfällig. Man har planerat in utbildningsinsatser i samband med de kommande förändringarna i hanteringen av allmänna handlingar (införande av nytt diarieföringssystem etc.). För nyanställda ingår en introduktion i gällande offentlighetsregelverk.

5 Rekommendationer Familjebostäder bör ge hela organisationen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Familjebostäder bildades 1936 och har till uppgift att äga, förvalta och hyra ut bostäder och lokaler (i direkt anslutning till bostadsfastigheterna) i Stockholm. Antalet bostäder uppgår till över varav majoriteten ligger i söderort. Antalet hyresgäster omfattar nästan På bolaget arbetar drygt 270 personer vilka är fördelade på flera lokalkontor. Som en följd av minskat lägenhetsbestånd kommer antalet anställda och lokalkontor att minska. Den dokumentation som uppstår i uthyrningsverksamheten utgörs bl.a. av hyresavtal som tillsammans med annan information förvaras i kontraktsakter. I systemet Fasad administreras hela hanteringen. I bolagets byggverksamhet skapas byggprojektsakter. Dessutom finns ett omfattande ritningsbestånd (analogt och digitalt man strävar efter en helt digital hantering). Den sekretess som förekommer i dokumentationen berör upphandlingar, affärshemligheter samt hyresgäster. Medvetenheten bland medarbetarna om vilka handlingar som omfattas av sekretess anges vara god. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Familjebostäder har en dokumenthanteringsplan som uppdaterades senast i våras. Rutiner för årlig översyn saknas däremot. Dokumenthanteringsplanen är relativt heltäckande men uppgifter om sekretess och handlingarnas lagring under olika faser (dvs. vid vilka tillfällen handlingarna ska föras till slutarkiv etc.) har inte tagits med. Dokumenthanteringsplanen behöver också uppdateras med det senaste gallringsbeslutet för bolaget (SSA 2008:8). Vidare behöver bolaget fundera på om inte fler digitala handlingar ska tas med i dokumenthanteringsplanen. På samma sätt som för arkivredovisning och registrering av allmänna handlingar bör även dokumenthanteringsplanen utgå från verksamhetens processer. Inga övriga hanteringsanvisningar, lathundar etc. finns. Fastställda diarieföringsrutiner finns delvis Diarieföringsrutinerna hos Familjebostäder uppges ha relativt stora brister. Därför ska hela denna process göras om fr.o.m. i vinter då det nya diariet tas i drift. Systemet ska även fungera som ett ärendehanteringssystem för vissa utpekade områden (t.ex. styrelse- och störningsärenden). Digitalt bevarande av handlingarna är dock inte inplanerat i nuläget, i stället kommer arkiveringen även fortsättningsvis att ske i pappersform.

6 En central registrator med två ersättare kommer att finnas. Även postöppningen kommer att centraliseras. Den postlista som finns idag kommer inte längre att användas. Fullmaktssystemet för öppnande av personadresserad post uppvisar brister. Rutiner för att ta del av kollegers e-post finns vid planerad, men inte oplanerad, frånvaro men efterlevs inte helt. Familjebostäder ska se över rutinerna för bevarande av det nuvarande diariet. Ett godkänt arkivformat måste finnas, alternativt att man bevarar informationen på papper, vilket kräver ett gallringsbeslut. Bolaget uppger vidare att rensningen (av t.ex. kopior) i akter vid avslutande av ärenden inte alltid fungerar tillfredsställande. Stadsarkivet informerade bolaget om vikten av att ha rutiner för att rensa ut handlingar som inte är allmänna handlingar innan arkivering, för att undvika att de blir allmänna handlingar. Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: sekretess hur handlingarna ska lagras under olika faser Hanteringsanvisningarna bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. Familjebostäder bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Familjebostäder bör registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården: registrera så att gallring underlättas och så att ev. verkställd gallring framgår vid behov. registrera så att det går att hitta handlingarna också på lång sikt undvika förkortningar registrera på ärendenivå (alla handlingar i ett ärende eller motsvarande diarieförs på samma diarienummer) använda diarieplan eller motsvarande förteckning över ärendetyper. Bolaget bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Bolaget bör använda informationsredovisningens klassificeringsstruktur för registrering av allmänna handlingar. Bolaget ska försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning.

7 Familjebostäder ska upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handlingar. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Flera stora förändringar av verksamheten är planerade. År 2010 flyttar huvudkontoret sina lokaler från Fridhemsplan till Hammarby Sjöstad. Antalet lokalkontor kommer att minska. Nytt IT-stöd för diarieföring och dokumenthantering kommer att införas och dessutom ska IT-driften handlas upp. Familjebostäder uppger att bolaget bevakar konsekvenserna som dessa förändringar kan få för hanteringen av allmänna handlingar och stadsarkivet uppmanar bolaget att även fortsättningsvis göra det. Familjebostäder levererade handlingar till stadsarkivet förra året och har därför i dagsläget inga ytterligare behov av att leverera pappershandlingar. Leveranser av fastighetsdata skulle ha inletts för två år sedan. Trots påminnelser från stadsarkivets sida har leveranserna ännu inte har genomförts, det kommer dock att ske nu i höst. Familjebostäder ska fortsätta att bevaka vilka konsekvenser som olika förändringar av verksamheten kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Familjebostäder har flera gallringsbeslut, inklusive lokala beslut. Det senaste gallringsbeslutet (SSA 2008:8) upphävde två tidigare fattade beslut. Bolaget har mer eller mindre heltäckande gallringsbeslut. Man har dock inte utrett möjligheterna att gallra digital ekonomi- och personaladministrativ information eller tagit ställning för om bolagets ritningar ska bevaras i digital form eller på papper. Gallringsbeslut tillämpas delvis Familjebostäder har en viss eftersläpning i gallringen. Den gallring som däremot sker äger rum under betryggande former. Otillåten gallring har skett eftersom fastighetsdataleveranserna, som utgjorde ett villkor för gallringsbeslutet om Fasad

8 (SSA 2005:15) uteblivit. Information i systemet har således skrivits över vid uppdateringar. Familjebostäder ska utreda möjligheterna att gallra digitala handlingar och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Bolaget ska omedelbart upphöra med oreglerad gallring. Bolaget ska verkställa beslutad gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Det verksamhetskritiska fastighetssystemet Fasad är utvecklat av Familjebostäder och används även av Svenska Bostäder och Micasa Fastigheter. Stockholmshem kommer att ansluta sig under nästa år. Bolaget uppgav att bostadsbolagen inte delar på informationsinnehållet i Fasad. Drift och ägande ligger på respektive bolag. Bolaget delar alltså inte system med andra bolag. En strategi för långsiktigt bevarande finns delvis i form av avtalet om leveranser av fastighetsdata. Beroende på vilken annan information som ska bevaras kan det dock även behövas kompletterande strategier. Detta kan exempelvis bli aktuellt för digitala ritningar samt digitala handlingar inom ekonomi- och personalprocesserna. Inget föreläggande läggs dock i dagsläget. Bolaget använder delvis arkivbeständiga produkter Bolaget använder delvis arkivbeständiga produkter. Inga handlingar binds in. Rekommendationer Familjebostäder bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Bolaget har en arkivbeskrivning som delvis uppdaterades Den behöver kompletteras med uppgifter om gällande gallringsbeslut (stadsövergripande och myndighetsspecifika) samt att det f.d. dotterbolaget FB Servicehus numera är helt självständigt.

9 Arkivförteckningen behöver kompletteras Familjebostäder har en arkivförteckning som kontrollerades i samband med leveransen till stadsarkivet förra året. Dock saknas digital information i förteckningen. Bolaget ligger i fas med förtecknandet. Gallringsbara handlingar redovisas översiktligt Samtliga gallringsbeslut har bifogats arkivförteckningen. Bolaget ska revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. Bolaget ska revidera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information som ska bevaras (både analog och digital) vid Familjebostäder. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas delvis i arkivlokal Familjebostäder har ett centralarkiv (tidigare godkänt av stadsarkivet) samt ett antal närarkiv i huvudkontoret/på lokalkontoren. Stickprov visade på att arkivlokalerna levde upp till kraven. Däremot har bolaget ett stort antal rum som i praktiken fungerar som närarkiv trots att de ur skyddshänseende är att jämställa med vanliga kontorsrum. Stadsarkivet uppmärksammade därför bolaget på att fler handlingar borde föras till skyddad förvaring. Stadsarkivet uppmanade även Familjebostäder att i god tid höra av sig i samband med planeringen av arkivlokaler i det nya kontoret i Hammarby Sjöstad. Dokumentskåp används Bolaget har ett stort antal dokumentskåp. De dokumentskåp som kontrollerades levde upp till de tekniska kraven. Familjebostäder ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. För digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens IT-säkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras.

10 Stockholms stadsarkiv Inspektionsförrättare Sara Naeslund