HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR /2014 Sida 1 (7) SSA 2014:15 Stadsmuseet Att: Arkivansvarig Johan Westin HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET Närvarande från stadsmuseet: Gunilla Rehnström Olander enhetschef samlingarna, stadsmuseet Ann-Charlotte Backlund avd.chef stadsmuseet, medeltidsmuseet och Stockholmia Johan Westin adm. chef/arkivansvarig, kulturförvaltningen Petra Nygård arkivarie, stadsmuseet Frida Granat vik. arkivarie, stadsmuseet Maria Högwall förvaltningsarkivarie, kulturförvaltningen Lars Eklund IT-chef, kulturförvaltningen Närvarande från stadsarkivet: Harald Löfgren Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare SAMMANFATTNING Stadsmuseet inspekterades av stadsarkivet den 6 oktober Inspektionen avsåg stadsmuseets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Stadsmuseet inspekterades senast den 13 juni Stadsarkivet bedömer att stadsmuseet generellt har en god hantering av sina allmänna handlingar. Stadsmuseet behöver emellertid arbeta mer med hanteringen av den digitala informationen, både vad gäller att värdera informationen och att planera för en framtida digital arkivering. Stadsarkivet finner också brister i stadsmuseets arkivredovisning. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokumentoch informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger stadsmuseet att: - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljudoch bildupptagningar, kartor och ritningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Stadsmuseet ska dels avsluta den pågående arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat och dels påbörja en bevarandeförteckning som utgår från verksamhetens processer. Stadsmuseet ska senast den 31 oktober 2015 inkomma med en åtgärdsrapport där museet skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Senast den 31 december 2014 ska stadsmuseet skicka in en handlingsplan för hur man planerar att åtgärda ovanstående förelägganden. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar stadsmuseet att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket.

3 Sida 3 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Stadsmuseet är en avdelning inom kulturförvaltningen men är en egen arkivbildare. Arkivansvarig är administrativ chef på kulturförvaltningen Johan Westin. Stadsmuseets ansvarsfördelning redovisas i kulturförvaltningens arkivinstruktion som är gemensam för förvaltningens alla avdelningar och arkivbildare. Arkivinstruktionen fastställer de olika funktionerna inom informationshanteringen och rollerna namnges via en bilaga. Stadsmuseets arkivarie Petra Nygård samarbetar med kulturförvaltningens arkivarie Maria Högwall och de delar upp arbetet sinsemellan. Petra arbetar med arkivet och samlingarna medan Maria arbetar med den centrala dokumenthanteringen och registreringen. Detta upplevs fungera bra. Varje enhet på stadsmuseet har en utsedd arkivsamordnare. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Många medarbetare har god kunskap om hanteringen av allmänna handlingar och har väl inarbetade rutiner. Det förekommer dock en del osäkerhet på flera håll i organisationen kring vad som är allmän handling och vilka rutiner som gäller. Man upplever att det finns ett behov av att utbilda personalen i dessa frågor. Det var också längesedan man anordnade en informationsträff för museets arkivsamordnare. Stadsarkivet rekommenderade att man har regelbundna utbildningsinsatser i hur man ska hantera allmänna handlingar för att hålla frågan levande. Nyanställda får en kortare introduktion i hanteringen av allmänna handlingar. Nyanställda chefer får en längre introduktion. Rekommendationer Stadsmuseet bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Inkommen post öppnas och tas omhand av stadsmuseets registrator. Rutin för back-up vid frånvaro finns. Museet har flera funktionsbrevlådor som bevakas gemensamt. Vid längre frånvaro, t ex under semestertider, tar man ansvar för sin personliga e-

4 Sida 4 (7) postbrevlåda antingen med hjälp av en kollega eller så läser man e- posten själv. En fullmakt för både vanlig post och för e-post finns, men den behöver uppdateras. Diarieföringen sker i systemet Platina och man har både digitala och analoga akter. En stor del av museets administrativa hantering sker i Platina, t ex nämndärenden, remissärenden och låne- och förvärvsärenden. Några medarbetare som handlägger egna ärenden registrerar dessa själva i systemet. Fastställda hanteringsanvisningar finns Stadsmuseet har, liksom övriga kulturförvaltningen, gått över till processorienterad informationsredovisning. Hanteringsanvisningarna, som är strukturerade enligt verksamhetens processer, uppdateras kontinuerligt. Hanteringsanvisningarna gäller för hela kulturförvaltningen och är på en övergripande nivå. Därför skulle de behöva kompletteras med en mer detaljerad rutinbeskrivning för museets specifika verksamhetsområden. Hanteringsanvisningarna saknar delvis information om hur den digitala informationen ska hanteras. Stadsmuseet upplever också att det finns ett behov av att ta fram enhetliga rutiner och gemensamma strukturer i den digitala hanteringen. Detta är något som man planerar att arbeta mer med i samband med utvecklandet av den gemensamma sökmotorn Digitala stadsmuseet. Avslutande av ärenden Innan ärenden stängs i Platina görs en kontroll av registrator och/eller arkivarien för att säkerställa att alla handlingar i ärendet finns med. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar gallring av information inom framför allt den stödjande verksamheten, såsom löne- och ekonomiadministration. Tillämpningen av det generella gallringsbeslutet om handlingar av tillfällig och ringa karaktär (SSA 2007:12) framgår i hanteringsanvisningarna.

5 Sida 5 (7) Stadsmuseet tillämpar även ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut som rör den egna kärnverksamheten, beslut SSA 2013:40 rörande remisshanteringen i bebyggelseärenden. Behov av ytterligare gallringsbeslut kan finnas Stadsmuseet hanterar en stor mängd digital information som idag inte omfattas av något gallringsbeslut. Museet behöver därför värdera denna information utifrån bevarande- och gallringshänseende. Det gäller den information som idag förvaras utanför Platina i allmänhet, så som digitala trycksaker och affischer, och digitala bilder och fotografier i synnerhet. Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Stadsmuseet använder sig av stadsgemensamma system för hanteringen av sin styr- och stödverksamhet, t ex ILS, LISA, Agresso och RISK. För dessa har stadsledningskontoret arkivansvar. Diarieförda ärenden registreras i Platina och bevarandet av dessa sker via kulturförvaltningens pågående anslutning av Platina till stadens e-arkiv. Stadsmuseet använder idag ett tjugotal egna databaser av olika dignitet. Sökmotorn Digitala stadsmuseet fungerar som en ingång till i dagsläget tre olika databaserna (Faktadatabasen, Artefakt, och Winklick) och innehåller unik information som inte lagras någon annanstans. Syftet med Digitala stadsmuseet är att tillgängliggöra den digitala informationen för allmänheten och tillhandahålla samlingarna för en bredare publik. Det är emellertid inte ett system för bevarande. Stadsmuseet behöver därför ta fram en plan för att kunna arkivera sin digitala information framöver. Detta gäller även de digitala bilder och fotografier som museet upprättar samt de intervjuer i form av ljudfiler (mp3) som idag förvaras på en av museets digitala

6 Sida 6 (7) lagringsytor. Information i staden som ska arkiveras digitalt ska levereras till e-arkiv Stockholm. Digital information delas Stadsmuseet delar även information med Riksantikvarieämbetet (RAÄ) via deras bebyggelseregister. En utredning har kommit fram till att det är RAÄ som har arkivansvar för detta. Arkivbeständiga produkter Stadsmuseet uppgav att de använder godkända och arkivbeständiga produkter vad gäller papper, pennor, arkivboxar, kopiatorer och skrivare. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar, kartor och ritningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver revideras Stadsmuseet har en påbörjad arkivbeskrivning som på ett bra sätt beskriver verksamheten och arkivet. Den behöver dock kompletteras. Arkivförteckningen behöver uppdateras Stadsmuseet har en arkivförteckning som följer det allmänna arkivschemat och som är påbörjad 1937, det år som museet startade sin verksamhet. Förteckningen är inte komplett utan behöver uppdateras. Den behöver också färdigställas och avslutas, då stadsmuseet planerar att gå över till en processorienterad bevarandeförteckning från år 2009 och framåt. Denna bevarandeförteckning har ännu inte påbörjats. Mycket av det yngre arkivmaterialet är ordnat, men det är inte förtecknat. Det är tydligt att stadsmuseet behöver lägga stora resurser på att ordna och förteckna sitt arkivmaterial, för att göra det sökbart och tillgängligt. Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna.

7 Sida 7 (7) Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Stadsmuseet ska dels avsluta den pågående arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat och dels påbörja en bevarandeförteckning som utgår från verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID FÖRÄNDRINGAR Stadsmuseet ska tillfälligt flytta från sina nuvarande lokaler vid Slussen i januari 2015, på grund av en planerad renovering av byggnaden. Man har förberett för detta och har påbörjat arbetet med att samla in och flytta arkivmaterial till arkivlokalen i Magasin 5 i Frihamnen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Allmänna handlingar förvaras i godkänd arkivlokal Stadsmuseet förvarar huvuddelen av sitt arkiv i en arkivlokal i Magasin 5 i Frihamnen. Denna är godkänd av stadsarkivet Därutöver har museet ett klimatarkiv i Frihamnen för förvaring av fotografiskt material och rörlig bild. Denna lokal behöver formellt godkännas av stadsarkivet. På plats i museets lokaler vid Slussen finns inget närarkiv, men man klarar sig på sex stycken dokumentskåp. Samtliga skåp håller brandklass EI 120 och är godkända ur arkivsynpunkt. I dessa förvaras de diarieförda handlingarna och oftast handlar det om pappersförlagor till skannade ärenden i Platina. Stadsmuseet har idag inget behov av att leverera sina arkiv till stadsarkivet Harald Löfgren Inspektionsförrättare