Hantering av allmänna handlingar hos SGA Fastigheter AB

Transkript

1 Inspektionsrapport DNR /13 Sida 1 (9) SSA 2013:06 Hantering av allmänna handlingar hos SGA Fastigheter AB Närvarande från bolaget: Susanne Tiderman Arkivansvarig/ekonomi- och personalchef Malin Hols Ekonom Conny Karlsson IT/upphandling/projektledning Emelie Blomström Kommunikations- och administrationskoordinator Närvarande från Stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare Medverkade gjorde även praktikant Lisa Mörk från stadsarkivet. SAMMANFATTNING Stockholm Globe Arena (SGA) Fastigheter AB inspekterades Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar, både analoga och digitala. En stor del av bolagets kärnverksamhet dokumenteras digitalt. SGA Fastigheter är ett relativt ungt fastighetsbolag och startade sin fastighetsverksamhet Den administrativa hanteringen sköttes fram till september 2008 av det dåvarande dotterbolaget AB Stockholm Globe Arena, därefter har det legat hos SGA Fastigheter. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är generellt god, dock finns det en del områden som behöver förbättras, t ex avseende värdering och gallring samt till viss del även redovisning och förvaring av informationen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger SGA Fastigheter att: - Bolaget ska anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Uppdatera sina hanteringsanvisningar och infoga den digitala informationen. - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12 i bolagets informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Verkställa gallring. - Försäkra sig om att bolagets digitala ritningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. SGA Fastigheter ska senast den 31 maj 2014 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (9) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar SGA Fastigheter att: - Registrera e-post i högre grad. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas.

4 Sida 4 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts SGA Fastigheter har fastställt arkivansvaret och information om arkivorganisationen ingår i en intern policy. Ekonomichef Susanne Tiderman är arkivansvarig och hon har haft denna roll sedan Bolaget, som har 16 anställda, saknar egen arkivarie, men har flera medarbetare som arbetar praktiskt med arkivhantering och diarieföring i sitt dagliga arbete. Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter upplevs fungera bra. ANTAGANDE AV ARKIVREGLER Kommunfullmäktige har fattat beslut om att stadens bolag ska följa stadens arkivregler. SGA Fastigheter följer reglerna i praktiken, men har inte formellt beslutat om det i styrelsen. Bolaget ska anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som god inom bolaget. Alla medarbetare har erhållit internutbildning i arkivfrågor och de som arbetar med diarieföring har även gått kurser för detta. Varje år uppdaterar man ett policydokument som tar upp interna rutiner och bestämmelser i en mängd olika frågor, inklusive arkivhanteringen, och som delges alla medarbetare. Om det uppstår oklarheter i hanteringen kontaktas arkivansvarig. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Posten öppnas och tas omhand centralt. Fullmakt för öppning av inkommande post finns. Funktionsbrevlådor hanteras av minst två medarbetare och diarieföringen är decentraliserad. Fullmakter för individuella e-postbrevlådor finns däremot inte, utan alla hanterar sin e-post själv och läser sin mail även under frånvaro och ledighet. Bolaget bedömer att det kan finnas en del brister i registreringen av in och utgående e-postmeddelanden.

5 Sida 5 (9) Den största mängden handlingar förvaras enligt ordnad-handlingprincip. Detta gäller exempelvis för styrelsehandlingar, personalhandlingar och projekthandlingar. Sekretessbelagda handlingar, exempelvis upphandlingsärenden, diarieförs. Projektet Stockholmsarenan (Tele 2 Arena) hanteras för sig, med en åtskild diarieföring. Ofullständiga hanteringsanvisningar finns Arkivkonsulten Bra Arkiv upprättade hanteringsanvisningar Dessa täcker delvis bolagets information, men omfattar inte den digitala informationen, så hanteringsanvisningarna behöver kompletteras. Vad gäller hanteringen av projekthandlingar bör rensning göras i större utsträckning innan materialet arkivläggs. Denna rensning bör göras av handläggaren. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras och infoga bolagets digitala information. Rekommendationer Registrera e-post i högre grad. Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Generella gallringsbeslut gäller Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut ska tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten, t ex upphandling, ekonomi- och löneadministration samt handlingar av ringa betydelse. Det kan finnas behov av ytterligare gallringsbeslut Det finns emellertid inte något gallringbeslut som rör kärnverksamheten, t ex för drift- och skötselinstruktioner (detta gäller t ex för det avställda systemet MMK, se nästa avsnitt). Bolaget behöver därför se över behovet av att gallra både analog och digital information inom kärnverksamheten. Om det visar sig finnas behov av gallring ska SGA Fastigheter skicka in en gallringsframställan till Stadsarkivet.

6 Sida 6 (9) Gallringsbeslut tillämpas inte fullt ut SGA Fastigheter har inte genomfört någon gallring enligt gällande generella beslut. Stadsarkivet uppmanade därför bolaget att verkställa gallring. Bolaget gallrar idag information av ringa betydelse i enlighet med stadens generella gallringsbeslut 2007:12, dock finns det inte beskrivet hur man tillämpar beslutet. Bolaget ska därför se till att det dokumenteras. Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Dokumentera tillämpningen av 2007:12 i bolagets informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. Verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara handlingar i digital form SGA Fastigheter använder sig av de gemensamma systemen för stadens bolag, te x Cognos och Agresso. Personaladministrationen sköts via Stockholm Parkering och ekonomiadministrationen via Serviceförvaltningen. Sedan oktober 2013 har man ett nytt fastighetssystem för t ex felanmälan och anläggningsregister, C-Works. Det tidigare systemet MMK är avställt och informationen lagras åtskilt från det nya systemet. Bolaget behöver ta ställning till om informationen i MMK ska bevaras eller gallras och vidta åtgärder därefter, dvs antingen planera för en arkivering av informationen eller ansöka om gallring. Idag finns inget gallringsbeslut. Dokumentation som upprättas rörande Stockholmsarenan hanteras av entreprenören PEAB och kommer att överlämnas efter avslutat projekt. Bolagets digitala ritningar förvaras på server hos Volvo IT, men man har en ny tjänst på gång, I-arkiv. Analoga ritningar skannas och förlagan gallras efter skanning.

7 Sida 7 (9) För att säkra långtidslagringen av de digitala ritningarna behöver bolaget planera för arkiveringen av dessa. Bolaget behöver också göra en värdering av sin digitala information, för att bestämma vad som bevaras och vad som ska gallras (se föregående avsnitt). Information som ska bevaras ska levereras till stadens gemensamma e-arkiv. Skrivmateriel Bolaget använder godkänt papper och godkända aktomslag och arkivkartonger. Det råder dock viss tveksamhet kring de pennor som används. Skrivare och kopiatorer beställs från Volvo IT, som enligt egen uppgift endast har arkivbeständiga produkter i sitt sortiment. Bolaget ska försäkra sig om att de digitala ritningarna kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Bolaget ska använda skrivmateriel (pennor) som ger arkivbeständiga handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns Bolaget har en arkivbeskrivning som på ett bra sätt ger en överblick över arkivet. Arkivförteckningen behöver kompletteras Bolaget har en arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat som redovisar en stor del av arkivet från starten 2008 fram till år Man arbetar just nu med att gå över till processorienterad informationsredovisning och man ska då avsluta nuvarande förteckning och påbörja en ny som gäller från år Stockholmsarenan redovisas sannolikt i en egen förteckning. Innan nuvarande arkivförteckning kan avslutas behöver den kompletteras så den omfattar alla handlingar som ska bevaras, både analoga och digitala. Bland annat saknas idag redovisning av bolagets ritningar.

8 Sida 8 (9) SGA Fastigheter ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göra tillgängliga. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Den enda större förändringen som sker framöver är att Stockholmsarenan troligen kommer att ingå i SGA Fastigheter som ett eget förvaltande bolag, när projektet avslutas. Inga särskilda åtgärder behöver vidtas för detta, förutom att bevarandeförteckningen hålls åtskild från den övriga informationen (se avsnittet ovan). ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras delvis skyddade Bolaget har en arkivlokal i byggnaden som godkändes av stadsarkivet år Dessutom finns ett dokumentskåp i kontorslandskapet som håller brandklass EI 60. Då kravet för förvaring utanför arkivlokal är EI 120 (motstå brand i två timmar) behöver bolaget söka dispens hos stadsarkivet för detta skåp. Enligt uppgift finns också ett dokumentskåp i kontorslokalen i anslutning till Stockholmsarenan. Vid inspektionstillfället fanns inte möjlighet att kontrollera detta skåp, men enligt uppgift innehar det brandklass EI 60. Allmänna handlingar förvaras oskyddade Bolaget förvarar vissa handlingar oskyddade i kontorslandskapet. Detta gäller för t ex diarieförda handlingar som förvaras helt öppet och för personalakter, som förvaras i låsta, men ej brandklassade skåp. SGA Fastigheter vill leverera arkivhandlingar till stadsarkivet när nuvarande förteckning avslutas. Bolaget ombads höra av sig när detta blir aktuellt.

9 Sida 9 (9) Bolaget ska inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras Inspektionsförrättare Matilda Ekström