HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) DNR /11 SSA 2011:14 Stockholms hotell- och restaurangskola Att: Hans Kristian Widberg Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid Norderfeldt samt Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA Närvarande från Stockholms hotell- och restaurangskola: Hans Kristian Widberg Gymnasiechef Helena Jägvall Skolsekreterare Närvarande från stadsarkivet: Christina Moberg Matilda Ekström Inspektionsförrättare Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Camilla Asp som ersatte Astrid Norderfeldt, arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Stockholms hotell- och restaurangskola Skolan inspekterades tidigare Vid inspektionen kunde stadsarkivet konstatera att skolans hantering av allmänna handlingar är god, de brister som finns handlar främst om att göra uppdateringar i redan befintliga dokument. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stockholms hotell- och restaurangskola skola att: - Anpassa (utbildningsförvaltningens mall) och fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar. - Bevaka vilka konsekvenser nya arbetsuppgifter samt ny lagstiftning kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. - Uppdatera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms hotell- och restaurangskola ska senast den åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stockholms hotell- och restaurangskola skola att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post.

3 SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvar och arbetsuppgifter Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Astrid Norderfeldt, personalchef på utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Camilla Asp, arkivarie, som förvaltningens representant. Gymnasiechef för Stockholms hotell- och restaurangskola, Hans Kristian Widberg, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller även för skolorna där ansvarsfördelningen mellan skola och central förvaltning regleras. I den framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Arkivhanteringen sköts främst av skolsekreterare Helena Jägvall som även utför det praktiska arbetet. Skolan behöver anpassa arkivinstruktionsmallen så att den korrekt beskriver hur samt vilka inom skolan som arbetar med arkiv- och dokumenthanteringsfrågor, inte minst Hur ansvaret för skolans olika elevakter är fördelat. Stockholms hotell- och restaurangskola ska anpassa (utbildningsförvaltningens mall) och fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån på skolan upplevs som god. Skolsekreteraren har en regelbunden dialog med övrig personal om t.ex. vad som ska diarieföras och bevaras. Däremot saknas rutiner för att informera nyanställda om arkivregelverket vilket stadsarkivet rekommenderar skolan att ta fram. Rekommendationer Stockholms hotell- och restaurangskola bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stockholms hotell- och restaurangskola använder inte den mall till dokumenthanteringsplan som Utbildningsförvaltningen tagit fram utan har en egen arkivbildningsplan som används som anvisningar för hur handlingar ska hanteras.

4 SID 4 (6) Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner Skolsekreteraren öppnar posten och sköter diarieföringen. Skolans kanslist är backup vid frånvaro både för postöppningen och för registraturet. Personalen har undertecknat fullmakter för öppning av den analoga posten men inte för e-posten, vilket betyder att det är risk att e-post förblir oläst och oregistrerad vid skolsekreterarens frånvaro. Det är viktigt att skolan skapar rutiner för att regelbundet ta om hand e-post även under t.ex. semestertider. Detta kan t.ex. lösas genom vidarebefordring till den centrala e-postlådan som ständigt bevakas. Diarieföring sker i ett manuellt register och skolsekreteraren upplever att personalen har god kännedom om vad som ska diarieföras och frågar henne vid tveksamheter. Rutiner för arkivläggning Skolan har rutiner för aktrensning vilket sker två gånger per år. Rekommendationer Skolan bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Stockholms hotell- och restaurangskola står inte inför några omfattande förändringar men kommer eventuellt bedriva uppdragsutbildning för SFI- och vuxenstudenter. Skolan ska bevaka hur det kan påverka arkivbildning och övrig hantering av allmänna handlingar. Skolan ska bevaka vilka konsekvenser nya arbetsuppgifter samt ny lagstiftning kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stockholms hotell- och restaurangskola har inga egna gallringsbeslut utan använder de som tas fram centralt av utbildningsförvaltningen. Utbildningsförvaltningen håller på att värdera den information som finns på förvaltningen och på skolorna och som ännu inte utretts i gallringshänseende. Det arbetet pågår och när gallringsbeslut har fattats uppmanas Stockholms hotell- och restaurangskola att börja tillämpa dessa.

5 SID 5 (6) Gallringsbeslut tillämpas Skolan genomför regelbundet föreskriven gallring och ligger i fas med arbetet. Stadsarkivet informerade om att gallringsprotokoll inte längre behöver upprättas. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Skolan har inga egna system med bevarandeinformation utan använder de system som förvaltas centralt av stadsledningskontoret och Utbildningsförvaltningen. Arkivbeständiga produkter Stockholms hotell- och restaurangskola använder enligt uppgift arkivbeständigt papper, pennor och tekniskt utrustning. Ansvaret att köpa in och använda rätt utrustning kommer, oberoende av övergången till GS-IT, även fortsättningsvis att ligga på skolan själv. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns men behöver uppdateras Stockholms hotell- och restaurangskola har en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ger en bra överblick över skolans historik men behöver uppdateras t.ex. vad gäller gallringsbeslut, sökvägar och digital information. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en mall för arkivbeskrivning som skolan kan utgå ifrån och anpassa. En arkivförteckning finns men behöver uppdateras Stockholms hotell- och restaurangskola har en arkivförteckning som är uppdaterad vad gäller de serier som finns redovisade. Arkivförteckningen ska innehålla alla bevarandevärda handlingar som rör skolans verksamhet, oavsett medium och var de fysiskt förvaras. Detta innebär t.ex. att information som förvaras i gemensamma, digitala system ska redovisas (av naturliga skäl dock på en övergripande nivå; det nya, verksamhetsbaserade/processorienterade redovisningssättet kommer att medföra krav på en mer detaljerad redovisning). Även skolans personalhandlingar ska förtecknas. De förvaras, liksom övriga skolors, centralt på Utbildningsförvaltningen. Skolan behöver fylla på förteckningen så att även digital information redovisas. På skolan förvaras även arkivet från föregångaren Stockholms stads hotell- och restaurangskola ( ). Arkivet är färdigförtecknat.

6 SID 6 (6) Stockholms hotell- och restaurangskola ska uppdatera sin arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Stockholms hotell- och restaurangskola ska uppdatera sin arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Stockholms hotell- och restaurangskola har en arkivlokal som lever upp till de krav som ställs. Skolhälsojournalerna förvaras enligt uppgift i godkända skåp. Elevakter förvaras i godkänt skåp i ett serverrum där även bongnotor förvaras. Bongnotor har en gallringsfrist på 10 år och ska förvaras skyddat. De diarieförda handlingarna förvaras i hyllor hos skolsekreteraren. Bevarandevärda handlingar samt gallringsbara handlingar som har en längre gallringsfrist än två år förvaras skyddat, i lokal eller i skåp, som är godkända enligt arkivregelverket (RA-FS 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler). Skolan ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv Christina Moberg Inspektionsförrättare