SAMMANFATTNING City polismästardistrikt, som med sina 1200 anställda är det största polismästardistriktet

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL INSPEKTIONSRAPPORT DNR /07 SID 1 (6) SSA 2007:08 City polismästardistrikt Att: Catharina Espmark HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS CITY POLISMÄSTARDISTRIKT Närvarande från polismästardistriktet: Catharina Espmark Administrativ chef och arkivansvarig Minna Ridderstolpe Arkivarie Anita Rydeland Registrator Deltog gjorde även Birgitta Odén, arkivarie, från rättsenheten, polismyndigheten i Stockholms län. Närvarande från Stadsarkivet: Jonas Engardt, inspektionsförrättare Martin Ståhl, protokollförare Mattias Hammarlund SAMMANFATTNING City polismästardistrikt, som med sina 1200 anställda är det största polismästardistriktet i landet, inspekterades av stadsarkivet Polismästardistriktet inspekterades senast år Stadsarkivet bedömer att City polismästardistrikts rutiner och organisation för att hantera allmänna handlingar överlag är goda. Brister kunde dock iakttas beträffande förvaringen av handlingar. B OX , S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

2 SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger City polismästardistrikt att: - Försäkra sig om att de skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som används lever upp till Riksarkivets krav på arkivbeständiga produkter. Detta görs genom att kräva in en leveranstörsförsäkran eller att stämma av de produkter som används med SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. - Informationen i polismästardistriktets diarier skall redovisas i arkivförteckningen. - City polismästardistrikt måste åtgärda de arkivlokaler som används av tillståndsenheten, samt gods- och registerroteln så att de uppfyller Riksarkivets tekniska krav. City polismästardistrikt ska senast inkomma med en skriftlig åtgärdsplan till Stadsarkivet där man redovisar hur arkivlokalerna skall åtgärdas. a rörande skrivmaterial och arkivredovisning skall åtgärdas senast och skriftligen redovisas till Stadsarkivet. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar City polismästardistrikt att: - Genom kontinuerliga utbildningstillfällen höja kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar hos medarbetarna på myndigheten. - Utveckla rutiner för öppning av personadresserad post, inkl. e-post vid frånvaro.

3 SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts City polismästardistrikt har fastställt ansvaret för arkivhanteringen i en skriftlig instruktion. Av instruktionen framgår att administrativ chef är arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats I ovannämnda tjänsteföreskrift har arbetet fördelats mellan arkivansvarig (som alltid är den administrative chefen) och arkivarien. Vidare har registratorerna också en roll i det löpande arkiveringsarbetet. De enskilda medarbetarna ansvarar för rensningen av sina egna akter. Organisationen bedöms av myndigheten fungera väl. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Polismästardistriktet bedömer att den allmänna kunskapsnivån hos såväl nyanställda som hos sedan tidigare anställda skulle kunna höjas något genom kontinuerliga utbildningstillfällen. Rekommendationer City polismästardistrikt bör genom kontinuerliga utbildningstillfällen höja kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar hos medarbetarna. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsarkivet bedömer att myndigheten har tämligen väl fungerande rutiner för diarieföring och postöppning. Dock skulle rutinerna för öppning av personadresserad post (inkl. e-post vid frånvaro) kunna ses över och införas i större skala än vad fallet är i dagsläget. Skriftliga rutiner finns för diarieföring. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Rikspolisstyrelsen har utfärdat flera styrdokument för polismyndigheterna vilka sedan anpassas till verksamheten på resp. polismästardistrikt. Det finns handböcker för bl.a. diarieföring och arkivhantering. En arkivbildningsplan finns för City polismästardistrikt. Denna hålls ständigt uppdaterad.

4 SID 4 (6) Rekommendationer City polismästardistrikt bör utveckla rutiner för öppning av personadresserad post, inkl. e-post vid frånvaro. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Inga genomgripande förändringar är planerade. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Gallringsbeslut finns och myndigheten bedömer inte att det finns något behov av ytterligare gallringsbeslut i dagsläget. Gallringsbeslut tillämpas Polismästardistriktet gallrar i enlighet med utfärdade gallringsbeslut. Arkivläggningen sker efter gallringsfristerna. Rutinerna för destruktion av känsligt material är goda. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis Ansvaret för en del av de system som används på polismästardistriktet vilar centralt. Dock finns på City polismästardistrikt, i likhet med de övriga polismästardistrikten, många egna register. Ett arbete pågår centralt på rättsenheten att värdera informationen i dessa register. Vidare arbetar Rikspolisstyrelsen med att ta fram rutiner för bevarande av digitala bilder. Rutiner för att kontrollera skrivmateriel finns City polismästardistrikt kunde inte med säkerhet lämna besked om de skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som används är arkivbeständiga. City polismästardistrikt ska försäkra sig om att de skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som används lever upp till Riksarkivets krav på

5 SID 5 (6) arkivbeständiga produkter. Detta görs genom att kräva in en leveranstörsförsäkran eller att stämma av de produkter som används med SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns Polismästardistriktet har en uppdaterad arkivbeskrivning som uppfyller regelverkets krav. En fullständig arkivförteckning finns delvis Arkivförteckningen har förts så långt fram som det har varit möjligt. En eftersläpning har, med stadsarkivets godkännande, skett för förtecknandet av K-ärendena vars handläggning oftast drar ut på tiden. Arkivförteckningen saknar dock redovisning av de diarier som polismästardistriket använder. Informationen i polismästardistriktets diarier skall redovisas i arkivförteckningen. Informationen i polismästardistriktets diarier skall redovisas i arkivförteckningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokaler City polismästardistrikt har flera arkivlokaler. Centralarkiv godkändes nyligen av stadsarkivet och besöktes därför inte vid inspektionstillfället. För de lokaler som används av tillståndsenheten kunde följande avvikelser iakttas: myndigheten måste försäkra sig om att ventilationsrören har brandgasspjäll som lever upp till kraven på brandklass EI 120, dvs. att lokalerna ska kunna motstå brand i två timmar. belysningsarmaturen skall vara i rätt kapslingsklass, lägst IP 43. Hål i väggar måste tätas så att lokalerna utgör egna brandceller. Arkivlokalerna måste kunna göras strömlösa från utsidan och polismästardistriktet måste därför förvissa sig om att de elkablar som finns i en av lokalerna inte är strömförande när lokalen inte används.

6 SID 6 (6) Dörrarna till lokalerna hålls öppna under arbetstid. Detta kan medföra kraftigare temperatursvängningar vilket påverkar arkivhandlingar på sikt. Myndigheten måste därför undersöka klimatförhållandena i de båda arkivlokalerna. Bristerna som Stadsarkivet kunde iaktta i den arkivlokal som finns på gods- och registerroteln är än större än de ovannämnda. Enligt Stadsarkivets bedömning krävs omfattande åtgärder för att anpassa lokalen så att den lever upp till de tekniska krav som ställs. Mot bakgrund av detta vill Stadsarkivet rekommendera polismästardistriktet att överväga andra förvaringsplatser i byggnaden. Om polismästardistriktet väljer att fortsätta använda aktuell lokal som arkivlokal krävs åtgärder. De brister som kunde konstateras vid inspektionen är: Lokalens brandklass måste undersökas så att den uppfyller brandklass EI 120 ingen av dörrarna lever upp till kraven på brandklass, brandgasspjäll och belysningsarmatur måste ses över. hål måste tätas eluttag antingen avlägsnas helt eller göras låsbara. myndigheten måste försäkra sig om att lokalen kan göras strömlös från utsidan. myndigheten måste kontrollera att det rökschakt samt de glipor i betongblocken som finns i taket inte sänker lokalens brandklass. Den 10 maj 2007 inspekterades arkivlokalen på Torkel Knutssonsgatan av Jonas Engardt. Den arkivlokalen godkändes. City polismästardistrikt måste åtgärda de arkivlokaler som används av tillståndsenheten, samt gods- och registerroteln så att de uppfyller Riksarkivets tekniska krav. Stockholms stadsarkiv Jonas Engardt Enhetschef, Tillsyn och rådgivning