Deltog gjorde även Birgitta Odén, arkivarie, från rättsenheten, polismyndigheten

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL INSPEKTIONSRAPPORT DNR /07 SID 1 (6) SSA 2007:07 Roslagens polismästardistrikt Att: Eva Westin H ANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ROSLAGENS POLISMÄSTARDISTRIKT Närvarande från polismästardistriktet: Eva Westin Administrativ chef och arkivansvarig Margareta Caurell Assistent Solveig Lundgren Assistent Birgitta Rambring Sekreterare Kerstin Enocson Arkivarie Christina Alvén Ass. arkivföreståndare Henrik Westerberg IT-brottsutredare Annika Thunholm Registrator Elin Nilsson Assistent Deltog gjorde även Birgitta Odén, arkivarie, från rättsenheten, polismyndigheten i Stockholms län. Närvarande från Stadsarkivet: Jonas Engardt, inspektionsförrättare Martin Ståhl, protokollförare SAMMANFATTNING Roslagens polismästardistrikt inspekterades Polismästardistriktet inspekterades senast år Stadsarkivet bedömer att Roslagens polismästardistrikts rutiner och organisation för att hantera allmänna handlingar överlag är goda. Smärre brister kunde dock iakttas beträffande förvaringen av handlingar. Vidare återstår ett tämligen omfattande förteckningsarbete för enheten i Täby. B OX , S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

2 SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Roslagens polismästardistrikt att: - Upprätta arkivbeskrivningar samt omförteckna materialet från enheten i Täby. - Försäkra sig om att hålet i väggen i närarkivet (Täby) inte sänker lokalens brandklass EI 120. Polismästardistriktet måste också ta itu med frågan om de kraftiga svängningarna i luftfuktigheten i när- och slutarkivet. Vidare ska polismästardistriktet kontrollera att belysningsarmaturen i slutarkivet uppfyller Riksarkivets tekniska krav, dvs. att dess kapslingsklass är lägst IP 43. Brandgasspjäll i den sistnämnda lokalen är i brandklass EI 60 och måste således bytas ut. Roslagens polismästardistrikt ska senast inkomma med en skriftlig avstämningsrapport till stadsarkivet där man redogör för hur arbetet med att åtgärda föreläggandena har fortskridit. Stadsarkivet rekommenderar Roslagens polismästardistrikt att: - Genom kontinuerliga utbildningstillfällen höja kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar hos medarbetarna på myndigheten. - Utveckla rutiner för öppning av personadresserad post, inkl. e-post vid frånvaro. - Se över och förbättra formerna för aktrensningen.

3 SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Roslagens polismästardistrikt har fastställt ansvaret för arkivhanteringen i en skriftlig instruktion (distriktsorder). Myndigheten har utsett Eva Westin, administrativ chef, till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats I ovannämnda distriktsorder har arbetet fördelats mellan arkivansvarig (som alltid är den administrative chefen), arkivredogörarna (dessa är enhetschefer som delegerar det praktiska arkivarbetet) samt arkivföreståndare (två sådana finns i Roslagens polismästardistrikt, en för vardera enhet i Täby och Norrtälje). Vidare har registratorerna också en roll i det löpande arkiveringsarbetet. Organisationen bedöms av myndigheten fungera väl även om mer resurser för arkivfrågor efterlyses. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Utbildningsinsatser för nyanställda har genomförts. Dock bedömer polismästardistriktet att den allmänna kunskapsnivån hos såväl nyanställda som hos sedan tidigare anställda skulle kunna höjas något genom kontinuerliga utbildningstillfällen. Roslagens polismästardistrikt bör genom kontinuerliga utbildningstillfällen höja kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar hos medarbetarna. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsarkivet bedömer att myndigheten har tämligen väl fungerande rutiner för diarieföring och postöppning. Dock skulle rutinerna för öppning av personadresserad post (inkl. e-post vid frånvaro) kunna ses över och införas i större skala än vad fallet är i dagsläget. Bara ett fåtal av medarbetarna har skrivit under en fullmakt. Skriftliga rutiner finns för diarieföring. Flera diarier tillämpas.

4 SID 4 (6) Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Rikspolisstyrelsen har utfärdat flera styrdokument för polismyndigheterna vilka sedan anpassas till verksamheten på resp. polismästardistrikt. Det finns handböcker för bl.a. diarieföring och arkivhantering. För tillfället arbetar Roslagens polismästardistrikt på att ta fram en arkivbildningsplan. Roslagens polismästardistrikt bör utveckla rutiner för öppning av personadresserad post, inkl. e-post vid frånvaro. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Inga genomgripande förändringar är planerade. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Gallringsbeslut finns och myndigheten håller som ovan nämnts på med utarbetandet av en arkivbildningsplan. Dock finns behov av ytterligare gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Polismästardistriktet gallrar i enlighet med utfärdade gallringsbeslut. Arkivläggningen sker efter gallringsfristerna. Dock skulle aktrensningen behöva ses över och förbättras. Rutinerna för destruktion av känsligt material är goda. Roslagens polismästardistrikt bör se över och förbättra formerna för aktrensningen.

5 SID 5 (6) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis Ansvaret för en del av de system som används på polismästardistriktet vilar centralt. Dock finns på Roslagens polismästardistrikt, i likhet med de övriga polismästardistrikten, många egna register. Ett arbete pågår centralt på rättsenheten att värdera informationen i dessa register. Vidare arbetar Rikspolisstyrelsen med att ta fram rutiner för bevarande av digitala bilder. Rutiner för att kontrollera skrivmateriel finns Roslagens polismästardistrikt har kontrollerat att de skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som används är arkivbeständiga. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns inte Polismästardistriktet har påbörjat arbetet med att upprätta arkivbeskrivningar för polismästardistriktet i stort samt för enheten i Norrtälje. En fullständig arkivförteckning finns inte Arkivförteckningen har för Norrtäljes del förts så långt fram som det har varit möjligt. En eftersläpning har, med stadsarkivets godkännande, skett för förtecknandet av K-ärendena vars handläggning oftast drar ut på tiden. Dock måste hela förteckningen för enheten i Täby struktureras om. I samband med detta skall polismästardistriktet säkerställa att informationen i polismästardistriktets diarier redovisas i arkivförteckningen. Förelägganden Roslagens polismästardistrikt ska upprätta arkivbeskrivningar samt omförteckna materialet från enheten i Täby. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokaler Enheten i Täby har två arkivlokaler, ett närarkiv och ett slutarkiv. I närarkivet kunde ett hål i väggen konstateras. Myndigheten måste försäkra sig om att hålet inte sänker lokalens brandklass EI 120. Eventuellt kan en igentätning av hålet bli aktuell. I både när- och slutarkiv har svängningar-

6 SID 6 (6) na i den relativa luftfuktigheten och temperatur varit kraftiga mellan sommar- och vinterhalvåret. Detta kan medföra att materialet möglar. Det finns därför ett behov av ökad klimatstyrning. Vidare ska polismästardistriktet kontrollera att belysningsarmaturen i slutarkivet uppfyller Riksarkivets tekniska krav, dvs. att dess kapslingsklass är lägst IP 43. Brandspjällen i den sistnämnda lokalen är i brandklass EI 60 och måste således bytas ut. Arkivlokalen i Norrtälje besöktes inte vid inspektionstillfället. Myndigheten menade på att de förelägganden som gjordes vid inspektionen år 2000 åtgärdats sedan dess. Förelägganden Roslagens polismästardistrikt ska försäkra sig om att hålet i väggen i närarkivet (Täby) inte sänker lokalens brandklass EI 120. Polismästardistriktet måste också ta itu med frågan om de kraftiga svängningarna i luftfuktigheten i när- och slutarkivet. Vidare ska polismästardistriktet kontrollera att belysningsarmaturen i slutarkivet uppfyller Riksarkivets tekniska krav, dvs. att dess kapslingsklass är lägst IP 43. Brandspjällen i den sistnämnda lokalen är i brandklass EI 60 och måste således bytas ut. Stockholms stadsarkiv Jonas Engardt Enhetschef, Tillsyn och rådgivning