HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADSTEATER AB

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /10 SID (9) SSA 2011:1 Stockholms Stadsteater AB Att: Tommy Svensson Kopia: Revisionskontoret Stockholms stadshus AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADSTEATER AB Närvarande från Stockholms Stadsteater: Tommy Svensson Administrativ chef, arkivansvarig Anne Fredriksson Dramaturgassistent Mona Robertsson Administratör/registrator Anna Cederlöf BRA Arkivkonsult Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Lems Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Stockholms Stadsteater AB Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast Stadsteatern har i huvudsak goda rutiner för hantering av allmänna handlingar men behöver uppdatera flera av de styrande dokumenten och säkerställa att de delar av verksamheten som inte är centralt placerade omfattas av rutinerna kring hanteringen av allmänna handlingar. Bolaget behöver även ta fram en strategi för långtidslagring av digital information. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av den anledningen är rapporttexten kortfattad. Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stockholms Stadsteater AB att: - Uppdatera ansvarsfördelningen för hantering av allmänna handlingar och arkiv. -Utse arkivombud som bevakar hanteringen av allmänna handlingar på Parkteatern och Skärholmsscenen. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar, särskilt de digitala allmänna handlingarna, och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat Behov av att ta ut information som arkivfiler - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som används ger arkivbeständiga handlingar. - Använda arkivpapper för handlingar som ska bindas in. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.

3 SID 3 (9) Stockholms Stadsteater AB ska senast den skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Stadsarkivet rekommenderar Stockholms Stadsteater AB att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. - Fastställa ansvar och rutiner för att ta om hand och diarieföra post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. - Ta ställning till och besluta hur det fortsatta arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas.

4 SID 4 (9) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvar har fastställts Bolaget har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Instruktionen behöver dock uppdateras med nu gällande uppgifter. Arkivansvaret fastställs årligen tillsammans med övriga policydokument vid styrelsemöte. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Administrativ chef Tommy Svensson är arkivansvarig. Anne Fredriksson och Mona Robertsson är arkivhandläggare och registratorer. Det finns inga arkivombud utsedda för Parkteatern och Skärholmsscenen. Stadsteatern ska uppdatera en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar och arkiv. Stadsteatern ska utse arkivombud som bevakar hanteringen av allmänna handlingar på Parkteatern och Skärholmsscenen. ARKIVREGLER Enligt riktlinjerna till arkivreglerna ska bolagen följa stadens arkivregler genom beslut på styrelsemöte. Bolaget har antagit de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26). Stadsarkivet informerar om att det är lämpligt att anta arkivreglerna utan Kfsnummer, beslutet bör formuleras Bolaget ska följa Stockholms stads arkivregler och de riktlinjer som utfärdats med stöd av reglerna. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig och arkivhandläggare bedömer sig ha kunskap om hanteringen av allmänna handlingar. Eftersom bolaget har en betydande andel tillfälligt anställda är det svårt att nå ut med information om vad det innebär att arbeta inom offentlig verksamhet och att det finns bestämmelser som reglerar hantering av allmänna handlingar. Stadsarkivet rekommenderar att frågor kring arkiv- och dokumenthantering tas upp för hela personalen regelbundet för att upprätthålla kunskapen samt att bolaget tar fram rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar.

5 SID 5 (9) Stadsteatern bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Stadsteatern bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Handlingar hanteras delvis enligt fastställda anvisningar Stadsteatern har en tidigare upprättad dokumenthanteringsplan som nu behöver uppdateras, inte minst för att även omfattar bolagets digitala handlingar. Tillämpningen av stadsarkivets gallringsbeslut om handlingar av tillfällig och ringa betydelse ska dokumenteras, vilket kan göras t.ex. i dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen behöver även spridas inom verksamheten t.ex. genom att publiceras på intranätet. Det finns även rutinbeskrivningar för hanteringen av allmänna handlingar (t.ex. arkivläggning) men de behöver uppdateras. Eftersom verksamheten är spridd på flera olika platser är det viktigt att se till att även Parkteatern och Skärholmsscenen nås av information. Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner finns delvis Stadsteatern har ingen central postöppning utan posten delas ut direkt till adressaten. Det finns rutiner för postöppning och rutiner för att läsa e-post vid frånvaro vad gäller ledningsgruppen men hanteringen behöver formaliseras och omfatta även övriga inom bolaget. Ärenden diarieförs i systemet Acta. Mona sköter huvuddelen av diarieföringen, Anne diarieför spontanmanus. Både inkommande och utgående handlingar diarieförs men däremot inte upprättade som inte expedieras utanför bolaget. Sekretesshandlingar registreras förutom rehabärenden, stadsarkivet påminner om att sekretesshandlingar alltid måste registreras. Diariet skrivs ut på papper och de diarieförda ärenden arkivläggs utifrån diarieplanen (som bevaras). Stadsteatern bör kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. Stadsteatern bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna.

6 SID 6 (9) Stadsteatern bör fastställa ansvar och rutiner för att ta om hand och diarieföra post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Stadsteatern bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR - ÄNDRINGAR Bolaget ska gå över till Volvo-IT men står inte inför några förändringar av verksamheten som kommer påverka arkivfrågorna. Stadsteatern levererade 1991 äldre handlingar till stadsarkivet och det är inte aktuellt med leveras av ytterligare handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut Stadsteatern omfattas dels av de generella gallringsbeslut som finns för personalhandlingar och för ekonomihandlingar (1997:8 (ersätts inom kort), 2003:13, 2004:8, 2007:12 och 2010:8) samt ett specifikt gallringsbeslut för kärnverksamhetens handlingar från Det specifika gallringsbeslutet omfattar dock endast pappershandlingar. Tillämpningen av stadsarkivets generella gallringsbeslutet 2007:12 om handlingar av tillfällig/ringa karaktär ska dokumenteras, enklast görs det i dokumenthanteringsplanen. Gallring genomförs kontrollerat Stadsteatern gallrar i enlighet med fattade beslut och gallringen sker under kontrollerade former. Stadsteatern ska utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar, särskilt de digitala allmänna handlingarna, och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Stadsteatern ska dokumentera tillämpningen av 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i dokumenthanteringsplanen.

7 SID 7 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form saknas Stadsteatern använder digitala verksamhetssystem för projektadministration, biljettförsäljning, tidsredovisning och schemaläggning. Dessutom används digitala system för personal- och ekonomihantering. Bolaget behöver ta fram en strategi för långtidslagring av den digitala informationen där bl.a. ansvar, värdering, redovisning och tidpunkt för ev. arkivuttag slås fast. I dagsläget sker inga arkivuttag ur systemen. Det finns brister i hanteringen av ljud- och bildupptagningar På Stadsteatern finns en omfattande samling ljud- och bildupptagningar samt fotografier. Materialet är i många fall på databärare som inte lämpar sig för långsiktigt bevarande (videoband, ljudband). Stadsteatern är medveten om att de måste ta om hand materialet om det inte ska förstöras men har inte haft de ekonomiska förutsättningarna. Arkivbeständiga produkter och inbindning Stadsteatern använder enligt uppgift godkända skrivmedel. (Bolaget behöver dock kontrollera att de skrivare som används finns på SP:s lista över godkända material). Det är bolagets ansvar att kontrollera att man använder rätt sorts utrustning även om inköp sker centralt vilket blir aktuellt i och med övergången till Volvo-IT. Stadsteaterns binder in manus, styrelseprotokoll och verksamhetsberättelser. Vid inbindning ska Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4, ändrad 2008:1) om tekniska krav och certifiering tillämpas och arkivpapper användas. Stadsteatern ska upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat Behov av att ta ut information som arkivfiler Stadsteatern ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Stadsteatern ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som används ger arkivbeständiga handlingar. Stadsteatern ska använda arkivpapper för handlingar som ska bindas in.

8 SID 8 (9) Stadsteatern bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Bolaget har en arkivbeskrivning som uppdaterades senast Den behöver dock uppdateras med nu gällande uppgifter, t.ex. nya Offentlighets- och sekretesslagen. Arkivförteckningen behöver uppdateras Stadsteatern har en arkivförteckning som är en anpassad variant av stadsarkivets modell för processorienterad arkivredovisning. Parkteatern och Marionetteatern är egna arkivbildare med egna förteckningar. Den digitala informationen redovisas inte i förteckningen. Stadsteatern ligger inte helt i fas med förtecknandet och vissa serier saknas helt (t.ex. för material som förvaras i Skärholmen). Parkteatern har pga. flytt levererat handlingar till stadsteaterns arkivlokal, dessa behöver föras på i förteckningen. Stadsteatern ska revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Stadsteatern ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Stadsteatern ska ta ställning till och besluta hur det fortsatta arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Stadsteatern har i sina centrala lokaler en arkivlokal som godkändes Parkteatern och Skärholmsscenen har inga arkivlokaler och måste därför se till att handlingar som ska bevaras mer än två år överförs till den Stadsteatern.

9 SID 9 (9) Vid inspektionen påträffades handlingar dels i skåp med brandklass EI 60 och dels helt oskyddat. Bolaget kan söka dispens från kravet på att skåp ska ha brandklass EI 120 men måste då inkomma med uppgifter om kompenserande åtgärder. Oskyddade handlingar med en längre gallringsfrist än två år måste förvaras skyddade, antingen i skåp eller i arkivlokalen. Stadsteatern ska inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv Sara Naeslund Lems Inspektionsförrättare