HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SPÅNGA-TENSTA STADSDELSFÖRVALTNING

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) DNR /11 SSA 2011:12 Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning Att: Robert Johansson Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SPÅNGA-TENSTA STADSDELSFÖRVALTNING Närvarande från Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning: Robert Johansson Kanslichef/arkivansvarig Magnus Moberg Arkivhandläggare/arkivassistent Lena Bjurinder Administrativ assistent Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström Inspektionsförrättare Martin Ståhl Protokollförare Närvarade gjorde också Ann-Charlotte Ildvad, stadsdelsarkivarie (Södermalms stadsdelsförvaltning). SAMMANFATTNING Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 16 november Inspektionen avsåg stadsdelsförvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning inspekterades senast den 12 maj Stadsarkivet bedömer att hanteringen av allmänna handlingar på Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning är eftersatt på flera områden, men finner det positivt att förvaltningen visade en tydlig vilja att komma tillrätta med bristerna. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Verkställa gallring. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Försäkra sig om att bilder/filmer bevaras. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.för digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens IT-säkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning ska senast den 31 oktober 2012 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna tidpunkt förväntas arbetet vara slutfört.

3 SID 3 (8) Rekommendationer Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning rekommenderas att: - Fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras.

4 SID 4 (8) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning har formellt fastställt ansvarsfördelningen i en arkivinstruktion. I förvaltningens instruktion framgår rollerna och uppgifterna tydligt. Arkivansvarig är Robert Johansson, kanslichef. Vidare ingår såväl arkivhandläggare och ett antal arkivredogörare i arkivorganisationen på förvaltningen. Organisationen måste etableras mera. Stadsarkivet efterlyser också, redan i arkivinstruktionen, att fler aktörer, med ett utpekat arkivansvar, ute på utförarenheterna knyts till arkivorganisationen. Detta för att få till bättre insamlingsrutiner av dokumentation från utförarenheterna. Rekommendationer Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning bör fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen anses uppvisa brister, som man dock vill komma tillrätta med genom olika utbildningsinsatser. Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning har också bristfälliga rutiner för att informera nyanställda om regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar. Rekommendationer Stadsdelsförvaltningen bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Förvaltningen bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning använder de hanteringsanvisningar ( Hanteringsanvisningar för stadsdelsförvaltningarna ; en ny version har just kommit ut) som är utarbetad av stadsdelsarkivarierna och som gäller för alla stadsdelsförvaltningar. Vid inspektionen framkom att hanteringsanvisningarna delvis behöver uppdateras och anpassas så att de stämmer överens med de arbetssätt som gäller på

5 SID 5 (8) stadsdelsförvaltningen. Stadsdelsförvaltningen uppmanas att se till att hanteringsanvisningarna tillämpas mer konsekvent i praktiken. Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns delvis Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning har rutiner för både postöppning och diarieföring. Posten öppnas centralt och fullmakter finns (om än inte påskrivna av alla). Rutinerna för att öppna och ta om hand e-posten uppvisar däremot brister. Registraturet sköter diarieföringen av handlingarna och det som ska diarieföras diarieförs också till stor del. Det fanns dock tecken på att fler handlingar behöver diarieföras (e-post). Registreringen sker nu enligt den nya klassificeringsstruktur som gäller för stadsdelsförvaltningarna. Rutiner för att rensa ut handlingar finns delvis Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning har bara delvis rutiner för att rensa ut handlingar ur akter innan de arkiveras. Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Förvaltningen ska upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Rekommendationer Stadsdelsförvaltningen bör kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Förvaltningen bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning står inte inför några större verksamhetsförändringar som påverkar hanteringen av allmänna handlingar.

6 SID 6 (8) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis och tillämpas delvis Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning omfattas av ett flertal gallringsbeslut, generella såväl som specifika (för stadsdelsförvaltningarna). Förvaltningen uppger att den inte helt ligger i fas med gallringen. Stadsdelsförvaltningen påtalade ett behov av att utreda gallringsbehovet i det s.k. PIN-registret (kopplat till Paraplyet). Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning ska utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Förvaltningen ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbeständiga produkter Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning uppgav att arkivbeständiga produkter används överlag. Det var dock oklart om detta verkligen gällde överallt, t.ex. för utförarenheternas del. Detta måste stadsdelsförvaltningen kontrollera. Bilder/filmer Stadsdelsförvaltningen har (med undantag av ovannämnda PIN-register) inga egna system, utan använder de system för vilka arkivansvaret finns någon annanstans. Dock finns det bildmaterial (på utförarenheterna) som måste tas om hand för arkivering. Som ovan nämnts måste stadsdelsförvaltningen påbörja ett insamlingsarbete av dokumentation (företrädesvis bildmaterial) från olika enheter inom förvaltningen. Speciellt har det här varit förskolorna som har varit på tal, men behovet är säkert detsamma för andra utförarenheter. Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Stadsdelsförvaltningen ska försäkra sig om att bilder/filmer bevaras.

7 SID 7 (8) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning har en arkivbeskrivning. På vissa ställen behöver den uppdateras (t.ex. med information om nya gallringsbeslut). Synpunkterna gavs muntligen vid inspektionen. Arkivförteckningen behöver uppdateras Stadsdelsförvaltningens arkivförteckning, som ännu utgår från det äldre sättet att redovisa, är bra överlag, men behöver likväl ses över och kompletteras på vissa ställen. Även här gavs muntliga synpunkter vid inspektionstillfället. Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Förvaltningen ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Dokumentskåp En del av de dokumentskåp som Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning använder granskades vid inspektionen. Dessa lever inte upp till de krav på brandklass som ställs i regelverket (EI 120). Dessutom förvarades vissa handlingar oskyddade. Arkivlokaler Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning förvarar sina handlingar i flera arkivlokaler. Vid inspektionen granskades två arkiv. Arkivlokalernas brandklass kunde inte fastställas vid inspektionstillfället, men behöver utredas av stadsdelsförvaltningen. Stadsarkivet kan bevilja dispens för förvaring (i skåp/lokal) i lägre brandklass, men stadsdelsförvaltningen måste då först inkomma med en ansökan om detta (även för utförarenheternas del). Förvaltningen ska uppfylla några av nedanstående kompenserande åtgärder: - Automatiskt brandlarm i förbindelse med bemannad central. - Brandcellerna måste verkligen fungera som brandceller (stängda dörrar).

8 SID 8 (8) - Byggnaden består av flera brandceller. - Rökförbud i kringliggande lokaler. - Räddningstjänstens insatstid max 10 minuter. - Brandbelastningen mindre än 200 MJ/m2. - Arkivlokalens dörr ska stängas i händelse av brand (magnetuppställning). - Säkerhet (begränsat tillträde). Stadsdelsförvaltningen måste se till att de arkivlokaler som används är förenliga med de krav som ställs i Riksarkivets tekniska föreskrifter för utförande av arkivlokaler (se RA-FS 1997:3). Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning ska inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stadsdelsförvaltningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. För digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens ITsäkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv Matilda Ekström