HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) DNR /11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB Närvarande från Mässfastigheter: Sven Lundgren Administrativ chef/arkivansvarig Carina Brandt Redovisningschef/arkivsamordnare Maria Wester It-chef Närvarande från stadsarkivet: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Mässfastigheter i Stockholm inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 1 juni Inspektionen avsåg Mässfastigheters hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Mässfastigheter inspekterades senast i juni Stadsarkivet bedömer att Mässfastigheter har rutiner för att hantera dokumenten men behöver arbeta för att förbättra kunskapen om allmänna handlingar och det regelverk som gäller för kommunala bolag. Det finns även stora brister vad gäller arkivredovisningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Mässfastigheter att: - Anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Upprätta arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Mässfastigheter ska senast den 1 juni 2012 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar Mässfastigheter att: - Ge verksamheten tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. - Förutom de krav som finns i arkivreglerna även ta med uppgift om sekretess i dokumenthanteringsplanen. - Fastställa rutiner och ansvar för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. - Ta ställning till och besluta om hur arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas.

3 SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Mässfastigheter har formellt fastställt ansvarsfördelningen i en arkivinstruktion, där rollerna och uppgifterna framgår. Arkivansvarig är administrativ chef Sven Lundgren. Carina Brandt är arkivsamordnare och fördelar uppgifter mot handläggarna på de olika avdelningarna. Arkivorganisationen fungerar bra och ansvarsfördelningen uppdateras vid behov. ARKIVREGLER Enligt riktlinjerna till arkivreglerna ska bolagen följa stadens arkivregler genom beslut på styrelsemöte. Bolaget har inte antagit de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26). Stadsarkivet rekommenderar bolaget att anta arkivreglerna utan Kfs-nummer, beslutet bör formuleras Bolaget ska följa Stockholms stads arkivregler och de riktlinjer som utfärdats med stöd av reglerna. Förelägganden Mässfastigheter ska anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen om hanteringen av handlingar är god men det finns brister vad gäller kunskapen om vad som är allmän handling och det regelverket som gäller kommunala bolag på arkivområdet. För att sprida kunskapen i organisationen är det även bra om bolaget upprättar rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar. Rekommendationer Mässfastigheter bör ge verksamheten tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Mässfastigheter bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket.

4 SID 4 (6) HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Mässfastigheter har en dokumenthanteringsplan för hanteringen av allmänna handlingar som regelbundet uppdateras. Planen saknar information om sekretess men tar i övrigt upp den information som behövs för att hantera handlingar på ett korrekt sätt. Stadsarkivet uppmuntrar Mässfastigheter att gå över till den processorienterade informationsredovisningen (PIR), istället för att uppdatera de gamla dokumenten. Fastställda rutiner för postöppning finns delvis Postöppning sker centralt av kontorsservice som öppnar och fördelar all post. Kontorsservice har rutiner för att ta om hand posten även vid semestrar men på enheterna saknas skriftlig rutin. Vid frånvaro uppmanas personalen att styra om sin e-post till den centrala e-postlådan men det finns ingen officiell rutin för detta. Att använda sig av frånvaromeddelanden räcker inte utan Mässfastigheter bör ta fram rutiner för att säkerställa att även e-post öppnas och tas om om hand även vid frånvaro. Rutiner för diarieföring saknas Mässfastigheter har inget centralt diarium utan endast upphandlingar registreras. Detta sker per projekt på papper i ett särskilt pärmsystem. Mässfastigheter håller på att gå över till ett nytt verksamhetsledningssystem och allteftersom processerna flyttas över i systemet blir kontrollen av dokumenten bättre. Stadsarkivet påpekar att sekretessbelagda handlingar måste registreras och rekommenderar Mässfastigheter att registrera även andra handlingar i större utsträckning. Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör dokumenthanteringsplanen omfatta uppgift om sekretess. Mässfastigheter bör fastställa rutiner och ansvar för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Mässfastigheter bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras.

5 SID 5 (6) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Mässfastigheter står inte inför några omfattande förändringar som kommer att påverka hanteringen av allmänna handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Mässfastigheter använder de generella gallringsbesluten samt ett specifikt, 2008:15 som tog fram i samband med avslutandet av föregående inspektion. Gallring sker årligen och bolaget ser inte något behov av ytterligare gallringbeslut. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Mässfastigheter håller på att utveckla sin digitala dokumenthantering men i dagsläget skrivs de handlingar som ska bevaras ut på papper. Arkivbeständiga produkter Mässfastigheter använder enligt uppgift arkivbeständiga papper och pennor för bevarandevärt material. Bolaget övergår till multimaskiner, vilka är arkivbeständiga, och de personliga skrivare som finns kvar används endast för gallringsbara handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivredovisning saknas Det finns stora brister i arkivredovisningen, varken arkivbeskrivning eller arkivförteckning har kunnat återfinnas. Arkivbeskrivningen ska ge överblick medan arkivförteckningen är sökvägen till de allmänna handlingarna. Arkivbeskrivningen ska innehålla uppgifter om myndigheten, verksamheten, dokumenthantering och arkivverksamheten. Närmare anvisningar om utformningen finns i riktlinjerna till stadens arkivregler (kap. 7).

6 SID 6 (6) Även arkivförteckning saknas och måste upprättas. Mässfastigheter avrapporterade att arkivbeskrivning och arkivförteckning tagits fram efter inspektionen 2005 (ärendet höll på till 2008) och det borde därför finnas handlingar att utgå ifrån. Arkivförteckningen ska sedan uppdateras löpande. Processorienterad informationsredovisning Stadsarkivet uppmuntrar Mässfastigheter att så snart som möjligt gå över till processorienterad informationsredovisning och börja fundera på verksamhetens processer. Första steget blir att ta fram en klassificeringsstruktur (som beskriver verksamhetens verksamhetsområden, processer och ev. processgrupper). Anvisningar om informationsredovisningens utformning finns i riktlinjerna till stadens arkivregler samt i stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Förelägganden Mässfastigheter ska upprätta arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Mässfastigheter ska upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Rekommendationer Mässfastigheter bör ta ställning till och besluta om hur arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal Mässfastigheter har en arkivlokal som iordningsställdes och godkändes efter förra inspektionen (2006:36). Bolaget använder ett kassaskåp för förvaring av årsredovisningar. På enheterna förvaras årets och fjolårets handlingar innan de flyttas till arkivet. Stockholms stadsarkiv Martin Ståhl