HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) DNR /11 SSA 2011:7 Bromma stadsdelsförvaltning Att: Maria Leffler Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING Närvarande från Bromma stadsdelsförvaltning: Bitte Davidsson Stadsdelsdirektör (under del av inspektionen) Maria Leffler Arkivansvarig/nämndsekreterare Eivor Bernas Registrator/arkivhandläggare Per Edorson VO Administration Pia Bäck VO Äldreomsorg Annica Lagerqvist VO Förskola och teknik (under del av inspektionen) Lotta Wigen VO Socialtjänst och fritid (under del av inspektionen) Åke Törnquist IT-samordnare (under del av inspektionen) Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström Inspektionsförrättare Martin Ståhl Protokollförare Närvarade gjorde också Ann-Charlotte Ildvad, stadsdelsarkivarie, och Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv. SAMMANFATTNING Bromma stadsdelsförvaltning inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 14 september Inspektionen avsåg stadsdelsförvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Bromma stadsdelsförvaltning inspekterades senast den 11 mars Stadsarkivet bedömer att Bromma stadsdelsförvaltning överlag har goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Vissa förbättringsåtgärder skulle emellertid behöva vidtas inom arkivredovisningen, men framför allt inom förvaringen av allmänna handlingar. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Bromma stadsdelsförvaltning att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Bevaka vilka konsekvenser som verksamhetsförändringarna kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. För digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens ITsäkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Bromma stadsdelsförvaltning ska senast den 31 augusti 2012 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna tidpunkt förväntas arbetet vara slutfört.

3 SID 3 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Bromma stadsdelsförvaltning har formellt fastställt ansvarsfördelningen i en arkivinstruktion, där rollerna och uppgifterna tydligt framgår. Arkivinstruktionen utgår från den mall som har tagits fram av stadsdelsarkivarierna. Arkivansvarig är nämndsekreteraren (Maria Leffler). Vidare ingår såväl arkivhandläggare och ett antal arkivredogörare i arkivorganisationen på förvaltningen. De senare representerar samtliga verksamhetsområden. Organisationen upplevs fungera bra. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen anses vara god och det finns fungerande arbetsrutiner. Informationsträffar på olika nivåer anordnas regelbundet. Bromma stadsdelsförvaltning har också bra rutiner för att informera nyanställda om regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Bromma stadsdelsförvaltning använder de hanteringsanvisningar ( Aktuella gallringsföreskrifter för stadsdelsförvaltningarna, senaste version från februari 2011) som är utarbetad av stadsdelsarkivarierna och som gäller för alla stadsdelsförvaltningar. Vid inspektionen framkom att hanteringsanvisningarna behövde uppdateras på några ställen. Här rör det sig t.ex. om information om nya gallringsbeslut samt det beslut (SSA 2009:19) som fattats enbart för Bromma stadsdelsförvaltning. Hanteringsanvisningarna behöver också förses med uppgifter om sekretess om enstaka handlingstyper. Detta arbete bedrivs dock i dagsläget av stadsdelsarkivarierna. Vidare uppstod diskussion om hur anvisningarna för dokumentationen från förskolorna ska tolkas. Stadsdelsförvaltningen måste aktivt komma i gång med insamlingen av denna typ av dokumentation från förskolor (och andra typer av utförarenheter). Dessutom finns andra nedskrivna rutiner för hanteringen av allmänna handlingar (för postöppning och diarieföring) och det är positivt att stadsdelsförvaltningen har publicerat dessa styrdokument på sitt intranät.

4 SID 4 (7) Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns Bromma stadsdelsförvaltning har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Posten öppnas centralt och samtliga medarbetare har skrivit på en fullmakt. Denna inkluderar även e-post och rutinerna för att öppna och ta om hand denna förefaller vara goda. Registraturet, som är ständigt bemannat, ombesörjer diarieföringen av handlingarna och det som ska diarieföras diarieförs också. Registreringen sker nu enligt den nya klassificeringsstruktur som gäller för stadsdelsförvaltningarna. Rutiner för att rensa ut handlingar finns Bromma stadsdelsförvaltning har rutiner för att rensa ut handlingar ur akter innan de arkiveras. Bromma stadsdelsförvaltning ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Bromma stadsdelsförvaltning genomgår kontinuerligt förändringar av verksamheten, som även får konsekvenser för hanteringen av allmänna handlingar. Här rör det sig uteslutande om privatiseringar. Stadsdelsförvaltningen är bekant med de regler som gäller för hanteringen av handlingar i sådana situationer och uppmanas att fortsätta att beakta konsekvenserna ur en arkivsynpunkt. Stadsdelsförvaltningen ska bevaka vilka konsekvenser som verksamhetsförändringarna kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Bromma stadsdelsförvaltning omfattas av ett flertal gallringsbeslut, generella såväl som specifika (för stadsdelsförvaltningarna). Dessutom finns ett beslut som bara gäller för Bromma sdf. Förvaltningen uppger att den nu ligger i fas med gallringen. Det enda gallringsbehov som kunde konstateras vid inspektionstillfället gäller systemet MMK, som tillämpas/har tillämpats av tio stadsdelsförvaltningar. I Brommas fall används det som ett ärendehanteringssystem för stadsmiljöarbetet.

5 SID 5 (7) Bromma stadsdelsförvaltning uppmanas att värdera informationen i detta system för att se vilken som ska bevaras alt. gallras. Detta värderingsarbete sker lämpligen på ett stadsdelsövergripande plan, eftersom flera förvaltningar är berörda. Bromma stadsdelsförvaltning ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbeständiga produkter Bromma stadsdelsförvaltning uppgav att arkivbeständiga produkter används. Handlingar binds in och man följer då Riksarkivets föreskrift. Ljud- och bildupptagningar Som ovan nämnts måste stadsdelsförvaltningen påbörja ett insamlingsarbete av dokumentation (företrädesvis bildmaterial) från olika enheter inom förvaltningen. Speciellt har det här varit förskolorna som har varit på tal, men behovet är säkert detsamma för andra utförarenheter. Stadsdelsförvaltningen ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning behöver uppdateras Bromma stadsdelsförvaltning har en arkivbeskrivning, som utgår från den gemensamma mallen för stadsdelsförvaltningarna. På vissa ställen behöver den uppdateras/förtydligas. Arkivförteckning behöver uppdateras Stadsdelsförvaltningens arkivförteckning, som ännu utgår från det äldre sättet att redovisa, är bra och överlag förd så långt fram som möjligt, men behöver likväl ses över och kompletteras på vissa ställen.

6 SID 6 (7) Bromma stadsdelsförvaltning ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Förvaltningen ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Dokumentskåp används En del av de dokumentskåp som Bromma stadsdelsförvaltning använder granskades vid inspektionen. Det framgick då att ett av dessa endast hade brandklass EI60. Om stadsdelsförvaltningen vill förvara handlingar i skåp eller lokaler med lägre brandklass än vad som är föreskrivet (EI120) måste den inkomma med en dispensansökan. I denna måste förvaltningen åberopa kompenserande åtgärder. Dessa är (för arkivlokaler): - Automatiskt brandlarm i förbindelse med bemannad central. - Brandcellerna måste verkligen fungera som brandceller (stängda dörrar). - Byggnaden består av flera brandceller. - Rökförbud i kringliggande lokaler. - Räddningstjänstens insatstid max 10 minuter. - Brandbelastningen mindre än 200 MJ/m2. - Arkivlokalens dörr ska stängas i händelse av brand (magnetuppställning). - Säkerhet (begränsat tillträde). Arkivlokaler Bromma stadsdelsförvaltning förvarar sina avställda handlingar dels i ett när-, dels i ett slutarkiv. Förvaltningen har tidigare fått beviljad dispens för lägre brandklass i närarkivet. Detta uppvisade emellertid flera frågetecken (betr. belysningsarmatur och eluttag) som förvaltningen måste reda ut. I slutarkivet upptäcktes flera, påtagliga brister. Stadsdelsförvaltningen måste göra en grundlig inventering av lokalen för att fastställa vad som behöver åtgärdas. Det fanns flera tecken (EI60- dörr, hål i väggar m.m.) som tyder på att lokalen inte lever upp till det allmänna skyddskravet på EI120. Även här behöver belysningen utredas. Dessutom befinner sig lokalen i angränsning till ett garage, vilket skulle kunna föranleda att den anslutande väggen behöver tätas och förstärkas med en högre brandklass. Bromma stadsdelsförvaltning måste kort sagt garantera att samtliga de utrymmen som används för förvaring av allmänna handlingar lever upp till Riksarkivets tekniska krav på utförande av arkivlokaler och skåp.

7 SID 7 (7) Bromma stadsdelsförvaltning ska inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stadsdelsförvaltningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. För digitala handlingar är praxis att de ska förvaras enligt stadens ITsäkerhetsinstruktion. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv Matilda Ekström