Hantering av allmänna handlingar hos Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Anna Ruthström Inspektionsrapport 2018:08 DNR /2017 Sida 1 (9) Hantering av allmänna handlingar hos Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning Närvarande från bolaget Inga Karin Mellberg Ingeli Schneider Lina Tillö Zijlmans Kristina Goldring Lena Lundtröm Stolz Tove Bodin Fredrik Karlsson Karin Bjurholm Kersti Tagesson Nämndsekreterare/arkivansvarig Registrator Arkivassistent Avd.chef, Beställaravd (deltog delvis) Stadsdelsdirektör (deltog delvis) Stabschef (deltog delvis) IT-chef (deltog delvis) Kommunikatör (deltog delvis) Avd.chef, Utveckling, lokaler och stadsmiljö (deltog delvis) Närvarande från Stadsarkivet Anna Ruthström Inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg Protokollförare Deltog gjorde också Mikael Baugus, stadsdelsarkivarie. SAMMANFATTNING Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är god. Det finns över lag en stor kunskap och förståelse för hur allmänna handlingar ska hanteras och man arbetar kontinuerligt för att bibehålla kunskapsnivån hos alla medarbetare. En stor del av informationen lagras i stadens centrala systemstöd men det finns ett behov av att se över att övrig digital information hanteras på ett sätt som säkerställer ett långsiktigt bevarande. Förvaltningen behöver också se över möjligheterna att gallra filmer samt kontrollera brandsäkerheten i arkivlokalerna. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och

2 Sida 2 (9) informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning att: - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: - Säkerställ att dörrarna i arkivlokalerna (även dörrlucka på vägg i Arkivlokal 2) på källarplanet uppfyller brandklass EI120 (alternativt EI60 om dispens för detta kan medges). - Kontrollera hål i väggar och täta vid behov. - Kontrollera och vid behov förstärk brandskyddet i arkivlokal på plan 4 (B 4013 B/FRD). - Inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar som motstår brand i kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Föreläggandet gäller om brandklassen i arkivlokalerna inte uppfyller brandklass EI Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Revidera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning har dokumenterat arkivansvaret i en skriftlig instruktion som fastställdes i april I arkivinstruktionen framgår förvaltningens ansvarsfördelning och roller inom arkivhanteringen på ett tydligt och bra sätt. Nämndsekreterare Inga Karin Mellberg har utsetts till arkivansvarig och hon för en dialog med stabschefen, som lyfter arkivfrågor i ledningsgruppen, samt med stadsdelsdirektören. På avdelningarna finns arkivredogörare som arbetar ut mot utförarenheterna och ser till att de allmänna handlingarna hanteras korrekt och kommer in till den centrala förvaltningen. På utförarenheterna finns kontaktpersoner för arkivfrågor. Arkivorganisationen är ny och hittills man har hunnit ha ett möte där man haft en duvning i hur allmänna handlingar ska hanteras. Vid detta tillfälle gicks stadens arkivregler med följande riktlinjer igenom samt regler för stadens e-posthantering. Detta möte kommer att följas upp av flera framöver. Som ytterligare hjälp i arbetet finns en skriftlig lathund för arkivredogörare och man har också tagit fram ett eget dokument för e-postregler. Förvaltningen uppger att arkivorganisationen fungerar bra och att personalen vet vem de ska vända sig till om man har frågor. Framöver ska man titta närmare på hur det ser ut på utförarenheterna. Dessa är stora och det är viktigt att arkivredogörarna når ut. Bevakning av arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Äldreomsorgens beställarenhet ska flytta och behöver flytta med sig arkivhandlingar. Man håller just nu på att se över bärigheten i de nya lokalerna för att säkerställa att dokumentskåpen kan placeras där. I övrigt har det under senare år förekommit flera omorganisationer och förvaltningen uppger att man kontinuerligt bevakar arkivfrågor vid förändringar för att säkerställa att arkivhanteringen sköts på rätt sätt. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Förvaltningen upplever att kunskapsnivån kring hur allmänna handlingar ska hanteras generellt sett är god och man arbetar kontinuerligt med att upprätthålla kunskapsnivån hos alla medarbetare.

4 Sida 4 (9) Olika former av kompetensutveckling för chefer sker regelbundet, frågor diskuteras på strategidagar för ledningen och det har också förekommit att en extern föreläsare har bjudits in och föreläst för ledning och nämnd. Även andra medarbetare får kontinuerlig utbildning. Under två halvdagar per termin ordnas en central introduktion för nyanställda och detta kompletteras sedan med ytterligare informationstillfällen ute på avdelningarna och enheterna. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Vaktmästaren grovsorterar den inkommande posten och sedan sorterar registrator ut det som ska diarieföras. Diarieföring sker samma dag och registrator upplever att allt det som ska diarieföras kommer till henne och diarieförs. Även sekretessklassad information diarieförs. Var 3-4:e vecka går registrator igenom öppna ärenden och kontrollerar att alla handlingar finns med. Respektive handläggare ansvarar för att rensa akten innan avslut och för att kunna göra detta krävs att handläggaren besitter viss kunskap om hantering av allmänna handlingar. Detta ingår visserligen i den introduktion som alla nya medarbetare får, men förvaltningen ser att det kan finnas ett behov av att ta fram en skriftlig rutin för att underlätta detta arbete. För socialtjänstakter finns en skriftlig rutin för hur de ska hanteras. Ibland hjälper registrator till att gå igenom akten vid avslut, exempelvis då projekt som pågått under flera år ska avslutas och det är svårt att veta vad som ska arkiveras och vad som ska rensas. Förvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post och dessa gäller även för e-post. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av stadsdelsarkivarierna och som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar inom staden. Arkivansvarig upplever att de är kända inom organisationen och hon får ofta frågor om dem. Ledingen har nyligen fått en dragning om hur de ska användas och registrator uppger att hon ofta använder dem.

5 Sida 5 (9) Som komplement till hanteringsanvisningarna finns flera skriftliga rutiner, exempelvis lathund för utlämnande av allmänna handlingar, leverans av HR-handlingar, hur man förtecknar arkiv i Visual Arkiv m fl. Alla rutiner är inte färdiga ännu, men arbete pågår för att få dem klara. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt stödverksamheten (t ex personal och löner) samt information av tillfällig och ringa betydelse. Förvaltningen tillämpar också det gallringsbeslut (SSA 2015:23) som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar samt gallringsbeslut som gäller för stadsgemensamma system. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen uppger att gallring utförs i enlighet med besluten och att man ligger i fas med gallringen, både av analog och av digital information. Det finns behov av informationsvärdering Inom stadsdelen, framför allt ute på fritidsgårdarna, produceras mycket film. Det råder osäkerhet kring hur dessa filmer hanteras och om de ska bevaras. Förvaltningen producerar också filmer som publiceras på stadens kanal hos den externa leverantören 23Video. Det saknas gallringsbeslut för filmerna och förvaltningen behöver därför värdera dem för att utreda om de ska bevaras eller gallras. Det stadsdelsgemensamma gallringsbeslutet 2015:23 kommer att uppdateras under hösten och några nya handlingstyper kommer att inkluderas. Detta arbete drivs av stadsdelsarkivarierna. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet.

6 Sida 6 (9) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i arkivlokal I Stockholms stad gäller Riksarkivets föreskrifter för arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Dessa anger att allmänna handlingar som ska bevaras eller som har en gallringsfrist längre än två år ska förvaras skyddat i lokal eller dokumentskåp som står emot brand i två timmar (brandklass EI120). Förvaltningen förvarar sina arkivhandlingar i fyra olika arkivlokaler på Slakthusplan 8 i Johanneshov. Tre av dessa ligger i källarplan och har beteckningarna Arkivlokal 1, Arkivlokal 2 och Arkivlokal 3. Dörrarna till lokalerna är omärkta och det råder osäkerhet kring vilken brandklass de har. Tidigare dokumentation kring denna osäkerhet finns, bland annat att intyg från smed ska skivas på att dörrarna håller brandklass EI120 och i samband med inspektion år 2011 att dispens för EI60 ska sökas. Det råder fortfarande osäkerhet om brandklassen är EI120, EI60 eller annan eftersom ingen formell dokumentation (intyg och dispens) kunnat uppvisas. Förvaltningen behöver kontrollera detta och dokumentera det formellt. I alla tre lokaler finns hål i väggen som behöver kontrolleras och vid behov tätas. Temperaturen kändes under inspektionen sval men stadsarkivet uppmanar förvaltningen att mäta temperatur och luftfuktighet med jämna mellanrum för att säkerställa att klimatet är lämpligt för arkivförvaring. I Arkivlokal 2 finns en lucka som leder till ett utrymme som troligtvis är ett ventilationsschakt. Från schaktet är det ett hål genom väggen som går ut till korridoren utanför, vilket gör att lokalen inte utgör en egen brandcell. Dörrluckan har en märkning som säger att den står emot brand i 120 minuter, men känns inte tät och har dessutom hål där ett lås troligtvis skulle ha suttit. Förvaltningen behöver se till att alla tre arkivlokaler på källarplanet uppfyller en brandsäkerhet på 120 minuter. Om brandsäkerheten endast är på 60 minuter kan förvaltningen ansöka om dispens, men då krävs att man har kompenserande åtgärder. Exempel på kompenserande åtgärder är att det finns ett automatiskt brandlarm som är kopplat till brandkåren, att räddnings-tjänstens insatstid är max 10 minuter, att det finns ett skalskydd med inbrottslarm etc. På våningsplan 4 finns ett mellanarkiv med lokalbeteckning B 4013 B/FRD. För lokalen finns ett beslut om dispens (SSA 2010:21) som medger ett brandskydd på EI60. Vid inspektionen framkom att det råder osäkerhet om brandskyddet uppnår EI60, då dörren är omärkt och rören i taken har märkning EI30/E60. Förvaltningen behöver kontrollera om brandskyddet uppnår EI60 och vid behov förstärka skyddet.

7 Sida 7 (9) Dokumentskåp används Förvaltningen förvarar också handlingar i dokumentskåp som står i kontorslokalerna. Det finns ett beslut (SSA 2013:4) som ger dispens för att förvara handlingar i dokumentskåp i kontorslokalerna på Slakthusplan 4 (numera nr 8) som har brandklass EI60. Under inspektionen kontrollerades inte skåpen, men förvaltningen uppger att alla dokumentskåp uppfyller brandklass EI60 eller högre och att grunderna till dispensen inte har ändrats. Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: - Säkerställ att dörrarna i arkivlokalerna (även dörrlucka på vägg i Arkivlokal 2) på källarplanet uppfyller brandklass EI120 (alternativt EI60 om dispens för detta kan medges). - Kontrollera hål i väggar och täta vid behov. - Kontrollera och vid behov förstärk brandskyddet i arkivlokal på plan 4 (B 4013 B/FRD). Inkomma med en dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar som motstår brand i kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Föreläggandet gäller om brandklassen i arkivlokalerna inte uppfyller brandklass EI120. Dispens ges inte för förvaring i lägre brandklass än EI60. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala information använder förvaltningen centrala system såsom Paraplyet, Agresso, LISA m fl. Bevarandeinformationen från dessa centrala systemstöd levereras till e-arkivet via stadsledningskontoret. Även förvaltningens webbplats ingår i stadens plattform som stadsledningskontoret har arkivansvar för. Inom vissa verksamheter används sociala medier i stor utsträckning, särskilt Instagram, men även Facebook och Twitter. Totalt har förvaltningen drygt 100 konton och av dessa administreras endast ett twitterkonto och ett facebookkonto från centralt håll. Förvaltningens kommunikatör har ett register över alla konton och vem som är dess huvudredaktör och gör skärmdumpar av facebookflödena en till två gånger per år. Eftersom de flesta instagramkonton är slutna kan hon inte göra skärmdumpar av kommunikationen i dessa. Ett nätverk har nyligen bildats som träffas tre till fyra gånger per år för att diskutera hur sociala medier ska användas. Det finns ett stort antal bilder som laddas upp på UCast server. Till bilderna finns register. Därtill finns ett stort antal filmer, dels sådana

8 Sida 8 (9) som produceras centralt och publiceras på stadens externa kanal på 23Video, men också en stor mängd film som skapas på fritidsgårdarna. Till nyheter som publiceras finns nyhetstexter som talar om var och när nyheten har publicerats samt vilka bilder och filmer som hör till nyheten. Stadsarkivet påminner om att det är viktigt att ha en genomtänkt strategi för hur den digitala informationen ska hanteras på lång sikt. I strategin ska exempelvis ingå en plan för värdering av informationen, hur den ska göras sökbar och att ett arkivbeständigt format används. Vidare informerar stadsarkivet om vägledningarna Att hantera digital information i Stockholms stad samt Att arkivera webb och sociala medier i Stockholms stad som kan fungera som ett stöd i detta arbete. Godkända produkter används Förvaltningen följer stadens ramavtal vid upphandling och all maskinell utrusning köps in via stadens upphandlade leverantörer, vilket borgar för att den uppfyller arkivkraven. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex ljud- och bildupptagningar) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning Förvaltningen har en nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som ger en bra översikt och på ett föredömligt sätt beskriver verksamheten och arkivbildningen. Arkivförteckning Det finns en bevarandeförteckning som är uppdaterad och omfattar all information som ska bevaras. I det underlag som skickades inför inspektionen är det otydligt vad som redovisas i förteckningsbladen processer eller handlingsslag. Rubriksättningen på förteckningsbladen överensstämmer inte med klassificeringsstrukturen och där framgår inte heller tydligt genom markering vid punktnotationen eller i förklarande text när det är handlingsslag som redovisas. Det innebär att det i bevarandeförteckningen är svårt att förstå vad som är processer som ingår i klassificeringsstrukturen och vad som är handlingsslag. Vid inspektionen framkom inte en tydlig förklaring till varför det ser ut som det gör. Diskussioner har förts efteråt och

9 Sida 9 (9) det kan finnas beroenden till det systemstöd (Visual Arkiv) som används. Möte mellan Stadsarkivet och Stadsdelsarkivarierna behöver hållas för att gå igenom varför förteckningen ser ut som den gör och hur den kan bli tydligare. Vissa justeringar behöver göras, exempelvis: - Förtydliga i förteckningsbladen så att det framgår vad som redovisas. - Serie 0.3 Personakter enligt socialtjänstlagen behöver kompletteras med information om hur länge akterna finns kvar hos förvaltningen, dvs fem år efter sistan anteckning. Revidera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga Anna Ruthström Inspektionsförrättare