Hantering av allmänna handlingar hos Aspuddens skola

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Ylva Taubert Lindberg Inspektionsrapport 2018:11 DNR /2018 Sida 1 (10) Hantering av allmänna handlingar hos Aspuddens skola Närvarande från skolan Katrin Burström Anna Countakis rektor adm. chef, arkivhandläggare Närvarande från Stadsarkivet Ylva Taubert Lindberg inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarierna Elisabeth Winqvist och Karolin Liljedahl Staaf. SAMMANFATTNING Aspuddens skola inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar på skolan är generellt god och skolledningen har god kännedom och kontroll över sin arkiv- och informationshantering. Stadsarkivet kunde dock konstatera vissa brister, främst inom arkivförvaringen och informationsredovisningen. Till sin hjälp har skolan arkivfunktionen på Utbildningsförvaltningen, som arbetar med att samordna och stödja informationshanteringen i stadens skolor. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (10) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Aspuddens skola att: - Utreda möjligheterna att gallra både analoga och digitala handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet (föreläggandet åtgärdas av Utbildningsförvaltningens arkivfunktion). - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: tätning av dörr och kontroll av lucka, säkerställa att lokalens temperatur hålls stabil. - Förvara allmänna handlingar skyddade (gäller dokumentskåp samt källarutrymme). Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Försäkra sig om att den digitala informationen (bilder, filmer m.m. som lagras på serveryta) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen för perioden 2014 och framåt (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Aspuddens skola ska senast inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (10) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom nämndens verksamhet och där ansvarsfördelningen mellan Utbildningsförvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. Aspuddens skolas rektor Katrin Burström har verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar och skolans administrativa chef Anna Countakis är skolans arkivhandläggare. Utöver det finns även en person som arbetar med skolans diarieföring på deltid. Skolans arkivorganisation med namngivna personer är inte skriftligen fastställd, men uppges vara välkänd hos medarbetarna och fungera på ett bra sätt. För att tydligare förankra fördelningen av roller och ansvar rekommenderar Stadsarkivet att skolan kompletterar sin arkivinstruktion med en bilaga där det framgår vilka personer som ingår i arkivorganisationen samt vilket ansvar de har inom arkivområdet. Förtydligandet kan även göras genom att komplettera med ett avsnitt i skolans arkivbeskrivning om aktuell ansvarsfördelning. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Just nu arbetar skolan mycket med anpassningar till den nya dataskyddsförordningen (GDPR) och den kommande övergången till en ny digital skolplattform som för skolans del sker vid höstterminens start Skolplattformen kommer att ersätta Stockholm Skolwebb som används mycket av både elever och lärare. Förberedelser för dessa förändringar pågår och har pågått under en längre tid. I övrigt väntas inga andra större verksamhetsförändringar som kan komma att påverka arkiv- och informationshanteringen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Aspuddens skola är en F-9 skola med ca elever och ca 150 anställda. Skolan uppger att kunskapsnivån vad gäller hanteringen av allmänna handlingar generellt är god. Man har kännedom om vilka rutiner som finns och hur hanteringen ska gå till. Skolan uppger dock att detta inte alltid följs på grund av tidsbrist, exempelvis kan det förekomma att man diskuterar känsliga elevärenden via e-post istället för vid ett muntligt möte. Detta är en

4 Sida 4 (10) problematik som skolledningen är medveten om och som man regelbundet tar upp. Man arbetar också regelbundet med att informera om frågor rörande offentlighet, sekretess och utlämnande av allmänna handlingar. Detta sker vanligen på APT-träffar vid höstterminens start, men man kommer i fortsättningen även ta upp frågorna vid vårterminens start, då det ofta är nyanställda på plats då. Vid behov görs även andra informationsinsatser och utskick. Anna Countakis är kontaktperson i dessa frågor och den man ska hänvisa till vid t ex utlämnandefrågor. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Skolan ska fortlöpande planera och styra arkivbildningen samt organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Allmänna handlingar ska antingen registreras eller hållas ordnade på ett systematiskt sätt i en känd och dokumenterad ordning. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras. Utbildningsförvaltningen tar fram hanteringsanvisningar för stadens skolor. Dessa är en sökingång för användare, men också ett verktyg och en rutinbeskrivning för skolans medarbetare. Hanteringsanvisningarna redovisar alla de handlingar som skolan hanterar, både gallringsbara och de som ska bevaras, och anger hur de ska hanteras och förvaras. Postöppning och diarieföring Den analoga posten öppnas och stämplas av vaktmästeriet och lämnas därefter till Anna Countakis som bedömer vad som ska diarieföras. Viss post går direkt till handläggaren/mottagaren. Skolhälsovården och fackliga representanter öppnar sin egen post själva. Skolan har en funktionsbrevlåda som bevakas året runt. Däremot finns ingen bevakning på de personliga brevlådorna under skolloven. Stadsarkivet rekommenderade därför att man aktivt informerar allmänheten och vårdnadshavare på t ex skolans webbplats om att det är funktionsbrevlådan som är kontaktvägen in under sommaren. En stor del av de synpunkter som skickas från vårdnadshavare direkt till lärare tas om hand i form av att de leder till beslutsunderlag. Diarieföringen sker centralt på skolan av en registrator. Detta fungerar bra, men man uppger att det kan förekomma brister genom att allt inte skickas till registrator för diarieföring. Skolledningen påminner därför regelbundet om vikten av detta. Sekretessbelagda handlingar diarieförs.

5 Sida 5 (10) Uppdaterade hanteringsanvisningar finns Utbildningsförvaltningen har tagit fram hanteringsanvisningar som gäller för alla stadens grundskolor. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Hanteringsanvisningar används flitigt av skolledningen och upplevs vara en stor hjälp i arbetet, däremot är de inte kända av skolans lärare. Då dokumentet är omfattande och alla inte berörs av samtliga delar, kan det vara en god idé att plocka ut relevanta delar och distribuera till lärarna. Hanteringsanvisningarna är mycket bra och innehåller all relevant information, dock saknas en hänvisning till gallringsbeslut för handlingstypen ansökan för ej anställda (SSA 2011:09). Vid oklarheter och frågor om hanteringsanvisningarna kontaktas arkivfunktionen vid Utbildningsförvaltningen. Arkivläggning vid terminsavslut I samband med terminsavslut går personalen igenom sina handlingar och lämnar över material till arkivet. Skolledningen brukar påminna om att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras. Andra rutinbeskrivningar Skolan arbetar för närvarande med att ta fram aktuella rutinbeskrivningar för hantering av e-post, korrespondens och andra handlingar med anledning den nya dataskyddsförordningen. Stadsarkivets uppfattning är att skolan har en god ordning och kännedom om vilka rutiner och regelverk som gäller. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Att gallra är detsamma som att förstöra uppgifter och handlingar eller att ta bort sammanställningsmöjligheter eller sökbarhet. För allmänna handlingar är bevarande huvudregel och gallring får endast ske om det är reglerat i lag eller förordning eller om Stadsarkivet har fattat beslut om gallring. Beslutad gallring ska ske fortlöpande och under kontrollerade former. Gallringsbeslut finns och tillämpas Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i Stockholms stad. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt den stödjande verksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse.

6 Sida 6 (10) Skolan tillämpar också det myndighetsspecifika gallringsbeslutet SSA 2015:02 som gäller för information inom skolans kärnverksamhet. Vilka handlingar som ska gallras och vilka gallringsbeslut som tillämpas framgår i hanteringsanvisningarna. Gallring av skolans analoga handlingar sker årligen, vanligtvis under sommarlovet då tid till detta ges. Man planerar dock att i fortsättningen förlägga verkställandet av gallringen till sportlovet, eftersom detta skulle vara mer lämpligt. Det finns behov av ytterligare gallringsbeslut Utbildningsförvaltningens arkivarier uppger att man nu arbetar med en gallringsutredning rörande informationen i KOLL, ett systemstöd som hanterar lärarbehörigheter. Utbildningsförvaltningen har arkivansvar för KOLL, men systemet används även av stadsdelsförvaltningarna och Arbetsmarknadsförvaltningen. Det finns även ett behov av att utreda den nya gemensamma skolplattformen och värdera informationen där ur ett bevarande- och gallringsperspektiv. Det finns sannolikt möjlighet att tillämpa de gallringsbeslut som tidigare har fattats för de systemstöd som har ersatts av skolplattformen, så som Skolwebben, Bosko och Fronter, men detta behöver utredas. Sannolikt är också att skolplattformen hanterar handlingstyper och funktioner som inte täcks in av befintliga gallringsbeslut. Detta utredningsarbete kommer att genomföras av arkivfunktionen på Utbildningsförvaltningen. Förvaltningen uppger att det efter en inventering av förvaltningens alla digitala systemstöd som gjordes förra året framkom att det även finns andra system som behöver informationsvärderas och detta arbete kommer att ske framöver. Förelägganden Utreda möjligheterna att gallra både analoga och digitala handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet (föreläggandet åtgärdas av Utbildningsförvaltningens arkivfunktion). ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE I Stockholms stad gäller Riksarkivets föreskrifter för arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Dessa anger att allmänna handlingar som ska bevaras eller som har en gallringsfrist längre än 2 år, ska förvaras skyddat i lokal eller dokumentskåp som står emot brand i två timmar (brandklass EI120).

7 Sida 7 (10) Arkivlokalen uppvisar vissa brister Aspuddens skola har en arkivlokal i anslutning till expeditionen. Lokalen är till stora delar bra, men uppvisar vissa brister: - Dörren behöver sannolikt tätas för att lokalen ska utgöra en tät brandcell. - Temperaturen behöver kontrolleras och regleras så att den hålls stabil och inom gränsvärdena enligt regelverket för arkivlokaler. Vid inspektionen var temperaturen för hög och enligt uppgift från skolan är det under vintertid kallt i lokalen. - En lucka på väggen ovanför dörren behöver kontrolleras för att se om den håller brandklass EI 120 (två timmars brandskydd). Godkända och icke godkända dokumentskåp används Enligt gällande föreskrifter för arkivförvaring ska skolans allmänna handlingar som ska bevaras eller har en gallringsfrist längre än två år förvaras skyddat. Detta innebär till exempel att dokumentskåp ska ha brandklass på minst EI 120. Under inspektionen kontrollerades följande skåp: 3 st arkivskåp i skolans källarutrymme med gallringsbara handlingar. Skåpen har en brandklass på EI 120 och är därmed godkända. 1 st skåp hos skolkuratorn med godkänd brandklass EI st skåp hos skolsköterskorna som innehåller skolhälsovårdsjournaler och journaler från BVC. Båda skåpen håller för låg brandklass och behöver bytas ut. 1 st skåp hos skolans specialpedagoger. Skåpen är inte godkända enligt regelverket, men innehåller enligt uppgift endast kopior. Originalen förvaras på godkänd plats i diariet. Arkivhandlingar förvaras oskyddat I utrymmet i källaren förvaras en stor mängd arkiverade och kartonglagda handlingar i väntan på leverans till Stadsarkivet. Handlingar står i flyttkartonger och arkivkartonger i rummet och därmed inte i dokumentskåp. Detta innebär att handlingarna förvaras helt oskyddat, då lokalen inte är en godkänd arkivlokal. Lokalen är dessutom klassad som skyddsrum. Skolan är medveten om att handlingarna idag förvaras på ett olämpligt sätt, men har för avsikt att inom kort leverera allt till Stadsarkivet. Den arkivarie som skolan tagit hjälp av tidigare kommer tillbaka i juni månad för att förteckna det sista materialet som nu har samlats in och i övrigt avsluta leveransförberedelserna. Förelägganden Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: tätning av dörr och kontroll av lucka, säkerställa att lokalens temperatur hålls stabil.

8 Sida 8 (10) Förvara allmänna handlingar skyddade (gäller dokumentskåp samt källarutrymme). Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Allmänna handlingar ska hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls under hela tiden som de ska finnas kvar. Handlingarna ska också framställas på ett sätt som möjliggör att de kan läsas, återsökas och förstås under hela bevarandetiden. Detta innebär exempelvis att rätt skrivmaterial, såsom papper, pennor och toner till skrivaren, ska användas till de handlingar som ska bevaras. För digital information krävs särskilda insatser för bevarande. Här är det viktigt att redan från början eller så tidigt som möjligt planera för den kommande arkiveringen och se till att rätt förutsättningar för detta finns. Stadens arkivregler fastställer att man ska sträva efter att bevara digitalt skapad information i digital form. Digital information hanteras i verksamhetssystem Aspuddens skola använder sig enbart av centrala IT-system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret, exempelvis Skolwebben, BER (tidigare Bosko), Agresso och LISA. Elevdokumentation från Skolwebben samt skolans webbplats har levererats till e-arkiv Stockholm och ett anslutningsprojekt till e-arkivet rörande information i Bosko pågår mellan Utbildningsförvaltningen och Stadsarkivet. Digital information lagras på serveryta Under inspektionen framkom att det upprättas både digitala filmer och digitala bilder (fotografier) inom verksamheten som troligen ska bevaras. Vidare upprättas också nyhetsbrev och rektorsbrev som inte skrivs ut för arkivering. Alla dessa handlingar lagras idag på den gemensamma serverytan. Skolan behöver göra en bedömning av materialet för att fastställa vad som ska bevaras samt vidta åtgärder för att säkra upp ett långsiktigt bevarande. Stadsarkivet informerade om att det kan vara bra om skolan redan nu förbereder de digitala filerna för en framtida leverans till e- arkivet. Filerna bör ordnas i en lämplig mappstruktur på servern, exempelvis utifrån vilken process de tillhör i klassificeringsstrukturen, ges arkivbeständiga filformat och

9 Sida 9 (10) lämpliga filnamn som underlättar återsökningen. Ett register med metadata som beskriver filerna behöver också finnas (gäller framförallt för fotografier och filmer). Skolan uppger att man inte använder sig av sociala medier såsom Facebook och bloggar, men möjligtvis är man aktiv på Instagram. Om så är fallet ska kontot arkiveras åtminstone en gång, antingen delvis eller komplett. Stadsarkivet har skrivit en vägledning om arkivering av sociala medier som finns publicerad på webben. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, arkivkartonger och aktomslag. Betygskataloger skrivs ut och arkiveras på arkivpapper. Det råder osäkerhet kring om alla skrivare är arkivgodkända. Stadsarkivet uppmanar skolan att endast använda den kontorsutrustning som helt säkert är godkänd för att skriva ut handlingar som ska bevaras. Förelägganden Försäkra sig om att den digitala informationen (bilder, filmer m.m. som lagras på serveryta) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Arkivbeskrivningen ska ge en överblick över arkivbildningen och dess handlingar samt ange de viktigaste sökingångarna till arkivet. Aspuddens skolas arkivbeskrivning uppdaterades senast våren Den innehåller mycket bra och relevant information, dock saknar den en lista över de IT-stöd som används inom verksamheten samt en förteckning över de gallringsbeslut som tillämpas. Informationen om leveranser till arkivmyndigheten (dvs Stadsarkivet) samt om aktuell arkivorganisation behöver också uppdateras. Bevarandeförteckningen behöver uppdateras Bevarandeförteckningen är en redovisning av arkivets omfång och alla dess volymer/enheter. Förteckningen är en detaljerad sökväg till de arkiverade handlingarna och kan användas för inventering och som skydd mot skingring av handlingar.

10 Sida 10 (10) Skolan har två tidigare arkivbildande perioder (1948/ /90 och 1990/ ) som båda är förtecknade enligt modellen allmänna arkivschemat. Dessa arkiv är avslutade och i det närmaste färdigförtecknade och ska levereras till Stadsarkivet inom kort. Från år 2014 finns en bevarandeförteckning enligt modellen PIR, processorienterad informationsredovisning. Förteckningen är mycket bra och till stor del heltäckande, men behöver kompletteras och uppdateras med vissa uppgifter. Detta gäller årtal (omfattning) för t ex process 3.2, process 4.1, process 4.3, process 5.1 m.fl processer. Vissa processer är också helt tomma och saknar redovisad information, t ex process 1.1, process 1.7, process 3.1, handlingstyp inom process 5.2 m.fl processer. En detalj som också uppmärksammades är att det på flera ställen står personakt istället för personalakt. Förelägganden Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen för perioden 2014 och framåt (PIR) så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga Ylva Taubert Lindberg Inspektionsförrättare