Hantering av allmänna handlingar hos AB Svenska Bostäder

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Ylva Taubert Lindberg Inspektionsrapport 2017:12 DNR /2017 Sida 1 (11) Hantering av allmänna handlingar hos AB Svenska Bostäder Närvarande från bolaget: Mari Lindros Katharina Prager Mikael Österberg Charlotte Olsson Mikael de Faire Helena Hamrén registrator/arkivansvarig arkivarie IT-chef chef VD-staben bolagsjurist bostadsuthyrningssamordnare Närvarande från Stadsarkivet: Ylva Taubert Lindberg inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare Mimmi Han praktikant (åhörare) SAMMANFATTNING AB Svenska Bostäder inspekterades av Stadsarkivet Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är generellt sett mycket god, men det finns en del brister. Informationshanteringen är till viss del helt digital och man behöver ta fram en strategi för att säkerställa ett långsiktigt bevarande. Arkivet är till största del ordnat och förtecknat, men den tidigare arkivförteckningen behöver slutförtecknas och den nya bevarandeförteckningen behöver uppdateras. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (11) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Svenska Bostäder att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. - Utreda möjligheterna att gallra både analoga och digitala handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Rätta till brister i arkivlokalen (centralarkivet på plan -1) enligt följande: - Täppa igen och täta två stycken hål i ena väggen. - Säkerställa att spricka i en av väggarna inte påverkar lokalens brandskydd och brandklass. - Säkerställa att tätning på vägg invid rördragning håller rätt brandklass (EI120). - Byta dörren till angränsande rum där utrustning för låssystemet Aptus förvaras. Dörren ska hålla brandklass EI Försäkra sig om att den digitala informationen (fastighetsritningar, digitala bilder och fotografier på filserver samt andra bevarandehandlingar ur egna IT-stöd) förvaras på ett sätt som möjliggör att de kan återsökas, läsas och skyddas så länge de ska finnas kvar. - Komplettera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen (enligt PIR) från 2011 och framåt så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning ( ) enligt allmänna arkivschemat. Svenska Bostäder ska senast inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (11) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Svenska Bostäder att: - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Rådgöra med Stadsarkivet om senareläggning av beslutad gallring. - Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar.

4 Sida 4 (11) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivregler har antagits Kommunfullmäktige har fattat beslut om att bolagen ska följa stadens arkivregler. Svenska Bostäder har antagit stadens arkivregler i samband med ett styrelsesammanträde Arkivansvaret har fastställts Svenska Bostäder har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion och har utsett registrator Mari Lindros till arkivansvarig. Stadsarkivet rekommenderar att arkivansvarig är direkt underställd VD, vilket inte är fallet här, men bolaget uppger att man tycker att denna lösning fungerar bra. Arkivsamordnare på respektive avdelning har utsetts. Dessa är ansvariga för att arkivfrågorna omhändertas på respektive avdelning/verksamhetsområde men någon annan kan utses att göra det praktiska arbetet. Bolagets verksamhet är uppdelad i geografiskt indelade distrikt, där varje distrikt har sin egen arkivsamordnare. Vid behov tar bolaget in en arkivariekonsult. Arkivorganisationen uppges vara förankrad i verksamheten och fungera bra. Bevakning av kommande verksamhetsförändringar Svenska Bostäder står inför ett antal förändringar framöver avseende byten av verksamhetskritiska systemstöd. Ett nytt fastighetssystem med arbetsnamnet VERA ska införas år 2019 som ersätter nuvarande FASAD. Detta sker i samarbete med övriga fastighetsbolag i staden. Det stadsgemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet edok införs under och ersätter nuvarande ärendehanteringssystem Lime. Stadsarkivet påpekade vikten av att bevaka hur dessa systembyten påverkar arkiv- och informationshanteringen och att frågan behandlas i arbetsgruppen. Det är också angeläget att säkra upp en framtida integration mellan det nya fastighetssystemet och stadens e-arkiv, eftersom detta ska ersätta de nu pågående årliga leveranserna från FASAD till e-arkivet. Bolaget meddelade att man planerar att migrera aktuella uppgifter till det nya systemet, medan inaktuella uppgifter ska läggas in i en arkivdatabas, där de lagras i 10 år (enligt fastställd gallringsfrist). I övrigt uppger bolaget att man har säkerställt att de konsekvenser som nya IT-stöd kan innebära för hantering av allmänna handlingar bevakas och omhändertas. Svenska Bostäder förvarar idag sina digitala fastighetsritningar hos en extern leverantör. Informationsägarskap samt ansvar för arkivering och gallring är reglerat i avtalet mellan Svenska bostäder och leverantören för att säkerställa tillgänglighet och ett långsiktigt bevarande.

5 Sida 5 (11) KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Bolaget uppger att den generella kunskapsnivån kring hur allmänna handlingar ska hanteras är god. Flera av de nyanställda har inte tidigare arbetat i ett kommunalt bolag eller i offentlig förvaltning och ledningen ser det därför som särskilt viktigt att informera om vad detta innebär för informationshanteringen. Personalen erbjuds ett introduktionsprogram under en heldag, där frågor kring hanteringen av allmänna handlingar samt offentlighet och sekretess ingår. Introduktionen hålls två gånger per år för alla nyanställda. Det finns även ett självdrivet introduktionsprogram via bolagets intranät som ska genomföras under den nyanställdes första sex månader. Programmet innefattar sittningar med olika nyckelfunktioner som man själv bokar in med sina kollegor. Den mest tongivande frågan rör hantering av förfrågningar om utlämnande av allmän handling, då detta är vanligt förekommande hos Svenska Bostäder. Med anledning av det hålls regelbundet anpassade interna kurser för personal som berörs av utlämnandefrågor och man har även tagit fram en skriftlig rutin för utlämnande av allmän handling. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Postöppning och registrering av handlingar Svenska Bostäder har en central funktion för postöppning och registrering i diariet av inkomna, utgående och upprättade handlingar. Detta sköts av bolagets registrator och funktionen har flera personer som back-up om registratorn är frånvarande. De geografiskt indelade distrikten har egna postadresser samt egna funktionsbrevlådor för e-post. Ledningen har fattat beslut om att all inkommande post, både analog och digital, är att anse som ickeprivat och får öppnas centralt. Beslutet fungerar i praktiken som upprättade fullmakter för postöppning. Post till och från enskilda e- postlådor vidarebefordras till registrator för diarieföring och man uppger att detta fungerar bra. De anställda är också medvetna om sitt ansvar för att posten tas om hand när man är frånvarande. För diarieföring och dokument- och ärendehantering används systemstödet Lime. Man upprättar en postlista med all inkommande post, varifrån de handlingar som hör till ärendehanteringen går in i diariet. Man kopplar digitala handlingar till diariet, men pappersakter finns fortfarande kvar i viss utsträckning och därför upprättas i viss mån dubbla ärendeakter (både digitala akter samt pappersakter för samma ärende). De digitala akterna blir emellertid mer och mer dominerande.

6 Sida 6 (11) Registrator ser till att ärenden i diariet avslutas och arkivläggs. Aktrensning sker av respektive handläggare. I en separat modul i Lime hanteras felanmälan och enklare synpunktshantering, så kallade KC-ärenden. Dessa är gallringsbara och blir inte diarieförda ärenden och förs heller inte upp på postlistan. Hanteringsanvisningarna behöver uppdateras och kompletteras Svenska Bostäders hanteringsanvisningar uppdaterades senast för ett par år sedan. Hanteringsanvisningarna omfattar bolagets alla verksamhetsområden och även den digitala informationen finns redovisad. Det är oklart om anvisningarna är kända i organisationen, men varje verksamhetsområde känner till och kan sin del i dokumentet. Behov av att uppdatera hanteringsanvisningarna initieras ofta av verksamheten själv, vilket enligt bolaget vittnar om att de används. Stadsarkivet påpekade att anvisningarna hänvisar till inaktuella generella gallringsbeslut (avseende handlingar av tillfällig/ringa betydelse samt ekonomiinformation) och att detta behöver uppdateras. Vidare saknas ibland information om var handlingar förvaras, vilket borde förtydligas. Därutöver saknas helt information om vilka handlingstyper som omfattas av sekretess. Bolaget hävdar att sekretess kan vara aktuellt för samtliga handlingstyper beroende på informationsinnehåll samt den specifika situationen och att man därför inte ser ett värde i att ange det för varje enskild handlingstyp. Stadsarkivet betonade att förekomst av sekretessuppgifter ändå ska anges i hanteringsanvisningar och att detta då kan ske i form av en övergripande kommentar i början av dokumentet, med en hänvisning till en separat skriftlig rutin om hur sekretessbedömningen ska gå till. Utöver hanteringsanvisningarna har bolaget även tagit fram skriftliga rutiner som omfattar diarieföring, utlämnande av allmän handling samt sekretessbedömningar. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Rekommendationer Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar.

7 Sida 7 (11) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns och tillämpas Svenska Bostäder har två gallringsbeslut (SSA 2006:06 samt 2013:15) som gäller den egna verksamheten. Bolaget tillämpar dessutom stadens generella gallringsbeslut för exempelvis personal/löner och ekonomiinformation. Vilka handlingar som gallras enligt det generella beslutet för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (SSA 2016:01) redovisas i hanteringsanvisningarna. Gallring verkställs i enlighet med gällande gallringsbeslut, med undantag av vissa handlingar se stycke nedan. Digital gallring av KC-ärenden sker i Lime. Gallringsbeslut tillämpas delvis Svenska Bostäder genomför i dagsläget inte gallring av vissa personalhandlingar i enlighet med beslut SSA 2011:09. Detta beror dels på att det är praktiskt svårt att gallra eftersom dessa gallringsbara handlingar förvaras tillsammans med bevarandehandlingar och att verkställa gallringen skulle betyda en tidskrävande plockgallring. Handläggarna inom personal anser också att vissa av de gallringsbara personalhandlingarna har ett bevarandevärde och därför inte bör gallras. Enligt stadens arkivregler ska beslutad gallring verkställas utan dröjsmål. Stadsarkivet upplyste bolaget om att det finns möjlighet att få ett eget avvikande bevarande- och gallringsbeslut för handlingar som redan omfattas av ett generellt beslut. Man kan också begära att få dispens för att få senarelägga verkställande av beslutad gallring. Svenska Bostäder behöver utreda hur man ska hantera dessa handlingar och därefter kontakta och rådgöra med Stadsarkivet. Det finns behov av nytt gallringsbeslut Enligt bolagets hanteringsanvisningar förekommer det verksamhetsprocesser och handlingstyper som idag saknar gallringsbeslut och där en värdering och gallringsutredning behöver göras. Detta gäller exempelvis process 6.2 Förvalta IT-system samt vissa handlingar inom processerna och 8.4.1, men även andra processer. Utreda möjligheterna att gallra både analoga och digitala handlingar och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Rekommendationer Rådgöra med Stadsarkivet om senareläggning av beslutad gallring.

8 Sida 8 (11) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal I Stockholms stad gäller Riksarkivets föreskrifter för arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Dessa anger att allmänna handlingar som ska bevaras eller som har en gallringsfrist längre än 2 år, ska förvaras skyddat i lokal eller dokumentskåp som står emot brand i två timmar (brandklass EI120). Svenska Bostäder har flera arkivlokaler i den byggnad som utgör huvudkontoret på Vällingbyplan 2. Stadsarkivet har tidigare godkänt arkivlokalerna på plan 2 och plan 1 (beslut SSA 2014:27). Dessa besöktes inte under denna inspektion. En arkivlokal på plan 5 kunde inte inspekteras då en ombyggnation pågår på det våningsplanet. De olika distrikten har egna arkivlokaler på sina respektive adresser. Stadsarkivet har fattat beslut om godkänd arkivlokal för Distrikt Innerstaden på Lundagatan 96. Bolaget uppger att arkivförvaringen hos de övriga lokalkontoren/distrikten följer regelverket RA-FS 2013:4. Vid inspektionen inspekteras centralarkivet på plan -1. Följande brister upptäcktes: - Två större hål upptill på ena kortväggen ut mot närliggande rum (som ej är arkivklassat). - Det finns en spricka i den andra kortväggen som kan påverka lokalens status som en tät brandcell. - På ena långväggen har en tätning gjorts invid utgång för genomgående rör. Tätningens märkning anger brandklass EI30, vilket inte lever upp till kraven. Bolaget behöver säkerställa att tätning håller brandklass EI120 och eventuellt göra om tätningen. - I lokalen finns en dörr till ett utrymme där låssystemet Aptus förvaras. Dörren är helt oklassad och behöver bytas ut. I lokalen finns ett oljefyllt elelement installerat. För att uppfylla brandsäkerhetskraven ska elektriska radiatorer vara slutna och försedda med överhettningsskydd. Yttertemperaturen får inte överstiga 60 C. Elementet bör dessutom skyddas mot yttre påverkan, till exempel genom att förses med ett påkörningsskydd. Stadsarkivet rekommenderar att elementet tas bort eller åtminstone kopplas ur helt. Rätta till brister i arkivlokalen (centralarkivet på plan -1) enligt följande: - Täppa igen och täta två stycken hål i ena väggen.

9 Sida 9 (11) - Säkerställa att spricka i en av väggarna inte påverkar lokalens brandskydd och brandklass. - Säkerställa att tätning på vägg invid rördragning håller rätt brandklass (EI120). - Byta dörren till angränsande rum där utrustning för låssystemet Aptus förvaras. Dörren ska hålla brandklass EI120. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT En strategi för att bevara handlingar i digital form saknas till viss del Svenska Bostäder lagrar digital information i olika IT-system både via stadsgemensamma installationer och helt egna system samt på gemensam filserver. För vissa av dessa lagringsplatser och informationssystem finns det utarbetade och även implementerade lösningar för arkiveringen, t ex bolagets webbplats, fastighetssystemet FASAD och ekonomisystemet Agresso, som alla levereras till stadens e-arkiv. Utöver det används flera egna systemstöd, så som Lime (ärendehantering), Reach Me (rekrytering), Agda (lönehantering) och ett eget intranät (Svebben). Bolaget förvarar sina digitalt upprättade fastighetsritningar hos en extern leverantör, därtill finns också en stor mängd digitaliserade (skannade) ritningar. Ett historiskt bildarkiv har skapats av skannade fotografier som förvaras på filserver, med tillhörande metadata. Bolaget har även ett Facebook-konto. Det finns i nuläget inte någon strategi för hur och när arkivering av ovanstående informationstyper ska ske. Bolaget behöver därför se över sina lagringsplatser och ta fram en plan för hur åtkomst till den information som ska bevaras ska kunna säkerställas på lång sikt. Godkända skrivmaterial används Svenska Bostäder uppger att de använder papper, pennor, kartonger och aktomslag samt maskinell utrustning som är arkivgodkända. Försäkra sig om att den digitala informationen (fastighetsritningar, digitala bilder och fotografier på filserver samt andra bevarandehandlingar ur egna IT-stöd) förvaras på ett sätt som möjliggör att de kan återsökas, läsas och skyddas så länge de ska finnas kvar.

10 Sida 10 (11) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Svenska Bostäder har en arkivbeskrivning som nyligen är uppdaterad (oktober 2017). Arkivbeskrivningen ger en bra överblick, men behöver kompletteras med en förteckning över vilka systemstöd som används i verksamheten och vilken information de hanterar, för att underlätta sökbarheten. Vidare behöver det framgå vilka dotterbolag som ingår i bolagets arkivbildning. Tidigare arkivförteckning behöver avslutas Svenska Bostäder har en tidigare arkivförteckning upprättad enligt allmänna arkivschemat. Denna gäller för perioden Bolaget uppger att man för närvarande arbetar med att slutförteckna arkivet, men att det ännu inte är slutfört. Stadsarkivet påpekade att detta behöver ske så fort som möjligt. Bevarandeförteckningen behöver uppdateras och förtydligas Från år 2011 finns en bevarandeförteckning upprättad efter PIRmodellen, processorienterad informationsredovisning. Enligt stadens riktlinjer till arkivregler så ska förteckningen uppdateras fortlöpande, men den enda process som är redovisad fram till år 2016 är den som rör fastighets- och hyreshanteringen i FASAD och som levereras till e-arkivet. Övriga processer är förtecknade fram till år 2013 eller inte alls. Exempelvis saknas helt information om omfattning i årtal och förvaringsplats för handlingsslaget Lokalkontraktsakter, processbeteckning Bolaget behöver se till att bevarandehandlingar ställs av för arkivering samt redovisas i bevarandeförteckningen fortlöpande. I bevarandeförteckningen redovisas flera processer samlat i processen Diarieförda handlingar. Däremot saknas det då en hänvisning mellan processerna, vilket gör att informationen inte blir sökbar från den ursprungliga processen. Detta behöver förtydligas med exempelvis korshänvisningar. I den process där informationen uppstår ska det framgå var handlingarna finns samt vilka årtal som omfattas. Komplettera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen (enligt PIR) från 2011 och framåt så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga.

11 Sida 11 (11) Slutförteckna tidigare arkivförteckning ( ) enligt allmänna arkivschemat. Rekommendationer Fastställa rutiner för att löpande ställa av och arkivera bevarandehandlingar Ylva Taubert Lindberg Inspektionsförrättare