HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) DNR /09 SSA 2009:21 Stockholms Stads Parkerings AB Att: Kerstin Sigurdson Kopia: Stockholms Stadshus AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB Närvarande från Stockholm Parkering AB: Kerstin Sigurdson Controller, t.f. arkivansvarig Christer Björklund Bolagsjurist Johan Köhler Kundcenter Närvarande från stadsarkivet: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Martin Lindberg Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade den 18 september 2009 Stockholms Stads Parkerings AB ( Stockholm Parkering ). Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Bolaget inspekterades senast Stadsarkivet bedömer att bolaget har goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Bl.a. har fördelningen av ansvar och arbete genomförts på ett föredömligt sätt. På andra områden finns det dock utrymme för förbättringsåtgärder. Bl.a. behöver informationsredovisningen uppdateras, de befintliga gallringsbesluten ses över och en strategi för bolagets digitala information tas fram. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger bolaget att: - Uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sitt beslut att anta stadens nya arkivregler vid styrelsemöte. - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i bolagets informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Säkerställa att ingen oreglerad gallring av den digitala informationen kan ske. - Upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: ansvarsfördelning värdering av digital information redovisning av digital information säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat behov av att ta ut information som arkivfiler - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos bolaget. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. - Förteckna föregångares arkiv som förvaras hos bolaget. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan.

3 Bolaget ska senast den 1 juni 2010 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar bolaget att: - Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: sekretess - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna och samtliga gällande gallringsbeslut, med övrig arkivredovisning.

4 ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Bolaget har formellt fastställt ansvarsfördelningen i en skriftlig arkivpolicy från år 2008 och som har antagits av VD. Arkivansvarig är den administrative direktören, Roger Lundquist. Uppgifter om ansvarsfördelning avseende digital information saknas dock. Detta ingår som en del i bolagets strategi för den digitala informationen. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Arkivombuden sköter det praktiska arbetet och samlar in handlingar enligt vad som framgår i arkivinstruktionen. Handlingarna lämnas sedan in till Johan Köhler, i hans funktion som arkivsamordnare, som placerar handlingarna i bolagets närarkiv. Bolaget uppgav att arkivorganisationen fungerar bra i praktiken. Föreläggande Stockholm Parkering ska uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD Stockholm Parkering AB har inte antagit de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26) som gäller i Stockholms stad och som trädde i kraft Bolaget måste anta reglerna, men det räcker med att beslutet fattas i styrelsen. Arkivreglerna bör också antas utan kfs-nummer, för att undvika att behöva anta dem på nytt om nya regler kommer. Stockholm Parkering ska uppdatera sitt beslut att anta stadens nya arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen uppges vara god och man har bra rutiner. De anställda får en årlig genomgång i vad regelverket innefattar och de får också skriva på en försäkran att man har tagit del av bolagets styrdokument kring detta. Detta ingår också i introduktionsutbildningen för nyanställda.

5 HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stockholm Parkering har tagit fram hanteringsanvisningar som i huvudsak lever upp till de obligatoriska kraven. Dock saknas uppgifter om registrering och sekretess. För det sistnämnda behöver bolaget skriva in de nya paragrafnumren från den nya sekretesslagen. Bolaget rekommenderas vidare att i hanteringsanvisningarna hänvisa till de tillämpliga gallringsbesluten. Hanteringsanvisningarna finns utlagda på intranätet och bolaget upplever att de är väl spridda i verksamheten. Stadsarkivet informerade bolaget om det arbete som pågår i staden med att gå över till en processorienterad informationsredovisning och upplyste om fördelarna med att införa en gemensam struktur för registrering, hanteringsanvisningar och bevarandeförteckning. Senast år 2013 bör stadens verksamheter ha gått över till det nya redovisningssättet. Fastställda diarieföringsrutiner finns Stockholm Parkering har goda rutiner för sin diarieföring. Handlingarna registreras samma dag av de två registratorerna. Detta görs såväl för inkommande som utgående handlingar. Handlingar som upprättas inom bolaget och sekretessbelagda handlingar diarieförs också. Postöppningen sker centralt. Informatören ansvarar för att kontrollera den centrala e-postlådan, vid frånvaro görs detta av kundservice. Fullmakter har utfärdats som har skrivits på av alla medarbetare. Rutiner för att ta om hand kollegers e-post finns vid planerad frånvaro (i form av vidarebefordrande av posten), all inkommande e-post öppnas och skickas vidare till avsedd person. Rutiner för att rensa ut handlingar finns Bolaget upplever att det finns rutiner för att rensa ut handlingar så att de inte blir allmänna handlingar. Bolaget ska fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav. Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess

6 BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Förutom övergången till GS-IT väntas inga större förändringar i verksamheten. Bolaget har inte levererat några handlingar till stadsarkivet tidigare och har heller inget behov av det. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stockholm Parkering omfattas av flera av stadens generella gallringsbeslut. Dessutom har bolaget tre myndighetsspecifika beslut (SSA 1998:9, 2001:13 och 2004:1). En viss osäkerhet rådde betr. vilken information i verksamheten som egentligen täcks av dessa beslut och om det finns behov av ytterligare gallringsbeslut. Ett första steg blir därför för Stockholm Parkering att kartlägga verksamheten i informationshänseende för att undersöka om de befintliga gallringsbesluten täcker in allt. Det förefaller dock som att besluten mera tar fasta på de analoga handlingarna. Bolaget måste se till att även den digitala informationen värderas. Detta är viktigt inte minst inför övergången till GS-IT, då mycket digital information kommer att raderas. En del av denna information kan säkerligen gallras med stöd i stadsarkivets generella beslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse (SSA 2007:12), under förutsättning att gallringen dokumenteras, t.ex. i hanteringsanvisningarna. Värderingen ingår i den strategi för den digitala informationen som Stockholm Parkering behöver arbeta fram. Bolaget måste också förvissa sig om att ingen oreglerad gallring kan ske i systemen. Detta kan garanteras t.ex. med hjälp av historikversioner eller av låsning av fälten. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget upplever att de ligger i fas med gallringen. Gallring genomförs under kontrollerade former Stockholm Parkering gallrar handlingar under kontrollerade former. Stockholm Parkering ska utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Stockholm Parkering ska dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i bolagets informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna.

7 Bolaget måste kunna säkerställa att ingen oreglerad gallring av den digitala informationen kan ske. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Stockholm Parkering har inte utarbetat någon strategi för sin digitala information. De element som strategin omfattar är: ansvarsfördelning, informationsvärdering (gallringsutredning), säkerställande att ingen oreglerad gallring kan ske samt redovisning av informationen. Dessutom måste bolaget avgöra om den digitala informationen ska ställas av med jämna mellanrum och tas ut i form av arkivfiler eller om den ska ligga kvar i systemen tillsvidare. Om det förstnämnda är fallet måste Stockholm Parkering bestämma sig för när detta ska ske. Bolaget använder arkivbeständiga produkter Stockholm Parkerings företrädare kunde med säkerhet uppge att arkivbeständiga produkter används. Stockholm Parkering ska upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: ansvarsfördelning värdering av digital information redovisning av digital information säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat behov av att ta ut information som arkivfiler DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Det saknas en arkivbeskrivning Stockholm Parkering har inte upprättat någon arkivbeskrivning för moderbolaget. Dessutom saknas en arkivbeskrivning för det tidigare dotterbolaget Parkab Övervaknings AB. En arkivförteckning finns Bolaget har redovisat sin information i en arkivförteckning som följer allmänna arkivschemat. Det tidigare dotterbolaget AB Parkab, som avvecklades genom fusion med moderbolaget 2005, är förtecknat i en egen serie i moderbolagets förteckning. Stockholm Parkering ligger överlag i fas med att förteckna arkivet. Digital information måste dock redovisas, beroende på vad informationsvärderingen/översynen av de befintliga gallringsbesluten resulterar i. Bolaget

8 måste också förteckna arkivet för det tidigare dotterbolaget Parkab Övervaknings AB som avyttrades förra året. Även gallringsbara handlingar ska redovisas. Detta kan göras antingen genom att bifoga gallringsbesluten eller hanteringsanvisningarna till arkivredovisningen. Stockholm Parkering ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Observera att föreläggandet också gäller avslutade arkiv, t.ex. en föregångares arkiv som förvaras hos bolaget. Arkivbeskrivningen ska då fungera som en sorts historik. Bolaget ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. Stockholm Parkering ska förteckna föregångares arkiv som förvaras hos bolaget. Bolaget ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. Rekommendationer Stockholm Parkering bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att bifoga hanteringsanvisningarna till arkivredovisningen (i undantagsfall bifogas samtliga gällande gallringsbeslut). ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal Stockholm Parkering har en genomtänkt strategi för sin förvaring av handlingar. Dels finns ett närarkiv som lever upp till kraven i föreskrifterna. Bolaget förvarar dessutom bevarandevärda samt gallringsbara handlingar externt hos företaget Recall i Kumla. Stadsarkivet uppmärksammade bolaget på att samma krav ställs på förvaringen av allmänna handlingar hos en extern part och kan vid behov inspektera denna förvaring.

9 Dokumentskåp används Bolaget förvarar handlingar i skåp med korrekt brandklass (EI 120). Stockholms stadsarkiv Martin Ståhl Inspektionsförrättare