HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) DNR /11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid Norderfeldt samt Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA Närvarande från Skarpnäcks skola: Patrik Forshage Johan Engström Närvarande från stadsarkivet: Martin Ståhl Matilda Ekström Rektor Bitr. rektor Inspektionsförrättare Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Camilla Asp och Johannes Fahlström som ersatte Astrid Norderfeldt, arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen, på delegation. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Skarpnäcks skola Vid inspektionen kunde stadsarkivet konstatera att skolans hantering av allmänna handlingar på flera områden uppvisade större brister, t.ex. betr. postöppning/registrering, gallring och arkivbeskrivning. Positivt var emellertid att skolan uppvisade en vilja att komma till rätta med dessa brister och därför inom kort kommer att anlita en arkivarie. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Skarpnäcks skola att: - Anpassa (utbildningsförvaltningens mall) och fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Bevaka vilka konsekvenser nya arbetsuppgifter samt ny lagstiftning kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. - Verkställa gallring. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Upprätta arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Skarpnäcks skola ska senast den åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Skarpnäcks skola att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket.

3 SID 3 (7) - Revidera rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras.

4 SID 4 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvar och arbetsuppgifter Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Astrid Norderfeldt, personalchef på utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. även alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Camilla Asp, arkivarie, och Johannes Fahlström, arkivarie, som förvaltningens representant. Rektorn för Skarpnäcks skola, Patrik Forshage, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller även för skolorna där ansvarsfördelningen mellan skola och central förvaltning regleras. I den framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Rektor har delegerat arkivfrågorna till biträdande rektor som till sin hjälp har skolsekreterare Helena Nilsson som utför det praktiska arbetet men Skarpnäcks skola har idag inte dokumenterat sin arkivorganisation. Skolan behöver anpassa arkivinstruktionsmallen så att den korrekt beskriver hur samt vilka inom skolan som arbetar med arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Skarpnäcks skola ska anpassa (utbildningsförvaltningens mall) och fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån på skolan upplevs ha brister, t.ex. vad gäller vad som ska bevaras och vad som ska registreras. Det finns delvis rutinerna för att informera nyanställda om arkivregelverket men de behöver revideras. Rekommendationer Skarpnäcks skola rekommenderas att ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Skarpnäcks skola bör revidera sina rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Skarpnäcks skola är medveten om att det finns en dokumenthanteringsplan som tagits fram av Utbildningsförvaltningen. Skolans administrativa personal arbetar utifrån planen men skolan måste föra ut informationen i verksamheten så att planen verkligen efterlevs.

5 SID 5 (7) Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner Skolsekreteraren öppnar posten och sköter diarieföringen. Det finns ingen backup och inte heller något fullmaktsystem så det är risk att post förblir oöppnad och oregistrerad vid skolsekreterarens frånvaro. Det är viktigt att skolan skapar rutiner för att regelbundet ta om hand post även under t.ex. semestertider. Skolledningen har rutiner för att lämna handlingar för diarieföring men misstänker att det finns brister i den övriga personalens hantering. Rutiner för arkivläggning Skolan upplever att det finns en risk för att för mycket handlingar bevaras i akter och behöver ta fram rutiner för aktrensning. Skarpnäcks skola ska upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Rekommendationer Skolan bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Skolan bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. Skolan bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Skolan har under de senaste åren utvecklat verksamheten och är numera F-9-skola. Det har påverkat arkivbildningen genom att nya handlingstyper numera hanteras. Även den nya skollagen ställer nya krav på dokumentation som skolan behöver bevaka. Skolan ska bevaka vilka konsekvenser nya arbetsuppgifter samt ny lagstiftning kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns

6 SID 6 (7) Skarpnäcks skola har inga egna gallringsbeslut utan använder de som tas fram centralt av utbildningsförvaltningen. Utbildningsförvaltningen håller på att värdera den information som finns på förvaltningen och på skolorna och som ännu inte utretts i gallringshänseende. Det arbetet pågår och när gallringsbeslut har fattats uppmanas Skarpnäcks skola att börja tillämpa dessa. Gallringsbeslut tillämpas inte Skolan har under de senaste åren inte tillämpat de gallringsbeslut som finns för Utbildningsförvaltningen eller de generella gallringsbeslut som gäller för staden. Skolan behöver därför så snart som möjligt komma igång med gallringen och ta fram rutiner för att regelbundet gallra utifrån de gallringsbeslut som finns. Skarpnäcks skola ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Skolan har inga egna system utan använder de system som förvaltas centralt av stadsledningskontoret och Utbildningsförvaltningen. Arkivbeständiga produkter Skarpnäcks skola använder enligt uppgift arkivbeständigt papper och pennor men det rådde osäkerhet på om den utrustning som används lever upp till de tekniska krav som ställs i regelverket. Ansvaret att köpa in och använda rätt utrustning kommer, oberoende av övergången till GS-IT, även fortsättningsvis att ligga på skolan själv. Skolan ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning saknas Skarpnäcks skola saknar arkivbeskrivning. Det finns en mall för arkivbeskrivning framtagen av utbildningsförvaltningen som skolan kan utgå ifrån och anpassa. En arkivförteckning saknas Skarpnäcks skola saknar arkivförteckning. Arkivförteckningen ska innehålla alla bevarandevärda handlingar som rör skolans verksamhet, oavsett medium och var de fysiskt förvaras. Detta innebär t.ex. att information som förvaras i gemensamma, digitala system ska redovisas (av naturliga skäl dock på en övergripande nivå; det nya, verksamhetsbaserade/processorienterade

7 SID 7 (7) redovisningssättet kommer att medföra krav på en mer detaljerad redovisning). Även skolans personalhandlingar ska förtecknas. De förvaras, liksom övriga skolors, centralt på Utbildningsförvaltningen. Förteckningen ska föras kronologiskt fram till föregående år. Även de gallringsbara handlingarna ska redovisas. Detta ska emellertid ske på ett förenklat sätt, t.ex. genom att bifoga hanteringsanvisningarna eller de gällande gallringsbesluten till arkivförteckningen. Skarpnäcks skola ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Skarpnäcks skola ska upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Skarpnäcks skola har en arkivlokal som lever upp till de krav som ställs. De diarieförda handlingarna förvaras i godkänt arkivskåp vilket även gäller för skolhälsojournaler. Däremot finns det på skolan handlingar som inte förvaras skyddade. Skarpnäcks skola måste se till att samtliga bevarandevärda handlingar samt gallringsbara handlingar som har en längre gallringsfrist än två år förvaras skyddat, i lokal eller i skåp, som är godkända enligt arkivregelverket (RA-FS 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler). Skolan ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv Martin Ståhl Inspektionsförrättare