Närvarande från Hyres- och arrendenämnden: Marie Adlén Lilja Administrativ chef och arkivansvarig

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL INSPEKTIONSRAPPORT DNR /07 SID 1 (7) SSA 2007:5 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS HYRES- OCH ARRENDENÄMNDEN I STOCK- HOLMS LÄN Närvarande från Hyres- och arrendenämnden: Marie Adlén Lilja Administrativ chef och arkivansvarig Birgitta Strid Registrator Anna Friis Arkivsamordnare Camilla Hallberg IT-ansvarig Närvarande från Stadsarkivet: Jonas Engardt Inspektionsförrättare Martin Ståhl Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Hyres- och arrendenämnden i Stockholms län. Inspektionen var föraviserad. Hyres- och arrendenämnden i Stockholms län sysselsätter ett fyrtiotal medarbetare och ansvarar sedan en omorganisation år 2006 även för Gotlands län. Egentligen består myndigheten av två myndigheter (eller nämnder) som dock delar kansli och budget. Stadsarkivet kunde konstatera att arkivfrågorna hos Hyres- och arrendenämnden i vissa delar är kraftigt eftersatta. Speciellt gällde detta på områden rörande arkivlokaler samt ordnande/förtecknande av arkivet. Stadsarkivet vill dock understryka att det med glädje ser på den positiva attityd som myndighetens företrädare visade upp när det gällde att vilja ta itu med dessa frågor. Stadsarkivet rekommenderar Hyres- och arrendenämnden att anlita professionell hjälp i detta arbete. B O & 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F A &:

2 SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOM- MENDATIONER Stadsarkivet förelägger Hyres- och arrendenämnden att: - Iordningställa, dvs. ordna och förteckna, leveransen av det kommunala materialet samt undersöka hur detta kan införlivas med resten av det tidigare levererade materialet till stadsarkivet. - Försäkra sig om att samtliga produkter som används på myndigheten är arkivbeständiga. - Upprätta såväl arkivbeskrivning som förteckning. Dessa dokument som sammantaget brukar kallas arkivredovisning ska utformas med beaktande av de mallar och anvisningar som Domstolsverket utarbetar. Hyres- och arrendenämnden måste dessförinnan ordna sitt material. - Se över frågan om förvaringen av allmänna handlingar och se till att arkiv, när- såväl som slutarkiv, lever upp till Riksarkivets tekniska krav. Hyres- och arrendenämnden ska senast inkomma med en första lägesrapport om hur arbetet med att åtgärda föreläggandena har genomförts. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Hyres- och arrendenämnden att: - Upprätta rutiner för öppnande av e-post vid tjänstemans frånvaro. - Upprätta rutiner för öppnande av personadresserad post. 2

3 SID 3 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Myndigheten har utsett Marie Adlén Lilja till arkivansvarig. Anna Friis utför vid sidan av andra arbetsuppgifter det praktiska arbetet i arkivet. Dessutom finns en arkivassistent. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Skriftliga rutiner för hantering av allmänna handlingar finns på myndigheten. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Nya målärenden, ca årligen, diarieförs i systemet VERA, som togs i bruk år 2004 och som används av samtliga domstolar. VERA ersatte MÅHS. Ärendena delas upp på Hyres- resp. arrendenämnden. Dessutom finns ett allmänt diarium, ACTA, för administrativa ärenden. Nedskrivna rutiner för diarieföring finns. Registratorn öppnar all post. Däremot finns ingen fullmakt för öppnande av e-post vid tjänstemans frånvaro. Det finns inte heller fullmakter för att öppna personadresserad post. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Myndigheten har en med övriga hyres- och arrendenämnder gemensam arkivbildningsplan. Denna avser handlingar upprättade fram till sista december Domstolsverkets arkivarier arbetar på en ny plan, som kommer att omfatta handlingar upprättade fr.o.m. år Det är dock oklart när denna nya arkivbildningsplan kommer att vara färdig. Rekommendationer Hyres- och arrendenämnden rekommenderas att upprätta rutiner för öppnande av e-post vid tjänstemans frånvaro. Hyres- och arrendenämnden rekommenderas att upprätta rutiner för öppnande av personadresserad post. 3

4 SID 4 (7) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Hyres- och arrendenämnderna genomgick en stor omorganisation i fjol, då deras antal minskades från tolv till åtta. Inga större förändringar framöver är planerade för Hyres- och arrendenämnden i Stockholms län. Eventuellt kommer en flytt bli aktuell 2009 från nuvarande lokaler i tingsrättshuset på Fleminggatan (se vidare nedan). Myndigheten har ett behov av att leverera material från den kommunala tiden, dvs. fram till Materialet omfattar ca 30 hyllmeter. En del av detta material finns redan på stadsarkivet och det blir nu aktuellt att sammanföra detta med det som förvaras på Hyres- och arrendenämnden. Hur detta ska gå till rent praktiskt måste myndigheten ta ställning till, företrädesvis med hjälp av en utbildad arkivarie. Materialet är dessutom varken ordnat eller förtecknat. Hyres- och arrendenämnden bör vidare ta ställning till om ytterligare material kan komma att behöva levereras i samband med eventuell flytt. Hyres- och arrendenämnden ska iordningställa, dvs. ordna och förteckna, leveransen av det kommunala materialet samt undersöka hur detta kan införlivas med resten av det tidigare levererade materialet till stadsarkivet. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Hyres- och arrendenämnden använder sig av de gallringsbeslut som finns för samtliga hyres- och arrendenämnder. Det finns behov av gallringsbeslut Domstolsverket arbetar som ovan nämnts på att i samarbete med hyresoch arrendenämnderna ta fram en ny arkivbildningsplan. Denna kommer att täcka in fler handlingstyper än tidigare. 4

5 SID 5 (7) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form Domstolsverket har det övergripande ansvaret för de system som Hyresoch arrendenämnden använder, såsom VERA, ACTA men även för övriga administrativa system. Därav följer att även arkiveringsansvaret ligger på DV. Förvaltningen använder delvis arkivbeständiga produkter Hyres- och arrendenämndens företrädare menade att myndigheten använder sig av arkivbeständiga produkter. Dock fanns det en viss osäkerhet om alla verkligen levde upp till Riksarkivets tekniska krav. Hyres- och arrendenämnden ska försäkra sig om att samtliga produkter som används på myndigheten är arkivbeständiga. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning saknas Hyres- och arrendenämnden ska upprätta en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen skall utformas med beaktande av de mallar och anvisningar som domstolsverket utarbetar. Arkivförteckning saknas Myndigheten ska upprätta en arkivförteckning. I denna ska även digital samt gallringsbar information redovisas. Arkivförteckningen skall utformas med beaktande av de mallar och anvisningar som domstolsverket utarbetar. Det ordningsarbete som myndigheten har påbörjat måste slutföras. Hyres- och arrendenämnden ska upprätta såväl arkivbeskrivning som arkivförteckning. Dessa dokument som sammantaget brukar kallas arkivredovisning ska utformas med beaktande av de mallar och anvisningar som Domstolsverket utarbetar. Hyres- och arrendenämnden måste dessförinnan ordna sitt material. 5

6 SID 6 (7) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas delvis i arkivlokaler Hyres- och arrendenämnden har tre arkivlokaler. Alla dessa besöktes vid inspektionen och stadsarkivet kunde konstatera att ingen levde upp till Riksarkivets tekniska krav. För de båda lokalerna på kontorsplanet kunde ett antal avvikelser iakttas. Eluttagen måste antingen göras låsbara alternativt tas bort helt. Belysningsarmaturen ska vara i kapslingsklass lägst IP 43. Brandgaspjäll måste monteras på ventilationsrören i brandklass EI 120. Myndigheten måste försäkra sig om att arkivlokalerna är egna brandceller och lever upp till kravet på brandklass EI 120. Vidare diskuterades klimatfrågan. Det kunde konstateras att vanlig rumstemperatur rådde i lokalerna vilket är för varmt. Under vintern har temperaturen sjunkit drastiskt. Dessa kraftiga temperatur- och luftfuktighetssvängningar kan skada materialet och Hyres- och arrendenämnden måste därför pröva hur klimatet kan förbättras i arkivlokalerna. I detta sammanhang diskuterades också säkerhetsaspekten. Lokalerna står öppna för samtliga medarbetare. I en av arkivlokalerna fanns dessutom vattenrör. Dessa måste förses med uppsamlingsränna. Vidare besöktes ett vanligt kontorsrum där akter förvarades. Detta rum var inte på något sätt förenligt med Riksarkivets föreskrifter. Hos registrator förvaras äldre material i ett icke godkänt dokumentskåp. Det bestämdes att åtminstone det unika materialet, dvs. arrendeärendena, måste flyttas till en arkivlokal. I centralarkivet på källarplanet diskuterades förutom brandklassen på dörren samt brandklassen överhuvudtaget i lokalen (spec. fönstret), belysningsarmaturen, brandgasspjällen och eluttagen även risken med det proppskåp som finns i lokalen samt regeln att endast förvara arkivmaterial i en arkivlokal. I nuläget förvaras allehanda andra saker i centralarkivet. Dokumentskåp används inte Frånvaron av dokumentskåp på Hyres- och arrendenämnden medförde en diskussion om risken att förvara handlingar i såväl avslutade som oavslutade ärenden oskyddade. Allmänna handlingar skall så snart som möjligt ges en skyddad förvaring i arkivlokal eller i dokumentskåp. 6

7 SID 7 (7) Hyres- och arrendenämnden ska se över frågan om förvaringen av allmänna handlingar och se till att arkiv, när- såväl som slutarkiv, lever upp till Riksarkivets tekniska krav. Stockholms stadsarkiv Jonas Engardt Enhetschef, Tillsyn och rådgivning 7