HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /11 SID 1 (6) SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT Närvarande från Stockholms tingsrätt: Anders Eka Ann-Sofie Arvidsson Ingrid Hallenstål Eva Sjölund Lagman/domstolschef, arkivansvarig Arkivföreståndare Servicechef Administrativ direktör Närvarande från Stockholms stadsarkiv: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Louise Högberg Protokollförare Närvarade gjorde också Elisabeth Fagerholm, praktikant Stockholms tingsrätts arkiv SAMMANFATTNING Stockholms tingsrätt inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 9 december Inspektionen var föraviserad. Stockholms tingsrätt inspekterades senast Stockholms tingsrätts hantering av allmänna handlingar inspekterades av Stockholms stadsarkiv utifrån de krav som ställs i arkivlagen, arkivförordningen och i Riksarkivets föreskrifter. Stadsarkivet bedömer att hanteringen av allmänna handlingar hos Stockholms tingsrätt generellt sett är god, men att det finns brister som måste åtgärdas under några områden. Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (6) Riktlinjer och stöd kommer i stor utsträckning från Domstolsverket. Även arkivbildningsplaner och arkivförteckning följer en gemensam struktur upprättad av Domstolsverket. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Stockholms tingsrätt att: - Klargöra ansvars- och arbetsfördelning för tingsrättens arkiv samt vid behov fatta formella delegationsbeslut. - Verkställa gallring av administrativa handingar. - Ta fram en strategi för långtidslagring av det administrativa diariet. - Använda sig av godkända förvaringsmedel. - Upprätta en arkivförteckning så att handlingar t o m föregående år finns med. Stockholms tingsrätt ska senast den 31 december 2012 åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats.

3 SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret behöver skriftligen formaliseras Lagmannen är idag arkivansvarig. Information sprids via chefsrådmännen eller avdelningsadministratörerna. Tingsrättens arkiv är bemannat med 6 personer. Det finns ingen fastställd heltäckande dokumenterad instruktion för ansvar och fördelning av arbetsuppgifter. Stockholms tingsrätt ska klargöra ansvars- och arbetsfördelningen för tingsrättens arkiv samt vid behov fatta formella delegationsbeslut. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Stockholms tingsrätt bedömer att den allmänna kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar är mycket god. Information om regelverket ges till alla nyanställda. Regelbundna utbildnings- och informationsinsatser görs av både Stockholms tingsrätt och Domstolsverket, främst till domstolssekreterarna. ARKIVBILDNING En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingar som tillkommer i verksamheten. Enligt arkivlagen ska en myndighets arkiv vårdas och hållas så ordnat så att insynsrätten tillgodoses, liksom myndighetens, rättsskipningens och forskningens behov. Postöppning Tingsrätten tillämpar central postöppning. Registraturen har en väl fungerande överlappning som täcker upp vid frånvaro. Varje avdelning har en gemensam e- postbrevlåda. Dessa är bemannade under arbetstid. Stadsarkivet bedömer att e- posten vidarekopplas till kollega och man använder sig av ansvarsförbindelser som skrivs under av personalen. Stockholms tingsrätt har väl fungerande rutiner för diarieföring och postöppning. Registrering och akthantering Målhanteringen finns reglerad, handlingarna diarieförs och lagras i systemet VERA i enlighet med instruktion från Domstolsverket. Systemet förvaltas av Domstolsverket. När det gäller övrig verksamhet så väntar myndigheten in den översyn som görs av Domstolsverket. Detta för att verksamheterna går ihop och man behöver få Domstolsverkets gränsdragning innan det egna arbetet kan göras. Administrativa

4 SID 4 (6) handlingar diarieförs i ÄHS. ÄHS förvaltas av Stockholms tingsrätt. Stockholms tingsrätt har ingen dokumenthanteringsplan. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Stockholms tingsrätt har nyligen genomgått en omorganisation där arkivförvaringen har centraliserats. Inga ytterligare omorganisationer planeras. Domstolsverket inför ett gemensamt ärendehanteringssystem även för administrativa handlingar. Stockholms tingsrätt kommer att byta ut ÄHS till W3D3. I nuläget inväntar man upphandlingen från Domstolsverket för att se hur det blir med en eventuell migrering av äldre ärenden från ÄHS till W3D3. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Det finns ett antal föreskrifter, RA-FS:ar och RA-MS:ar, som är tillämpliga för Stockholms tingsrätt. Gallringsbesluten finns redovisade i arkivbeskrivningen. Gallringsbeslut tillämpas delvis Vad gäller målhanteringen finns gallringen i systemet VERA och avslutade mål följer dessa. Avslutade mål lämnas till det centrala arkivet där sorteras handlingarna utifrån bevarande och gallring. Warje transport kommer årligen och gallrar samt kör bort gallrade handlingar. Målärenden ligger i fas med gallringen både analogt och digitalt. Men det är en eftersläpning av det administrativa materialet. Stockholms tingsrätt ska verkställa gallring av administrativa handlingar. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Myndigheter ska vid framställning av allmänna handlingar använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Riksarkivet har utfärdat närmare föreskrifter om vilka tekniska krav som ställs på skrivmateriel såsom papper, skrivare, kopiatorer och bläck. Arkivbeständiga produkter

5 SID 5 (6) Stockholms tingrätt har en leverantörsförsäkran på de papper och pennor som köps in samt även på multifunktionsmaskiner. Från och med 2009 finns leverantörsförsäkran på de aktomslag som köps in. Det pågår en diskussion mellan Domstolsverket och riksarkivet vad gäller tidigare använda aktomslag. När det gäller arkivboxar råder tveksamhet om dessa är godkända. Rutiner för att bevara handlingar i digital form En stor del av den digitala informationen hanteras i systemet VERA. Stockholms tingsrätt använder ÄHS som diarieföringssystem för administrativa handlingar. W3D3 kommer att ersätta ÄHS för de administrativa handlingarna. Det är ej klart om ärenden kommer att migreras över till det nya systemet eller om det blir en avställning. Stockholms tingsrätt ska ta fram en strategi för långtidslagring av det administrativa diariet. Stockholms tingsrätt ska använda sig av godkända förvaringsmedel. ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Stockholms tingsrätt har en arkivbeskrivning som omfattar perioden , och en för 2007 och framåt. Arkivbeskrivningarna uppfyller kraven i arkivförfattningarna. En arkivförteckning måste upprättas Material har levererats fram till Arkivet är förtecknat fram till 1991 därefter är arkivet oförtecknat. Arkivet ska vara förtecknat fram till föregående år i den mån det är möjligt. Tingsrätten påpekar att det är svårt att ligga helt i fas med förtecknandet eftersom det blir överklaganden som drar ut på tiden. Det finns funderingar på tingsrätten att sortera ärenden efter laga kraft istället för målnummer av denna anledning. Stockholms tingsrätt ska upprätta en arkivförteckning så att handlingar t o m föregående år finns med.

6 SID 6 (6) FÖRVARING Varje myndighet ska skydda sitt arkiv mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Kraven på utformningen av arkivlokaler regleras närmare i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1997:3). Tingsrätten förvarar allmänna handlingar i central arkivlokal och dokumentskåp. Aktrum Pågående ärenden förvaras i ett sk aktrum. Tingsrätten har fått godkännande för denna förvaring från Riksarkivet. Centralarkivet Avdelningarnas arkiv avskaffades 2006 och all förvaring av arkiverade handlingar sker därefter i centralarkivet. Centralarkivet godkändes som arkivlokal av stadsarkivet 2009 (dnr /09). Dokumentskåp De dokumentskåp som används för arkivhandlingar har brandklass EI 120. I denna typ av skåp förvaras t ex det administrativa diariet och personalakter. Stockholms stadsarkiv Martin Ståhl Inspektionsförrättare