Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Transkript

1 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör 1. Sammanfattning Konsumentverket har tidigare inspekterats av Riksarkivet 2002, 2004 och Inspektionen 2006 gällde arkivlokaler för myndighetens tidigare lokaler. Inga förelägganden kvarstår att åtgärda från dessa inspektioner. Vid årets inspektion kunde konstateras att myndighetens arkivvård till stora delar är så god att några förelägganden eller anmärkningar inte är aktuella. Några brister finns dock som rör myndighetens elektroniska handlingar, då det saknas en strategi för bevarande och en informationssäkerhetsplan. Det ska här framhållas att för webbplatser finns en plan för långtidsbevarande upprättad. Myndigheten har också påbörjat arbetet med de nya arkivredovisningsprinciperna, men kommer inte hinna färdigt tills årsskiftet. Arkivförteckningen är uppdaterad och kommer att avslutas i tid. 2. Ansvar och organisation Administrativa chefen är formellt arkivansvarig och beslut om detta finns. Även arkivfunktionen är placerad på administrativa avdelningen och arkivarien ansvarar för de praktiska uppgifterna. Inom avdelningen finns också en upphandlingsfunktion för upphandling av skrivare, kopiatorer m.m. samt personal med systemutvecklingsansvar för myndighetens ITsystem.

2 Inspektionsrapport 2(5) Tidigare fanns ett formaliserat arbete för bl.a. frågor om elektronisk långtidslagring och elektronisk kommunikation, där arkivarien var sammankallande. Bl.a. finns en handlingsplan avseende utveckling av e-förvaltning (protokoll nr ). Det finns, enligt uppgift, inget uttalat ansvar för bevarandet av digital information idag men medvetande om frågorna finns. Inga större verksamhetsmässiga förändringar väntas som kan påverka arkivbildningen inom myndigheten. 3. Styrdokument Myndigheten har upprättat delegationsordning och befattningsbeskrivning samt verksamhetsplan avseende arkivvården. Dokumenthanteringsplan samt handbok för registrering och arkivering finns också. Rutiner för hantering av e-post och personadresserad post finns. Styrdokumenten uppdateras löpande, senast Styrdokumenten uppges fungera väl och finns att tillgå via intranätet. 4. Arkivbildning Allmänna handlingar registreras i Diabas. Konvertering har skett 1999 från tidigare systemet SIR. Konsument Europa som utgör en egen verksamhet, har en egen del för registrering i Diabas. Skanning av handlingar sker också av alla ärenden. Arkivering sker dock på pappersmedium. Rutiner finns för registrering av handlingar som inkommit eller upprättats som e-post i Diabas. Papperskopia skrivs ut och läggs i akten. Myndigheten registrerar även vissa handlingar som inkommer via sociala medier i Diabas. Detta rör sådana frågor där myndigheten har beslutat att dessa ska handläggas som formella ärenden, i huvudsak sådana frågor som inte anses vara av tillfällig eller ringa betydelse. Det finns också ett särskilt register för feladresserad post (SNABBEN) och ett register för statistik från kommunernas konsumentvägledare (KONSTAT). För detta håller myndigheten på att utreda frågor om allmän handling/uppgifter i systemet bl.a. eftersom det är kommunernas konsumentvägledare som lägger in uppgifter i systemet. Det finns också ett register för skuldsanering (BOSS). De ekonomi- och personaladministrativa system som används är Agresso respektive Palasso.

3 Inspektionsrapport 3(5) Ärendena rensas av handläggare innan arkivering, och kontroll av akterna sker av registrator eller arkivfunktionen. Akterna arkiveras efter år och löpnummerordning. 5. Framställning och hantering av handlingar 5.1 Elektroniska handlingar Myndigheten har inte upprättat en plan för informationssäkerhet för sina elektroniska handlingar, men det finns dokumenterade rutiner för bl.a. säkerhetskopiering. Systemförvaltningsmodell tillämpas och denna håller på att revideras. Myndigheten har inte upprättat en strategi för bevarande, men det finns en IT-strategi som också håller på att revideras. Det finns också ett påbörjat dokument benämnt Strategi för dokument och arkivhantering på Konsumentverket som generellt bl.a. tar upp frågor om åtgärder för dokumentkvalitet samt anpassning till krav på informationsförsörjning och informationssäkerhet. Denna berör översiktligt också långtidslagring (digital arkivering). Det finns också en upprättad och diarieförd bevarandeplan för hemsidan (Plan för långtidsbevarande av Konsumentverkets webbplatser). Denna finns också att nå via E-delegationen och är ett utmärkt exempel på hur myndigheter kan adressera frågor om långsiktigt bevarande av sina elektroniska handlingar. Myndigheten skannar också sina ärenden i formatet PDF-A. Skanningen utgör idag kopior på pappershandlingarna och det är pappersoriginalen (ärendena) som arkiveras. Inga handlingar har överförts till särskilt system för bevarande, men planer finns på detta i framtiden. Om myndigheten avser gallra pappersoriginalen i framtiden bör formatkraven som framgår av RA-FS 2009:2 följas redan vid skanningen. Risken är annars att man får framtida konverteringsproblem. 5.2 Handlingar på papper Rutiner för upphandling av skrivmateriel enligt förteckning över certifierade produkter, alternativt leverantörsförsäkran finns. Leverantörsförsäkran för åldringsbeständigt papper i enlighet med tekniska krav (SS-EN ISO 9706) finns. Myndigheten använder godkända aktomslag och arkivboxar (SS ).

4 Inspektionsrapport 4(5) Arkivboxar är märkta med namn och unik identitet. Etiketter används. Boxarna är välfyllda och vid kontroll framgick att akterna är rensade och att aktomslagen är hela. 5.3 Ljud och bild Band är gallrat enligt beslut från Riksarkivet och/eller konverterat enligt formatkrav som framgår av RA-MS besluten. Förvaring sker på externa hårddiskar. Diabilder har konverterats till TIFF-format. 6. Gallring Myndigheten tillämpar föreskrifter rörande gallring som Riksarkivet beslutat om för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6 ändrad 1997:6), handlingar vid upphandling (RA-FS 2004:2 giltig t.o.m. 2007), räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3) samt för handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet (RA- FS 2006:5). Tillämpningsbeslut finns och dessa uppdateras löpande, exempelvis rörande gallring av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse. Myndigheten prövar också löpande frågor om bevarande och gallring och det finns flera särskilda beslut fattade av Riksarkivet (RA-MS). Myndigheten har också prövat förutsättningarna för gallring av handlingar som upprättats via sociala medier och beslut för detta finns. Gallringen verkställs löpande (1-2 ggr/år). Uppgifter om att gallring sker läggs ut på intranätet vilket gör att personalen uppmärksammas på att årlig gallring sker. Detta leder ofta till att avdelningar kontaktar arkivet om gallring, exempelvis personalavdelningen. Särskilda gallringsprotokoll skrivs. 7. Arkivredovisning Myndigheten har upprättat både arkivbeskrivning och arkivförteckning. Dessa uppdateras löpande, senast 2012 respektive Arkivbeskrivningen klargör sambanden mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag på ett logiskt sätt. Diariet är redovisat i arkivförteckningen och det finns en särskild samlingsserie för elektroniska handlingar/uppgifter. Det har dock inte införts några uppgifter om detta på serienivå. Inför avslutandet av arkivförteckningen bör myndigheten besluta om hur dessa ska dokumenteras. Myndigheten har påbörjat arbetet med nya arkivredovisningen i enlighet med RA-FS 2008:4, och bl.a. kartlagt en del processer som har status av

5 Inspektionsrapport 5(5) utkast. Dels på övergripande nivå i form av styrandeprocesser, huvudprocesser och stödjande processer. Dels på mer konkret nivå, exempelvis för inköpsprocessen och processen för verksamhetsplanering med resultatuppföljning. Ett första utkast till klassificeringsstruktur har utarbetats, men det är möjligt att denna behöver omarbetas. Myndigheten har begärt dispens av Riksarkivet för att få tillämpa denna vid ett senare tillfälle, men fått avslag. Tanken är att redovisningen ska ligga till grund för registreringen av myndighetens handlingar. 8. Arkivlokaler Riksarkivet har givit sitt medgivande att få ta arkivlokalerna i bruk för förvaring av arkiv (Dnr RA /2144). Inga förändringar som påverkar arkivlokalernas utformning har skett och inget annat än arkiverade handlingar förvaras i lokalerna. Myndigheten har upprättat en skötsel och driftplan för arkivet, denna är från Martin Utvik Inspektör Inspektionsenheten Riksarkivet