Inspektion av arkivvården vid Stiftelsen för strategisk forskning

Transkript

1 Tillsynsavdelningen Dnr RA / (7) Inspektion av arkivvården vid Stiftelsen för strategisk forskning Stiftelsen för strategisk forskning (SSF) inspekterades av Riksarkivet den 9 december Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid stiftelsen. Den senaste inspektionen genomfördes brevledes år 2005 (dnr /2568) och avsåg enbart stiftelsens arkivredovisning. Stiftelsen fick då föreläggande att uppdatera arkivförteckningen. En uppdaterad arkivförteckning och arkivbeskrivning inkom till Riksarkivet i december 2004 varpå ärendet avslutades. Närvarande vid inspektionen: Från Stiftelsen för strategisk forskning Administrativ direktör Registrator, VD-sekreterare Programchef Från Riksarkivet Anna-Kristina Andersson, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtas av Stiftelsen för strategisk forskning och senast den 30 juni 2010 redovisas skriftligt till Riksarkivet. Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av stiftelsens webbsida fortlöpande överförs till bevarande (RA-FS 2009:1, 4 kap. 1, RA-FS 2009:2 3 kap. 9 ). Upprätta en strategi för bevarande till samtliga elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 ). Pröva förutsättningarna för gallring (RA-FS 1997:4, 7 kap.1 ).

2 2 (7) INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Stiftelsen för strategisk forskning leds av en styrelse som delegerat ansvaret till stiftelsens verkställande direktör. Stiftelsen utgörs av ett kansli på ca femton personer. Till stiftelsen hör också en beredningskommitté som tillsätts för granskning av inkomna ansökningar. Registrator är arkivansvarig och sköter det praktiska arbetet med att uppdatera arkivredovisningen. Vid ett par tillfällen har stiftelsen tagit in projektanställda arkivarier eller arkivkonsulter. De anställda vid stiftelsen känner till arkivförteckningen och vet var den finns. Stiftelsen bedömer att personalen har kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. 2. Styrdokument Vid stiftelsen finns en diarie- och dossierplan som omfattar tre ärendetyper vilka är uppdelade efter stiftelsens olika verksamheter: utlysning, ansökningar/projekt och allmänna ärenden. Stiftelsen har även en dokumenthanteringsplan från 2004 som till viss del är inaktuell då den hänvisar till upphävda föreskrifter. 3. Arkivbildning Stiftelsen för strategisk forskning bildades Arkivet består dels av stiftelsens egna handlingar från 1994 och framåt, dels av handlingar från som rör stiftelsens bildande. Handlingar som diarieförs Sedan 2008 används systemet Tekla för registrering av allmänna handlingar. Endast registrator har behörighet att diarieföra handlingar. E-post som inkommer till stiftelsen som ska diarieföras skrivs ut och skannas sedan till diariet. Diariet utgör en del i verksamhetssystemet Tekla som sedan 2006 använts för att hantera ansökningar, bedömningar, administrera bidrag, projektuppföljning, dvs. merparten av stiftelsens verksamhet. Tekla har även koppling till stiftelsens ekonomisystem och externa webbplats. Från ekonomisystemet förs uppgifter om ekonomiska transaktioner över till Tekla medan uppgifter om bl.a. pågående forskning hämtas från Tekla och presenteras på webbplatsen. Tekla har två gränssnitt: ett handläggargränssnitt och en ansökningsportal. I det senare kan bidragsansökningar lämnas av sökande och sakkunniga samt beredningsgruppsmedlemmar kan ta del av ansökningarna samt lämna omdömen på dessa. Detta innebär även att handlingar går direkt in i systemet via ansökningsportalen. Vissa handlingar, t.ex. ansökningar och årsrapporter, får ett

3 3 (7) diarienummer per automatik i samband med registrering, dvs. då handlingen formellt skickas in till stiftelsen. I det underlag som stifteslen sammanställde inför inspektionen redovisas olika handlingstyper som diarieförs och hanteras i Tekla. Handlingstyperna omfattar hela kedjan från utlysning, hantering av ansökningar, bedömning, beslut till rapportering, uppföljning m.m, samt handlingar i allmänna ärenden. Efter en fastställd periodicitet, konverteras handlingar till PDF-format. Handlingarna skrivs även ut och ordnas årsvis efter utlysning/program. Stiftelsen betraktar pappersutskrifterna som arkivhandlingar och dokumenten i Tekla som kopior. Stiftelsen bedömer dock att den har goda förutsättningar för att gå över till digital arkivering men har varit osäker på vilka krav Riksarkivet har på bevarandeformat. Riksarkivet upplyste stiftelsen om gällande föreskrifter för elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2. I den senare framgår vilka format som är lämpliga för bevarande av olika typer av elektroniska handlingar. Övriga handlingar Stiftelsen har även handlingar som hanteras utanför Tekla, såsom tryckt informationsmaterial, årsredovisningar, personakter m.m. Dessa ordnas och förtecknas enligt allmänna arkivschemat. För hanteringen av administrativa handlingar använder stiftelsen Hogia som ekonomisystem. Stiftelsen använder inte något system för personaladministration. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar På uppdrag av stiftelsen sköter Verket för innovationssystem (Vinnova) stiftelsens e-postsystem, server m.m. Detta innebär att stiftelsen delar server med andra myndigheter som på samma sätt anlitar Vinnova. Vid stiftelsen finns en systemansvarig som bl.a. ansvarar för administration och utveckling av Tekla. I Tekla finns olika sorters loggar: dels loggar som genereras vid ändringar av uppgifter, dels ett fält som kallas för logg där handläggaren kan föra in anteckningar. Den systemansvarige har även fört en förteckning över de variationer och ändringar i Tekla som skapas i samband med olika utlysningar. Handläggargränssnittet är uppdelat i ett fliksystem där nya flikar med nya uppgifter kan läggas till om utlysningen kräver andra uppgifter än de som ingår i standardutbudet. Till Tekla finns dokumentation upprättad. I underlaget till inspektionen ingår två dokument som beskriver systemet, Handläggarens guide till Tekla och Tekla, beskrivning och systemdokumentation. Den samlade dokumentationen innehåller en överskitlig beskrivning, dvs. förståelsedokumentation, av systemet samt en mer teknisk dokumentation med datamodell samt redovisning av de

4 4 (7) viktigaste tabellerna. Riksarkivet ser mycket positivt på stiftelsens dokumentationsarbete av Tekla. När Tekla i framtiden överlämnas till Riksarkivet krävs dock mer utförlig dokumentation i vissa delar. Riksarkivet kan t.ex. konstatera att dokumentationen bör kompletteras med beskrivning av hur Tekla kommunicerar med Hogia och webbplatsen, hur diariet förhåller sig till övriga delar samt åtkomst och lagring av PDF-filerna i systemet. Övriga system och webbplats ska också dokumenteras enligt RA-FS 2009:1, 5 kap. Stiftelsen har inte upprättat en strategi för bevarande, det vill säga beskrivning av myndighetens åtgärder för att säkerställa bevarande av de elektroniska handlingarna, enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. Strategin ska omfatta en myndighets samtliga elektroniska handlingar, dvs. såväl olika system som webbplats. Någon överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande eller bevarandeexemplar har inte skett. Äldre versioner av stiftelsen webbplats har inte bevarats. Serien B8 SSF:s webbsida i stiftelsens arkivförteckning innehåller således inga bevarade versioner av webbplatsen. Handlingar på papper Stiftelsen använder åldersbeständigt papper, aktomslag, arkivboxar och självhäftande etiketter. Enligt produktbeskrivning från leverantören uppfyller pappret de tekniska kraven (SS-EN ISO 9760) på åldersbeständigt papper. Samtliga inköp hanteras av en person vid stiftelsen. Ljud, bild och fotografier Stiftelsen har inga ljud- eller videoupptagningar. I arkivet ingår en avslutad serie med pappersfotografier, Ö1 Fotografier. Stiftelsen har inga digitala fotografier. 5. Gallring Riksarkivet har inte beslutat om gallring för stiftelsen i en myndighetsspecifik föreskrift eller beslut, RA-MS. Beträffande tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter har stiftelsen upprättat en dokumenthanteringsplan, senast uppdaterad år 2004, där det finns hänvisningar till tre av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter. Två av dessa föreskrifter rörande löne- och personaladministrativ verksamhet (RA- FS 1996:4) 1 och räkenskapshandlingar (RA-FS 1998:1) 2 är upphävda då de har ersatts av nya föreskrifter, RA-FS 2006:5 och RA-FS 2004:3. Enligt stiftelsen har gallring i enlighet med dokumenthanteringsplanen inte tillämpats. 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om bevarande respektive gallring av handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet hos statliga myndigheter (RA-FS 1996:4). 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ (RA-FS 1998:1).

5 5 (7) Stiftelsen raderar däremot vissa uppgifter i Tekla, t.ex. inaktiva användare och ansökningar som inte färdigställts samt preliminära utlåtanden från beredningskommittén. I vissa fall påverkas även formulären (inmatningsflikarna) då uppgifter på dessa kan ändras, raderas, slås ihop etc. Beträffande behovet av gallring påminde Riksarkivet stiftelsen om att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. För att en statlig myndighet ska få gallra, återlämna eller överlämna allmänna handlingar krävs lag, föreskrift eller beslut utfärdat av regeringen. En myndighet kan också gallra handlingar med stöd av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter (RA-FS), där det i regel krävs att tillämpningen ska dokumenteras, t.ex. genom beslut eller i dokumenthanteringsplan. Tillämpas Riksarkivets generella gallringsföreskrifter kan myndigheten gallra eller återlämna vissa handlingar inom bl.a. ekonomi, personaladministration, handlingar av tillfällig och ringa betydelse, t.ex. cookiefiler, e-postloggar, utskrift av e-postmeddelande till papper. För att kunna gallra eller återlämna den typ av handlingar som redovisats ovan, dvs. olika administrativa handlingar, bör Stiftelsen för strategisk forskning utreda behovet och ta ställning till om Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) ska tillämpas vid stiftelsen. Stiftelsen anser att de uppgifter som raderas i Tekla inte kan betraktas som allmänna handlingar. Riksarkivet vill dock påpeka att Riksarkivet har beslutat om gallring för andra myndigheter med liknande verksamhet och arkivbildning vad gäller t.ex. uppgifter om ej bekräftade ansökningar och användaruppgifter (se Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande (FORMAS) (RA-MS 2005:80)). Stiftelsen för strategisk forskning bör även utreda och ta ställning till behov av en myndighetsspecifik gallringsföreskrift (RA-MS) från Riksarkivet. Riksarkivet handlägger myndighetsspecifika gallringsärenden efter framställan från myndigheten, se 2 7 kap. RA-FS 1997:4. 6. Arkivredovisning Vid inspektionstillfället framkom en del oklarheter rörande stiftelsens arkivredovisning. Den 1 januari 2009 trädde Riksarkivets föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 2008:4) i kraft. Ändringen rör främst bestämmelserna om statliga myndigheters arkivredovisning (6 kap. i RA-FS 1991:1 ändrade RA-FS 1997:4). RA-FS 2008:4 innebär att en myndighets allmänna handlingar ska redovisas utifrån myndighetens verksamhet och processer och inte klassificeras utifrån allmänna arkivschemat. Enligt övergångsbestämmelserna har statliga myndigheter möjlighet att redovisa sina handlingar som tillkommit under perioden 1 januari 2009 till 31 december 2012, enligt antingen 6 kap. RA-FS 1997:4, eller 6 kap. RA-FS 2008: 4. Handlingar tillkomna från och med 1 januari 2013 ska dock redovisas enligt RA-FS 2008:4. Sedan införandet av diariefunktionen i Tekla år 2008 har Stiftelsen för strategisk forskning delvis avslutat sin arkivredovisning enligt Riksarkivets föreskrifter

6 6 (7) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4). Stiftelsen menar att Tekla är sökvägen till de diarieförda handlingarna och har därför slutat förteckna dessa enligt allmänna arkivschemat. Handlingar som inte diarieförs ordnas och eftersöks emellertid enligt tidigare upprättad arkivredovisning. Stiftelsen har möjlighet att bryta sin tidigare arkivredovisning enligt RA-FS 1997:4 och istället redovisa handlingar tillkomna från och med ett visst datum i enlighet med bestämmelserna i 6 kap. RA-FS 2008:4. Då övergångsbestämmelserna endast tillåter att handlingar tillkomna från den 1 januari 2009 får redovisas enligt bestämmelserna i 6 kap. RA-FS 2008:4 måste Riksarkivet fatta beslut om att stiftelsen ska få redovisa handlingar tillkomna före den 1 januari 2009 enligt 6 kap. samma författning. Efter framställan från stiftelsen kan Riksarkivet fatta ett sådant beslut. Arkivbeskrivning Arkivbeskrivning (hos stiftelsen benämnd Inledning) finns upprättad vilken Riksarkivet har granskat vid tidigare inspektioner. Den senaste versionen av arkivbeskrivningen som Riksarkivet har tagit del av var från år Uppdatering bör göras vid varje verksamhetsförändring som påverkar arkivbildningen. Vid uppdatering ska den äldre versionen av arkivbeskrivningen bevaras. En ny arkivbeskrivning ska upprättas i enlighet med kap. RA-FS 2008:4 i samband med stiftelsens övergång till redovisning av handlingar enligt 6 kap. samma författning. Arkivförteckning Vid stiftelsen finns en arkivförteckning upprättad enligt allmänna arkivschemat, RA-FS 1997:4, 6 kap, 7. Arkivförteckningen är uppdaterad t.o.m. år 2007 och omfattar hela stiftelsens handlingsbestånd. Handlingar som upprättats för publicering finns även förtecknade. Däremot saknas arkivexemplar av webbsidan, serie B8 SSF:s webbsida innehåller med andra ord inga avställda versioner av webbplatsen. Vid inspektionstillfället genomfördes en stickprovskontroll för att via diariet och arkivförteckningen återsöka handlingar. Pappersakten återfanns i arkivet. Sedan införandet av diariefunktionen i Tekla år 2008 har stiftelsen inte uppdaterat arkivförteckningen och handlingarna som hanteras i systemet har även ordnats på annat sätt. Stiftelsen bör välja en lämplig brytpunkt för att börja redovisa hela arkivet enligt RA-FS 2008:4 (se ovan, 6. Arkivredovisning). Riksarkivet kan också konstatera att dokumentet Arkivredovisning, Stiftelsen för Strategisk Forskning, inte uppfyller kraven i RA-FS 2008:4. Dokumentet kan dock utgöra en grund för stiftelsens fortsatta arbete med den nya arkivredovisningen. Vid utarbetande av den nya arkivredovisningen bör stiftelsen även utgå från Riksarkivets Regelkommentarer för arkivredovisning, RA-FS 2008:4.

7 7 (7) 7. Arkivlokaler Stiftelsen har en arkivlokal inom stiftelsens lokaler, dvs. i anslutning till de anställdas tjänsterum. Lokalen har gott om accessionsutrymme. Av ett inspektionsprotokoll från år 1999 framgår att stiftelsens arkivlokal uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1994:6 ändrade RA-FS 1997:3). Någon grundlig kontroll av arkivlokalen genomfördes inte vid inspektionstillfället. Riksarkivet kan dock vid ett senare tillfälle inspektera arkivlokalen. Anna-Kristina Andersson arkivarie