Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Transkript

1 Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) Dnr RA /1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN). Närvarande: Från HSAN: Arkivarie Kanslichef Adm.handläggare Från RA: Maria Nordström Jarnryd, arkivarie SAMMANFATTNING Riksarkivet (RA) har besökt Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd för att inspektera arkivvården. Inspektionen var aviserad i förväg. HSAN inspekterades senast den 4 mars 2005, dnr RA /828. Den inspektionen var oanmäld. FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom HSAN finns kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Arkivarien undervisar nyanställda om arkivfrågor, offentlighetsprincipen etc. Kanslichefen är arkivansvarig. Han har budget- och personalansvar för arkiv- och registratorsfunktionen. Ansvaret är fastställt i arbetsordningen från Arkivfunktionen är placerad inom administrationen. Arkivarien fungerar som arkivarie även för de två andra myndigheterna i huset men hon har sin anställning hos HSAN. Arkivansvarig för den digitala informationen är arkivarien. Plan för långtidslagring av ADB i enlighet med RA-FS 2003:2, 5 kap., 1 2, finns. Den uppdaterades Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningen och arkivbeskrivningen görs av arkivarien. Arkivarien, den administrativa handläggaren och registratorerna känner till arkivredovisningen, vet var den finns och kan presentera den. HSAN anställer studerandemedhjälpare som läser juridik vid universitetet. De får hjälpa till med att rensa akter. För detta ändamål har arkivarien tagit fram en skriftlig instruktion.

2 Inspektionsrapport 2 (5) Administrationen har ansvar för inköp av skrivare, kopiatorer etc. HSAN har leverantörsförsäkran gällande åldringsbeständigt papper samt aktkappor. Pennor och liknande köps in av en assistent. Större förändringar som väntas inom myndigheten, och som kommer att påverka arkivverksamhen, är att det pågår en utredning gällande om HSAN ska läggas ned som myndighet eller ej. Om så blir fallet måste arkivet levereras, om HSAN får fortleva så är de inte i behov att leverera till arkivmyndighet. 2 STYRDOKUMENT Arbetsbeskrivningen tar upp arkivverksamheten vid myndigheten. Verksamhetsplanering för arkiv finns inte. D/D-plan används vid myndigheten. Dokumenthanteringsplan finns som kommer att uppdateras. Muntliga rutiner för hantering av e-post finns. Fullmakter som ger registrator rätt att öppna personadresserad post finns. Skriftlig instruktion gällande arkivering finns tills viss del. Denna typ av dokument fastställs genom beslut. Dokumenten uppdateras. Vid HSAN anser man att dokumenten är ändamålsenliga. 3 ARKIVBILDNING Vid HSAN sker diarieföringen enligt fastställda rutiner i det ADB-baserade diarieföringssystemet Alp IM sedan Diarieföringen digitaliserades 1992/93, förutom diarieföringen av de administrativa handlingarna som inte digitaliserades förrän Inga handlingar går direkt in i systemet i elektronisk form. Det enda som skannas vid myndigheten är kopior av besluten. Kärnverksamheten är ärendehandläggning och ärendena registreras i diariet. E-post bevaras på papper. Akterna arkiveras helt på papper. Ärendena rensas innan arkivering. Detta ska göras av assistenterna, studerandemedhjälparna samt arkivarien. Tillämpningsbeslut för Riksarkivets föreskrifter gällande gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt 1997:6) finns från Gallringen utförs av alla vid myndigheten. Diarieförda handlingar arkiveras på diarienummerordning. Dossiéer finns ej och inte heller ärenden sorterade efter objekt. Myndigheten har ekonomisystemet Agresso, PA-systemet Palasso, statsredovisningssytemet Hermes samt Comtempus för elektroniska fakturor.

3 Inspektionsrapport 3 (5) 4 FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR En förteckning över ADB-register enligt 15 kap 11 i sekretesslagen finns. Den uppdaterades senast HSAN delar inte system med någon annan myndighet. Däremot har Socialstyrelsen behörighet att titta i HSAN:s diarium men inte behörighet att göra ändringar. Socialstyrelsen anmäler behörighetsärenden till HSAN. HSAN tillämpar inte någon systemförvaltningsmodell. Rutiner för back-up finns. Detta ligger sedan sommaren 2008 på ett externt företag. Någon modell för informationssäkerhet tillämpas inte vid myndigheten. Ändringsloggar, historikfiler och liknande finns i Alp IM. Ändringar markeras med ett rött kryss. Ändringsloggen bevaras. Systembeskrivning för Alp IM finns. Sedan 2005 har inte alla vid myndigheten behörighet att se ärenden mer än fyra år tillbaka i tiden. Sammanställningsmöjligheter för statistik finns sedan 2005 som inte alla har tillgång till. Kanslichefen är statistikhandläggare. Sammanställningar av in- och utdata, registrerings- och uttagsmöjligheter, rutiner, lagrade data samt ändringar i systemet finns. En äldre version av myndighetens hemsida finns på hårddisk. Den är sedan Väldigt få förändringar sker på HSAN:s hemsida. Digitala bilagor m.m. lagras på externa hårddiskar enligt överenskommelse med Riksarkivet. Diariet Alp IM är ännu inte avställt. Myndigheten har en plan för långtidslagring av ADB-upptagningar. Handlingar som utgör publicerat material arkivläggs. Vid HSAN anser man att hantering, förvaring och vård av arkivhandlingar fungerar. Myndigheten har dokumenterat med ett PM varför de inte längre arkivlägger ett exemplar av domarna i akten. Detta har skett i samarbete med arkivmyndighet. Inga handlingar binds in. Aktomslag används. Arkivboxarna är väl fyllda och uppfyller SS Boxarna är märkta med myndighetens namn och unika volymsignum. Myndigheten använder etiketter som sitter kvar på boxarna. Förut användes EVA-lim. Nu har HSAN övergått till självhäftande etiketter. Som bilagor till ärendena finns fotografier, både analoga och digitala, som arkiveras i fotopåsar. Bilagda röntgenbilder finns som arkivläggs på CD/rom. Även larmkonversationer och ljudband där patienter buggat sin läkare finns som bilagor. Andra typer av bilagor som förvaras i egen arkivbox är löständer, mediciner, salvor m.m. Mikrofilm samt kartor och ritningar finns inte.

4 Inspektionsrapport 4 (5) 5 GALLRING Inga myndighetsspecifika gallringsbeslut finns. Däremot tillämpar HSAN RA-MS 2008:39 som gäller gallring av e-fakturor hos vissa bokföringsskyldiga myndigheter. Tillämpningsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6) finns. Detta kommer att uppdateras. Forskningshandlingar och EU-handlingar finns inte på myndigheten. Det finns ett tillämpningsbeslut för RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst. Tillämpningsbeslut för handlingar gällande upphandling, RA-FS 2004:2, finns. För RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration finns ett gemensamt tillämpningsbeslut med RA-FS 2004:3 gällande räkenskaper. Gallringsfristen vid inaktualitet förekommer gällande handlingar av ringa och tillfällig betydelse. I beslutet är dock förklaringen så utförlig att denna frist inte kan utgöra något problem. Gallringen verkställs. Någon rutin för att fortlöpande pröva gallring finns inte vid myndigheten. 6 ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning HSAN har upprättat en arkivbeskrivning som uppdaterats Sambandet mellan myndighetens uppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag klargörs. Sökingångar till myndighetens arkiv redovisas. Datum saknas på arkivbeskrivningen. Det bör läggas till vid nästa uppdatering. Arkivförteckning Allmänna arkivschemat tillämpas. Det finns en arkivförteckning som är från Handlingar redovisas oavsett media. Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering arkiveras. Gallringsbara handlingar redovisas genom tillämpningsbeslut. Arkivförteckningen är uppdaterad t.o.m HSAN har börjat förbereda sig för processinriktad arkivredovisning. Processerna har kartlagts tidigare men detta kommer att ske igen. Arkivarien kommer att gå en utbildning till hösten. Hon har börjat planera för hur den nya förteckningen ska se ut. En funktionskontroll gjordes i arkivet och den föll väl ut.

5 Inspektionsrapport 5 (5) 7 ARKIVLOKALER HSAN:s centralarkiv ligger på bottenvåningen på Teknologgatan 8 C i Kvarteret Vega. Den delas med Allmänna reklamationsnämnden och Statens haverikommission. För att myndigheterna inte ska gå i varandras handlingar är hyllorna låsta. För HSAN:s del är det administrativa handläggaren och arkivarien som har tillträde till centralarkivet. Arkivarien har som arkivarie för alla tre myndigheterna tillgång till alla arkivbildarnas hyllor i lokalen. Arkivlokalen har fått medgivande av RA för att tas i bruk, se diarienummer RA /1833. Arkivlokalerna ligger inom myndighetens skalskydd. Dörren till centralarkivet är låst när ingen vistas där. Inga handlingar förvaras direkt på golvet i centralarkivet. Ett närarkiv finns på plan tre på Teknologgatan 8 C. Även denna lokal har fått medgivande av RA. Vidare finns ett minimalt arkiv och ett arkivskåp på samma plan. På Wallingatan 2 i Westmanska palatset har myndigheten ytterligare en arkivlokal även den har fått medgivande från RA att tas i bruk. Stockholm den 28 mars 2009 Maria Nordström Jarnryd Arkivarie