Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör och adm.chef IT-chef Från RA: Jarnryd, inspektör Victor Bergmark, praktikant SAMMANFATTNING RA har besökt SMI för att inspektera arkivvården. Inspektionen var aviserad i förväg. Arkivvården vid myndigheten inspekterades senast 2004, dnr RA /3914. Tyngdpunkten vid den inspektionen låg på arkivredovisningen. FÖRELÄGGANDEN Inga förelägganden är aktuella. 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom SMI finns grundläggande kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Arkivarien och chefsjuristen håller utbildningar för personalen. Den administrativa chefen är arkivansvarig. Arkiv och registratur är placerade inom sekretariatet vid den administrativa avdelningen. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningarna, ta fram dokumenthanteringsplaner etc. görs av arkivarien. Vid myndigheten finns 17 arkivredogörare ute på enheterna. De utgörs både av administrativ personal och av laboratoriepersonal. Myndigheten har en huvudregistrator samt en back upp till henne. Det är bara huvudregistratorn som får öppna och avsluta ärenden. Koordinatorerna (arkivredogörarna) fyller på åtgärder i diariet i förekommande fall. Ansvaret för upphandling av skrivare, kopiatorer och annat skrivmaterial ligger hos den person vid myndigheten som arbetar med upphandling i samarbete med IT-enheten och ibland även med arkivarien.

2 2(5) Några stora förändringar som kommer att ske inom den närmaste framtiden vid SMI är att halva myndigheten kommer att flytta till ett nytt hus, bl.a. ska den administrativa personalen flytta dit. Ett nytt närarkiv kommer att tas i bruk i de nya lokalerna. Se dnr RA /5509. Der är möjligt att den nya myndigheten Statens servicecenter kommer att ta över vissa administrativa arbetsuppgifter framöver vid SMI. Andra tänkbara förändringar vid SMI, se SOU 2012:33. 2 STYRDOKUMENT Följande styrdokument finns vid Smittskyddsinstitutet; Arbets- och delegationsordning Befattningsbeskrivning angående arkivarien, finns även i arkivbeskrivningen. Verksamhetsplaneringen för 2012 innehåller en del om arkiv och registratur. D/D-plan som är verksamhersbaserad. Dokumenthanteringsplan finns och en alldeles nyframtagen version väntar på att skrivas under av GD. Rutiner, lathundar etc. gällande registratur och arkivvård finns vid myndigheten. Systemet SMIDok innehåller upprättade interna instruktioner. Där finns handledningar gällande diarieföring av allmänna handlingar, rutiner för postöppning och registrering, fullmakt avseende postöppning av personadresserad post, ITsäkerhetsregler, E-post policy, hantering och registrering av projekt- och forskningshandlingar, rutiner gällande hantering av e-post och personadresserad post, m.m. Nästan all personal har fyllt i en fullmakt att registrator får öppna deras personadresserade post. Fastställandet av denna typ av styrdokument går via SmiDok. Dokumenten tas fram i systemet. Därefter skickas de för godkännande. Oftast godkänns de av överdirektören. Ibland godkänns de av GD. 3 ARKIVBILDNING SMI använder sig av diarieföringssystemet Diabas. Det har man gjort sedan myndigheten tillkom. Elektronisk post kan läggas in direkt i systemet. Bevarandet av e-posten sker digitalt. Det finns en konverteringsmodul och genom den får dokumentet godkänt format. SMI har ett undantag från registreringsskyldigheten i 2 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Rutiner för e-post finns, se styrdokument. Handläggarna utför rensning och gallring i enlighet med Riksarkivets föreskrifter gällande gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, RA-FS 1991:6, ändrad och omtryckt RA-FS 197:6. Registrator gallrar tokbrev en gång per år. Idag sker arkiveringen främst digitalt. De handlingar som arkiveras på papper läggs på dossiernummer i löpnummerordning. Arkivering på objekt förekommer ej.

3 3(5) Före 2010 arkiveras hela akten på papper. Från och med 2010 arkiveras hela akten elektroniskt. Dubbel arkivering förekommer inte förutom om handlingen inkommit på papper. Då räknas pappershandlingen som original. Förutom diariet finns följande system; SmiNet är ett övervakningssystem där smittspårning och övervakningsinsatser dokumenteras. Läkare och laboratoriepersonal gör anmälningar via SMI:s hemsida. Ca 10 % av anmälningarna kommer in på papper och bevaras på papper. Anmälningarna diarieförs inte i Diabas utan får ett nummer i SmiNet. Alla utgående handlingar i systemet är digitala. SmiLab är ett laboratoriesystem för registrering av prover som inkommer till myndigheten. SmiDok är ett dokumenthanteringssystem för interna styrdokument. I systemet förvaras dokument som har upprättats vid myndigheten såsom interna riktlinjer, handledningar, protokoll, minnesanteckningar m.m. Dokumenten är sökbara enligt en trädstruktur. Dokumenten ska konverteras till bevarandeformat i enlighet med RA-FS 2009:2 senast vid tidpunkt för överförande till system för bevarande. Ärenden i detta system kan även vara diarieförda i Diabas. Det betyder att en viss dubbelregistrering förekommer. Vid SMI ser man inga problem med vad som är allmän handling eller ej i de olika systemen. Myndigheten använder sig av ekonomisystemet Agresso och personalsystemet Palasso. 4 FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR Elektroniska handlingar SMI delar inte system med någon annan myndighet i dagsläget. SMI har ansvaret för systemet SmiNet där smittskyddsenheterna i landet rapporterar in uppgifter, se arkivbildning. Vidare har SMI ansvaret för det automatiska rapporteringssystemet SVEBAR (SVEnsk Bevakning av AntibiotikaResistens). Det är en programvara som hanterar stora filer med bakteriologiska odlings- och antibiotikaresistensdata. Tanken är att alla svenska mikrobiologiska laboratorier ska bidra med sina resultat och på det viset ska en nationell övergripande bevakning av resistensutveckling utvecklas. Myndigheten tillämpar en särskild systemförvaltningsmodell som är egenutvecklad. I denna modell hänvisas till standarder. Den hänvisar till Riksarkivets författningssamling gällande systemavveckling och långtidslagring. En särskild blankett har tagits fram som ska användas Strategi och planering för bevarande för elektroniska handlingar i ITsystem. Ansvar och rutiner dokumenteras enligt denna modell. En särskild modell för informationssäkerhet tillämpas. SMI använder sig av de modeller som finns, främst använder man sig av Bits. Rutiner för back up finns. Ändringslogg, historikfil eller motsvarande dokumentation av ändringar i de olika systemen kan myndigheten enligt uppgift bli bättre på. Ändringsloggen bevaras dock. Planen är att varje system ska få en egen driftpärm. Myndigheten har ännu inte arkiverat myndighetens hemsida.

4 4(5) En strategi för bevarande elektroniska handlingar finns. En särskild blankett är framtagen för detta ändamål så att det blir rätt från början. Handlingar som utgör publicerat material arkivläggs och förtecknas. SMI är med i sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter. Tillämpningsbeslut för gallring enligt RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt 1997:6) finns. Om det uppstår ett ärende på Facebook så kommer det att diarieföras. Externa databärare för bevarande används inte. Handlingar på papper Vid SMI finns dokumentation gällande pappershandlingar Framställning, förvaring och vård av pappershandlingar. Den innehåller information om åldringsbeständigt papper, skrivmedel, leverantörsförsäkran, certifiering, hur handlingar ska hanteras och vad man inte får göra med dem, långtidsförvaring samt om leverans till myndighetens centralarkiv. Rutiner finns för upphandling av skrivmaterial enligt förteckning över certifierade produkter. En mall Leverantörsförsäkran finns som dock ännu inte är använd. Myndigheten upphandlar åldringsbeständiga papper som uppfyller de tekniska kraven i SS-EN ISO Aktomslag används. Arkivboxarna är väl fyllda. Boxarna är märkta med myndighetens namn och unika volymsignum. Boxarna är inte etiketterade. Arkivboxarna är bruna. Dessa får användas till lagret är slut därefter ska vita arkivboxar som uppfyller SS införskaffas. Vid SMI finns några CD-skivor som hör till ärendena, sammanlagt ca tio stycken. Ljudoch bildupptagningar finns inte. Myndigheten förvarar inte heller fotografier, mikrofilm, kartor och ritningar. 5 GALLRING SMI har fem myndighetsspecifika föreskrifter gällande överlämnande och införlivande och gällande gallring. De från 1996 är inte helt aktuella utan behöver uppdateras. RA-MS:arna är kända på myndigheten av berörda personer. Följande tillämpningsbeslut finns vid myndigheten; för handlingar av tillfällig och ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6), för handlingar gällande upphandling, RA-FS 2004:2, för RA-FS 2004:3 gällande räkenskaper och för RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration. RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst tillämpas. Alla tillämpningsbeslut ingår i dokumenthanteringsplanen. En ny version väntar på att bli beslutad. Gallringsfristen vid inaktualitet förekommer i liten utsträckning. Ambitionen är att byta ut denna frist mot något mer upplysande. Gallringen enligt föreskrifterna verkställs. SMI har ingen rutin för att fortlöpande pröva gallring. Vid utbildningstillfällen vid myndigheten får personalen veta att de ska kontakta arkivarien om de har något förslag på vad ev. kan gallras.

5 5(5) 6 ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning SMI har en arkivbeskrivning som är uppdaterad och uppfyller kraven i aktuell föreskrift. Arkivförteckning Myndigheten har en arkivförteckning som gäller för Arkivet är förtecknat enligt allmänna arkivschemat. Vidare finns arkivredovisning som gäller fr.o.m enligt den processorienterade redovisningen. Arkivförteckningen är uppdaterad t.o.m Alla typer av handlingar redovisas i förteckningen oavsett media. Myndigheten arbetar med att upprätta en klassificeringsstruktur för den verksamhetsinriktade arkivredovisningen. Två tredjedelar av verksamheten har gåtts igenom. Myndigheten använder redan en D/D-plan som är verksamhetsbaserad. Gallringsbara handlingar redovisas genom tillämpningsbeslut av de generella gallringsföreskrifterna (RA-FS), genom dokumenthanteringsplanen samt i vissa fall genom arkivförteckningen samt gallringsprotokoll. Funktionskontroll utfördes från sökning i diariet till att finna ärendena i arkivboxen. Ett ärende förvarat i närarkivet (arkivskåp) och ett förvarat i centralarkivet. Båda funktionskontrollerna föll väl ut. 7 ARKIVLOKALER Myndigheten har ett centralarkiv som är beläget i Virushuset. Lokalen har fått medgivande att tas i bruk, se dnr RA /2779. Ett nytt närarkiv kommer att byggas i den nya byggnaden. Se dnr RA /5509. Dagens närarkiv är två arkivskåp i ett rum. Skåpen uppfyller klass EI 120. Arkivlokalerna är låsta. Nycklar finns hos huvudregistrator och i receptionen. Vissa handläggare hämtar själva handlingar i centralarkivet. SMI förvarar även föregångaren Statens Bakteriologiska Laboratoriums (SBL) arkiv. Det förvaras i centralarkivet bakom galler med hänglås. Stockholm den 4 juni 2012 Jarnryd Inspektör