Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

Transkript

1 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Svenska Kraftnät Riksarkivet (RA) inspekterade den 18 november 2009 arkivvården vid Svenska kraftnät (SvK). Närvarande: Från Svenska Kraftnät Arkivarie Arkivassistent Chef stab och samordning (del av tid) Registrator (del av tid) IT (del av tid) Från RA: Jarnryd, arkivarie SAMMANFATTNING Riksarkivet (RA) har besökt Svenska Kraftnät för att inspektera arkivvården. Inspektionen var aviserad i förväg. Svenska Kraftnät inspekterades senast 2005, dnr RA /685. Inga förelägganden återstår sedan dess. Tidigare inspektioner ägde rum 2002, 1997 och FÖRELÄGGANDEN Följande åtgärder ska vidtas och redovisas till RA senast den 30 juni Strategi för bevarande av elektroniska handlingar ska upprättas i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap Tillämpningsbeslut för forskningshandlingar ska upprättas i enlighet med RA-FS 1999:1. - Tillämpningsbeslut för EU-handlingar ska uppdateras i enlighet med RA-FS 2000:1. - Tillämpningsbeslut för räkenskaper ska uppdateras i enlighet med RA-FS 2004:3. - Tillämpningsbeslut för personalhandlingar ska uppdateras i enlighet med RA-FS 2006:5. - Tillämpningsbeslut för upphandling ska uppdateras i enlighet med RA-FS 2004:2, ändrad RA-FS 2005:1 och RA-FS 2006:6. - Tillämpningsbeslut för handlingar av ringa eller tillfällig betydelse ska uppdateras i enlighet med RA-FS 1991:6, ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6. 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom Svenska Kraftnät finns kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Alla inom verket ska genomgå en utbildning i dessa frågor innan årsskiftet 2009/10.

2 Inspektionsrapport 2(5) Enhetschefen vid koordinering och stöd är arkivansvarig. Arkivansvar för den digitala informationen ingår. Formellt beslut finns på detta, dnr SvK 2009/1328, daterat den 3 november Försvarshemliga handlingar ingår däremot ej. Arkivansvar för försvarshemliga handlingar har säkerhetschefen. Arkivfunktionen är placerad inom avdelningen stab och samordning och där inom enheten koordinering och stöd. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningarna görs av arkivassistenten och uppdatering av arkivbeskrivningarna och övriga dokument görs av arkivarien. Ett tiotal personer, arkivassistenten, arkivarien, ett par registratorer och ett par chefer, inom verket känner till arkivredovisningen och kan presentera den vid behov. Enheten Annläggningsdokumentation har det operativa ansvaret för verkets arkivlokal och för anläggningsdokumentationen som förvaras där. Arkivassistenten som arbetar med arkivförteckningen har sin tjänst på denna enhet. Kundansvarig på IT-avdelningen har ansvar för inköp av skrivare. Fastighetsansvarig på personalavdelningen har ansvaret gällande inköp av kopiatorer, åldringsbeständigt papper och skrivmateriel. Rutiner för inköp samt intyg om arkivbeständighet finns vid SvK. Inga större förändringar förväntas inom SvK. Delegationsordningen ses över. Ett ITprojekt som kommer att övergå till ett verksamhetsprojekt pågår gällande införande av det nya ärendehanteringssystemet W3D3. Från och med årsskiftet ges däri stöd för arbetsflöden. 2 STYRDOKUMENT Ett utkast till verksamhetsplanering för arkivfunktionen finns. Delegationsordning och befattningsbeskrivning gällande arkivhanteringsuppdraget finns. Verksamhetsplan för arkivfunktionen finns inte men däremot finns kvartalsuppföljningar däri även arkivfunktionen ingår. D/D-plan används under perioden vid myndigheten. Den första januari 2009 övergick SvK till en klassificeringsstruktur. Dokumenthanteringsplan finns delvis. Den ska göras om och en ordentlig kartläggning prioriteras inom SvK. Rutiner för hantering av e- post finns. Fullmakter som ger registrator rätt att öppna personadresserad post finns bara för GD samt vid långvarig frånvaro. Handbok gällande arkiv och registratur finns. Den ses över. Delegationsordning fastställs av GD. Övriga styrdokument fastställs av respektive chef. 3 ARKIVBILDNING Vid Svenska Kraftnät används diariesystemet W3D3 sedan årsskiftet. Tidigare användes det ADB-baserade diariet Diadora. Det är registratorerna som öppnar och stänger ärendena. Handläggarna kan själva fylla på handlingar i W3D3. Det är ännu inte så många av handläggarna som gör detta utan till 95 % görs det av registratorerna. Alla pappersdokument skannas. Handläggarna kan maila direkt in i ärendehanteringssystemet. Det finns både en pappersakt och en digital akt. Den digitala akten är fullständig det är inte pappersakten. I dagsläget bevaras båda akterna. Ett register för försvarshemliga handlingar förs.

3 Inspektionsrapport 3(5) Rensning av akterna innan arkivering görs av handläggarna därefter rensar registratorerna lite till. Arkivering sker efter verksamhetsområden. 4 FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR SvK delar inte system med någon annan myndighet. En förteckning över ADB-register i enlighet med Offentlighets och sekretesslagen (SFS 2009:400) finns. Den upptar cirka olika register. Strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2 finns inte. Enligt uppgift kommer strategin att utarbetas under En särskild systemförvaltningsmodell tillämpas vid verket. Den tar inte upp långtidslagring. IT-chefen är ansvarig för detta. En särskild modell för informationssäkerhet tillämpas. Rutiner för back-up finns. De finns dokumenterade. Ändringsloggar, historikfiler och liknande bevaras. Förståelsedokumentation finns för respektive system. Back-uper av myndighetens hemsida finns sedan något år. Äldre versioner finns inte bevarade. Handlingar som utgör publicerat material arkivläggs. Vid SvK anser man att hantering, förvaring och vård av arkivhandlingar fungerar bra. Inga handlingar binds in. Aktomslag används. Arkivboxarna är väl fyllda och uppfyller SS Boxarna är märkta med myndighetens namn och unika volymsignum. Myndigheten använder självhäftande etiketter. 5 GALLRING Svenska Kraftnät har en myndighetsspecifik föreskrift, RA-MS 2008:29. Den gäller arkivlokalen. Tillämpningsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6) finns. Tillämpningsbeslut för forskningshandlingar, RA-FS 1999:1, finns ej. Eftersom SvK har en enhet för forskning ska ett sådant tillämpningsbeslut upprättas. För EU-handlingar, RA-FS 2000:1, finns inte heller något tillämpningsbeslut vilket ska upprättas.. RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst tillämpas.

4 Inspektionsrapport 4(5) Tillämpningsbeslut för handlingar gällande upphandling, RA-FS 2004:2, finns delvis. För RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration finns delvis ett tillämpningsbeslut. Tillämpningsbeslut för RA-FS 2004:3 gällande räkenskaper finns delvis. Dessa ska uppdateras. Gallringsfristen vid inaktualitet förekommer gällande handlingar av ringa och tillfällig betydelse. Detta kommer att ändras. Gallringen enligt föreskrifterna verkställs. 6 ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning Svenska Kraftnät har en arkivbeskrivning daterad i november Den uppfyller RA:s krav på området. Tidigare version av arkivbeskrivningen är från Arkivförteckning Det finns tre arkivförteckningar. Alla förtecknade enligt allmänna arkivschemat. Arkivförtecknandet ligger i fas och uppdaterandet sker kontinuerligt. Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering arkiveras. Gallringsbara handlingar redovisas genom tillämpningsbeslut. Arkivhandlingar redovisas oavsett typ av media. Det finns stora mängder fotografier som måste ordnas och förtecknas. Äldre filmer finns också. Delar av materialet är överfört på VHS. Ett fåtal ljudband finns också. Ritningar finns, både sådana som är övertagna från Vattenfall och nyproducerade. SvK har planer på att skanna alla ritningar. De har ett system för detta, Banken. Ritningarna redovisas inte i arkivförteckningen utan de sökes via Banken som fungerar som ett sökregister samt innehåller de nya ritningarna i CAD/CAM. SvK måste göra en anmärkning om detta i arkivbeskrivningen. SvK har tagit in en arkivkonsult för att gör en gallringsutredning för ritningar och en gallringsutredning för fotografier av kraftledningsstolpar. RA rekommenderar att Svenska Kraftnät hemställer hos Riksarkivet att få gallra enligt konsultens förslag. Kartor och mikrofilm finns inte vid verket. SvK har börjat förbereda sig för processinriktad arkivredovisning. En klassificeringsstruktur finns men processerna saknas. SvK har ännu inte startat något projekt för genomförandet av den processorienterade arkivredovisningen. En funktionskontroll gjordes i arkivet och den föll väl ut. 7 ARKIVLOKALER Svenska Kraftnäts centralarkiv ligger på plan två på Sturegatan 1, kvarteret Magasinet 1, i Sundbyberg. Ett myndighetsspecifikt beslut gällande arkivlokalen finns, RA-MS 2008:29, dnr RA /1497.

5 Inspektionsrapport 5(5) Arkivlokalerna ligger inom myndighetens skalskydd. Dörren till centralarkivet är låst när ingen vistas där. Via arkivassistenten får den som behöver komma in i centralarkivet kvittera ut en nyckel och vid icke kontorstid anmäla sig i vakten. Det finns ibland behov av att komma åt anläggningshandlingarna när som helst på dygnet. För övrig personal regleras åtkomst till arkivlokal med nyckelkorten. Ett närarkiv finns på plan åtta i samma byggnad. Det används främst av registratorerna. Där förvaras 2007 och 2008 års diarieförda handlingar samt avtal. Handlingarna är inte boxlagda utan sitter i pärmar. Närarkivet är låst när ingen är där. Lokalen finns inom skalskyddet. Även dokumentskåp används vid SvK. Det finns ett på varje våningsplan. Härmed erhåller Svenska Kraftnät medgivande att ta arkivlokalerna i bruk. Se även dnr RA /32 Stockholm den 4 december 2009 Jarnryd Arkivarie