Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer 1. Sammanfattning Även databaser och andra elektroniska handlingar ingår i Statens historiska museers (SHMM) arkiv och ska redovisas med detta. Bevarandet av elektroniska handlingar kräver planering och klar ansvarsfördelning. SHMM ska redovisa denna planering för Riksarkivet (RA). 2. Förelägganden SHMM ska upprätta en strategi och planering för bevarande i enlighet med RA:s föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar; RA-FS 2009:1, 3 kap. SHMM ska i arkivredovisningen även redovisa databaser, register och andra arkiverade elektroniska handlingar i enlighet med RA:s föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 1991:1, (enligt ä. 1997:4 alternativt 2008:4) 6 kap. Arkivredovisningen ska kompletteras enligt de anmärkningar som görs under 3.4 nedan. RA emotser senast den 1 september 2010 en skriftlig redogörelse för de åtgärder som vidtagits med anledning av föreläggandet. 3. Inspektionen 3.1 Inledning RA har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt 5 arkivförordningen (1991:446) regelbundet inspektera arkivvården. RA genomförde därför den 9 december 2009 en inspektion hos SHMM. Närvarande vid inspektionen var från SHMM Administrativ chef, Stf. museidirektör och Chefssekreterare och registrator; från Riksantikvarieämbetet, arkivarierna samt, från RA, Ian Fallenius.

2 2(5) Inspektionen genomfördes som ett besök vid SHMM:s administrativa enhet. KMK besöktes inte vid inspektionstillfället. Diarieföringsrutinerna granskades inte särskilt. Varken arkivlokaler eller systemdokumentation granskades mot RA:s föreskrifter och tekniska krav (RA-FS 1997:3 respektive 2009:1), utan inspektionen inriktades mot övergripande frågor. 3.2 Avgränsning, ansvar och organisation SHMM består av Statens historiska museum och Kungl. myntkabinettet (KMK), och bedriver även museiverksamhet vid Tumba bruksmuseum. SHMM inrättades 1998, efter att tidigare har utgjort en del av myndigheten Riksantikvarieämbetet och statens historiska museer. Till den 1 januari 1999 ingick även Medelhavsmuseet i myndigheten, men överfördes då till Statens museer för världskultur. Den administrativa chefen är enligt uppgift arkivansvarig för hela myndigheten SHMM. Alltsedan 1998 utför Riksantikvarieämbetet (RAÄ) på uppdragsbasis arkivtjänster åt SHMM. Det finns dock en diskussion mellan myndigheterna om vad avtalet om detta egentligen omfattar. Inte minst är det angeläget att reda ut om avtalet omfattar digitalt bevarande. Det är inte heller klart reglerat om KMK omfattas av avtalet. Personal från RAÄ är dock i färd med inventeringsarbete hos KMK. RAÄ har även hos KMK deponerat handlingar med proveniens i KMK:s verksamhet som ingår i RAÄ och SHMM med föregångares ämbetsarkiv. De äldsta av dessa handlingar som förvaras på KMK är av arkivförteckningen att döma från 1700-talet. Hos KMK förvaras också handlingar från Bankmuseets arkiv som köptes in av KMK år 1975, samt drygt 10 enskilda arkiv. 3.3 Arkivbildning Diarieföring och dokumenthantering Centralt på SHMM registreras c:a ärenden per år. KMK diarieför själva handlingar i museiverksamheten, t.ex. förfrågningar och ärenden rörande fynd och accessioner, c:a 500 ärenden per år. Vid Tumba bruksmuseum sker ingen registrering, utan det hör till KMK. En diarie-/dossiéplan tillämpas vid registreringen; ärendena arkiveras per år i löpnummerordning inom respektive dossié. Diarieförda handlingar sparas i fem år hos registrator, sedan lämnas de till förvaring i RAÄ:s arkivlokaler. SHMM registrerar sedan 2005 handlingar i ett egenutvecklat diarieföringssystem, men kommer snart att byta till Public 360. Ärenden registrerade i de tidigare systemen ÄHS och Diabas har migrerats till nuvarande system allt ifrån det att datorstödd registrering började användas 1994, alltså innan SHMM skildes från RAÄ. Vid Historiska museet får respektive utställning ett diarienummer som huvudärende, medan eventuella inlån får egna diarienummer med hänvisning till huvudärendet. Vid

3 3(5) KMK gör man inte så många utställningar, så där har inte utställningarna några diarienummer. En del utställningsdokumentation ska enligt uppgift finnas hos KMK, men det är oklart om den arkiverats. Fotobeställningar diarieförs i dag för att hålla reda på dem. På sikt borde de kunna gallras med stöd av RA-FS 1991:6. Enligt RA-MS 1997:77 överlämnar SHMM arkeologiska rapporter till RAÄ där de sorteras in i topografiska dossiéer; rapporterna har dock registrerats hos SHMM först. Historiska museet har en dokumenthanteringsplan, framtagen av RAÄ på uppdrag av SHMM. Planen utgör även tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 och uppdaterades senast Enligt planen ska bl.a. Aktuellt på Historiska och Annonstexter årligen arkiveras hos RAÄ, men det är oklart om så skett. Planen tar även upp personaladministrativa handlingar på ett sådant sätt att den utgör tillämpningsbeslut till RA-FS 2006:5, vilket borde fastställas och förtydligas. Det går lång tid innan utställningsprojekten redovisas i arkivet, men bilagorna 1 och två till dokumenthanteringsplanen förefaller fungera som styrmedel. I dokumenthanteringsplanen nämns även Råd och anvisningar (externa), men det var vid inspektionstillfället inte känt vad det är för handlingar som avses Elektroniska handlingar SHMM har ingen beslutad strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA- FS 2009:1, 3 kap. SHMM tillämpar ingen särskild systemförvaltningsmodell för sina databaser och system; systemägare eller motsvarande finns bara delvis utsedda. Hittills har varje verksamhet skött sitt, men nu är avsikten att en ny IT-chef ska komma att ta ett helhetsansvar. MIS Museum Information System är Historiska museets föremålsdatabas, vilken utgör serie D1, Inventarium, i museets arkivförteckning. Förteckningsbladet ger dock ingen information om databasens innehåll eller sökvägar. KMK:s föremålsdatabas kallas Kabinettssviten och är enligt arkivbeskrivningen en serie databasapplikationer för numismatiska samlingar. Kabinettssviten redovisas som serie D2 i KMK:s förteckning. På förteckningsbladet hänvisas till en bilaga som beskriver databasinnehållet, men bilagan kunde inte företes vid inspektionstillfället. SHMM använder Agresso och Palasso för ekonomi- respektive personaladministration; enligt uppgift sköts driften av Agresso av Statens maritima museer.

4 4(5) 3.4 Arkivredovisning En arkivbeskrivning för SHMM finns upprättad, daterad , vilken väl motsvarar föreskrifter och råd enligt RA-FS 1991:1, 6 kap. Därtill finns korta inledningar till respektive förteckning. SHMM:s arkivförteckning är uppdelad i tre delförteckningar: gemensamma handlingar, Historiska museet och KMK. Förteckningarna börjar 1998, tidigare handlingar finns i RAÄ:s ämbetsarkiv 4. Inga handlingar från Tumba bruksmuseum har ännu förtecknats, men preliminärt har sagts att det inte ska ha någon egen delförteckning. Av de diarieförda handlingarna redovisas vissa dossiéer med de gemensamma handlingarna, vissa i museets respektive KMK:s delförteckningar. Serie D1B i KMK:s förteckning, Bilagor till inventarium, avses bindas in och volymredovisas därför inte. Serie D1C som i dag förvaras tillsammans med D1B kommer då att sorteras in bland övriga diarieförda handlingar. Följande brister i arkivredovisningen ska åtgärdas: SHMM:s webbplats tas upp som serie F3 i förteckningen avseende gemensamma handlingar, men inga avställda handlingar redovisas här. Detsamma gäller Historiska museets hemsida historiska.se, som tas upp som serie F4 i museets förteckning, samt myntkabinettet.se som tas upp som serie F8 i KMK:s förteckning. Dessa elektroniska handlingar ska redovisas enligt föreskrifter i RA-FS 1991:1, 6 kap. I arkivförteckningen finns ingen särskild redovisning av SHMM:s räkenskaper. Då bokslut med bilagor inte utgör någon egen serie så måste det kontrolleras om boksluten i stället finns bland de diarieförda handlingarna (t.ex. i grupp 64, dossié 641). Även de räkenskaper som enligt RA-FS 2004:3 ska bevaras, ska redovisas enligt föreskrifter i RA-FS 1991:1, 6 kap. Om handlingsslaget inte framgår av seriestrukturen i arkivförteckningen, ska det i stället förklaras i arkivbeskrivningen hur handlingarna kan återsökas. För serie K2 i Historiska museets förteckning, Föremålsfotografier för publicering, hänvisar förteckningsbladet till MIS, men om bilderna finns där behövs ingen separat serie K2. Däremot ska MIS redovisas ordentligt enligt föreskrifter i RA-FS 1991:1, 6 kap. Även de register som finns till fotoserierna K3 K6 i Historiska museets förteckning ska redovisas enligt föreskrifter i RA-FS 1991:1, 6 kap. Accessdatabasen till fotoserien K1 i KMK:s förteckning ska även den redovisas som en arkivhandling enligt föreskrifter i RA-FS 1991:1, 6 kap. De kategorier som fotoserien K2 är ordnad i ska även förklaras.

5 5(5) I serierna F2, F4, F6 och F8 i KMK:s förteckning finns inga handlingar alls förtecknade. Dessa handlingar ska redovisas enligt föreskrifter i RA-FS 1991:1, 6 kap. 3.5 Gallring Ett utkast till tillämpningsbeslut till RA-FS 2004:3, om gallring av räkenskapshandlingar, har tagits fram vid RAÄ men har inte beslutats av SHMM, då det enligt uppgift inte är komplett. SHMM bör inventera samtliga handlingar som finns i ekonomiredovisningen och komplettera tillämpningsbeslutet med dessa. 3.6 Förvaring Arkivlokaler granskades inte särskilt vid inspektionen, då arkivhandlingar kontinuerligt ska levereras till RAÄ för förvaring. Personalakter förvaras i ett skåp märkt class HR USA, 177 Canada. Närarkivet rum 4428 förefaller inte vara uppvärmt. Klimatkrav för förvaring av arkivhandlingar framgår av RA-FS 1997:3, 11 kap. 2 allmänt råd. I Riksarkivet den 3 februari 2010, Ian Fallenius 1:e arkivarie