Inspektionsrapport 1 (7) Tillsynsavdelningen Dnr RA /2680 T Ståhle

Transkript

1 1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Arkitekturmuseet Arkitekturmuseet inspekterades av Riksarkivet den 26 juni Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid myndigheten. Senaste inspektion 2005, dnr RA /2918, avsåg endast arkivredovisningen. Riksarkivet konstaterade då att arkivvården inte var helt tillfredsställande och förelade Arkitekturmuseet att uppdatera arkivredovisningen och tillse att arkivet förvaras i sådan ordning att kontroll av och sökning i arkivet underlättas, samt att förse arkivboxar med volymsignum och att kontinuerligt lägga arkivmaterial i särskilda förvaringsmedel. I december 2006 hade samtliga brister åtgärdats. Närvarande vid inspektionen: Från Arkitekturmuseet registrator/receptionist enhetschef staben IT-ansvarig/systemadministratör (del av tid) Från Riksarkivet Ian Fallenius, 1e arkivarie Teresia Ståhle, arkivarie Med anledning av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1-2, som inte hade trätt i kraft vid inspektionstillfället kommer Arkitekturmuseet att besvara bifogade kompletterande frågor (bilaga 1). Förelägganden beträffande framställning och hantering av elektroniska handlingar kan på så sätt utfärdas i enlighet med de nya föreskrifterna istället för i enlighet med de vid inspektionstillfället gällande, och merarbete för myndigheten undviks. Förelägganden utöver de nedan följande kan således tillkomma. Besked om detta lämnas efter att frågorna besvarats. FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtagas av Arkitekturmuseet och senast den 31 december 2009 redovisas skriftligt till Riksarkivet. Utreda vilka handlingar som utgör allmän handling och ska tillhöra myndighetsarkivet (RA-FS 1997:4, 3 kap. 1 ).

2 2 (7) Tillse att handlingar efter avslutad handläggning flyttas till förvaringsutrymme som uppfyller Riksarkivets krav (RA-FS 2006:1, 6 kap.12, RA-FS 1997:3). Märka arkivboxar med myndighetens namn och unik identitet i enlighet med kraven i RA-FS 2006:1, 7 kap Dokumentera och uppdatera tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter: RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6), RA-FS 2004:2 (ändr. 2005:1 och 2006:6), RA-FS 2004:3 och RA-FS 2006:5. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt RA-FS 1997:4, 6 kap. 1-2 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap Uppdatera arkivförteckningen enligt RA-FS 1997:4, 6 kap. 3 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18. Tillse att lokalen där myndighetsarkivet förvaras uppfyller kraven i RA-FS 1997:3, antingen genom ombyggnad eller ordnande av annan arkivlokal. INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Arkitekturmuseet bildades som ett statligt museum den 1 juli Museet har enligt instruktionen (SFS 2007:1194, ändr. SFS 2008:1250) till uppgift att belysa arkitekturen, samhällsplaneringen och forskningen inom sitt verksamhetsområde samt levandegöra den byggda, anlagda och formgivna miljöns samband med samhället och samhällsplaneringen. Arkitekturmuseet har fr.o.m. den 1 januari 2009 ett vidgat uppdrag som innebär att museet nu också innefattar design och formgivning i verksamheten. Myndigheten har kunskap om arkivregelverket och lagstiftningen som styr hantering av allmänna handlingar. Det formella arkivansvaret har museichefen. Arkivfunktionen är placerad inom enheten staben inom vilken registratorn arbetar med de praktiska arkivfrågorna. Utöver registratorn har även enhetschefen samt en arkivhandläggare kännedom om arkivredovisningen och kan presentera den. Den drift- och säkerhetsansvarige ansvarar för bl.a. upphandling av skrivare och kopiatorer. Registrator ansvarar för inköp av kontorsmaterial. Arkitekturmuseet har för tillfället inget behov av att överlämna handlingar till Riksarkivet. 2. Styrdokument Arkitekturmuseet har ett utkast till funktionsbeskrivning för stabens befattningar daterat , vari bl.a. ansvaret för arkivvården har formulerats. Diarie- och dossiéplan samt dokumenthanteringsplan har

3 3 (7) upprättats och fastställts Dokumenten har inte uppdaterats sedan dess. Arkivhandbok är under utarbetande. Projektplan för registraturen år 2009 har upprättats. Rutiner för hantering av e-post och personadresserad post finns i viss mån på intranätet. 3. Arkivbildning Sedan den 1 januari 2009 diarieförs allmänna handlingar i diarieföringssystemet Acta. Ärendemängden uppgår till omkring 200 ärenden per år. Från 1994 till 2008 diarieförde museet i ett egenutvecklat diarium i FileMaker. I FileMaker-diariet finns fortfarande öppna ärenden. Det är oklart hur diariet sedan ska hanteras och bevaras. FileMaker saknar ändringshistorik. Handlingar som inkommit eller upprättats som e-post och som ska bevaras skrivs ut på papper. Före arkivering rensas akten av handläggaren och handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gallras. Diarieförda handlingar ordnas och arkiveras efter år och löpnummer. Myndighetens diarie- och dossiéplan används m.a.o. endast som diarieplan eftersom något dossiésystem inte används vid arkivering. Myndigheten har inte beslutat om med vilken periodicitet ärenden ska avställas. Handlingar fr.o.m förvaras fortfarande i hängmappar i ett dokumentskåp. Myndigheten bör fastställa avställningsperiod i rutinbeskrivning. Rutiner saknas beträffande vilka handlingar i kärnprocesserna som ska diarieföras, samt hur de ska arkivläggas. I utställningsverksamheten ska det t.ex. enligt dokumenthanteringsplanen registreras ett ärende per utställning, men bland de diarieförda handlingarna, serie F1, finns ofta bara enstaka avtal. Mer utställningsdokumentation samlas istället i serie F2, Handlingar rörande utställningar. Vissa av handlingarna i serie F2 är diarieförda och andra inte. Arkitekturmuseet bör skapa rutiner för vilka handlingar som ska diarieföras samt arkivera de diarieförda handlingarna i enlighet med dossiéplan. Myndigheten använder det ekonomiadministrativa systemet Agresso och det personaladministrativa systemet Palasso. För e-fakturering används Contempus. Agresso driftas av Agresso AB. Palasso och Contempus sköts med hjälp av Kammarkollegiet. Contempus driftas av Itella AB, och enligt museet driftas Palasso av Kammarkollegiet. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Vid inspektionstillfället framkom att museet har följande elektroniska handlingar. Museet ska utreda om det i kärnprocesserna finns fler

4 4 (7) elektroniska handlingar som bör tillhöra myndighetsarkivet, än de nedan angivna, samt besvara bifogade frågor (bilaga 1). Arkitekturmuseets samlingar registreras i beståndsregistret ARKDOK, utvecklat i Filemaker. Under hösten kommer systemet att ersättas av ett nytt register, Primus, som just nu är under uppbyggnad och som kommer att driftas från Norge. Uppgifterna i ARKDOK kommer att överföras till Primus. Bildservice är en verksamhet för distribution av bilder. De har en bilddatabas som innehåller digitala bilder. Pappersfotografier ur samlingarna skannas och föremål ur samlingarna fotograferas digitalt. Eftersom bilderna och registreringen av bilderna skapas i Arkitekturmuseets verksamhet bör de troligen betraktas som allmänna handlingar, trots att fotografierna och föremålen i sig tillhör samlingarna. Även utställningsdokumentation i form av bildfiler läggs in i bilddatabasen. Bilderna är sökbara genom ARKDOK. TADOK är en egenutvecklad databas över museets tidsskriftssamlingar. Vilket program som använts till framställningen av databasen var vid inspektionstillfället okänt. Myndigheten har en extern webbsida som avställs en gång per månad på externa hårddiskar. Diariet i Filemaker ( ) som ersatts av Acta (2009-) är ännu inte avställt. Handlingar på papper Arkitekturmuseet har rutiner av upphandling av skrivmateriel enligt förteckning över certifierade produkter. Brukspappret Brilliant Copy uppfyller kraven på åldringsbeständighet i enlighet med ISO 9706, enligt etiketten. Myndigheten binder inte in några handlingar. Vid arkivering läggs handlingarna i aktomslag av syrefritt papper i arkivboxar som är i enlighet med SS Flertalet arkivboxar är endast märkta med blyertspåskrift. Myndighetens namn saknas på ett flertal boxar. Somliga ärendeakter ligger länge kvar hos handläggare sedan ärendet avslutats. Under 2009 bedrivs ett projekt vid registraturen vilket bl.a. omfattar insamling av handlingar till myndighetsarkivet. Ljud och bild Arkitekturmuseet har nyligen börjat filma föreläsningar i sin verksamhet. Eventuellt kommer filmerna att läggas ut på hemsidan. Riksarkivet påpekar att filmerna bör betraktas som allmänna handlingar och ska hanteras, dokumenteras och förvaras därefter.

5 5 (7) Övrigt Pappersfotografier förekommer inte bara i museets samlingar utan också i dokumentationen av utställningar och annan verksamhet vid myndigheten. Alla pappersfotografier förvaras gemensamt i Bildservices fotoarkiv. I myndighetsarkivets arkivförteckning bör hänvisning ges om att fotografierna förvaras i fotoarkivet. 5. Gallring Inga av Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsföreskrifter gäller för Arkitekturmuseet. Myndigheten har inte heller några gallringsföreskrifter beslutade i lag eller förordning för personuppgiftsbehandling eller för särskilda handlingsslag i verksamheten. Av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter har museet dokumenterat tillämpningen av RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6) angående handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Tillämpningsbeslutet är dock från 1995 och troligen i behov av uppdatering. Tillämpningsbeslut för handlingar vid ansökan om tjänst RA-FS 2004:1, handlingar vid upphandling RA- FS 2004:2 (ändr. 2005:1 och 2006:6), räkenskapshandlingar RA-FS 2004:3 och handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet RA-FS 2006:5 har inte upprättats, men ett flertal av berörda handlingsslag finns medtagna i dokumenthanteringsplanen. Dokumenteringen av tillämpning av ovanstående föreskrifter kan därför med fördel ske genom kompletteringar och uppdatering av dokumenthanteringsplanen med hänvisning till berörda RA-FSar. Dokumenthanteringsplanen ska i så fall vara fastställd genom beslut. Gallring verkställs enligt gällande föreskrifter. 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning Arkivbeskrivning är upprättad men har inte uppdaterats sedan Bl.a. finns inte information om den nya instruktionen SFS 2007:1194 (ändr. SFS 2008:1250). Riksarkivet informerade om att regler för beskrivning av myndighetens handlingar fr.o.m. den 1 juli även finns i lag SFS 2009:400, 4 kap. Arkivförteckning Myndigheten tillämpar allmänna arkivschemat enligt RA-FS 1997:4, 6 kap, 7 och har ännu inte påbörjat arbetet med att upprätta en klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4, 6 kap, Något processkartläggningsarbete bedrivs inte, men kommer att påbörjas under Registratorn ska gå den utbildning som ges av Statens arkiv i oktober.

6 6 (7) Arkivförteckningen är uppdaterad olika långt för olika serier. Diarieförda handlingar t.ex. är inte förtecknade fr.o.m och framåt. Serie A 1 ska uppdateras med handlingar från insynsråd. Minnesanteckningar från enhetsmöten har inte förtecknats sedan de började läggas ut på intranätet. De ska förtecknas i serie A7 och skrivs lämpligen ut vid arkivering. Somliga av myndighetens allmänna handlingar finns inte redovisade i någon serie i arkivförteckningen. Exempelvis saknas myndighetens elektroniska diarier Filemaker och sedermera Acta, tidskriftsdatabasen TADOK, de elektroniskt lagrade bilderna i bilddatabasen samt de administrativa stödsystemen Agresso, Palasso och Contempus, från vilka endast pappersutskrifter har redovisats. Museet har bevarat särskilda arkivexemplar av handlingar som har upprättats för publicering. Gallringsbara handlingar redovisas på olika sätt för olika handlingsslag vilket ger ett oöverblickbart intryck. Arkitekturmuseet bör välja på vilket sätt man vill redovisa sina gallringsbara handlingar enligt RA-FS 1997:4, 6 kap. 12 (alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 9 och 16 ). Myndigheten kan t.ex. bilägga dokumenthanteringsplanen till arkivförteckningen sedan denna har uppdaterats med tillämpningsbeslut av gallringsföreskrifter enligt punkt 5 ovan. Seriernas innehåll är i viss mån oklart definierat. Särskilt gäller detta D- serierna. Om det t.ex. är så att serierna D4-D7 avser manuella föregångare till ARKDOK måste detta tydliggöras i förteckningen. Vilken typ av inventarieförteckningar som avses i D 10 framgår inte. Förkortningar i arkivförteckningen måste skrivas ut i klartext (RA-FS 1997:4, 6 kap. 6 ). Förhållandet mellan F-serierna och de diarieförda handlingarna bör redas ut. Se ovan punkt 3, fjärde stycket. Vid stickprovskontroll under inspektionen gick det att följa en diarieförd handling från diariet till hängmapp. Någon kontroll från diarium via arkivförteckning till arkivbox gjordes emellertid inte eftersom det valda ärendet från 2002 visade sig förvaras i hängmapp och var oförtecknat. 7. Arkivlokaler Arkitekturmuseet förvarar sitt arkiv i magasin 1, rum 3104 på plan 1. Kontroll gjordes endast okulärt. Rummet är ej avskilt från det större magasin 2 där delar av museets samlingar förvaras. Bl.a. finns en stor öppning i mellanväggen för genomgående ventilationstrummor. Magasin 1 och 2 utgör förmodligen

7 7 (7) tillsammans en egen brandcell, eftersom åtminstone somliga ventilationstrummor har brandspjäll, väggenomföringarna är tätade och inpassagen har en A 60-dörr. För att betraktas som arkivlokal krävs emellertid att lokalen utgör en egen brandcell av brandteknisk klass EI120 (RA-FS 1997:3, 10 kap. 8 ). I magasin 1 finns en sprinkleranläggning, med tvåstegsutlösning enligt uppgift. Det är inte förenligt med kraven i RA-FS 1997:3, 9 kap Lysrörsarmaturerna är delvis okapslade. De ska enligt RA-FS 1997:3, 10 kap. 5 vara kapslade med lägst klass IP 43. Strömmen till vagnarnas elmotorer stod påslagen. Därmed är inte kraven i RA-FS 1997:3, 10 kap. 2a uppfyllda. De diarieförda handlingarna från 2002 samt personalakter och andra personaladministrativa handlingar förvaras i närheten av tjänsterummen i två förvaringsskåp märkta 60 P enligt NT Fire 017. Stockholm den 10 juli 2009 Teresia Ståhle Arkivarie