Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet

Transkript

1 Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivverksamheten hos Linköpings universitet (LiU) den 25 november 2011 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS). Inspektionen aviserades i förväg och omfattade hela arkivverksamheten med fokus på frågor kring myndighetens övergripande arkiv- och dokumenthantering samt -styrning. Närvarande vid inspektionen: Från Linköpings universitet universitetsarkivarie arkivarie Från Riksarkivet Nora Liljeholm, inspektör Maria Nordström-Jarnryd, inspektör Förelägganden Föreläggandena nedan bör inte ses som krav på enskilda dokument utan som delar av en myndighetsgemensam informations- och arkivhanteringspolicy främst avseende elektronisk information samt bevarande av ljud- och bildupptagningar. Vissa styrdokument som IT-strategi, systemförvaltningsmodell samt modell för informationssäkerhet finns redan och bör kunna kompletteras med de uppgifter som Riksarkivet tar upp i de angivna föreskrifterna. Redovisa elektroniska handlingar samt analoga och digitala ljud- och bildupptagningar i myndighetens arkivförteckning enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 6 kap. 9 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18. Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2. Upprätta en plan för informationssäkerhet enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap. 2. Dokumentera tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter avseende o handlingar vid ansökan om tjänst, RA-FS 2004:1 o räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3 och o handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:5. o handlingar vid universitet och högskolor, RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3.

2 Inspektionsrapport 2 (6) Kontrollera att inför inköp av skrivmateriel begärs leverantörsförsäkran enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RA-FS 2006:4, 3 kap. 1. Upprätta en plan för bevarande av analoga ljud- och bildupptagningar för att säkerställa att informationen blir sökbar och tillgänglig under hela bevarandetiden enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 4 kap. 1 samt 5 kap. 1. Åtgärderna ska färdigställas senast den 31 december Redovisning av arbetet ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 30 juni 2012 och därefter den 31 december Förutom dessa förelägganden bör LiU se över alla gällande myndighetsspecifika gallringsföreskrifter avseende olika personregister från åren 1990 och 1991 och pröva om det fortfarande finns behov av att tillämpa föreskrifterna. Se lista över berörda föreskrifter under avsnittet Gallring. Inspektionen Riksarkivet har tidigare den 16 maj 2005 inspekterat Linköpings universitet då endast arkivredovisningen omfattades av inspektionen (dnr RA /1170). Därefter har Riksarkivet inspekterat det nybyggda centralarkivet den 5 november 2009 och gett medgivande till LiU att ta lokalen i bruk (dnr RA /4582). Den nuvarande inspektionen var en s.k. systeminspektion då alla delar av arkivvården från framställning till bevarande och gallring granskades översiktligt. Sammanfattningsvis kan konstateras att Linköpings universitet har brister avseende redovisningen av myndighetens allmänna handlingar och information. Flera viktiga styrdokument fattas, dels avseende tillämpning av gallring med stöd av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter, dels avseende avgränsning, hantering och bevarande av elektronisk information. Ansvar och organisation Kunskapsnivån om arkivregelverket varierar inom myndigheten. Enligt universitetsarkivarien har dock både kunskapsnivån och intresset för arkiv- och dokumenthantering höjts i och med en tydlig förskjutning från pappershantering till elektronisk dokumenthantering. Arkivfrågor diskuteras nu mycket tidigare i processen än förut. Arkivfunktionen genomför information i arkiv- och dokumenthantering för varje nyanställd i samband med introduktionsutbildningar. Även särskilda arkivkurser genomförs ibland. Funktionen Dokumenthantering och arkiv (DA) är placerad på avdelningen Ledningsstöd inom Universitetsförvaltningen och består idag av ca sex registratorstjänster samt två arkivarietjänster. Arkivansvarig för hela myndigheten är rektor. Eftersom institutionerna betraktas som egna arkivbildare är prefekten på varje institution arkivansvarig. Det praktiska arbetet med bl.a. ordna och förteckna handlingar utförs av arkivsamordnarna på varje institution. Universitetet består idag av 14 institutioner plus biblioteket. DA ansvarar för uppdatering av universitetsförvaltningens arkivförteckning samt utgör stöd till institutionernas arkivsamordnare.

3 Inspektionsrapport 3 (6) Det finns idag problem med arkivförteckningsprogrammet Visual Arkiv vilket gör att institutionerna inte kan uppdatera sina arkivförteckningar i systemet. DA uppdaterar arkivförteckningarna åt dem. DA ansvarar även för bevarande av digital information i samarbete med IT-funktionen. Upphandling av kopiatorer hanteras av IT-funktionen. Rutinerna kring upphandling av övrig skrivmateriel håller på att utformas och har ännu inte formaliserats. Ingen leverantörsförsäkran finns för närvarande. Ingen större omorganisation förväntas som skulle påverka arkivbildningen hos myndigheten. Styrdokument Delegationsordning saknas men är under utarbetande. Befattningsbeskrivning finns för bl.a. arkivsamordnarna på institutionerna. Verksamhetsplan för DA tas fram varje år. Riksarkivet har fått ta del av 2011 års VP. Diarie- och dossierplanen har avskaffats Idag klassificeras ärenden i 10 klasser samt utifrån ett antal dokumenttyper. Dokumenthanteringsplan saknas, men rutinbeskrivningar, anvisningar och mallar kring arkiv- och dokumenthantering inklusive hantering av e-post och personadresserad post finns på webben som hjälp till institutionerna. Fastställandet av dessa styrdokument har gjorts på olika sätt. Rutinerna bör hanteras enhetligt och frågan bör lämpligen tas upp i delegationsordningen. Tillämpningsbeslut avseende gallring av forskningshandlingar finns. De övriga tillämpningsbesluten för exempelvis handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, PAoch lönehandlingar, räkenskapshandlingar m.m. saknas. Även strategi för bevarande och plan för informationssäkerhet saknas. Arkivbildning, framställning och hantering av handlingar Linköpings universitet har inga undantag från registerskyldigheten i 2 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Registrering av administrativa handlingar sker i Public 360. Registrering av studieresultat sker i Ladok. Driftcenter för Ladok finns i Uppsala. LiU har en objektansvarig i Linköping. Bevarandet av handlingar i elektronisk form i Public har ökat under senare år. Handlingar som har en kort bevarandetid (högst 2 år) bevaras endast i systemet och gallras därifrån. Både inkomna och utgående pappershandlingar skannas och bevaras i systemet i PDF/A. Myndigheten saknar system för bevarande, därför har ännu ingen avställning skett. E-post skrivs ut och bevaras på papper och digitalt i Public, dock i ursprungsformat och inte i bevarandeformat. Utbildnings- och kursakter skapas per kurs och per termin och bevaras i pappersform. Kursplaner arkiveras dubbelt, både under diarieförda handlingar och som utbildningshandlingar. Handläggarna rensar akterna som sedan kontrolleras av arkivsamordnaren. Samma procedur gäller för handlingar av ringa eller tillfällig betydelse som gallras enligt Riksarkivtes föreskrifter RA-FS 1991:6, ändrad och omtryckt RA- FS 1997:6. Beslut om tillämpning saknas.

4 Inspektionsrapport 4 (6) Arkivering sker kronologiskt, på löpnummer sedan Avställning sker per år. Forskningsprojekt kan löpa upp till mellan fyra och sju år. Om en handling finns både elektroniskt och i pappersform bevaras handlingarna på papper. Vid universitetet finns ca 100 system med information som kan utgöra allmänna handlingar. En inventering av dessa är akut om allmänna handlingar/information inte ska gå förlorade. Enligt de närvarande har inventering påbörjats. Agresso används som ekonomisystem. För löneadministration används HR Plus. En upphandling är på gång om ett nytt personaladministrativt system. LiU delar troligtvis system med andra högskolor/universitet och/eller landsting. LiU bör utreda om vid delade system finns behov av att fastställa arkivansvaret rörande informationen i systemen så att handlingar kan överföras till bevarande hos respektive myndighet enligt RA-FS 1997:4, 3 kap. 3 Allmänna råd samt RA-FS 2009:1, 3 kap. 4 tredje strecksatsen. Utöver de tekniska beskrivningarna som följer med systemen saknas särskilt dokumentation enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 5 kap. LiU tillämpar PM3 som systemförvaltningsmodell. Uppgifter om systemavveckling och långtidslagring saknas dock. Modellen bör kompletteras med sådana uppgifter. Även modell för informationssäkerhet finns. Säkerhetsfrågor värderas högt enligt de närvarande. Oklart dock om denna modell motsvarar de krav som ställs enligt RA-FS 2009:1, 6 kap. Även strategi för bevarande i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2009:2, 3 kap. 1-2 saknas. LiU har en extern webbsida och flera konton på olika sociala medier, såsom Facebook och Twitter. Dessutom har universitetet en YouTube-kanal och publicerar studentbloggar. Utöver det kan flera institutioner ha egna sajter. Avställning av äldre versioner av webbsidan har ännu inte skett. Inte heller har det gjorts någon utredning kring vad som ska bevaras och gallras av informationen som publiceras av universitetet på webben och på sociala medier. Detta bör snarast utredas och om gallring sker bör detta prövas mot Riksarkivets föreskrifter om handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1997:6, och beslutas av myndigheten enligt 8 samma föreskrift. Frågor om bevarande av webbaserade handlingar bör fastställas och tas upp i styrdokument rörande hantering och bevarande av elektronisk information. Något system för bevarande finns inte hos LiU. Myndigheten är inte delaktig i men bevakar det universitetsgemensamma projektet SYLL vars syfte är att ta fram ett gemensamt e-arkiv för universitet och högskolor. Upphandling av skrivmateriel m.m. är under utredning. Leverantörsförsäkran enligt RA-FS 2006:4, 3 kap. 1, fanns förut men gäller troligtvis inte längre. LiU ska se till att det i samband med inköp av skrivmateriel begärs en leverantörsförsäkran enligt ovannämnda föreskrift. Aktomslagen som används är ljusgröna och arkivboxarna är bruna. Riksarkivet uppmanade LiU att inte köpa in flera sådana utan göra slut på lagret och se till att de nya som köps in är certifierade enligt SS Märkning av boxar sker genom påskrift samt med etiketter som skrivs ut från Visual Arkiv.

5 Inspektionsrapport 5 (6) Det finns ett omfattande analogt filmmaterial i ett särskilt arkivlokal med anpassad temperatur. De flesta filmer tillhör Läromedelcentralens arkiv. Det finns även material från olika konstnärliga utbildningar och inspelningar från sk. TV-undervisningar. Särskilt de senare är ett intressant material och kan komma att värderas högt ur forskningssynpunkt framöver. LiU bör planera för att förteckna och upprätta en bevarandeplan för dessa filmer annars finns det risk med att materialet förstörs och/eller inte kan blir återsökbart. Inga magnetband förekommer i arkivet. Fotografier som finns tillhör olika informationsprocesser. Materialet är ca 10 hm och är oförtecknat. Gallring Riksarkivet har utfärdat ett antal myndighetsspecifika gallringsföreskrifter åt LiU avseende olika personregister. Vissa av dessa har upphävts genom RA-MS 2007:68. Följande gäller dock fortfarande: RA-MS 1990:69, 1990:84, 1990:130, 1991:13, 1991:15, 1991:39, 1991:40 och 1991:41. LiU uppmanades att utreda om universitetet har behov av att ha kvar dessa gallringsföreskrifter. Riksarkivets generella gallringsföreskrifter tillämpas. Tillämpningsbeslut har dock endast tagits fram för forskningshandlingar. Beslut om tillämpning av övriga generella gallringsföreskrifter saknas och behöver tas fram. Arkivredovisning LiU saknar beskrivning av myndighetens allmänna handlingar enligt offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400, 4 kap. 2 ). Aktuell arkivbeskrivning finns för universitetsförvaltningen och även för de flesta institutioner. Detta har dock inte kontrollerats vid inspektionstillfället. En ny, myndighetsgemensam arkivbeskrivning behöver upprättas enligt RA-FS 2008:4, 6 kap. 5. Arkivförteckning finns upprättad enligt allmänna arkivschemat och är aktuell. Elektroniska handlingar samt ljud- och bildupptagningar redovisas inte i arkivförteckningen. Inte heller redovisas gallringsbara handlingar. Det kan därför konstateras att arkivförteckningen inte fungerar som sökmedel till myndighetens hela handlingsbestånd. En ny arkivförteckning behöver upprättas enligt de föreskrifterna om verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4, 6 kap ). Med fördel bör klassificeringsstrukturen omfatta samtliga institutioner samt universitetsförvaltningen. Processkartläggningsarbete är under planering. Arkivlokaler Riksarkivet har tidigare inspekterat flera arkivlokaler för LiU samt utfärdat medgivande den 24 februari 1993 (dnr RA ), den 11 november 1993 (dnr RA

6 Inspektionsrapport 6 (6) ) samt den 18 februari 2010 (dnr RA /4582). Med anledning av detta har arkivlokaler inte omfattats av den nuvarande inspektionen. Övrigt I samband med inspektionen har Riksarkivet gjort stickprov och begärt att få titta på handlingar tillhörande ett administrativt ärende. Detta har kunnat genomföras utan problem. Nora Liljeholm Inspektör