Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Transkript

1 Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /2014 Sida 1 (7) SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström Rektor Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Camilla Asp och Britta Wallner som ersatte arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen på delegation. Dessutom deltog Harald Löfgren från stadsarkivet som observatör. SAMMANFATTNING Knutbyskolan inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar hos skolan är till stora delar god. De brister som finns gäller främst arkivredovisningen samt rutiner för registrering och gallring. Utbildningsförvaltningen fungerar som stöd för skolorna och tar fram mallar och styrdokument för arkiv- och dokumenthanteringen. Mallarna finns på stadens intranät. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Knutbyskolan att: - Fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar och arkiv. - Verkställa gallring. - Använda skrivmateriel (pennor) som ger arkivbeständiga handlingar. - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Knutbyskolan ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Knutbyskolan att: - Registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via e-post eller vanlig post.

3 Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Ansvar och fördelning av arbetsuppgifter Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare inom förvaltningen, dvs. även alla skolor. Vid Stadsarkivets inspektioner har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Camilla Asp och Britta Wallner som förvaltningens representant. Rektorn för Knutbyskolan, Lena Hellström, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller även för skolorna där ansvarsfördelningen mellan skola och central förvaltning regleras. I den framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Knutbyskolan har en arkivorganisation. De som praktiskt arbetar med frågorna är rektorn, biträdande rektor samt skolsekreteraren/ithandläggaren. Skolan behöver dock fastställa organisationen så att det synliggörs hur skolan arbetar med arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Föreläggande Knutbyskolan ska fastställa en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Personalen på skolan har generellt sett en god kunskap om offentlighet och hur allmänna handlingar ska hanteras. Om det råder oklarheter vet personalen vem de ska fråga. Vid terminsstart får samtlig personal skolans styrdokument, inkl. de som styr arkiv- och dokumenthantering. Det sker även genomgång vid personalmöten. Utbildningsförvaltningen tipsade om att de tagit fram en kortfattad vägledning för nyanställda i ämnet.

4 Sida 4 (7) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Postöppning och diarieföring På skolan sker central postöppning av vaktmästaren men det saknas back-up om den ordinarie är frånvarande, varför posten kan bli liggande någon dag. Skolans gemensamma e-postlåda bevakas av biträdande rektor med rektor som back-up. De personliga e-postlådorna läses i de flesta fall av personalen även vid ledighet. För att säkerställa att post tas om hand skyndsamt behöver skolan se till att personalen vid ledighet antingen själva läser posten alternativt ger behörighet/fullmakt till någon annan att läsa och öppna deras post. Detta gäller både e-post och vanlig post. Stadsarkivet informerade om att det finns e-postregler framtagna som gäller för stadens samtliga verksamheter, dessa finns t.ex. på Stadsarkivets hemsida. Diarieföring sker av rektorn i ett Word dokument utifrån skolans klassificeringsstruktur. Vid frånvaro kan biträdande rektor läsa registret men det finns ingen backup för själva registreringen. Registret behöver kompletteras med uppgift om ankomstdatum samt om vilka ärenden som omfattas av sekretess. Om skolan vill övergå till ett register i Excel så har utbildningsförvaltningen tagit fram en mall. Hanteringsanvisningar Utbildningsförvaltningen har tagit fram nya hanteringsanvisningar för skolorna som är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur. Även den digitala informationen finns med i hanteringsanvisningarna. Skolan tillämpar anvisningarna. Rekommendationer Knutbyskolan bör registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården så att ankomstdatum och sekretessmarkering framgår. Knutbyskolan bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via e-post eller vanlig post. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut Knutbyskolan omfattas av både specifika gallringsbeslut (fattade för Utbildningsförvaltningen) samt av generella beslut (som gäller för hela staden). Utbildningsförvaltningen har skickat förslag till

5 Sida 5 (7) gallringsutredning på remiss i staden och ett nytt gallringsbeslut kan väntas under våren. Inget ytterligare gallringsbehov finns i dagsläget. Gallringsbesluten tillämpas i huvudsak och gallring sker en gång per år. När skolan inventerade materialet i arkivet upptäcktes dock att det fortfarande finns handlingar kvar som ska gallras. Förläggande Skolan ska verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara digitala handlingar Skolan använder endast centrala system där arkivansvaret ligger antingen hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret (SLK). Sedan i år ingår skolans hemsida i domänen stockholm.se och arkiveras därmed av kommunikationsstaben på SLK. Fotografier som ska bevaras skrivs ut och bevaras på papper. Arkivbeständiga produkter Knutbyskolan använder enligt uppgift överlag arkivbeständiga produkter men behöver säkerställa att arkivbeständiga pennor används för handlingar som ska bevaras. Skolan använder godkända kopiatorer och skrivare från Volvo-IT för bevarandehandlingar, men har även ett antal leasade kopiatorer som används för löpande elevmaterial. Föreläggande Knutbyskolan ska använda pennor som ger arkivbeständiga handlingar. ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning Knutbyskolan behöver upprätta en arkivbeskrivning som kan användas som sökingång till arkivet. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en mall till arkivbeskrivning. Skolan har haft olika organisatorisk tillhörighet, vilket behöver beskrivas i arkivbeskrivningen. Skolan har tidigare haft problem med inbrott

6 Sida 6 (7) vilket har lett till att arkivmaterial har försvunnit. Skolan behöver i sin arkivbeskrivning dokumentera varför handlingar saknas. Arkivförteckning Skolan tror sig sakna en arkivförteckning men har genomfört en inventering av materialet i arkivet. Knutbyskolan behöver upprätta en arkivförteckning som kan användas som sökingång till den information som ska bevaras. På vissa av de äldre volymerna i arkivet fanns etiketter med seriesignum, vilket antyder att det kan finnas en påbörjad arkivförteckning. Fr.o.m 2014 ska skolorna avsluta arkivförteckningarna och istället påbörja en bevarandeförteckning som är strukturerad utifrån klassificeringsstrukturen. Skolorna behöver därmed slutförteckna sina arkiv t.o.m år Förelägganden Knutbyskolan ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningarna i riktlinjerna. Knutbyskolan ska upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Knutbyskolan står inte inför några förändringar som kommer att påverka arkivhanteringen. Skolan följer den utveckling som sker på Utbildningsförvaltningen vad gäller t.ex. verksamhetssystem. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokal och dokumentskåp Arkivlokalen ska vara en brandcell som står emot brand 120 minuter. Skolan har en arkivlokal men behöver på några punkter kontrollera att lokalen lever upp till de krav som ställs enligt regelverket. Skolans behöver kontrollera att belysningen har rätt kapslingsklass (lägst IP43) samt att korrekt brandgasspjäll är installerat.

7 Sida 7 (7) Skolans skolsköterska använder brandklassade skåp till förvaring av sina journaler men på expeditionen finns handlingar som förvaras i hyllor och i icke brandklassade skåp. Allmänna handlingar ska förvaras skyddade, skolan måste därför kontrollera att den befintliga lokalen lever upp till Riksarkivets föreskrift RA-FS 2013:4, samt se till att de dokumentskåp som används är av brandklass 120 min. I arkivlokalen finns ett antal tomma godkända dokumentskåp som förslagsvis kan användas. Förelägganden Knutbyskolan ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras Christina Moberg Inspektionsförrättare