HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS HÄSSELBY VÄLLINGBY STADSDELSFÖRVALTNING

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /13 SID 1 (6) SSA 2013:02 Hässelby Vällingby Stadsdelsförvaltning Att: Staffan Stavling Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS HÄSSELBY VÄLLINGBY STADSDELSFÖRVALTNING Närvarande från förvaltningen: Staffan Stavling Arkivansvarig/förvaltningsjurist/nämndsekreterare Charlotte Brandorf Registrator/ biträdande nämndsekreterare Marie Janemar Avdelningschef, strategiska avdelningen Åke Bengtsson IT-chef Närvarande från Stadsarkivet: Matilda Ekström Inspektionsförrättare Ellen Malm Protokollförare Deltog gjorde även stadsdelsarkivarierna Ann-Charlotte Ildvad och Mikael Baugus. SAMMANFATTNING Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning inspekterades den 11 april Inspektionen avsåg förvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast den 24 april Stadsarkivet bedömer att Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning överlag har mycket goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Viss osäkerhet i hur förvaltningens enheter, såsom exempelvis förskolor, hanterar allmänna handlingar framkom dock. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning att: - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning ska senast den 31/ åtgärda föreläggandena samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning att: - Ge den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post.

3 SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning har formellt fastställt ansvarsfördelningen i en arkivinstruktion, där också ansvarsområdena samt vem som innehar respektive roll framgår. Arkivansvarig är Staffan Stavling och arkivhandläggare är Charlotte Brandorf. Arkivredogörare finns ute på enheterna i förvaltningen vilka har löpande kontakt med arkivansvarig. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning upplever att personal på huvudkontoret samt personal som handhaver personakter har bra kunskaper om hanteringen av allmänna handlingar. Dock finns där ett behov av utbildning av övrig personal, exempelvis ute på förskolorna. Information till nyanställda Förvaltningen har rutiner för att informera nyanställda i hanteringen av allmänna handlingar med två informationstillfällen per år. Rekommendationer Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning bör ge den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stadsdelsarkivarierna har producerat gemensamma hanteringsanvisningar för stadsdelsförvaltningarna i Stockholms stad, däribland Hässelby- Vällingby, dessa uppdateras löpande. Hanteringsanvisningarna följer verksamhetens processer i enlighet med de nya reglerna för processorienterad informationsredovisning. Förvaltningens viktigaste dokumentation utgörs bland annat av personakterna, vilka hanteras enligt gällande regelverk. Rutiner för att rensa ut handlingar Förvaltningen har mycket goda rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras i personakterna, detta för att undvika att de blir allmän handling.

4 SID 4 (6) Rutiner gällande inkommande handlingar Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning har i stort bra kontroll över handlingar som inkommer, dock bör de se över sina rutiner för hantering av e-post då personal är frånvarande. Rekommendationer Förvaltningen bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR - ÄNDRINGAR Stadsdelsförvaltningen har inga kommande verksamhetsförändringar att ta hänsyn till. Dock lyfte man frågan av en viss systemproblematik som uppstår då verksamheter som lagts på entreprenad återigen börjar drivas av förvaltningen. Den information som lagts in i Voodok under tiden verksamheten var på entreprenad går på grund av avtalens art i nuläget inte att komma åt, exempelvis för utelämnande. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Det finns behov av gallringsbeslut Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning uppmärksammade problematiken med den stora mängden omvårdnadsjournaler som bevaras. Då personakter gallras med undantag av de gällande individer födda den 5:e, 15:e eller 25:e varje månad förlorar flertalet omvårdnadsjournaler sin kontext. Förvaltningen ska göra en informationsvärdering samt vid behov inkomma med en gallringsutredning gällande detta till Stadsarkivet. Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning ska utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och inkomma med en gallringsutredning till Stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Information i stadens system Stadsdelsförvaltningen använder endast stadsgemensamma system. Stadsarkivet kommer under hösten 2013 att ta in vissa delar av stadsdelarnas information i Diabas till Stockholms stads e-arkiv.

5 SID 5 (6) Ljud- och bildupptagningar Stadsdelsförvaltningen behöver se över sin hantering av ljud- och bildupptagningar. Fotografier levereras från förskolor men bilder förekommer även inom andra verksamheter inom förvaltningen. Även om frågan inte är helt utredd då föreläggandet gått ut är det viktigt att processen påbörjats till dess. Arkivbeständiga produkter Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning brukar till stor del rätt skrivmaterial men behöver kontrollera att rätt pennor används. Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Förvaltningen ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning har en utförlig och korrekt arkivbeskrivning för verksamheten. Arkivförteckning finns men behöver uppdateras Förvaltningen har en arkivförteckning som behöver uppdateras så att handlingar till och med föregående år ingår, viss information saknas även i volymanvisningarna. Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning planerar att gå över till den nya processorienterade arkivredovisningen från och med den 1 januari Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning har tre arkivlokaler i byggnaden som samtliga uppfyller kraven i regelverket (huvudsakligen EI120).

6 SID 6 (6) Dokumentskåp används Några av de dokumentskåp som förvaltningen använder granskades vid inspektionen. Dessa lever upp till kraven i regelverket (huvudsakligen EI120). Dock finns indikationer på att vissa handlingar ute på enheterna inte förvaras skyddade. Förvaltningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms Stadsarkiv Matilda Ekström Inspektionsförrättare