HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) DNR /07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande från Miljöförvaltningen: Håkan Andersson Bengt Andersson Berit Almqvist Chef för verksamhetsstöd/arkivansvarig Sekreterare/arkivarie Registrator/arkivhandläggare Närvarande från Stadsarkivet: Mattias Hammarlund Martin Ståhl Inspektionsförrättare Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Miljöförvaltningen. Förvaltningen inspekterades senast (se dnr /05). Då Miljöförvaltningen efter två uppföljningar som stadsarkivet gjorde under förra året inte hade inkommit med en åtgärdsrapport fattade stadsarkivet den 7 september i år beslutet att genomföra en ominspektion hos Miljöförvaltningen. Stadsarkivet kunde vid den senaste inspektionen konstatera en rad brister i förvaltningens hantering av allmänna handlingar. Förvaltningen har dock i sin VP för nästa år tagit upp som mål att åtgärda dessa brister. En processorientering av verksamheten kommer att äga rum. Miljöförvaltningen vill satsa mera på ITutveckling och kommer att söka medel för elektronisk dokumenthantering. Det är viktigt att Miljöförvaltningen avsätter tid och resurser till att åtgärda de förelägganden som rapporten tar upp, t.ex. i form av konsultstöd. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6

2 SID 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Miljöförvaltningen att: - Uppdatera sin arkivinstruktion. En kopia på arkivinstruktionen skickas till stadsarkivet. - Fastställa anvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. - Bevaka vilka konsekvenser som förändrade verksamhetsprocesser kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. Meddela skriftligen till stadsarkivet de åtgärder som vidtas i arkivbildningen. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Observera att även förvaltningens digitala information ska värderas. - Utreda vem som ansvarar för de digitala handlingar som lagras i IT-system som delas av flera förvaltningar. Förvaltningen ska göra en framställan om beslut till stadsarkivet. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att bevara digital information. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Kontrollera och redovisa i åtgärdsrapport till stadsarkivet. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. - Revidera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information som ska bevaras (både analog och digital) vid förvaltningen och att den går att söka i på ett enkelt sätt. - Redovisa gallringsbara handlingar. Se vidare under rekommendationer nedan. - Rätta till brister i närarkivet. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.

3 SID 3 (9) Miljöförvaltningen ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Förvaltningen ska senast den ha inkommit med en plan hur föreläggandena ska åtgärdas. REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar Miljöförvaltningen att: - Utforma sin arkivinstruktion enligt förslaget i arkivhandboken. - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/arbetsställen. - Ge den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in, t.ex. genom fullmakt för personadresserad post. Fullmakter bör gälla både vanlig post, fax och e-post. - Gallring av analoga handlingar bör ske genom bränning eller tuggning. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt.

4 SID 4 (9) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Miljöförvaltningen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion som antogs år Arkivansvarig för förvaltningen är Håkan Andersson, chef för verksamhetsstöd. Arkivinstruktionen är dock delvis inaktuell. Förvaltningen måste därför uppdatera arkivinstruktionen och skicka en kopia på denna till stadsarkivet. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Det praktiska arkivansvaret på Miljöförvaltningen innehas av Bengt Andersson, arkivarie. Detta sysselsätter tre registratorer, varav en av dessa även arbetar som arkivhandläggare. Efter en omorganisering vid årsskiftet kommer registraturet att uppgå i en ny funktion inom avdelningen för verksamhetsstöd. I den nya funktionen kommer kopplingen mellan jurister och registraturet att stärkas. Arkivorganisationen uppvisar brister. Inga arkivombud finns utsedda. På förvaltningen arbetar ca 200 personer och trots att medarbetarantalet i takt med effektiviseringskrav kommer att minska bedömer stadsarkivet organisationen ändå som så stor att arkivombud bör finnas ute i verksamheten. Arkivfrågorna är inte särskilt förankrade hos förvaltningens medarbetare. Andra bidragande skäl till att dokumenthanteringen är eftersatt är enligt uppgift chefsbyten och att förvaltningen har flyttat. Miljöförvaltningen ska uppdatera sin arkivinstruktion. En kopia på arkivinstruktionen skickas till stadsarkivet. Förvaltningen bör utforma sin arkivinstruktion enligt förslaget i arkivhandboken. Förvaltningen bör utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/arbetsställen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån inom den befintliga arkivorganisationen är enligt uppgift god och rutiner för att informera nyanställda om regelverket finns enligt förvaltningen. Däremot fanns ett behov av fördjupade kunskaper i verksamheten i stort och Miljöförvaltningen har också planerat in utbildningsinsatser för nästa år.

5 SID 5 (9) Miljöförvaltningen bör ge den övriga personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Miljöförvaltningen ägnar sig främst åt tillsynsverksamhet. Denna är mycket omfattande och består av återkommande tillsynsobjekt årligen. Tillsynsområdena är mycket heterogena och inspektionerna äger rum på eget initiativ eller som resultat av händelser utifrån. Informationen som skapas i Miljöförvaltningens verksamhet utgörs framför allt av beslut, olika rapporter inkl. återrapportering, anmälan om nyinrättningar, t.ex. restauranger, remisser, ansökningar och korrespondens. Merparten av handlingarna arkiveras i pappersform men förvaltningen arbetar med och upprättar handlingar digitalt och strävar mot större digitalisering. Fastställda diarieföringsrutiner finns Miljöförvaltningen har väl genomtänkta diarieföringsrutiner. Rutinerna fungerar enligt förvaltningen i praktiken mycket bra och både inkommande och utgående skrivelser registreras. Även sekretessbelagda handlingar som uppstår i verksamheten diarieförs (exempelvis anmärkningar på privatpersoner, djurhållning, personuppgifter och affärshemligheter). Decentraliserad diarieföring tillämpas delvis. Verksamhetssystemet Ecos används och innehåller både diarium och tillsynsregister. Rutinerna för utlämning av allmänna handlingar fungerar enligt uppgift bra även om en stor del av registratorernas arbetstid går åt till detta. Detta har medfört en viss eftersläpning i diarieföringen. Central postöppning med fullmaktssystem tillämpas på förvaltningen. Den centrala postöppningen omfattar dock inte e-posten. Miljöförvaltningen bör införa rutiner även för denna för att på så vis se till att all inkommande post tas om hand enligt föreskrifterna i regelverket. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Anvisningar för hantering av allmänna handlingar, i form av t.ex. en dokumenthanteringsplan, saknas hos Miljöförvaltningen. Förvaltningen måste se till att hanteringsanvisningar upprättas. Miljöförvaltningen ska fastställa anvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras.

6 SID 6 (9) Förvaltningen bör säkerställa att all post öppnas och tas om hand samma dag den kommer in, t.ex. genom fullmakt för personadresserad post. Fullmakter bör gälla både vanlig post, fax och e-post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Miljöförvaltningen har som ovan nämnts som målsättning att uppnå en större digitalisering av sin verksamhet. Vidare kommer en omorganisation av verksamheten att genomföras efter årsskiftet. Den största förändringen på sikt är övergången till en processorienterad verksamhet. Detta kommer t.ex. att få effekter på diarieplanen. Miljöförvaltningen ska bevaka hur denna utveckling konkret kommer att påverka hanteringen av allmänna handlingar. Miljöförvaltningen har behov av att leverera handlingar till stadsarkivet. Förvaltningen avser inledningsvis att leverera handlingar från Miljö- och hälsovårdsnämndens arkiv ( ). Denna leverans handläggs i ett separat ärende (se dnr /07). Framöver vill förvaltningen även leverera material från andra, äldre arkivbildare. Handlingarna är delvis oförtecknade och Miljöförvaltningen har uttryckt behov av stöd från stadsarkivet i frågan vad som kan gallras i detta material. Miljöförvaltningen ska bevaka vilka konsekvenser som förändrade verksamhetsprocesser kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. Meddela skriftligen till Stadsarkivet de åtgärder som vidtas i arkivbildningen. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis För Miljöförvaltningen finns bara ett specifikt gallringsbeslut (SSA 1994:7), vilket avser ritningskopior. I övrigt tillämpas bara stadens generella gallringsbeslut. Förvaltningen har heller inget lokalt gallringsbeslut. Det finns behov av gallringsbeslut Behovet av en informationsvärdering på Miljöförvaltningen är stort. Gallringsutredningen bör såväl omfatta förvaltningens analoga som digitala handlingar. Dessutom finns foton och film i viss utsträckning. Foton kommer framöver att bli ännu mer centrala i tillsynsverksamheten och deras funktion bör därför uppmärksammas.

7 SID 7 (9) Gallringsbeslut tillämpas Generella och myndighetsspecifikt gallringsbeslut tillämpas. Enligt förvaltningen äger ingen otillåten gallring rum. Gallring äger inte rum under betryggande former Destruktionen av de handlingar som gallras sker inte genom tuggning eller (för sekretessbelagt material) bränning. Förvaltningen uppmanas att införa rutiner för detta. Miljöförvaltningen ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Observera att även förvaltningens digitala information ska värderas. Förvaltningen bör se till att gallring av analoga handlingar sker genom bränning eller tuggning. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Miljöförvaltningen har ett flertal system (databaser) och register. Bland dessa finns även äldre system som inte används längre. Mycket av informationen från äldre system har förts över till det nya verksamhetsövergripande systemet Ecos. Ett av systemen Airviro delas med andra kommuner och innehåller uppgifter om mätningar av luftkvalitén. Systemet har etablerats inom ramen för samarbetet med Stockholms luftvårdsförbund. Miljöförvaltningen måste utreda arkivansvaret för informationen som lagras i detta system. Förutom ovannämnda system/register hanteras även digitala dokument på förvaltningens servrar. Miljöförvaltningen har ingen strategi för långsiktigt bevarande av digitala handlingar och inte heller för foton eller film, även om förekomsten av denna typ av handlingar i dagsläget är begränsad. Förvaltningen betonar dock att förvaringen av de foton som finns sker på rätt sätt. Förvaltningen använder inte arkivbeständiga produkter Miljöförvaltningen är inte säker på om arkivbeständiga produkter används helt och hållet. Förvaltningen måste försäkra sig om att sådana verkligen används. Förvaltningen ansvarar för att stämma av med SP:s lista om produkterna är arkivbeständiga eller inte.

8 SID 8 (9) Miljöförvaltningen ska utreda vem som ansvarar för de digitala handlingar som lagras i de IT-system som delas av flera förvaltningar. Förvaltningen ska göra en framställan om beslut till stadsarkivet. Förvaltningen ska ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att bevara digital information. Förvaltningen ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Kontrollera och redovisa i åtgärdsrapport till stadsarkivet. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Miljöförvaltningen har upprättat en arkivbeskrivning. Denna är från 1997 och är i behov av uppdateringar och kompletteringar Arkivförteckningen behöver kompletteras En arkivförteckning finns. Denna är emellertid endast förd fram till och med 1995 och saknar helt uppgifter om digital information. Dessutom är relativt litet förtecknat från 1980, det år då den nuvarande förteckningen tar vid. Innehållsförteckningen innehåller vissa begrepp som måste förtydligas. Vidare är det önskvärt att förvaltningen lägger de befintliga gallringsbesluten som bilagor till arkivförteckningen, som kompensation för frånvaron av en dokumenthanteringsplan. Gallringsbara handlingar redovisas inte Förvaltningen har inte redovisat sin gallringsbara information. Detta kan göras genom att gallringsbeslut bifogas till arkivförteckningen. Miljöförvaltningen ska revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. Miljöförvaltningen ska revidera arkivförteckningen så att den är ett inventarium över all information som ska bevaras (både analog och digital) vid förvaltningen och att den går att söka i på ett enkelt sätt. Förvaltningen ska också redovisa gallringsbara handlingar. Se vidare under rekommendationer nedan.

9 SID 9 (9) Miljöförvaltningen bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal Miljöförvaltningen förvarar sina arkivhandlingar dels i två godkända slutarkiv på källarplanet, dels i ett närarkiv. Närarkivet uppvisade flera brister. Belysningsarmaturens kapslingsklass är osäker och både el- och datauttag finns i lokalen. Vidare finns vattenrör och dörren är i brandklass EI 60. Skrivare och kopiatorer ska avlägsnas ur lokalen och ventilationen ses över. Dokumentskåp används De dokumentskåp som används på förvaltningen är i rätt brandklass, dvs. EI 120. Miljöförvaltningen ska rätta till brister i närarkivet. Miljöförvaltningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv Inspektionsförrättare Mattias Hammarlund