Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Transkript

1 Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR /15 Sida 1 (8) SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen: Astrid Norderfeldt Avd. chef/arkivansvarig Karin Aiat Huvudregistrator Annika Havås Enhetschef Britta Wallner Arkivarie Mats Eklund IT-chef Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Deltog gjorde även Stadsarkivets medarbetare Carina Joki. SAMMANFATTNING Utbildningsförvaltningen inspekterades den 19 maj Inspektionen avsåg den centrala förvaltningens hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast Hanteringen av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen är generellt sett god. Stadsarkivet konstaterade att förvaltningen har arbetat aktivt med arkivfrågorna sedan den förra inspektionen och tagit fram rutiner för stora delar av sin arkivhantering samt arbetat med att informera personalen. Förvaltningen behöver dock arbeta med att ta uppdatera vissa styrdokument och i samband med det se över behovet av gallringsbeslut. Dessutom ska förvaltningen slutförteckna sina arkiv och säkerställa sin arkivförvaring. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Utbildningsförvaltningen att: - Uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna den tidigare arkivförteckningen. - Rätta till brister i arkivlokal C (kontrollera brandspjäll och armatur samt hål för ledningar i väggen). Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Utbildningsförvaltningen att: - Uppmärksamma personalen på att inkommande post måste tas omhand även vid frånvaro. Utbildningsförvaltningen ska senast den 30 april 2016 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Utbildningsförvaltningen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. Arkivansvarig är avdelningschef Astrid Norderfeldt. Förvaltningen har fyra arkivarier och flera registratorer samt på avdelningarna/enheterna utsedda arkivredogörare som är kontaktpersoner gentemot arkivarierna och registratorerna. Dessutom finns det arkivhandläggare på skolorna. I arkivinstruktionen framgår roller och uppgifter för respektive roll, men den behöver dock kompletteras med ansvar vad gäller IT-stöd. Arkivorganisationen upplevs fungera bra trots att det i instruktionen inte framgår vilka personer som innehar de olika rollerna. Den informationen finns istället på intranätet. Föreläggande Utbildningsförvaltningen ska uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som generellt god inom förvaltningen och personalen är enligt uppgift väl medveten om att man arbetar inom en offentlig förvaltning som hanterar allmänna handlingar. Förvaltningen upplever att medarbetarna vet vem de ska fråga om de är osäkra på hanteringen. Eftersom förvaltningen är så stor är det en utmaning att nå ut till alla medarbetare. Arkivarierna har under flera år arbetat aktivt med utbildningsfrågor och anordnar regelbundna informationstillfällen för olika målgrupper samt deltar i olika forum. Vid behov går även arkivarierna och registratorerna ut och ger hjälp på plats. Förvaltningen har rutiner för att informera nya chefer där ett avsnitt om hantering av allmänna handlingar ingår. En ny introduktionsutbildning för handläggare har även tagits fram där frågorna behandlas. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring Det finns rutiner för att öppna och ta om hand post och e-post som förvaltningen upplever fungerar bra. Backup finns för postöppning

4 Sida 4 (8) och diarieföring av post. Det finns fullmakter för postöppning som även inkluderar e-posten. Avdelningarna ansvarar för att bevaka sina funktionsbrevlådor och det finns rutiner för att bevaka även de enskilda e-postlådorna vid semester eller annan frånvaro. Enligt rutinen ska resp. chef säkerställa att posten tas om hand även vid ledighet och eftersom förvaltningen har många nya chefer finns det behov av att följa upp att rutinen verkligen följs. Förvaltningen har sju registratorer som skannar, diarieför och distribuerar ärendena via e-post till respektive handläggare. För varje ärende upprättas även en pappersakt. Arkivering av de diarieförda handlingarna sker på papper. Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter diarieförs. Rekommendation Utbildningsförvaltningen bör uppmärksamma personalen på att inkommande post måste tas omhand även vid frånvaro. Hanteringsanvisningar behöver uppdateras Utbildningsförvaltningen har arbetat med att slutföra arbetet med hanteringsanvisningar för skolorna och håller nu på att uppdatera anvisningarna för den centrala förvaltningen. Förvaltningen har en samarbetsyta på stadens intranät för sin informationsredovisning för att kunna nå ut till hela organisationen, inklusive skolorna. Hanteringsanvisningarna är detaljerade, men saknar i vissa fall hänvisning till korrekt gallringsbeslut eller uppgift om förvaring. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska omfatta de handlingstyper som förekommer inom förvaltningen, både de som ska gallras och de som ska bevaras. Stadsarkivet påpekade vikten av att hanteringsanvisningarna kontinuerligt ses över och att de förankras i verksamheten. Förvaltningen planerar att göra en årlig översyn av hanteringsanvisningarna. Föreläggande Utbildningsförvaltningen ska uppdatera hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar.

5 Sida 5 (8) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas på förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar framför allt information som uppkommer inom stödverksamheten. Utöver ovan generella gallringsbeslut har förvaltningen ett antal myndighetsspecifika gallringsbeslut. Förvaltningen har den senaste tiden arbetat med ett värdera informationen som hanteras på skolorna och ska nu koncentrera sig på informationen hos den centrala förvaltningen. Förvaltningen upplever att den analoga informationen i huvudsak är värderad, men en översyn av de äldre besluten behöver göras för att se att de fortfarande är korrekta. Utbildningsförvaltningen har arkivansvar för flera IT-system och en gallringsutredning av informationen i Bosko pågår. Förvaltningen ska under en treårsperiod byta sina verksamhetssystem och behöver i samband med det säkerställa att informationen är värderad och att gallring kan genomföras. Informationen i flertalet system har redan värderats, men t ex informationen i schemaläggningssystemet Novaschem behöver utredas ur ett bevarande- och gallringshänseende. Dessutom finns digital information i form av fotografier hos t ex kommunikationsenheten som förvaltningen behöver värdera för att se om den ska bevaras eller gallras. Tillämpning av gallringsbeslut Förvaltningen har fungerande rutiner för att genomföra föreskriven gallring. Tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12, avseende information av tillfällig och ringa betydelse, är dokumenterad i förvaltningens hanteringsanvisningar. Förvaltningen ska utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Förvaltningen ansvar för ett flertal system/information i system som delas med andra förvaltningar (ex. Bosko, Stockholmskällan,

6 Sida 6 (8) Hanna). De flesta systemen finns med på Stadsarkivets anslutningsplan för leverans till e-arkiv Stockholm och flera system levererar redan information eller har påbörjat anslutningsprojekt för leverans inom kort. En övergång från de nuvarande systemen till en ny gemensam skolplattform beräknas ske Detta medför att förvaltningen behöver ta ställning till när slutleverans av information i de befintliga systemen till e-arkiv Stockholm ska ske samt planera för en anslutning av den nya skolplattformen. Detsamma gäller för ev. digitalt fotografiskt material som ska bevaras. Stadsarkivet kommer föra upp den nya plattformen på anslutningsplanen för leverans till e-arkiv Stockholm. Skrivmateriel Förvaltningen använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Dock finns en multiskrivare som inte levererats av Volvo IT, där förvaltningen behöver kontrollera att den är arkivgodkänd. Utbildningsförvaltningen ska försäkra sig om att den digitala informationen kan bevaras så länge den ska finnas kvar. Utbildningsförvaltningen ska använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver förtydligas Förvaltningen har en arkivbeskrivning som behöver kompletteras något för att på ett bra sätt beskriva arkivet, t ex vad gäller ingående handlingstyper, sökingångar, gallring och vilka IT-system som används. Arkivet redovisas enligt processer fr o m 2014, men vissa handlingstyper och serier har flyttats över från tidigare förteckning före år 2014 och har alltså en tidigare brytpunkt. Detta måste förtydligas i arkivbeskrivningen. Bevarandeförteckningen behöver uppdateras Utbildningsförvaltningen håller på att slutförteckna arkivförteckningen ( ) och har påbörjat en processbaserad bevarandeförteckning fr o m 2014.

7 Sida 7 (8) Utbildningsförvaltningen ska uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. Utbildningsförvaltningen ska uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Utbildningsförvaltningen ska slutförteckna den tidigare arkivförteckningen. BEVAKNING AV ARKIVFRÅGOR VID FÖRÄNDRINGAR Utbildningsförvaltningen uppger att de inte väntar sig några större förändringar av verksamheten som skulle kunna komma att påverka arkivbildningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras i arkivlokaler Förvaltningen har tre arkivlokaler i huvudbyggnaden samt ett närarkiv på personaladministrativa avdelningen på Hantverkargatan 3. Lokalen på Hantverkargatan 3 besöktes inte vid inspektionstillfället. Skolorna förvarar sina egna handlingar. De tre arkivlokalerna (A, B och C) inspekterades och de uppfyller i stort kraven i Riksarkivets föreskrift om arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Vad gäller arkivlokal C behöver förvaltningen kontrollera att det finns godkända brandspjäll, att korrekt armatur används och att de hål för ledningar i väggen som finns vid dörren inte sänker lokalens brandskydd. Dokumentskåp används Riksarkivets föreskrift om förvaring i dokumentskåp anger en lägsta brandklass på EI 120, dvs att skåpen ska stå emot brand i två timmar. Stadsarkivet kan dock ge dispens för brandklass EI 60, om förvaltningen kan uppvisa kompenserande åtgärder för den lägre brandklassen. Utbildningsförvaltningen har fått dispens för sina dokumentskåp i registraturet som alla innehar brandklass EI 60 (SSA 2009:08).

8 Sida 8 (8) Utbildningsförvaltningen ska rätta till brister i arkivlokal C (kontrollera brandspjäll och armatur samt hål för ledningar i väggen) Christina Moberg Inspektionsförrättare