Hantering av allmänna handlingar vid Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR /14 Sida 1 (7) SSA 2014:16 Hantering av allmänna handlingar vid Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning Närvarande från bolaget: Johan Hernman Margret Thomasson Monika Holst Kanslichef/arkivansvarig Arkivsamordnare Registrator/arkivhandläggare Närvarande från Stadsarkivet: Matilda Ekström Inspektionsförrättare Harald Löfgren Protokollförare Närvarade gjorde även Michael Baugus, stadsdelsarkivarie, och Dilini Jenny Huber Ratnayake, arkivstudent/praktikant vid Stadsarkivet. SAMMANFATTNING Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning inspekterades den 7 oktober Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt god, även om mindre brister uppkom vid inspektionen vad gäller arkivredovisning och förvaring av handlingar. Vid inspektionen konstaterades att förvaltningen kontinuerligt arbetar med arkivfrågor och att förvaltningen är bra på att ta fram rutiner för förvaltningens dokumenthantering och på att dokumentera dessa på ett bra sätt. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning att:

2 Sida 2 (7) - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras - Utreda möjligheterna till att gallra (allmänna handlingar både analoga och digitala) och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket. Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Förvaltningen har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion (från september 2014). I förvaltningens arkivinstruktion framgår rollerna inom förvaltningens arkivorganisation på ett bra sätt. Förvaltningschefen har det övergripande ansvaret för arkivfrågor och kanslichefen är arkivansvarig med ansvar för förvaltningens arkivverksamhet. Utöver detta finns en arkivhandläggare med ett övergripande praktiskt ansvar för förvaltningens arkiv samt arkivredogörare som ansvarar för sitt verksamhetsområdes/enhets allmänna handlingar. Förvaltningen har även en arkivassistent som arbetar med förvaltningens aktexpedition. Arkivorganisation har även stöd från stadens stadsdelsarkivarkivarier. Förvaltningen tycker att arkivorganisationen fungerar bra. Arkivorganisationen är dokumenterad på ett bra sätt och det finns flertalet framtagna styrdokument som beskriver dess syfte och arbete på ett bra sätt. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som god inom förvaltningen, om än lite varierande. Förvaltningen har en tydlig ambition med att stärka medarbetarnas kunskap vad gäller hantering av allmän handling. Flertalet dokument är framtagna för att stödja medarbetaren i det dagliga arbetet. Dokumentationen är till sitt innehåll bra. Flera åtgärder är på gång vad gäller att stärka och stödja medarbetarens kunskap och arbete. Förvaltningen håller bl a på med att ta fram ett utbildningsmaterial för diarieföring och hantering av allmän handling. I dagsläget ingår inte hantering av allmän handling i introduktionsutbildningen. Arkivredogöraren har till uppgift att informera de nyanställda om verksamhetens dokumenthantering. Förvaltningen har tagit fram dokumentet Arkiveringsrutin när en anställning påbörjas, avslutas eller vid tjänstledighet i syfte att stödja arkivredogöraren i denna uppgift. Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hanteringen av allmänna handlingar enligt regelverket.

4 Sida 4 (7) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Rutiner för postöppning och diarieföring finns Förvaltningen har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Inkommen post öppnas av vaktmästeriet och tas omhand av registrator för diarieföring. Förvaltningen har en central registratur vilken är bemannad av en registrator och en biträdande registrator. Handlingarna skannas av registraturen och skickas till handläggarna i digital form med undantag då handlingen behöver vara i pappersform. Diarieföringen sker i systemet Diabas. Förvaltningens ärenden finns digitalt i diabas men också på papper. Förvaltningen har centrala funktionsbrevlådor som bevakas gemensamt. Förvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post. Vid semester ges en kollega tillgång till den personliga e-brevlådan. Fastställda hanteringsanvisningar finns Förvaltningen använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av stadsdelsarkivarierna och som gäller för alla stadsdelsförvaltningar. Personalen på förvaltningen har varierande kännedom om anvisningarna och dess funktion. Det faktiska användandet av anvisningarna varierar också inom förvaltningen. Anvisningarna var vid inspektionstillfället i behov av uppdatering, bl a vad gäller nytt gallringsbeslut för stadsdelsförvaltningarnas verksamhet. Denna uppdatering ligger emellertid på stadsdelsarkivarierna att göra. Utöver hanteringsanvisningar finns ett flertal dokument som beskriver förvaltningens rutiner kring hantering av allmän handling. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr-och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse (SSA 2007:12). Utöver ovan generella gallringsbeslut tillämpar förvaltningen gallringsbeslut som gäller för stadsdelarna generellt. Samtliga gallringsbeslut är dokumenterade i förvaltningens arkivbeskrivning samt i hanteringsanvisningarna.

5 Sida 5 (7) Förvaltningen genomför årligen den gallring som ska genomföras och anser att de ligger i fas med gallringen av handlingar. Handlingarna förstörs under kontroll med särskilda behållare för sekretessmateriel. Behov av gallringsbeslut finns Förvaltningen har ett större bildmaterial som i dagsläget förvaras på serveryta. Förvaltningen behöver därför värdera denna information utifrån bevarande- och gallringshänseende. I fall värderingen visar att informationen kan gallras ska förvaltningen inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala - och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Förvaltningen använder ett flertal system för sin hantering av digital information vilka samtliga är stadsgemensamma (bl a Paraplyet, Agresso, Lisa). Det mest centrala systemet uppges vara Paraplyet. Förvaltningen använder Diabas som diarieföringssystem, vilket är med på anslutningsplanen för stadens e-arkiv. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper (protokoll binds in), aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver revideras Förvaltningen har en arkivbeskrivning som beskriver verksamheten och arkivbildningen på ett bra sätt men den behöver kompletteras med ett stycke som beskriver arkivet efter Kista stadsdelsförvaltning. Arkivbeskrivningen bygger på en mall framtagen av stadsdelsarkivarierna och är uppdaterad i september Bevarandeförteckningen behöver uppdateras Förvaltningen har avslutat äldre förteckningar enligt allmänna arkivschemat och har påbörjat en bevarandeförteckning enligt stadens processorienterade redovisningsmodell.

6 Sida 6 (7) Bevarandeförteckningen bygger på en mall framtagen av stadsdelsarkivarierna. Stadsarkivets synpunkt är att förteckningen är onödigt omfattande. Sättet som handlingsslag har använts på vid registrering av enstaka volymer gör förteckningen onödigt omfattande. Förvaltningen ligger förhållandevis bra till vad gäller förtecknandet. Stadsarkivets granskning av förteckningen visade att en hel del handlingar från verksamheten ännu inte registrerats i förteckningen. Detta visade sig bero på att handlingarna inte har levererats till förvaltningens arkiv. Detta indikerar på att det finns ett behov av att arbeta för bättre regelbundenhet i verksamheternas leveranser till arkivet. Förvaltningen arbetar med att få till en bättre regelbundenhet vad gäller arkivleveranser och har tagit fram ett stödjande dokument i syfte att tydliggöra vad som årligen ska levereras till arkivet. Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Förvaltningen meddelade att inga verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen väntades. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingar förvaras skyddade i arkivlokalen Förvaltningen har ett centralt förvaltningsarkiv som står emot brand 120 minuter. I lokalen förvarar förvaltningen handlingar från den nuvarande organisationen samt handlingar som tillhör den föregående stadsdelsförvaltningsorganisationen. Förvaltningen har också en aktexpedition. Handlingar förvaras delvis skyddade i dokumentskåp Utöver arkivlokaler förvarar förvaltningen även handlingar i dokumentskåp. Merparten av dokumentskåpen har brandklassning EI 120. Personalhandlingar förvaras emellertid i sex ej brandklassade dokumentskåp. Förvaltningen föreläggs att förvara sina handlingar skyddade och behöver utreda hur

7 Sida 7 (7) personalhandlingarna kan förvaras skyddade enligt gällande regelverk. Vid inspektionen diskuterades att det kanske finns möjlighet att göra om rummet som handlingarna står i så att de får ett skalskydd som uppfyller regelverket. Förvaltningen fick också information om att det finns möjlighet att anhålla om dispens för förvaring i brandklassning EI 60 under förutsättning att kompenserande åtgärder redovisas. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs Matilda Ekström Inspektionsförrättare